Vår ref Saksbehandler/enhet Deres ref Dato

Transkript

1 Q V Klæbu kommune ;.i /-5 "*:." :I " f? Fylkesmannen i Sør-Trøndelag, Postboks 4710 Sluppen, 7468 TRONDHEIM Vår ref Saksbehandler/enhet Deres ref Dato l3/984 8-F4l &l3 SIRSKA/HELS/OMS Tilsyn med barn i fosterhem Viser til brev datert vedrørende oppfølging av tilsyn med Klæbu kommunes tilsyn med barn i fosterhjem i I planen som ble innsendt påpeker dere at planen ikke er tilstrekkelig utfyllende når det gjelder oppfølging av tiltakene. Dere etterspør en plan på hvordan ledelsen vil følge med på og kontrollere at tiltakene er iverksatt. Videre ønsker dere en evaluering av om tiltakene har hatt ønsket effekt etter at de har fått virke en periode. Dette er det blitt redegjort nedenfor og i vedlagt revidert plan «Gjennomgang administrasjon/organisering av virksomheten». av Hvordan følger ledelsen opp og kontrollerer Det er etablert 2 faste møtetidspunkt (oktober og at tiltakene er iverksatt? mars) mellom fagleder og saksbehandler som har ansvar for oppfølgingen av tilsynsførere. I møtet gjennomgås listene med tilsymsførere. Ved manglende tilsyn, eller manglende/mangelfulle rapporter etter tilsynsoppdrag, kontaktes de aktuelle pr telefon og det sendes ut purrebrev for å sikre at dette blir utført innen tidsfristene. Kopi av referat fra møtet sendes til enhetsleder. Møtetidspunktene settes inn i årshj ulet for faste oppgaver / rapporteringer for bamevemtj enesten. Postadresse: Besøksadresse: Telefon: Telefax: Klæbu

2 Evaluering av om tiltakene har hatt ønsket effekt Ved avvik vedrørende tilsynsfører går dette direkte til enhetsleder, som er ansvarlig for lukkin av avviket i samråd med fa leder. Kommunen har fått god rekruttering av tilsynsførere, og har nå flere på «venteliste». Oppfølgingen av tilsynsførere har videre blitt bedre ved videreutvikling av rutiner og retningslinjer som sikrer god praksis. Dette gjelder også ift innhenting av rapporter og tilbakemelding til omsorgskommune. Gjennomgang med fagleder og saksbehandler i møte viser at Klæbu kommunen pr i dag er ajour med tilsynsbesøk og har sikret at alle fosterbam som er plassert i kommunen har en tilsynsfører. Enhetsleder har ikkke mottatt avvik vedrørende dette i erioden. w, gettjlczccctctg Siri Ekle Skaanes enhetsleder Vedlegg: Oppdatert plan Gjennomgang av administrasjon/organisering av virksomheten

3 H Gjennomgang av administrasjon/ organisering av tilsynsvirksomheten Klæbu kommune Hvordan er tilsynsarbeidet organisert, hvordan er oppgaver, myndighet og ansvar fordelt? Er det utarbeidet rutiner / prosedyrer/ instrukser for oppgaven: tilsyn med barn i fosterh'em? Hvem utfører tilsynet? Hvordan rekrutteres tilsynspersoner? Hva vektlegges når tilsynspersoner rekrutteres? Fosterhjemsforskriftens 8, 4.ledd Hvilken opplæring får tilsynspersoner? Hvilke tema omfattes? Fosterhjemsf0rskriftens 8, 5.ledd Hvordan foregår oppfølgingen av tilsynspersoner? Hvor ofte er det kontakt? Fosterhjemsforskriftens 8, 5.1edd Hvordan sikres det at antall lovbestemte tilsyn blir gjennomført? Fosterhemsforskriftens 9, l.ledd Hvem vurderer om det skal gjennomføres flere enn de lovpålagte tilsynsbesøk? Hvordan? Fosterh'emsforskriftens 9, l.ledd Hvordan blir omsorgskommunen orientert når lovpålagt tilsyn ikke blir gjennomført? Hvordan blir manglende tilsyn dokumentert i saksma e? Bameverntjenesten i Klæbu har ansvar for administrasjon/organisering av tilsynsvirksomheten. En av saksbehandleme i tjenesten er tillagt oppgaven. Enhetsleder er ansvarlig. Ja, og det er foretatt en revidering av retningslinjen vår Tilsynsførere med oppdragsavtaler med kommunen. Annonsering, informasjonsmøte Direkte kontakt med aktuelle personer, for eksempel ansatte i bamehage og skole Personlig egnethet og motivasjon/interesse for oppgaven. Evne til å skape tillit og relasjon. Tilsynsfører må kunne stå i oppgaven over tid, samt være uavhengig overfor fosterforeldrene og barnevemtj enesten Politiattest må fremlegges. Det tilstrebes å finne tilsynsførere med samme kulturelle eller s råkli tilhøri het som bamet. Skriftlig veileder deles ut og gjennomgås med tilsynsfører. Tema er rammer og oppgaver som tilsynsfører, samtale med barn/ungdom, kunnskap om omsorgssvikt, barns rettigheter, rapportering o frister Veiledning av tilsynsfører følges opp tett i begynnelsen. Saksbehandler tar kontakt etter første tilsynsbesøk for å evaluere oppfølgingen og svare på evt spørsmål fra tilsynsfører. Saksbehandler er videre tilgjengelig ved behov hos tilsynsfører eller vurdering fra saksbehandler selv (for eksem el man elfull o føl in ) Det er utarbeidet et brev til alle tilsynsførere med frister for rapportering. Dersom disse ikke kommer inn til tid, tar saksbehandler kontakt med tils nsfører for å sikre o føl in en. Fosterhj emskommunen skal vurdere om det skal gjennomføres flere enn de 4 lovpålagte tilsynene, med bakgrunn i tilsynsførers rapportering. Bamevemtjenesten skal samtykke før slike vedtak fattes. Pr i dag blir omsorgskommunen orientert ved at det ikke kommer inn rapporter til avtalt tid. Ny prosedyre innføres med å kontakte omsor skommunen r brev eller telefon. Det sendes ut purrebrev til tilsynsfører som le es i klientma en.

