Helse Sør-Øst RHF Gode og likeverdige helsetjenester til alle som trenger det, når de trenger det, uavhengig av alder, bosted, etnisk bakgrunn, kjønn og økonomi. Prosjektmetodikk i HSØ Prosjektveiviser Regionalt Porteføljekontor
Prosjektveiviser Prosjektmetodikk for gjennomføring av prosjekter HSØ Prosjektveiviser støtter tilnærmingen til en felles prosjektmetodikk i helsesektoren. Denne metodikken tar utgangspunkt i tidligere HSØ PPM modell, Prince2 og Prosjektveiviseren fra Difi. Eier av Prosjektveiviseren: For ytterligere informasjon: Helse Sør-Øst RHF, Teknologi og ehelse Portefoljekontor@sykehuspartner.no
Beslutningspunkter Hva besluttes når? BP1 - BP2 - BP3 - BP4 - BP5 - BP6 - Godkjenne Mandat og beslutte oppstart av Konseptfasen Godkjenne Prosjektforslag, Faseplan for planleggingsfase, Erfaringslogg og beslutte oppstart Planleggingsfase Godkjenne Styringsdokument og beslutte oppstart Gjennomføringsfase Bekrefte formell godkjenning av leveranser, godkjenne faseplan for avslutningsfasen, beslutte oppstart Avslutningsfasen Godkjenne sluttrapport, og beslutte lukking av prosjektet Avslutte gevinstevaluering, rapportere til program-/porteføljestyret
Ledelsesprodukter Oppstår første gang Oppdatere eksisterende dokumenter Under utvikling Mandat Foranalyserapport Styringsdokument Styringsdokument Sluttrapport Prosjektforslag Risikodokumenter Risikodokumenter Business Case* Business Case* Business Case* Kvalitetsdok. Kvalitetsdok. Kvalitetsdok. Kvalitetsdok. Faseplan Faseplan Faseplan Erfaringslogg Erfaringslogg Erfaringslogg Erfaringslogg Gevinstdok. Gevinstdok. Gevinstdok. Interessentanalyse Kommunikasjonspl. Interessentanalyse Kommunikasjonspl. Huskeliste Huskeliste Huskeliste Huskeliste Rapportering Rapportering Rapportering * Business Case er virksomhetens Prosjektbegrunnelse for at prosjektet drives
BP1 - Beslutningspunkt 1 Formål: Ansvar: Produkt inn: Produkt ut: Godkjenne mandat og beslutte oppstart av konseptfasen Linje-, Portefølje eller Programledelse Mandat Konseptfasen, Godkjent Mandat for konseptfasen
Konsept Formål: Ansvar: Produkt inn: Produkt ut: Utrede alternative konsepter Identifisere et prosjekt som tilfredsstiller virksomhetens behov Leder av utredningsarbeidet Godkjent Mandat for konseptfasen Foranalyserapport (Konseptutvalgsutredning) Prosjektforslag Business Case (Virksomhetens Prosjektbegrunnelse) Faseplan for planleggingsfasen Tidligere erfaringer Erfaringslogg Kvalitetsdokument(r) Evt andre prosjektspesifikke dokumenter Huskeliste for Prosjektleder
BP2 - Beslutningspunkt 2 Formål: Ansvar: Produkt inn: Produkt ut: Godkjenne Prosjektforslag, faseplan for planleggingsfase Beslutte oppstart planleggingsfase Prosjekteier Prosjektforslag Business Case (Virksomhetens Prosjektbegrunnelse) Faseplan for planleggingsfase Evt andre prosjektspesifikke dokumenter Godkjent Prosjektforslag Godkjent Faseplan Evt andre prosjektspesifikke dokumenter
Planlegge Formål: Ansvar: Produkt inn: Produkt ut: Etablere styringsgrunnlag for prosjektet Prosjektleder Godkjent Prosjektforslag Business Case (Virksomhetens Prosjektbegrunnelse) Faseplan for planleggingsfaser Evt andre prosjektspesifikke dokumenter Faseplan for første gjennomføringsfase Styringsdokument Oppdatert Business Case Risikodokument(r) Interessentanalyse Kommunikasjonsplan Gevinstdokumenter Evt andre prosjektspesifikke dokumenter Huskeliste for Prosjektleder
BP3 - Beslutningspunkt 3 Formål: Ansvar: Produkt inn: Produkt ut: Godkjenne Styringsdokument og beslutte oppstart første gjennomføringsfase Prosjekteier Faseplan for første gjennomføringsfase Styringsdokument Business Case (Virksomhetens Prosjektbegrunnelse Evt andre prosjektspesifikke dokumenter Godkjent Styringsdokument Godkjent Faseplan for først fase Evt andre prosjektspesifikke dokumenter
Gjennomføre Formål: Ansvar: Produkt inn: Produkt ut: Etablere styringsgrunnlag for prosjektet og overlevere prosjektleveranser Prosjektleder Godkjent Styringsdokument Godkjent faseplan for først fase Evt andre prosjektspesifikke dokumenter Faseplan for neste fase Oppdaterte Styringsdokument Oppdatere Business Case (Virksomhetens Prosjektbegrunnelse) Oppdatere Gevinstdokumenter Oppdatere Risikodokumenter Oppdatere Erfaringslogg Evt andre prosjektspesifikke dokumenter Huskeliste for Prosjektleder
