Nasjonale indikatorer for UH-bibliotek Bente Saxrud FAGSEMINAR - FORUM FOR ØKONOMIBIBLIOTEKARER UNIVERSITETET I AGDER 9. FEBRUAR 2016
Litt om hvem jeg er Ansatt på Handelshøyskolen BI siden 1997 med ansvar bl.a. for styringsdata i biblioteket Deltager i nasjonal arbeidsgruppe «Indikatorer for norsk universitet- og høgskolebibliotek» (ABM-U 2008-2010) Deltager i nasjonal arbeidsgruppe «Nasjonale indikatorer for norske universitet- og høgskolebibliotek» (UHR-B 2010-2013) Deltager i nasjonal arbeidsgruppe «Revidering av skjema for statistikk for norske fag- og forskningsbibliotek» (Nasjonalbiblioteket 2011-2013) Leder Arbeidsgruppe for Statistikk og styringsdata nedsatt av UHR-B (2014-2016) Norsk medlem i ISO-arbeidsgrupper; Library statistics, Library indicators, Library impact og Library buildings (2015- )
Styringsdata Vi trenger kunnskap om «tingenes tilstand» - og vi må kunne dokumentere dette Mene - Synse Tro - Ha mistanke om
Dette handler om: Å måle eller kartlegge aktiviteten i biblioteket Sette seg mål og deretter se om vi har nådd disse Vurdere utviklingen opp mot målene vi har satt oss Se hvordan man gjør det i forhold til andre institusjoner (benchmarking) Se ting i en sammenheng og opp mot hverandre Dokumentere aktivitet og måloppnåelse
Hva vil vi oppnå? Hvordan skal vi komme dit? Hva trenger vi for å komme dit?
Grunnlaget er: statistikk! Bruksstatistikk: Hvor mye bruker vi ressursene? Hvor mange betjener vi? Hvor mange er det som står til rådighet? Hvor mye har vi til disposisjon? Bruker vi de midlene vi har riktig? Men tallene i seg selv sier egentlig ikke så mye..
6 000 000 5 000 000 4 000 000 3 000 000 2 000 000 1 000 000 0 Kostnader til mediekjøp 2014 8 000 7 000 6 000 5 000 4 000 3 000 2 000 1 000 0 Primærbrukere 2014 1 200 1 000 800 600 400 200 0 Innkjøpskostnad per primærbruker Innkjøpskostn per primærbruker Kostn. til mediekjøp Primærbrukere Høgskolen i Bergen 834 5 665 000 6 794 Høgskolen i Buskerud og Vestfold 802 5 700 000 7 110 Høgskolen i Gjøvik 959 2 241 000 2 336 Høgskolen i Harstad 865 1 142 000 1 321 Høgskolen i Hedmark 829 4 406 000 5 313 Høgskolen i Lillehammer 691 2 735 000 3 956 Høgskolen i Narvik 1 088 1 345 000 1 236 Høgskolen i Nesna 867 730 000 842 Høgskolen i Nord-Trøndelag 636 2 400 000 3 771
Indikatorer «Resultatindikatorer er alle typer målemetoder eller kvalitative vurderinger som brukes i styringen av institusjonen. Resultatindikatorer måler eller beskriver direkte eller indirekte i hvilken grad institusjonen når sine overordnete mål i en gitt periode» Fra «En veileder for mål- og resultatstyring i universitet- og høgskolesektoren «(2007) Fra ISO 11620; Informaton and documentation Library Performance Indicators: Indicator: expression (which be numeric, symbolic or verbal) used to characterize activities (events, objects, persons) both in quantitative and qualitiative terms in order to assess the value of the activities characterized, and the associated method
Indikatorer for fag- og forskningsbibliotek nasjonabiblioteket.no