4 Q Hvilke korrigerende tiltak blir satt inn når tilsynsbesøk ikke blir gjennomført i henhold til lovkrav? Tilsynsfører kontaktes for å undersøke hva som er bakenforliggende årsak og om dette var et engangstilfelle. Det kan være aktuelt å vurdere ny tils nsfører. Tils nsra ort Brukes det en standardisert tilsynsrapport, som beskriver hva tilsynsrapporten skal inneholde? Hvordan og av hvem kontrollerer rapporten? Fosterhjemsforskriftens 9, 5.ledd Hva kontrolleres? Fosterh'emsforskriftens Hva gjøres når rapporten 9,5.ledd har mangler? 9, 5.ledd Fosterh'emsforskriftens Blir rapporten oversendt fosterhjemskommunen umiddelbart etter besøket? Fosterhjemsforskriftens 9, 5.ledd Ja den ligger vedlagt Saksbehandler går gjennom tilsynsrapporten og ser om den inneholder tilstrekkelig informasjon og vurdering av barnets situasjon. Saksbehandler som har ansvaret for tilsynsop gaven kontrollerer rapporten Om det er foretatt samtaler med barnet hvor det er gitt mulighet for å kunne gi utrykk for sine s s unkter o hva bamet har formidlet. Dersom rapporten er mangelfull skrive en tilleggs rapport. må tilsynsfører Ja Dersom rapporten viser alvorlige mangler i barnets omsorgssituasjon skal fosterhjemskommunen sende kopi av rapporten til fylkesmannen. Hvordan sikrer kommunen at tilsyn med barn i fosterhjem er forsvarlig? Barnevernloven 1-4 Hvordan følger ledelsen opp og kontrollerer at tiltakene er iverksatt? Gjennom kommunens intemkontrollsystem QM+ og avvikshåndtering. Bruk av sjekklister. Det er etablert 2 faste møtetidspunkt (oktober og mars) mellom fagleder og saksbehandler som har ansvar for oppfølgingen av tilsynsførere. I møtet gjennomgås listene med tilsynsførere. Ved manglende tilsyn, eller manglende/mangelfulle rapporter etter tilsynsoppdrag, kontaktes de aktuelle pr telefon og det sendes ut purrebrev for å sikre at dette blir utført innen tidsfristene. Kopi av referat fra møtet sendes til enhetsleder. Møtetidspunktene settes inn i årshjulet for faste oppgaver / rapporteringer for barnevemtjenesten. Er praksis i samsvar prosedyrer? med rutiner og Ved avvik vedrørende tilsynsfører går dette direkte til enhetsleder, som er ansvarlig for lukkin av avviket i samråd med fa leder. Praksisen vil fra juni samsvare med rutiner og prosedyrer. Jobber kontinuerlig med kvalitetsforbedringer rekrutterin. og

5 Evaluering av om tiltakene har hatt ønsket effekt Kommunen har fått god rekruttering av tilsynsførere, og har nå flere på «venteliste». Oppfølgingen av tilsynsførere har videre blitt bedre ved videreutvikling av rutiner og retningslinjer som sikrer god praksis. Dette gjelder også ift innhenting av rapporter og tilbakemelding til omsorgskommune. Gjennomgang med fagleder og saksbehandler i møte viser at Klæbu kommunen pr i dag er ajour med tilsynsbesøk og har sikret at alle fosterbarn som er plassert i kommunen har en tilsynsfører. Enhetsleder har ikke mottatt avvik vedrørende dette i perioden.