Protokoll Regionstyremøte nr. 2/13 fredag og lørdag 5-6. april 2013 på Rica Hell, Stjørdal. Tilstede: Noralf Heggem Regionsleder Gro Eide Nestleder Mariann Berg Styremedlem Harald Eidsaa Styremedlem Jenny-Marie Langåssve Styremedlem Stein Aarøen Styremedlem Marie Bendiksen Lind 1. varamedlem Endre Storholt 2. varamedlem Arild Stav Ansatte representant Administrasjonen: Svein Olav Øie Daglig leder Ove Grubba Seksjonsleder (sak 13033) Gjest: Erik Horghagen Revisor (sak 13025) Saksliste SAK 13023 Godkjenning av innkalling og dagsorden SAK 13024 Protokollgjennomgang SAK 13025 Årsregnskap 2012 SAK 13026 Daglig leders rapport SAK 13027 Tilpassinger i administrasjonsmodellen SAK 13028 FRAM-prosjektet SAK 13029 Styremedlemmenes rapportering av status fra områdene SAK 13030 Etiske retningslinjer for regionen SAK 13031 Møteplan sesongen 2013/14 SAK 13032 NHF s ting 2013 SAK 13033 Tema: Regionens markedsstrategi SAK 13034 Eventuelt SAK 13035 Evaluering av møte SAK 13023 Godkjenning av innkalling og dagsorden Regionsleder gjennomgikk innkallingen og dagsorden for møte. Vedtak sak 13023 Innkalling og dagsorden som var utsendt 21/3 godkjennes.
SAK 13024 Protokollgjennomgang Gjennomgang av RS-protokoll nr. 01/13 og AU-protokoll nr. 01/13. Vedtak sak 13024 Regionstyreprotokoll nr. 01/13 signeres av styret. AU-protokoll nr. 01/13 godkjennes og signeres av Arbeidsutvalget. SAK 13025 Årsregnskap 2012 Daglig leder gikk igjennom regnskapet for 2012 som er ferdig revidert og gjennomgått av Kontrollkomiteen, regnskapet viser et underskudd på kr 105.350,- som foreslåes dekket av regionens frie egenkapital. Revisor var tilstede under behandlingen av regnskapet og svarte på spørsmål fra styret. Vedtak sak 13025 Regnskapet og forslaget til økonomisk beretning fra styret godkjennes og legges frem for Regionstinget 2013. SAK 13026 Daglig leders rapport (Vedlegg) Daglig leder ga en rapportering om hva som har skjedd siden siste styremøte. Hovedpunkter var: Innføring av endringer i administrasjonsmodellen Ledermøte i NHF 18/3 Utfordret om å bidra til å utvikle region Nord Norge Organisering av klubbservice som er vår «første rekke» mot klubbene Oversikt over klubbesøk Utviklingen av spillende lag de tre siste sesongene og forventet prognose sesongene 2013/14 og 2014/15 Antall sammensatte lag, dispensasjoner og omberamminger siste sesong Intensivere arbeidet mellom fotball og håndball slik at man unngår flest mulig aktivitetskollisjoner Utviklingen av våre fondsplasseringer som har hatt en positiv utvikling, vurder nå å plassere midlene i bank Oversikt over utestående hos våre klubber Evaluering (questback) av våre utviklingsaktiviteter for spillere, dommere og trenere Oversikt over spillerutviklingsaktiviteter, trener- og dommerutdanning som er gjennomført Modulbasert klubbutviklingsmodell ble presentert Inkluderingsarbeidet Gjennomførte markeds- og arrangementsaktiviteter Anleggssituasjonen og prosjekter det jobbes aktivt med Vedtak sak 13026 Rapporten tas til etterretning.
