Konkurransegrunnlag Rammeavtale renseritjenester til Norges Bank Åpen anbudskonkurranse Kjøp etter forskriftens del II 1
1. Innledning... 3 1.1 Om Norges Bank... 3 1.2 Dokumentets status... 3 1.3 Regelverk og anskaffelsesprosedyre... 3 1.4 Avtalens varighet og oppsigelse... 3 1.5 Omfang og spesifikasjon... 3 2. Konkurransebestemmelser... 4 2.1 Gjennomføring av konkurransen... 4 2.2 Kontraktstildeling og kontraktsdokumenter... 4 2.3 Kommunikasjon med Norges Bank... 5 2.4 Konfidensialitet... 5 2.5 Offentlighetsloven... 5 2.6 Politiattest og kredittvurdering... 6 2.7 Lønns- og arbeidsvilkår hos leverandøren, krav om tarifflønn mv... 6 2.8 Reklame... 6 2.9 Kostnader... 6 2.10 Tilbudsfrist, tilbudsåpning og vedståelsesfrist.... 7 3. Kvalifikasjonskrav... 8 4. Kriterier for valg av tilbud... 9 5. Fremdriftsplan... 10 6. Meddelelse om tildeling... 10 7. Vedlegg... 10 7.1 HMS-erklæring... 10 7.2 Lønns- og arbeidsvilkår... 10 7.3 Tilbudsbrev... 11 7.4 Avtaleutkast... 11 2
1. Innledning 1.1 Om Norges Bank Norges Bank skal bidra til å fremme tilliten til norsk økonomi og det finansielle system. Mål for kjernevirksomheten er: prisstabilitet gjennom en pengepolitikk som tar sikte på lav og stabil inflasjon; finansiell stabilitet og bidra til robuste og effektive finansielle infrastrukturer og betalingssystemer; og merverdi i kapitalforvaltningen og en effektiv og betryggende porteføljestyring I tillegg er Norges Bank i henhold til sentralbankloven pålagt å "informere offentligheten om penge-, kreditt- og valutaforholdene. 1.2 Dokumentets status Norges Bank har utlyst rammeavtale for kjøp av renseritjenester. Dette dokumentet inneholder konkurransegrunnlag med informasjon og krav til de leverandørene som ønsker å gi tilbud i konkurransen. 1.3 Regelverk og anskaffelsesprosedyre Det styrende regelverk er lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser med endringer iht. lov 2012-05-11 nr 25 og forskrift av 7.4.2006 nr 402 med endringer iht. forskrift 2012-06-09 nr 500, del I og II. Anskaffelsesprosedyre er åpen anbudskonkurranse. 1.4 Avtalens varighet og oppsigelse Denne avtalen har en varighet på 2 år med opsjon for Norges Bank til å fornye med ytterligere 1+1 år. Avtalen kan gjensidig sies opp med 3 mnd skriftlig varsel i avtaleperioden. 1.5 Omfang og spesifikasjon Norges Bank skal inngå rammeavtale for vask av gardiner og renseritjenester knyttet til virksomhetens møte - og representasjonsaktiviteter. Avtalen omfatter også leie av håndklær. Behov for vask og rens av type tekstiler avhenger av virksomhetens møte - og representasjonsaktiviteter, flere type tekstiler enn definert i konkurransegrunnlaget kan derfor tillegges avtalen i rammeavtaleperioden. Norges Bank gjør oppmerksom på at omfanget på vask av gardiner varierer til dels betydelig i avtaleperioden, da enkelte områder kan endres til å ha annen skjerming enn gardiner. Dette betyr at vårt behov kan være betraktelig mindre eller større enn angitt volum. Nedtaking, vask og oppheng av gardiner Rammeavtalen omfatter nedtaking, vask, oppheng av gardiner samt transport til og fra Norges Bank. Det er anslagsvis totalt ca 4.000 m² gardiner som skal rengjøres hvert år. Bredde på gardinene er 150cm lengde varierer fra 55 275 cm 3
