Møtebok Tid Tirsdag 3. desember 2013, kl. 09.00 Sted Ullensaker rådhus, formannskapssalen Tilstede Tron Erik Hovind, leder medlemmer Emse Lote, nestleder Dag Bakke Knut Fjell Halldis Helleberg Tilstede varamedlemmer Forfall Andre Rådmann Tor Arne Gangsø (under sak 39/2013) Økonomisjef Pål Chr. Jakobsen (under sak 39/2013) Personalsjef Anne Berit Andersen (under sak 39/2013) Kst. revisjonssjef Ann-Kristin Mauseth Forvaltningsrevisor Roar Kristiansen, sekretær Behandlede saker 38/2013 Referater 39/2013 Orientering ved rådmann 40/2013 Forvaltningsrevisjonsrapporten Sykefravær og tjenestekvalitet 41/2013 Overordnet revisjonsstrategi 2013 42/2013 Revisors egenvurdering av uavhengighet 43/2013 Kontrollutvalgets årsplan 2014 44/2013 Saker til oppfølging 45/2013 Eventuelt Det var ingen merknader til innkallingen eller sakslisten
38/2013 Referater 03.12.13 1. NKRF s Kontrollutvalgskonferanse 2014 2. Fylkesmannen i Oslo og Akershus, tilsynsrapport voksnes rett til grunnskoleopplæring 3. Arbeidstilsynet, tilsynsrapport Gystadmyr bo- aktivitetssenter 4. Arbeidstilsynet, tilsynsrapport hjemmetjenesten øst 5. Øvre Romerike brann og redning tilsynsrapport Kløfta bo- og aktivitetssenter 6. Møteplan, satt opp av kommunen Referatene tas til orientering. Kontrollutvalget vil be om å bli orientert om hvordan anmerkninger og avvik i tilsynsrapportene er lukket i tide. 2
39/2013 Orientering ved rådmann 03.12.13 Referat fra estab samarbeidsrådet 11. oktober 2013. Sakene 48 og 49 gjelder prosjekt lønn, personal. HR. I kontrollutvalgets møte 7. mai 2013 behandlet man revisjonsbrev 1/2012 (nummerert brev). Årsaken til det nummererte brevet var manglende dokumentasjon for flere lønnsrelaterte balanseposter i kommunens regnskap. Flere av kommunene på Øvre Romerike har fått tilsvarende nummererte brev. Det har blitt opplyst at innføring av nytt lønns- og personalsystem er årsaken til manglende avstemning av disse postene. Rådmann er bedt om en orientering hvor det ønskes belyst hva som er konvertert og hva som gjenstår av konvertering fra gammelt til nytt system, og om det konverterte har forløpt som planlagt. Videre om det er avdekket noen avvik knyttet til lønnskjøringene etter oppstart av nytt system. Ut i fra tilbakemeldinger fra andre kommuner er det også bedt om å få en status på om innmelding og oppfølging av refusjon av syke- og fødselspenger er a jour, både i nytt og gammelt system. Rådmann, økonomisjef og personalsjef orienterte om innføringen av nytt HR-system. Økonomisjef orienterte om plan for fremleggelse av prosjektregnskap og kommunens forpliktelser i selskaper. Kontrollutvalget anbefaler at kommunens forpliktelser i selskaper omtales i årsrapporten. For øvrig tas redegjørelsene til orientering. 3
40/2013 Forvaltningsrevisjonsrapporten Sykefravær og tjenestekvalitet 03.12.13 Forvaltningsrevisjonsrapport Sykefravær og tjenestekvalitet (sendt medlemmene tidligere) (v/øvre Romerike revisjonsdistrikt IKS) Prosjektet er gjennomført med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon 2013-2016 vedtatt av kontrollutvalgene i Eidsvoll, Gjerdrum, Hurdal, Nannestad og Ullensaker. Sykefravær og tjenestekvalitet er av kontrollutvalgene sett på som et prioritert område for felles forvaltningsrevisjonsprosjekt. Prosjektet er derfor gjennomført i alle fem kommunene. Formålet med prosjektet er å vurdere kommunenes tiltak når det gjelder forebygging og reduksjon av sykefravær generelt, og hvordan disse tiltakene har fungert i pleie- og omsorgssektoren spesielt. Det er også fokus på konsekvenser av høyt sykefravær for tjenestekvaliteten. Problemstillingen for denne undersøkelsen er følgende: 1. I hvilken grad har kommunen iverksatt tiltak for å redusere sykefravær? 2. I hvilken grad har tiltakene vært egnet til å forebygge og redusere sykefravær i pleie- og omsorgssektoren? 