Sandefjord 17.08.16 PROTOKOLL STYREMØTE TIRSDAG 16. AUGUST 2016 Til stede: Thorfinn Haugen, Alexander Hesselberg, Line Gjerden Hvål, Torleiv Sandvik, Rune Mikkelsen, Line Hettervik Ikke til stede: Kjell Rune Pedersen, Hanne Jaerson Fra adm: Ole Petter Tufte Sak 21/16 Kvartalsvis regnskapsgjennomgang pr. 01.08.16 Vedlagt følger resultatregnskap pr. 12.08.19 (inkl. lønnskostnader august) og estimat pr. 31.12.16. Daglig leder vi gjennomgå regnskapet i møtet. Behandling i styremøtet: Daglig leder foretok en gjennomgang av hovedkonti i driftsregnskapet og orienterte om følgende hovedpunkter: Inntekter: Regnskapsestimatet viser økte inntekter på tiltak/prosjekter. Dette skyldes omsøkte midler gjennom NFF og UDI til i hovedsak tiltak for flyktninger og asylsøkere. Ut over dette ligger det ikke an til andre vesentlige avvik på inntektssiden. Utgifter: Daglig leder orienterte om et overforbruk på utstyr og trykking. Dette har sin årsak i at alt materiell og utstyr til bylag, kretslag og landslagsskolen er skiftet ut denne sesongen i og med bytte av utstyrsleverandør. Dette er nå fullført og vi trenger kun å supplere dette neste sesong. Det ligger besparelser i fastlønnspost da det ble budsjettert med høyere lønnsøkning enn hva som ble reell justering i 2016. Øvrige lønnposter som veilederlønn, honorerer, AGA og pensjoner estimeres til å bli som budsjettert. Datautstyr får en liten overskridelse da det var nødvendig å oppgradere datautstyr til en ansatt ved kontoret. NFF Vestfold www.fotball.no/vestfold Postadresse: PB 16, Pindsle 3249 Sandefjord Besøksadresse: Komplett.no Arena Nygårdsveien 84
Når det gjelder driftsposter til landslagsskolen estimeres det en noe mindre netto kostnad enn budsjettert. Regnskapsteknisk er det foretatt noen overflyttinger på driftsposter i forhold til budsjett, men i sum skal utgifter til fly, hotell og bespisning ligge innenfor de rammer som er vedtatt i budsjett. Styret tok daglig leders framlegg til orientering uten vesentlige merknader. Sak 22/16 Strukturering av arbeidet med organisering av dommerkomiteens ansvar vs administrativt dommerarbeid Styret hadde denne saken opp i forrige styremøte den 07.06.16 sak 18/16. Som en oppsummering av saken vedtok styret at fremlagte matriseoversikt var et godt utgangspunkt for videre arbeid og at styret valgte inn to nye representanter midlertidig i dommerkomiteen. Mandat: Å delta i evalueringen av struktur og sammensetning av komiteens arbeid vs. administrasjonens oppgaver. Saken ville bli tatt opp igjen i styremøte den 16. august 2016. Daglig leder er av den oppfatning at det vil være riktig at en ad hoc komite bestående av representanter fra dommerkomiteen og fra administrasjonen, utarbeider et forslag til styret hvordan dette skal se ut i de kommende årene. Dommerkomiteens leder Tom Jørgensen har utarbeidet en glimrende oversikt over dagens arbeidsoppgaver til dommerkomiteen. Denne skal benyttes som grunnlag for arbeidet. Det vil være særs viktig å ha deltagere både fra nåværende dommerkomite og fra administrasjonen med i en slik arbeidsgruppe. Daglig leder vil derfor foreslå at leder i dommerkomiteen blir med i gruppen med den erfaringsbakgrunn han innehar. Videre at dommerkonsulenten deltar i arbeidet med den detaljkunnskap han innehar når det gjelder administrative oppgaver som skal løses. Videre foreslår daglig leder at klubbutvikler i NFF Vestfold deltar i arbeidsgruppen med bakgrunn i erfaring med sammenlignbart arbeid med opprettelse av kvalitetsklubbkomiteen.