Det skal utføres renhold av samtlige gardiner en gang per år. Oppstartstidspunkt for de enkelte etasjene avtales etter avtaleinngåelse. Gardinene som skal vaskes er hvite i 100 % Akryl, samt noen sjal med farge i 100 % Bomull levert fra Landheim Veveri. Vask av duker, tøyservietter og oppvaskhåndklær Leverandør skal vaske duker, tøyservietter og oppvaskhåndklær som benyttes til virksomhetens møte - og representasjonsaktiviteter Dukene og serviettene består i hovedsak av 100 % bomull, og er i lys farge. Dukene og serviettene skal vaskes i henhold til anvisning, og strykes/rulles og brettes iht restaurantstandard. Henting og levering av duker, tøyservietter og oppvaskhåndklær avhenger av møte- og representasjonsaktiviteter. Årlig leveres ca 150 duker og ca 600 servietter til vask, fordelt på de størrelser som er angitt i prisskjema. Pris på vask /stryk fylles ut iht prisskjema i pkt 4. Tekstilene skal hentes og leveres på fast dag pr. uke, før kl 1400. Levering og henting skal være inkludert i tilbudt pris. Leie av håndklær Det er behov for å leie håndklær til bruk i garderober i virksomheten. Dette gjelder både små håndklær og badehåndklær. Tekstilene skal hentes og leveres på fast dag pr. uke, før kl 1400. Utleie, vask og levering skal være inkludert i tilbudt pris. Henting og levering av håndklær skal være ukentlig. Bruk av håndklær varierer mellom 5 og 20 ukentlig. 2. Konkurransebestemmelser 2.1 Gjennomføring av konkurransen Anskaffelsen er kunngjort i DOFFIN. Etter tilbudsfristens utløp vil Norges Bank foreta en første gjennomgang av tilbudene, hvor det undersøkes om tilbudene tilfredsstiller kvalifikasjonskravene. Deretter vil Norges Bank gjennomføre en vurdering av hvorvidt tilbudene er komplette i henhold til konkurransegrunnlaget. Eventuelle uklarheter vil bli tatt opp med den enkelte tilbyder. For tilbud som ikke tilfredsstiller kravene, eller på annen måte avviker fra konkurransegrunnlaget, gjelder avvisningsreglene i lov og forskrift om offentlige anskaffelser 11-10 til 11-12. Tilbud som tilfredsstiller kravene vil bli evaluert og vektet iht. oppgitte kriteriene i pkt 3 og 4 nedenfor. 2.2 Kontraktstildeling og kontraktsdokumenter Det vil bli inngått en avtale med den tilbyderen som har levert tilbud som totalt sett vurderes som de økonomisk mest fordelaktige for oppdragsgiver. 4
2.3 Kommunikasjon med Norges Bank All korrespondanse vedrørende konkurransen skal skje på norsk. Tilbudet skal utformes på norsk. Det presiseres at alle spørsmål skal fremsettes skriftlig. Spørsmål som blir stilt i tilbudsfasen og tilhørende svar vil bli gjort tilgjengelig for alle tilbydere. Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler eller uklarheter i konkurransegrunnlaget som kan ha betydning for prissettingen eller gjennomføringen, plikter han umiddelbart å varsle Norges Bank om dette. Dersom tilbyder anmoder om avklaringer til konkurransegrunnlaget, skal denne anmodning fremsettes i god tid og innen 09.11.2013. Norges Bank kan også gi tilleggsopplysninger til det samme tilbudsgrunnlaget, og vil i begge tilfeller sende skriftlig, likelydende melding til alle som har mottatt konkurransegrunnlaget i rimelig tid via e-post, og senest 6 dager før tilbudsfristens utløp. Tilbyder skal ta hensyn til dette i sitt tilbud. Slike meddelelser sendes kun til den e- postadressen som tilbyder har oppgitt. Det presiseres at alle spørsmål skal fremsendes skriftlig Alle henvendelser rettes til: es-anskaffelser@norges-bank.no 2.4 Konfidensialitet Mottatte tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet i samsvar med forskrift om offentlige anskaffelser 3-5. Norges Bank og tilbyder har ikke adgang til å gi informasjon om tilbudene og tilbudsprosessen til tredjemann. 