Indikatorer for fag- og forskningsbibliotek Resultat Arbeidsgruppe 1 (ABM 2010) Ressurser/Tilgang/Infrastruktur Bruk Økonomi Antall åpningstimer med betjening Brukertilfredshet Andel av institusjonens utgifter brukt på lønn/medieinnkjøp i biblioteket Brukere per årsverk i biblioteket Bruk av bibliotekets innkjøpe digitale samlinger; nedlastede dokumenter Andel av primærmålgruppen som er aktive brukere av BIBSYS Bruk av bibliotekets samlinger; utlån + nedlastede dokumenter Utgifter til medieinnkjøp/tilgang per bruker i primærmålgruppen Utgifter pr lån/nedlastet dokument Brukere pr arbeidsplass Utlån til eksterne bibliotekbrukere Andelen av lønns- og medieutgifter brukt på mediekjøp/tilgang Antall utlån i forhold til antall bind i samlingen Andelen av totalt utlån som kommer fra egen samling Andelen av rapp vit. Publisert - deponert i institusjonens åpne arkiv Timer pr årsverk brukt på: - organisert undervisning - avtalt veiledning - elektronisk publisering - kompetanseutvikling Antall fysiske besøk pr bruker i primærmålgruppen Andelen av utgifter til mediekjøp/tilgang brukt på elektroniske ressurser Bruk av arbeidsplasser Utgifter til medieinnkjøp pr ansatt i vitenskapelig stilling Bruk av bibliotekets samlinger i skriftlige oppgaver
«AMB-indikatorene» fra 2010 Disse egner seg først og fremst for: å følge utvikling i egen institusjon sikker på at man benytter samme grunnlagstall legger det samme i analyse og forståelse sammenligne med andre etter avtale
Nasjonale indikatorer Ønsket av Universitet- og høgskolerådets bibliotekutvalg (UHR B) Indikatorene skulle først og fremst egne seg for sammenligning En arbeidsgruppe ble satt ned for å anbefale 3-4 indikatorer for dette formålet
Nasjonale indikatorer; kriterier Aktuelle tall: som sier noe om drift, utvikling og i hvilken grad institusjonen satser på bibliotektjenestene Tallene må være: robuste og enkle å finne - fortrinnsvis gjennom biblioteksystemet eller i DBH (Database for statistikk om høgere utdanning) entydige og sammenlignbare
Utfordringene Teller man likt? Legger man det samme i tallene? Er metodebeskrivelsen god nok? Er kildematerialet lett nok tilgjengelig? Er kildematerialet godt nok kvalitetssikret? Er dette faktisk den informasjonen bibliotekene ønsker og vil ha?
Testing (2012) Gjennomføring: Et forslag på fire indikatorer ble sendt ut på testing til 46 UHR-institusjoner Svar fra 35 institusjoner (76,0%) Resultat: God tilbakemelding på tre av indikatorene Oppdrag: Beregne indikatorer for perioden 2008-2010 Dårlig kvalitet på kildematerialet Ansvarlig: Arbeidsgruppe under UHR B
Fag- og forskningsbibliotekstatistikken Skjemaet måtte revideres Ferdig 2014: Revidert veiledning Ny definisjonsliste Bevisstgjøring av hvor viktig det er å levere statistikk - OG å innhente etter like kriterier
Nasjonale indikatorer; anbefalt for bruk og sammenligning i fag- og forskningsbibliotek 1. Brukere per årsverk i biblioteket 2. Bruk av bibliotekets samlinger; utlån/nedlastede fulltekstdokumenter 3. Kostnader til medieinnkjøp/tilgang per bruker i primærmålgruppen
Grunnlagstall Primærmålgruppe Tilsatte: omfatter antall undervisnings- forsknings- og formidlingsstillinger (UFF-stillinger) angitt i årsverk + rektor, prorektor, dekaner og instituttledere Studenter: omfatter antall studenter angitt i studentårsverk (studiepoengproduksjon) Andre: Dersom biblioteket har formelle avtaler med andre undervisningsinstitusjoner og/eller forskningsbaserte institusjoner om å tilby fullverdige tjenester, skal også disse telles med i primærmålgruppen Heltidsekvivalenter (HTE) Tilsatte: Stillingsressurser oppsummert til 100%-stillinger Studenter: Basert på studiepoengproduksjon (ny og totalfinanisert) 60 studiepoeng = 1 HTE
Grunnlagstall Årsverk i biblioteket: Antall årsverk i biblioteket omfatter alle stillinger som er direkte tilknyttet bibliotekets tjenestetilbud pr 31.12 i rapporteringsåret Kostnader til medieinnkjøp/tilgang Innkjøpskostnader tilsvarer kostnader til innkjøp av materiale til egen samling.
