ETAT FOR BARN og FAMILIE Postboks 7700, 5020 Bergen Telefon: 05556 / 53 03 34 53 Besøksadresse: Rådstuplass 5 www.bergen.kommune.no Fylkesmannen i Hordaland Helse- og sosialavdelinga Postboks 7310 5020 BERGEN Deres ref. Deres brev av: Vår ref. Emnekode Dato 2013/9312 621 201400167-47 ESARK-41 28. august 2014 ALHO Purring - tilbakemelding etter tilsyn - Ytrebygda barneverntjeneste Viser til purring vedr. oppfølging av tilsyn med Bergen Kommune ved Ytrebygda barneverntjeneste; oppføling av barn i kommunale fosterhjem. Ytrebygda barneverntjeneste hadde sendt inn rapport vedr. sitt arbeid med å lukke avvikene den 12. mai 2014. På grunn av høyt arbeidspress i etat for barn og familie i mai og juni ble det ikke fanget opp at denne rapporten ikke var sendt til fylkesmannen. Dette er sterkt beklagelig. I det følgende refereres barnevernsjefens redegjørelse: Ytrebygda barneverntjeneste viser til brev av 16.12.13 fra Fylkesmannen i Hordaland og vil med dette redegjøre kort for våre tiltak som ble iverksatt for å lukke de to avvikene som ble gitt ved tilsynet høsten 2013 og deretter gi en evaluering av våre nye rutiner samt en vurdering om endring av vår praksis synes å virke som forutsatt. Avvik nr 1 Kommunen gjev ikkje nødvendig opplæring til tilsette om oppfølging av barn i kommunale fosterheimar Barneverntjenesten viser til tidligere redegjørelse om en differensiert opplæringsplan for våre ansatte i vår TUF (tiltak utenfor hjemmet) avdeling. Det har fra medio oktober 2013 blitt gjennomført regelmessig og målrettet opplæring til de ansatte som jobber med plasserte barn etter vedlagte opplæringsplan. Ettersom barneverntjenesten har et betydelig antall plasserte barn i vår avdeling for meldinger, undersøkelser og tiltak i hjemmet som følge av akutte plasseringer besluttet vi å inkludere saksbehandlerne i denne avdelingen i vår opplæring. Vi er nå ajour i henhold til opplæringsplan og regner med at første runde med opplæring er gjennomført pr 30.06.14 som var vårt mål. Planen er også supplert utover våren 2014 med det som er av endringer i barnevernloven, rundskriv, forskrifter o.l Denne opplæringsplanen med fortløpende endringer vil rullere fortløpende fra september 2014 for å sikre at nyansatte som jobber med oppfølging av barn som er plassert utenfor hjemmet til enhver tid har tilstrekkelig kompetanse. Evaluering av opplæring:
Barneverntjenesten har gjennomført opplæringsøkter på 3-4 timer pr tema som det framgår av opplæringsplanen. Det har først blitt fokusert på teori gjennom å gå gjennom de ulike tema ved bruk av power-point presentasjoner. Deretter har gruppen delt erfaringer, diskutert de ulike temaene, kommet med innspill til rutiner osv. Tilbakemelding fra de ansatte, i begge avdelingene, var at opplæringen var svært nyttig men noe intens. De ønsket at temaene fortsatt skulle legges opp med en teoridel og en diskusjonsdel men at hvert tema burde deles opp og brukes dobbelt så lang tid på. Dette for å sikre at den ansatte greide å få med seg alt, samt at de ønsket å kunne bruke den nye kunnskapen i sakene mellom hver samling for å sikre at kunnskapen ble overført til praksis på en bedre måte. Alle som har deltatt oppgir å ha hatt stort utbytte av opplæringen og føler seg nå tryggere i arbeidet med oppfølging av plasserte barn. Dette gjelder også for mer erfarne medarbeidere som uttaler å ha hatt god nytte av å få repetert temaene i opplæringen og tjenesten dermed også har sikret at alle ansatte er oppdatert på nyere rutiner og lovkrav. Vurdering Det er barneverntjenestens vurdering at den opplæring som er blitt gjennomført etter Fylkesmannens tilsyn høsten 2013 har ført til at hver enkelt saksbehandler nå innehar god kompetanse om de krav til oppfølging av barn i kommunale fosterhjem som er styrende for tjenestens praksis. Barneverntjenesten vurderer videre at den spissede opplæring innenfor dette feltet skal fortsette å rullere men med over noe lengre tid slik at hver enkelt saksbehandler får anledning til å ta inn teorien og