2.5 Offentlighetsloven Med hjemmel i Offentleglova av 19.5.2006, 23 3. ledd kan det gjøres unntak for tilbud og protokoll etter regelverket om offentlige innkjøp inntil valg av leverandør er gjort. Offentleglova 13 presiserer at det er de taushetsbelagte opplysningene i et dokument og ikke dokumentet i sin helhet, som kan unntas fra innsyn. Tilbyder oppfordres derfor til selv om å markere/sladde hvilke opplysninger i tilbudet som anses som taushetsbelagte. For Norges Banks ansatte gjelder med hensyn til taushetsplikt om opplysninger i tilbud og annet materiale fra leverandører sentralbankloven 12: Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for banken, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om bankens eller andres forretningsmessige forhold eller om noens personlige forhold. 5
2.6 Politiattest og kredittvurdering Norges Bank kan i medhold av sentralbankloven 11, fjerde ledd og forskrift 2008.01.23 nr 0062 kreve politiattest for Leverandørens personale og eventuelt personale hos underleverandører som utfører oppgaver i forbindelse med Leveransen, dersom sikkerhetsmessige hensyn tilsier det. Norges Bank kan foreta en kredittvurdering av Leverandørens personale og eventuelt personale hos underleverandører som utfører oppgaver i forbindelse med Leveransen. Kun personale som godkjennes av Norges Bank kan benyttes av Leverandøren. Det er tilbyders ansvar å fremskaffe nødvendige attester i henhold til prosedyrer utarbeidet av Norges Bank. Leverandøren plikter også å undertegne bankens vedlagte taushetserklæring I særlige tilfeller vil det bli krevd sikkerhetsklarering etter lov om forebyggende sikkerhetstjeneste. 2.7 Lønns- og arbeidsvilkår hos leverandøren, krav om tarifflønn mv På områder dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale stiller Norges Bank krav om lønnsog arbeidsvilkår er i samsvar med gjeldende forskrifter; På områder som ikke er dekket av forskrift om allmenngjort tariffavtale, stiller vi krav om lønns- og arbeidsvilkår i henhold til gjeldende landsomfattende tariffavtale for den aktuelle bransje. Med lønns- og arbeidsvilkår menes i denne sammenheng bestemmelser om minste arbeidstid, lønn, herunder overtidstillegg, skift- og turnustillegg og ulempetillegg, og dekning av utgifter til reise, kost og losji, i den grad slike bestemmelser følger av tariffavtalen. Dersom leverandøren ikke oppfyller denne forpliktelsen, har Norges Bank rett til å holde tilbake deler av kontraktssum, tilsvarende ca to ganger innsparingen for leverandøren, inntil det er dokumentert at forholdet er brakt i orden. Leverandøren og eventuelle underleverandører skal, på forespørsel, dokumentere lønns- og arbeidsvilkår for personer nevnt i første ledd. 2.8 Reklame Leverandøren forplikter seg til ikke å drive reklame eller på annen måte gi offentligheten informasjon om denne avtale med bilag eller resultat av avtalen uten skriftlig forhåndsgodkjennelse fra kunden. Leverandøren forplikter seg til å innta tilsvarende bestemmelse overfor sine underleverandører. Deltar Leverandøren i en konkurranse etter lov og forskrift om offentlige anskaffelser og en oppdragsgiver krever referanser fra andre oppdragsgivere, vil Norges Bank godkjenne at Norges Bank brukes som referanse. 2.9 Kostnader Alle kostnader tilbyder har i forbindelse med deltakelse i konkurransen dekkes i sin helhet av tilbyder. 6