3. På hvilken måte kan høyt sykefravær innen pleie- og omsorgssektoren påvirke tjenestekvaliteten? Revisjonen har utarbeidet følgende revisjonskriterier: For den første problemstillingen er det utarbeidet et revisjonskriterie med tre underpunkter: o Kommunen skal sørge for systematisk arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær, dette innebærer å: - Føre statistikk over sykefravær - Utarbeide dokumenterte mål for arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær - Føre oversikt over tiltakene de har iverksatt for å forebygge og følge opp sykefravær For den andre problemstillingen er det utarbeidet to revisjonskriterier: o Tiltakene bør være egnet til å forebygge og redusere sykefraværet. o Tiltakene bør være toppforankret både politisk og administrativt. For den tredje og siste problemstillingen er det utarbeidet tre revisjonskriterier. Revisjonen presiserer at revisjonskriteriene er utledet med tanke på at revisjonen har undersøkt om høyt 4
sykefravær kan påvirke tjenesteytingen med tanke på disse kravene og således ikke om disse kravene isolert sett er oppfylt: o Brukerne skal få tjenester tilsvarende behov til rett tid, og det skal gis et helhetlig, samordnet og fleksibelt tjenestetilbud som ivaretar kontinuitet i tjenesten. o Brukerne skal få tilfredsstilt grunnleggende behov, blant annet forutsigbarhet, å unngå uønsket sengeopphold, samt varierte og tilpassede aktiviteter. o Tilstrekkelig kompetanse må sikres for å oppnå en forsvarlig tjeneste. Revisjonens konklusjoner i rapporten vedrørende Ullensaker kommune er følgende: Revisjonens konklusjon er at kommunen fører statistikk over sykefraværet. Da revisjonen gjorde sine undersøkelser ble det derimot ikke rapportert sykefraværsstatistikk i økonomirapporteringen. Det skyldes innføringen av nytt lønns- og personalsystem. Revisjonen vil vektlegge viktigheten av at kommunen fremover har fokus på å sikre at fraværsstatistikken ved innføringen av nytt lønns- og personalsystem er riktig og at den er tilgjengelig til enhver tid. Revisjonen synes det er uheldig at kommunen ikke har kunnet holde oversikt over sykefraværet under innføringen av det nye lønns- og personalssystemet og mener at dette kan medføre at man ikke har hatt samme grunnlag for å kunne følge med på og følge opp sykefraværet i kommunen i denne perioden. Videre er revisjonens konklusjon at kommunen har dokumenterte mål for arbeidet med forebygging og oppfølging av sykefraværet. Samtidig har man ikke utarbeidet spesifikke mål på virksomhetsnivå, utenom at man skal redusere sykefraværet fra forutgående år. Revisjonen anser at det kan være en fordel om man også på virksomhetsnivå har mer spesifikke mål for de ulike tiltakene. Det er revisjonens konklusjon at kommunen har en omfattende oversikt over tiltakene i organisasjonen og at det er positivt at det årlig rapporteres om tiltakene i en årsrapport. Et forbedringsområde kan være at man i større grad inkluderer spesifikke tiltak på virksomhetsnivå i oversikten. Videre konkluderer revisjonen med at kommunen gjennom en årlig handlingsplan for HMS-arbeidet og årlig årsrapport om HMS-arbeidet i stor grad forankrer dette arbeidet politisk i administrasjonsutvalget. Om man ser på utviklingene i sykefraværet de senere årene ved PRO-enhetene og RUF er det en tendens til sykefraværet er noe redusert. Revisjonens konklusjon er at dette kan ha en sammenheng med et økt fokus på IA-avtalen og oppfølging av sykemeldte. Videre konkluderer revisjonen med at det ser ut til at man ved Jessheim Øst i større grad har fokus på forebyggende individuelle oppfølgingsplaner, altså i forkant av eventuelle sykemeldinger. Revisjonens oppfatning er derfor at det her kan finnes en sammenheng mellom lavere sykefravær og denne måten å følge de ansatte opp på. Revisjonen har også trukket frem i sin konklusjon Gravideprosjektet som et prosjekt som ser ut til å ha vært egnet til reduksjon og forebygging av sykefravær. Undersøkelsen tyder på at høyt sykefravær i mange tilfeller vil føre til svekket tjenestekvalitet, noe som er problematisk med tanke på virksomhetenes muligheter til å følge de krav loven setter. Samtidig er hovedinntrykket revisjonen sitter igjen med, etter intervjuer med ledere i pleie- og 5