gjøre den om til praksis i egne saker. På denne måten vi alle nyansatte i vår TUF avdeling raskt få denne opplæring som er tilpasset deres arbeidsoppgaver samt at våre andre ansatte vil kunne få en oppfrisking av teorien der både den enkelte saksbehandler og avdelingsleder ser et behov for dette. Det vil også en gang pr halvår bli organisert opplæring for alle saksbehandlerne for å gå gjennom nye ting som kommer fortløpende som får konsekvenser for barneverntjenestens arbeid. På denne måten opprettholder vi et høyt kompetansenivå hos våre ansatte ift de oppgaver som ligger innenfor deres stillingsbeskrivelse. Avvik nr 2 Bergen Kommune sikrar ikkje i tilstrekkelig grad dokumentasjon av barnevernfaglige vurderingar i arbeidet med oppfølging av barn i kommunale fosterheimar I forhold til dette avviket ble det innført 5 tiltak for å endre praksis slik at tjenesten skulle drive forsvarlig i henhold til lovkravene. Disse tiltakene er redegjort for ii Bergen Kommune sin tilbakemelding til Fylkesmannen i november/desember 2013. Barneverntjenesten har siden tilsynet høsten 2013 hatt stort fokus på å sikre at vurderinger/beslutninger vedrørende barn som er plasserte utenfor hjemmet blir gjort fortløpende og at disse vurderingene blir dokumentert skriftlig. Dette gjelder både at saksbehandlere sikrer at møter og fosterhjemsbesøk som er gjennomført av barneverntjenesten blir skriftlig dokumentert så raskt som mulig i barnets postjournal. Dersom det kommer fram informasjon i møter eller fosterhjemsbesøk som må drøftes nærmere i barneverntjenesten eller med sentrale samarbeidspartnere så blir disse drøftingene og beslutningene dokumentert gjennom et tidsavgrenset journalnotat som lukkes etter hvert kvartal og overføres som dokument til barnets mappe. Det er videre innført rutine om at avdelingsleder sikrer at alle rapportene fra tilsyn i fosterhjem blir gjennomgått med saksbehandler, for å vurdere om innholdet i rapporten gjør det nødvendig å endre vår oppfølging av fosterbarnet. Disse Side 2 av 5
drøftingene, vurderingene og eventuelle beslutninger knyttet til dette blir også skriftliggjort i det tidsavgrensede journalnotatet som nevnt ovenfor. Det er også innført ny rutine på at tilsynsfører får brev om at tilsynsførers rapport etter tilsyn i fosterhjemmet er mottatt og at innholdet blir fulgt opp videre av barneverntjenesten. Barneverntjenesten har siden tilsynet høsten 2013 også jobbet med å implementere en ny rutine ift en mer regelmessig evaluering av barnets samvær med biologiske foreldre ved å ha et sterkere fokus på dette når vi deltar på ansvarsgruppemøter, er på fosterhjemsbesøk og mottar rapporter fra tilsyn i fosterhjem. Det er også laget rutine for å ha regelmessige oppfølgingssamtaler med biologiske foreldre om temaet. Alle tiltakene som er opprettet og gjennomført for å lukke barneverntjenestens avvik ift å sikre tilstrekkelig grad av dokumentasjon av våre barnevernfaglige drøftinger, vurderinger og beslutninger knyttet til oppfølging av barn som er plasserte utenfor hjemmet blir fulgt opp gjennom opplæringssamlinger, ukentlige veiledning hos avdelingsleder samt ved internkontroll hver tredje måned i forbindelse med rapportering til Fylkesmannen og Styringskortet for barneverntjenesten i Bergen Kommune. Barneverntjenesten har utarbeidet et svært detaljert skjema for rapportering fra saksbehandler til avdelingsleder og barnevernsjef, som blir gått gjennom hvert kvartal og fulgt opp dersom det er avvik. Dette er tenkt å være et verktøy i en opplærings- og implementeringsperiode for å sikre at nye rutiner blir tatt i bruk. Vi ser for oss at den videre rapporteringen fra saksbehandler til leder blir mindre detaljert etter hvert som rutinene er forsvarlig implementert og brukes av hver enkelt saksbehandler. Barneverntjenesten ser videre at skjemaet kan benyttes for oppfølging av nye saksbehandlere for å sikre en forsvarlig praksis i en periode der saksbehandler er under opplæring. I tillegg til saksbehandlers rapportering iht skjema