Datakilder
1 Brukere pr årsverk i biblioteket Mål: Vise hvor store personalressurser som stilles til disposisjon for bibliotekets primærbrukere. Indikere i hvilken grad institusjonen prioriterer bibliotektilbudet Formel: A/B A= brukere (HTE=heltidsekvivalenter) i primærmålgruppen B= antall årsverk i biblioteket Metode og bemerkninger til metode: Beregne forholdet mellom antall brukere i primærmålgruppen og antall årsverk i biblioteket
2 Bruk av bibliotekets samlinger Mål: Indikere bruk av bibliotekets samlinger Formel: (A+B)/C A = antall førstegangslån fra egne samlinger til primærmålgruppen B = antall nedlastede fulltekst- og multimediadokumenter fra elektroniske inf.ressurser i abonnement C = brukere (HTE=heltidsekvivalent) i primærmålgruppen Bemerkninger til metode: Omfatter alle fysiske 1. gangslån fra bibliotekets egne samlinger til primærmålgruppen, samt nedlastede og strømmede fulltekst- og multimediadokumenter fra elektroniske informasjonsressurser i abonnement. Nedlastinger fra institusjonsarkiv skal telles med.
3 Kostnader til medieinnkjøp/tilgang Mål: Indikere institusjonens satsing på aktuelle samlinger Formel: A/B A = bibliotekets kostnader til medieinnkjøp/tilgang B = brukere (HTE=heltidsekvivalenter) i primærmålgruppen Bemerkninger til metode: Regnskapstall benyttes. For mer informasjon om hva som inngår i medieinnkjøp/tilgang vises til Veiledning for fag- og forskningsbibliotekstatistikk, felt 245: Innkjøp av materiale til egen samling.
DBH-basen
DBH; Database for statistikk om høgre utdanning
Analyser 1. Primærbrukere per bibliotekårsverk 2. Utlån og nedlastinger per primærbruker NMBU 288,17 93,95 NTNU 179,38 222,31 Universitetet i Agder 332,78 73,43 Universitetet i Bergen 191,79 122,16 Universitetet i Nordland 297,97 60,41 Universitetet i Oslo 166,90 179,23 Universitetet i Stavanger 281,28 90,66 Universitetet i Tromsø/ Norges arktiske universitet 147,85 308,63 350,00 300,00 250,00 200,00 150,00 100,00 50,00 0,00 Nasjonale indikatorer 1 og 2 1. Primærbrukere per biblioteksårsverk 350,00 300,00 250,00 200,00 150,00 100,00 50,00 0,00 2. Utlån og nedlastinger per primærbruker
Utlån og nedlastinger per primærbruker Indikator = A / B
Analyser 3. Innkjøpskostnad per primærbruker Universitetet i Agder 1 168,29 Universitetet i Bergen 3 572,78 Universitetet i Nordland 1 157,07 Universitetet i Oslo 2 475,63 Universitetet i Stavanger 1 218,20 Universitetet i Tromsø/ Norges arktiske universitet 4 458,36
Men det er viktig å vite hvem man sammenligner seg med.
Eksempel: 2014 I N N K J Ø P S KO S T N A D P E R P R I M Æ R B R U K E R 2000 1800 1600 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 Det teologiske menighetsfakultet Handelshøyskolen BI Misjonshøgskolen
Sammenligning/Benchmarking Hvem ønsker vi å sammenligne oss med? Er vi sammenlignbare? Vær kritisk til tallene. Er vi bedre eller dårligere? Vil vi være bedre? Skal vi bli bedre? Først da fungerer styringsdata og indikatorer slik de skal!
Da er det bare å sette i gang!
Takk for meg! bente.saxrud@bi.no Arbeidsgruppe Statistikk og styringsdata: - Randi Rønningen, UiO - Heidi Bodal, HiØ - Mona Henriksen, UiS - Svetlana Kolesnyk, UiB - Bente Saxrud, BI - Dagmar Langeggen, BI - Steinar Vestad, UiB