2.10 Tilbudsfrist, tilbudsåpning og vedståelsesfrist. Tilbudet må være Norges Bank i hende innen tilbudsfristen. Tilbudsfrist: 16.11.2012 kl 12.00 Tilbudsåpning: 16.11.2012 kl. 13.00 Leverandøren må stå ved tilbudet til 16.01.2013 og tilbudet skal inneholde en aksept på at det er gyldig til denne datoen. Som en del av tilbudet skal tilbyder levere forpliktende tilbudsbrev som angitt i vedlegg 3. Tilbudet skal være datert, underskrevet og leveres som papiroriginal. I tillegg skal ett eksemplar leveres i elektronisk form på minnepinne. Leveransen skal være forseglet og merkes Tilbud på rammeavtale for kjøp av renseritjenester. Tilbudet skal leveres i nøytral emballasje til: Norges Bank v/kari Tovseth Bankplassen 2 0151 Oslo eller Norges Bank v/ Kari Tovseth Postboks 1179 Sentrum 0107 OSLO Tilbudet skal være Norges Banks i hende innen fristen. Dersom Norges Bank finner det hensiktsmessig, kan tilbudsfristen bli utsatt. Alle tilbydere vil i tilfelle bli varslet om ny frist. Tilbyder har ikke anledning til å være tilstede ved tilbudsåpningen. 7
3. Kvalifikasjonskrav Krav del 1 Leverandør skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling Leverandøren skal ha et fungerende HMS-system Leverandøren skal være lovlig etablert virksomhet Leverandøren skal sørge for ordnede lønns- og arbeidsvilkår for sine ansatte Krav del 2 Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget / kontrakten Krav del 3 Leverandøren skal ha god erfaring fra tilsvarende oppdrag. Leverandøren skal ha god gjennomføringsevne. Leverandør skal ha gode forsikringsordninger Dokumentasjonskrav knyttet til foretakets organisatoriske og juridiske stilling Skatteattest for skatt utstedes av kemner/kommunekasserer (skal ikke være mer enn 6 måneder gammel). Attest for betalt merverdiavgift utstedes av skattefogden (skal ikke være mer enn 6 måneder gammel). HMS egenerklæring, se vedlegg nr. 1 (skal fylles ut) Firmaattest Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår, se vedlegg nr. 2 (skal fylles ut) Dokumentasjonskrav knyttet til foretakets økonomiske og finansielle kapasitet Foretakets siste årsberetning med regnskap, samt nyere opplysninger som har relevans til foretakets regnskapstall. Dokumentasjonskrav knyttet til foretakets tekniske og faglige kvalifikasjoner Oversikt over viktigste leveranser med tilsvarende leveranseområder, med følgende informasjon: Navn på kunde Tidspunkt Leverte tjenester Omfang på leveransene Beskrivelse og dokumentasjon av foretakets totale bemanning Dokumentasjon på bedriftsansvarsforsikring som dekker generelt rettslig erstatningsansvar leverandør måtte komme i for fysisk skade på annen person eller annen persons eiendom og for hvilke leverandør har det rettslige ansvaret etter norsk rett. Leverandørens ansvar overfor Norges Bank er begrenset til å omfatte personer og tingskade, dekket av ansvarsforsikring, med inntil 500.000 kroner per skadetilfellle. Dokumentasjon på yrkesskadeforsikring i henhold til krav gitt av norske myndigheter. Erstatning ved medisinsk invaliditet, ervervsuførhet eller død som følge av yrkesulykke eller -sykdom 8