omsorgstjenestene i Ullensaker, at når det gjelder spørsmålet om sykefravær kan svekke tjenestekvaliteten som ytes brukerne, mener de fleste at dette kun er helt unntaksvis. Revisjonens anbefalinger til Ullensaker kommune er følgende: o Kommunen bør sikre at fraværsstatistikken ved innføringen av nytt lønns- og personalsystem er riktig og at statistikken er tilgjengelig til enhver tid. o Kommunen kan med fordel utarbeide spesifikke mål for sykefraværsarbeidet innenfor de ulike virksomhetene. o Kommunen bør i større grad inkludere spesifikke tiltak på virksomhetsnivå i kommunens oversikt i plan for HMS-arbeidet. o Kommunen bør ha fokus på å opprettholde tjenestekvaliteten også ved sykefravær. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar rapporten til orientering og ber rådmannen følge opp følgende punkter: o Kommunen må sikre at fraværsstatistikken ved innføringen av nytt lønns- og personalsystem er riktig og at statistikken er tilgjengelig til enhver tid. o Kommunen må utarbeide spesifikke mål for sykefraværsarbeidet innenfor de ulike virksomhetene. o Kommunen må i større grad inkludere spesifikke tiltak på virksomhetsnivå i kommunens oversikt i plan for HMS-arbeidet. o Kommunen må ha fokus på å opprettholde tjenestekvaliteten også ved sykefravær. Forvaltningsrevisor orienterte. Kontrollutvalget ser at det arbeides bra og at man har fokus på tjenestekvalitet og reduksjon av sykefravær i mange enheter. Man har spesielt merket seg gode resultater der man har fokus på trivsel på arbeidsplassen og forebyggende individuell oppfølging. Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og oversender den til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar rapporten til orientering og ber rådmannen følge opp følgende punkter: o Kommunen må sikre at fraværsstatistikken ved innføringen av nytt lønns- og personalsystem er riktig og at statistikken er tilgjengelig til enhver tid. 6
o Kommunen må utarbeide spesifikke mål for sykefraværsarbeidet innenfor de ulike virksomhetene. o Kommunen må i større grad inkludere spesifikke tiltak på virksomhetsnivå i kommunens oversikt i plan for HMS-arbeidet. o Kommunen må ha fokus på å opprettholde tjenestekvaliteten også ved sykefravær. Ullensaker kommunestyre 7
41/2013 Overordnet revisjonsstrategi 2013 03.12.13 I følge Internasjonal regnskapsstandard 300, planlegging av revisjon av et regnskap, skal revisor utarbeide en overordnet revisjonsstrategi. Denne skal beskrive revisjonens innhold, når den skal utføres og angrepsmåte, samt gi veiledning for utarbeidelse av revisjonsplanen. Revisjonen vil gi en orientering i møtet. av den overordnede strategien for regnskapsrevisjon inngår som en del av utvalgets påse-ansvar overfor revisor, jfr. kontrollutvalgsforskriftens 6. Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse til orientering. Kst. revisjonssjef orienterte. Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse til orientering. 8
42/2013 Revisors egenvurdering av uavhengighet 03.12.13 Egenvurdering I følge revisjonsforskriftens 15 skal oppdragsansvarlig revisor hvert år, og ellers ved behov, avgi en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget. Oppdragsansvarlig revisors egenvurdering tas til orientering. Oppdragsansvarlig revisors egenvurdering tas til orientering. 9
43/2013 Kontrollutvalgets årsplan 2014 03.12.13 Forslag til årsplan 2014 Årsplanen legger vekt på utvalgets arbeid i et overordnet perspektiv. Planen legges frem til diskusjon i utvalget og det vil være særlig aktuelt med innspill under kapittel 4.1 i forhold til områder/saker utvalget vil ha hovedfokus på i 2014. Planen vil også synliggjøre utvalgets arbeid overfor kommunestyret. 1. Forslag til årsplan vedtas som kontrollutvalgets årsplan for 2014 med de endringer som fremkom i møtet. 2. Årsplanen oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsplan for 2014 til orientering. 1. Forslag til årsplan vedtas som kontrollutvalgets årsplan for 2014 med de endringer som fremkom i møtet. 2. Årsplanen oversendes kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsplan for 2014 til orientering. Ullensaker kommunestyre 10
44/2013 Saker til oppfølging 03.12.13 Saker til oppfølging Saken tas til orientering. 11
45/2013 Eventuelt 03.12.13 Kontrollutvalget har mottatt henvendelse fra Kjell Fredagsvik angående barnevernet. Henvendelsen er besvart. Saken tas til orientering. Dato: 3. desember 2013 Underskrift Tron Erik Hovind, leder 12