SAK 13027 Tilpassinger i administrasjonsmodellen Ledergruppen har i vinter jobbet med å gjøre tilpasninger i administrasjonsmodellen for å kunne være best mulig organisert til å kunne nå målene som Regionstinget har vedtatt. Daglig leder presenterte modellen og hensikten med endringene som bl.a. er å komme tettere på klubbene og få gjort endringer som gjør hverdagen enklere for dem. Vedtak sak 13027 Tilpassingene ble godt mottatt av styret og tas til etterretning. SAK 13028 FRAM-prosjektet Prosjektleder May Romundstad var invitert til møte for å legge frem prosjektgruppens planer, hun hadde ikke anledning til å møte. Daglig leder gikk gjennom et notat fra May med fokus på suksesskriterier for å lykkes med dette prosjektet; gode planer, forankring, et tydelig mandat, klare rammer, økonomisk fundament, ansatteressurs, et støttende styre og ei entusiastisk prosjektgruppe med gjennomføringskraft. Styret ønsker at May kommer på neste AU-møte (30/4) som er utvidet med resten av styret og legger frem planer og ideer for prosjektet. Styret utarbeider med utgangspunkt i May s notat, en beskrivelse av hva vi ønsker at May tar for seg i presentasjonen som prosjektleder. Vedtak sak 13028 May inviteres til AU-møte 30/4 og styret ordner med en konkret bestilling på hva vi ønsker presentert. SAK 13029 Styremedlemmenes rapportering av status fra områdene Styremedlemmene ga en status fra sitt ansvarsområde: Trondheim - Marie Kurs og samlinger er meldt inn til daglig leders rapport. På klubbledermøtet ble det satt ned en gruppe som skulle jobbe med å få laget et felles rabattkort som alle klubbene i Trondheim kan få være med å selge. F.eks. bensinmerke, butikkmerker (dagligvare. sko, klær osv.) De som selger mest får best fortjeneste Klubbene var godt fornøyd med den nye seriestrukturen som ble presentert (retningslinjene for serien sesongen 2013/14) Alle minihåndballarrangement har hatt mange lag og gode arrangementer, noe som tilsier at rekrutteringen er bra mellom 45 og 60 lag har deltatt. Nord Trøndelag - Jenny Klubbledermøte mars. Innherred. På runden var det ingen klubber med negative tilbakemeldinger på dommersituasjon. Veldig bra. Mangler en del på trenerutvikling.
God utvikling ferske unge spiller. Spenning rund eliteserieplass Levanger. Klubben har tatt sportslige grep for å sikre rekruttarbeidet rundt det sportslige. Stjørdal, ny klubbkontakt veldig ivrig, klubbledermøte I mars, lite oppmøte, bekymringsfullt. MÅ se på dette. FRAM sliter enormt med dårlig vedlikehold I Skatvalshallen. Dårlig gulv. Kan Regionen legge trykk på kommunen I Stjørdal? Mange henvendelser. Selbu på topp jenter 18 spar siste runde april. Sportslig mye bra. Namsos god stemning klubbledermøte. De har en kritisk dommersituasjon til høsten, blir nesten uten dommere. Dommerkurs og barnekampleder + trener 1 må til. Folk slutter og flytter. Fosen - Mariann Alt går sin «skjeve gang». Lite kursing. Arild forsøker, men vanskelig å få folk på kurs. Tok ikke runde mht 5 prosent økning, men skikkelig runde mht gebyrer, noen uheldige saker rundt utstedelse. Tok litt av, Arild har tatt med seg innspillene. En klubb samarbeider med en manuellterapeut og han er judoinstruktør, kjempepositivt. Ikke all verdens oppmøte på siste møte, men det pleier det å være. Nord-Østerdal Jon Anders Kokkvold har bedt om avløsning og har trukket seg, har fullført siste runde, står uten klubbkontakt i to områder. Popper ikke opp noen nye, utfordring, prøver å løse det, men vanskelig. Rimelig stor belastning på Mariann med tre områder. Klubbledermøte i Ålen 18.3, men før det åpning av hall i vinterferien. Liten kommune, men egen hall. Betydd mye at regionen kan stille med representant ved åpning. Oppsving mht ny hall. Utfordret de på at de fikk midler mht BRINGsatsingen. Ikke herrelag i regionen, både Tynset og Røros har trukket lagene sine. Men de håper å få til lag neste år. Fokus på ekstra tilbud. 5 prosent økning i dette områder tror jeg de klarer mht påmelding neste år. klarer å få trenere på kurs, ikke for lite kurs, må få trenere til å møte opp. Vi må være litt selektive mht hvilke klubber vi oppsøker, mange har god aktivitet og samarbeid, men mange andre har potensielle mht befolkning. Gauldal - Mariann Seks av åtte klubber var tilstede på klubbledermøte. Litt status quo mht påmeldinger neste år og 5 prosent økning. Arve Vasskog tilstede. Ansvarlig for dommeroppsett Orkdal og Gauldal. Oppfordres til å ha han tilstede på klubbledermøte. Han sa at når vi inviterer til håndballforum må dommerkontakter- og ansvarlige inviteres. Hatt mye en-dommersystem, utfordring samarbeid, dommer i ulike klubber, blir ikke nøytralt. I tillegg sier klubbene at den største utfordringen er å få på plass styre og stell i klubbene. Skryter av Rune Nervik- fantastisk positiv person å ha med seg ut på klubbledermøtene. Masse anekdoter og positiv energi til klubbene. En av klubbene skal hver gang fortelle en suksesshistorie. Neste gang Lundamo som skal fortelle om styre og stell som er veldig bra.