4. Kriterier for valg av tilbud Det vil bli inngått en rammeavtale med den tilbyderen som har levert tilbud som totalt sett vurderes som økonomisk mest fordelaktig for oppdragsgiver. Det vil bli gitt poeng på hvert kriterium etter en poengskala fra 0 10 hvor 10 er det høyeste. Poengsetting og vekting av pris blir gjort på følgende måte: Laveste pris får 10 poeng. Deretter blir følgende formel benyttet: Laveste pris dividert med nest laveste pris multiplisert med 10 poeng. Vekt 30 % Levering Krav: Norges Bank ønsker at oppdraget for vask av gardiner deles i 2, henholdsvis 1. og 2. halvår. Noe vask kan også bestilles i tillegg, ved behov, utover fast plan Nedtaking og opphenging av gardiner skal forekomme på en måte som både i tid og gjennomføring er minst mulig belastende for Norges Bank. Dokumenteres med: Beskrivelse av planlagt praktisk gjennomføring for nedtaking, vask og opphenging av gardiner. Skisse over detaljert fremdriftsplan som omfatter tid og ressursbruk fra gardinene tas ned til opphenging Vekt 70 % Pris Krav: Norges Bank ønsker gode priser på gardinvask og vask av andre tekstiler Dokumenteres med: Prisskjema fylles ut og vedlegges tilbudet Pris eks mva per m² vasket gardin Kr per m² Pris duk størrelse 1,95x11,5m Kr. Pr. stk Pris duk størrelse 1,95x8m Kr. Pr. stk Pris duk størrelse 1,95x7m Kr. Pr. stk Pris duk størrelse 1,95x5,0m Kr. Pr. stk Pris duk størrelse 1.95x3,6m Kr. Pr. stk Pris duk størrelse 1,95x6.0m Kr. Pr. stk Pris duk størrelse 1,95x2,6m Kr. Pr. stk Pris duk størrelse 1,95x2,0m Kr. Pr. stk Pris pr. stk tøyservietter Kr. Per stk 9
Pris pr. stk oppvaskhåndkle Kr. Per stk Pris pr. stk leie med vask badehåndkle Kr. Per stk Pris pr. stk leie med vask håndhåndkle Kr. Per stk Prisene for vask av gardiner inkluderer nedtaking, transport, opphenging, materiell, forsikringer og alle andre kostnader leverandør måtte ha i forbindelse med oppdraget. For vask av øvrig tekstil skal også transport ifb henting /levering være inkludert. En eventuell prisøkning må dokumenteres og varsles minst 1 måned i forkant. Prisøkning kan ikke overstige endring i konsumprisindeks (totalindeks), basert på endring i konsumprisindeks (totalindeks) ved 01.12 året før endringen. Første prisjustering kan være 01.01.2014. 5. Fremdriftsplan Aktivitet Frist Kunngjøring av konkurranse 26.10.2012 Frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget 08.11.2012 Tilbudsfrist 14.11.2012 Tilbudsåpning 14.11.2012 Vedståelsesfrist 14.01.2013 6. Meddelelse om tildeling Oppdragsgiver har fastsatt en karensperiode før inngåelse av kontrakt, jf FOA 13-3 på 10 dager, regnet fra regnet fra dagen etter oppdragsgivers meddelelse. Slik meddelelse vil bli sendt pr. e- post der oppdragsgivers signerte brev vedlegges som pdf-fil. Som hovedregel vil også kontraktspris bli oppgitt, med unntak av enhetspriser. 7. Vedlegg 7.1 HMS-erklæring Skjema for HMS-erklæring skal fylles ut og undertegnes og vedlegges tilbudet, vedlegg 1. 7.2 Lønns- og arbeidsvilkår Leverandøren skal sørge for ordnede lønns- og arbeidsvilkår for sine ansatte; jf Egenerklæring om lønns- og arbeidsvilkår, vedlegg 2. 10
7.3 Tilbudsbrev Leverandøren skal fylle ut vedlagte tilbudsbrev, vedlegg 3. 7.4 Avtaleutkast Utkast til avtale følger i vedlegg 4, med Norges Banks innkjøpsvilkår tjenester NBIV - tjenester 11