Forslag til vedtak: Daglig leder foreslår med bakgrunn i dette å sette sammen følgende arbeidsgruppe: Leder: Daglig leder NFF Vestfold Leder dommerkomiteen Dommerkonsulent NFF Vestfold Klubbutvikler NFF Vestfold Mandat: Arbeidsgruppen skal utarbeide et forslag til organisering av dommerarbeidet i NFF Vestfold herunder organisering av dommerkomiteen og ansvarsfordeling av oppgaver mellom dommerkomite og administrasjonen i NFF Vestfold. Tidsrammer: Arbeidsgruppen skal ferdigstille sitt arbeid innen 01.11.16 Forslaget sendes til høring til dommerkomite, administrasjonen og øvrige komiteer med kommentarfrist 01.12.16. Saken behandles endelig i styremøte 13.12.16. Forslag fremsatt i møtet: Styret i NFF Vestfold endrer vedtaket i sak 18/16 til følgende: Utvidelse av dommerkomiteen med to medlemmer som hadde som hensikt å bidra til bredere evalueringen av komiteens arbeid gjennomføres ikke. Det velges i stedet en arbeidsgruppe som skal legge fram forslag til hvordan dommeroppgavene i NFF Vestfold skal organiseres og operativt struktureres. Leder: Daglig leder NFF Vestfold Leder dommerkomiteen Dommerkonsulent NFF Vestfold Klubbutvikler NFF Vestfold Mandat: Arbeidsgruppen skal utarbeide et forslag til organisering av dommerarbeidet i NFF Vestfold herunder organisering av dommerkomiteen og ansvarsfordeling av oppgaver mellom dommerkomite og administrasjonen i NFF Vestfold.
Tidsrammer: Arbeidsgruppen skal ferdigstille sitt arbeid innen 01.11.16 Forslaget sendes til høring til dommerkomite, administrasjonen og øvrige komiteer med kommentarfrist 01.12.16. Saken behandles endelig i styremøte 13.12.16. Forsalg fremsatt i styremøtet enstemmig vedtatt. Sak 23/16 Søknad om støtte til kurs NFF Vestfold har mottatt søknad fra Sven Moan Rui om økonomisk støtte til NFF Keeper A-lisenskurs. Kurset går fra 23. 28. august, gjennomføres i Drammen og er stipulert til en kostnad på kr. 12.000,-. Sven Moan Rui har engasjement i NFF Vestfold som keepertrener landslagsskolen 13-16 år og veileder for «jenter i mål». Fra tid til annen mottar NFF Vestfold søknader fra våre instruktører/veiledere om økonomisk støtte til kompetanseutvikling og videreutdanning. Styret i NFF Vestfold har fra tidligere et prinsippvedtak om at økonomisk støtte til instruktører og veiledere ikke innvilges. Dette med bakgrunn i at det i NFF Vestfold ikke foreligger langsiktige avtaler om engasjement av trenere/veiledere. En slik investering i kompetanse kan ikke forsvares f.eks. opp mot hvilke muligheter NFF Vestfold har til å inngå bindingstid i engasjementer hos oss. Støtte til slik kompetanseheving er derfor lagt til den enkelte og dennes klubb. Kompetansehevingstiltak for våre veiledere og trenere skjer gjennom egne tiltak i NFF Vestfold eller særskilte tiltak beregnet på større grupper i regi av NFF sentralt. Forslag til vedtak: Søknad om økonomisk støtte fra Sven Moan Rui til keeper A-lisens kurs avslås. Forslag fremsatt i styremøte: Saken utsettes til møte 20. september 2016. Før behandling av saken ber styret seg forelagt en egen sak med forslag til retningslinjer for støtteordninger gjennom NFF Vestfold til skolerings-
utviklingstiltak. Dette være seg til veiledere, trenere og tillitsvalgte i NFF Vestfold og søknader fra enkeltpersoner/klubber. Forslag fremsatt i møtet enstemmig vedtatt.