Arild: En pågående sak ref. gebyrsak på Fosen. Startet med at Bjugn protesterte på en kamp. Relativt kompleks sak mht spilleberettigelse. En kamp i senior 3 divisjon damer mellom Bjugn og Strindheim. Saken er avgjort, men anket. Mariann trenger hjelp, har for mange områder og må hjelp til å skaffe flere klubbkontakter. Klubbledermøter skal avvikles i mai, området skal drives. Har noen navn på blokka. Spill inn navn til Mariann Rune er meget dyktig på å holde linken til klubbene! Ålesund - Harald Tre dommerkurs med over 60 deltakere. Jobber med håndballforum i Molde til høsten ny modell, kjøre forum for ledere, dommere og trenere. Bjørn Marius bistår. Vi får to av verdens beste Beach håndballtrenere og dommere 7. juni så da blir det åpning av Beach Bane Blindheim til en millioner kroner. 8-9 juni inviterer vi til et mesterskap i Beach Håndball. Samarbeider med Tonje Jelseth i FS, meget bra jente som gjør alt for at vi skal lykkes. Kristiansund - Noralf Klubbkontaktmøte 13. mars, kjempebra, positivt mottatt med nytt seriesystem. Positive gjenganger. Bjørn Marius har fått god kontakt med mange. Kursing har vært den hete poteten, få folk på kurs. Skåla hadde et innlegg hvor de har et samarbeid med Kristiansund, begynner å dra mot andre for samarbeid på tvers. Mange gledet seg, Sunndalen, Averøy bla positivt inn. Nå er det runde med Smøla og Aure. Miljøsamlinger på Møre tre stk ca 100 deltakere veldig bra. Helgeland - Stein Klubbledermøte 21. mars. Satt 13 timer på flyplassen kor ska vi reis??? Bare fire klubber møtte opp, ingen klubber fra Rana. Det er noe med hallsituasjonen der. Det ble tatt opp dette med 10-årsserien. Når man reiser langt må man få hele kampdager. Må gjøre en bedre jobb når terminlista kommer masse kamper må spilles. Deltok på ledermøte Nordland Idrettskrets i Bodø. Litt spesielt. Stort sett ledere for idrettsrådene. Ett av tema var Olympiatoppen, men ingen av toppklubbene var det. Glimt var ikke der, BHK var ikke der, stort sett ski og hest. Hvorfor spiller ikke Helgeland Nordland Håndballkrets? Redningen å få lov til og spille sørover, der er vi heldig. Andre idretter misunner oss. Fikk et brev hvor noen lettet sin frustrasjon. Tre døtre i RUM-systemet, lang tid 11-03 om natta. Har ikke pratet med vedkommende som har skrevet innlegget, men Arild har gitt et godt tilsvar på saken. Handler også om holdninger, klubber som ikke møter til bortekamper. Orkdal - Endre Møte 21. mars. Bra oppmøte. Positivt i områder, miljøer med bra vekst. Aure i ferd med å komme i gang igjen. Aktiv på klubbledermøter. Store klubber som Kyrksæterøra, Svorkmo og Orkdal holder på å forsvinne. Liten aktivitet, ikke bra. Ble etterspurt barnekamplederkurs, blir gjennomført. Arve Vasskog tilstede på
møte. Dommersituasjon litt kritisk, etablerte dommere er oppe i åra. Bra med rekruttdommere. Har tatt grep, har fungert. Mye positivt mht hjelp fra Arild og regionskontoret mht rekruttering av nye dommere. Ønske fra en del miljø mht trenerkurs, spesielt Aure og øyregionen, sistnevnte ikke bra dommersituasjon. Holdt kurs, men klubbene klarer ikke å beholde de og få de til å bli dommere. Regionens satsing på nye haller i hver kommune er veldig viktig. Lensvik kjempeeksempel. Bygges ny storhall på Orkanger. Arild i Lensvik forrige uke. Små kull. 10-årsspillere er alle innom håndballen, men de sliter med å få med lag. De gjør en stor feil både i håndball og fotball; driver med ekstrem topping. Dødt på Kyrksæterøra, Arild var der, helt nytt styre og lederen for hovedstyret var der. Ønsker å få i gang håndballaktivitet. Få til noe sammen i Aure arena Kyrksæterøra og Aure. Veldig vilje til å samarbeide mellom klubbene i sonen, spesielt øyregionen er opptatt av det Vedtak sak 13029 Mariann har for mange ansvarsområder og det må gjøres en ny fordeling i styret. Hun trenger bistand fra styret med å finne kandidater på nye klubbledere i Gauldal og Nord Østerdal. Orienteringene tas til etterretning. SAK 13030 Etiske retningslinjer for regionen Med bakgrunn i denne siste tids medieoppslag om hvordan man forholder seg til deltakelse på turer og arrangementer