blir det også gjort stikkprøver fra avdelingsleder og barnevernsjef for å sjekke at saksbehandlers rapportering er i tråd med gjeldende praksis/rutine. Evaluering I forbindelse med denne redegjørelsen til Fylkesmannen tilbakemelder våre saksbehandlere og fungerende avdelingsleder at det har vært en utfordring med gjennomføring av både opplæring og endring av rutiner i det raske tempoet som tjenesten nå har gjennomført etter tilsynet høsten 2013. Oppgaven har likevel blitt prioritert av den enkelte saksbehandler og økningen av den enkeltes kompetanse samt tjenestens fokus på internkontroll har vært med på å drive prosessen gjennom i henhold til de mål og tidsfrister som ble oppgitt til Fylkesmannen for å lukke avvikene eter tilsynet i fjor høst. Barneverntjenesten har sett at praksisen med å lukke avvikene har vært svært krevende, men at vi nå har en praksis som er i tråd med de lovkrav som er styrende for vår virksomhet. Fra høsten 2014 vil tjenenesten derfor ha fokus på hvordan vi sammen med de ansatte kan holde oppe oppmerksomheten og bevisstheten på vår praksis uten den samme intensiteten som det har vært på opplæring og rutineimplementering siden oktober 2013. Dette for å hindre at de ansatte blir overbelastet og at fokus flyttes fra flere andre viktige områder knyttet til oppfølging av barn som er plasserte utenfor hjemmet. Tilbakemelding fra vår TUF avdeling er også at det arbeidet som er gjennomført for å lukke våre avvik også har bidratt til en forståelse for at dette arbeidet jevnlig må Side 3 av 5
evalueres slik at kompetansen og kvaliteten ikke svekkes. Avdelingsleder for vår TUF vil derfor en gang pr halvår redegjøre på tjenestens ledersamling om status i forhold til arbeidet med oppfølging av plasserte barn på samme måte som avdelingsledere for våre to andre avdelinger. Dette for å sikre at de ansatte har nødvendig kompetanse og at vår praksis er i henhold til de lovkrav som styrer vår virksomhet. Vurdering Barneverntjenesten vurderer at tilsynet fra Fylkesmannen i seg selv har vært med på å bevisstgjøre tjenestens ansatte om de krav til oppfølging som er styrende for barneverntjenestens praksis ift oppfølging av barn som er plasserte utenfor hjemmet. Tilsynet viste nødvendigheten av å ha fokus på vår egen praksis og gav motivasjon både hos ledere og saksbehandlere om å prioritere dette arbeidet i en hverdag som generelt er travel, for å sikre at vår praksis var i tråd med de gjeldende lovkrav. Det er videre barneverntjenestens vurdering at vår beslutning om å ta saksbehandlerne i vår TUF avdeling med på arbeidet med å utvikle rutiner og metoder for å sikre vår praksis, har bidratt til å ansvarliggjøre våre ansatte og at endringene i vår praksis derfor har vært mulig å gjennomføre i løpet av kort tid. Det vurderes også at våre tiltak har truffet i forhold til de avvik som ble avdekket høsten 2013. Barneverntjenesten vurderer samlet sett at våre tiltak for å sikre dokumentasjonen knyttet til våre plasserte barn har gitt en kompetanse og praksis ved tjenesten som i dag vurderes å være god og i tråd med de gjeldende lovkrav. Barneverntjenesten jobber fortløpende gjennom våre ledersamlinger og avdelingsmøter og jevnlige internkontroll med å holde et vedvarende fokus på dette for å opprettholde vår kompetanse og praksis, samt sikre at nye ansatte så raskt som mulig får den nødvendige kunnskap om oppfølging av barn som er plasserte utenfor hjemmet. Barneverntjenesten vurderer videre at det er gjort en betydelig jobb av våre ansatte for å sikre praksis i tråd med lovkravene og at det i denne forbindelse har blitt vist både innsatsvilje, interesse, lojalitet og fleksibilitet som det står stor respekt av. Vi håper at fylkesmannen vurderer gjennomføring av tjenestens plan for lukking av avvik er tilfredsstillende gjennomført og har gitt nødvendig effekt slik at avvikene kan ansees lukket. Med hilsen ETAT FOR BARN og FAMILIE Anne-Lise Hornæs - etatssjef Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Side 4 av 5
Side 5 av 5