i regi av eksterne tilbydere og leverandører ønsket nestleder Gro å få satt saken på dagsorden for styret. I diskusjonen på møte var styret enige om at det er viktig at man har en bevisst holdning til hva man deltar på, men man måtte ikke bli helt ekstreme og ikke delta på viktige aktiviteter. Hvis man opplever å være usikker på hvor grensen går, så tar man dette opp med sin nærmeste leder for å få en avklaring eller eventuelt «løfte» saken. Vedtak sak 13030 Styret mente det var nyttig å ta en debatt om de etiske retningslinjene for å skape en bevisstgjøring når det gjelder invitasjoner til deltakelse på turer og arrangementer i regi av eksterne tilbydere og leverandører. Slike reiser skal avklares med regionsleder og daglig leder i forkant. Ved en revidering av organisasjons normer i 2014, vil det være naturlig at vi tar inn dette i normene som vedtas av det nye styret. SAK 13031 Møteplan for sesongen 2013/14 Administrasjonen har laget forslag til møteplan for Regionstyret sesongen 2013/14 som ble gjennomgått og korrigert: AU-møte nr. 04/13 tirsdag 3. september 2013 RS-møte nr. 03/13 fredag/søndag 27-29. september 2013 (Nord) AU-møte nr. 05/13 tirsdag 15. oktober 2013 RS-møte nr. 04/13 fredag/lørdag 25-26. oktober 2013 (Veteran NM) AU-møte nr. 06/13 tirsdag 3. desember 2013 RS-møte nr. 01/14 fredag/søndag 24-26. januar 2014 (EM Danmark)
AU-møte nr. 01/14 tirsdag 11. februar 2014 AU-møte nr. 02/14 tirsdag 11. mars 2014 RS-møte nr. 02/14 fredag/lørdag 28-29. mars 2014 AU-møte nr. 03/14 tirsdag 29. april 2014 RS-møte nr. 03/14 fredag 23. mai 2014 Regionstinget lørdag/søndag 24/25. mai 2014 Vedtak sak 13031 Møteplanen for sesongen 2013/14 vedtas. SAK 13032 NHF s ting 2013 Tingpapirene er nå lagt ut på hjemmesiden til NHF, en oversikt over våre ting representanter som er valgt på klubbledermøtene ble gjennomgått. Følgende temaer ble gjennomgått på møte: Innkommende forslag Vi hadde en rask gjennomgang av noen av forslagene på møte, flere styremedlemmer trenger mere tid på å gjennomgå forslagene. Styret ble derfor enige om at hver enkelt sender inn forslag til administrasjonen slik at vi kan forberede en grundigere gjennomgang av disse på det utvidede AU-møte 30/4. NHF s forslag til ny strategiplan Strategiplanen vil også bli gjennomgått på møte 30/4 og vi vil utfordre Ole til å dra oss igjennom denne. Valgkomiteens innstilling Komiteens innstilling foreligger og styret er godt fornøyd med at Ole er innstilt som første visepresident og Gro som styremedlem. Jarle Olsnes og Heidi Tevik er innstilt som medlemmer i Kontrollkomiteen. Forbundsstyret har innstilt Børge Toft som leder av Valgkomiteen. Møte med våre delegater i forkant av tinget Alle ting delegatene samles på torsdag kveld før Håndballtinget i Sandefjord og vi har felles møte på fredag hvor vi går igjennom de viktigste forslagene og fordeler oppgaver på tinget. Vedtak sak 13032 Delegatlisten og gjennomgangen temaene tas til etterretning. SAK 13033 Norsk håndballs markedsstrategi Seksjonsleder Ove Grubba var innkalt til møte for å gå igjennom norsk håndballs markedsstrategi. I gjennomgangen var han innom følgende: Ansettelse av nasjonal- og regional salgssjef som startet i sine jobber 8/4. Sentralt markedsbudsjett ble presentert
Målsetninger med markedsarbeidet Salgsverktøy som brukes i arbeidet Sponsorstruktur 7 nivåer Vedtak sak 13033 Presentasjonen av norsk håndballs markedsstrategi tas til etterretning. SAK 13035 Evaluering av møte Regionleder tok en evaluering av møtet og følgende kom fram: Greit møte med fine diskusjoner. Lærer fortsatt av det andre sier, skal bli mer aktiv selv i diskusjonene. Fin avklaring på protokollen fra AU-møte. Interessant å få innsyn i nasjonal markedsstrategi. Styret var for dårlig forberedt på tingsakene, burde strammet inn møteledelsen når man er for dårlig forberedt. Fint møte, burde hatt større engasjement og fokus på hverdagen til klubbene. Ønsker tydeligere møteledelse og klare konklusjoner i sakene. Hadde nok tid, skulle gjerne hatt større engasjement. Arbeidsutvalgsmøte nr. 2/13 holdes på Regionskontoret tirsdag 30. april 2013.