BP4 - Beslutningspunkt 4 Formål: Ansvar: Produkt inn: Produkt ut: Bekrefte formell godkjenning av leveranser Godkjenne styringsdokument og faseplan for avslutningsfasen Beslutte oppstart Avslutningsfasen Prosjekteier Styringsdokument Faseplan for avslutningsfasen Business Case (Virksomhetens Prosjektbegrunnelse Evt andre prosjektspesifikke dokumenter Godkjent Styringsdokument Godkjent Faseplan for avslutningsfasen Evt andre prosjektspesifikke dokumenter
Avslutte Formål: Ansvar: Produkt inn: Produkt ut: Sikre en formell avslutning av prosjektet Dokumentere prosjektets erfaring Prosjektleder Faseplan avslutningsfasen Styringsdokument Evt andre prosjektspesifikke dokumenter Oppdatert Gevinstdokumenter Oppdatert Erfaringslogg Oppdatert kvalitetsdokumenter Sluttrapport Evt andre prosjektspesifikke dokumenter Huskeliste for Prosjektleder
BP5 - Beslutningspunkt 5 Formål: Ansvar: Produkt inn: Produkt ut: Godkjenne sluttrapport og beslutte lukking av prosjektet Prosjekteier Sluttrapport Godkjent Sluttrapport
Realisere Formål: Ansvar: Produkt inn: Realisering av gevinster Leder av gevinstrealisering i linjen Gevinstdokumenter
BP6 - Beslutningspunkt 6 Formål: Ansvar: Produkt inn: Produkt ut: Avslutte gevinstevaluering Rapportere til program-/porteføljestyret Program- eller Porteføljestyre Oppdatert Gevinstevaluering Gevinstrapport
Informasjon Kunnskapsbasen CA PPM (Clarity) Andre nyttige linker: Prosjektveiviser difi: http://www.prosjektveiviseren.no/ E-læringskurs i prosjektveiviser difi: http://www.difi.no/artikkel/2015/05/finn-veien-et-e-laeringskurs-basert-pa-prosjektveiviserenno
Eksempler: Dokumenter Skalering
Mandat
Prosjektforslag
Styringsdokument Styringsdokumentet utarbeides i planleggingsfasen og skal være et grunnlag for videre styring av prosjektarbeidet
Business Case Virksomhetens Prosjektbegrunnelse Business Case er linjens verktøy for styring av prosjektet. Business Case et skal gi et kortfattet oppdatert sammendrag (Executive Summary) av prosjektet til bruk for linjeledelsen fra Konseptfasen og gjennom hele prosjektets livssyklus.
Skalering av malverk Prosjektforslag Enkle prosjekter: Store prosjekter:
Prosjektveiviser Fagområder
Kvalitet Kvalitetsjekkliste Mal Kvalitetsplan Mal Konfigurasjonsstyringsplan Fagansvarlig: Regionalt Porteføljekontor, Sykehuspartner
Risiko Mal Omverdenvurdering Mal Risikoplan Mal Risikoregister Mal Risikobilde Veileder Risikostyring i prosjekter Veileder Risikounivers Fagansvarlig: Regionalt Porteføljekontor, Sykehuspartner
Sikkerhet Veileder Prosessbeskrivelse Risikovurdering ROS Fagansvarlig: Seksjon Sikkerhet, Sykehuspartner
Gevinst HSØ samkjører med DIFI (Direktoratet for forvaltning og IKT) og DFØ (Direktoratet for Økonomistyring) slik at gevinstrealiseringsmetodikken blir i tråd med deres anbefalinger. Se DFØ s Veileder for informasjon om tema gevinstrealisering: «Gevinstrealisering planlegging for å hente ut gevinster av offentlige prosjekter» Mal Business Case / Virksomhetens Prosjektbegrunnelse (word + excel dokument) Mal Gevinstkart Endringskart Endringsbeskrivelse Veiledning gevinstrealisering og endringsledelse Fagansvarlig: Teknologi og ehelse, Helse Sør-Øst RHF
Interessentanalyse og kommunikasjon Mal Interessentanalyse og Kommunikasjonsplan Fagansvarlig: Regionalt Porteføljekontor, Sykehuspartner
Overlevering til RHF og HF MAL for overlevering til HSØ RHF Regional systemeier MAL for overleveringsnotat SP MAL for overleveringsplan SP MAL for overleveringspresentasjon Planskisse Release and Deployment Management - overlevering Prosessbeskrivelse - Overlevering til drift og forvaltning, Sykehuspartner Sjekkliste Overlevering til drift og forvaltning, Sykehuspartner Fagansvarlig: Krav og Verifikasjon, Sykehuspartner
Tjenestepris Sykehuspartner Veileder - Tjenestepriser for økonomicontrollings presentasjon Veiledning - Tjenesteprising i prosjekt Fagansvarlig: Bestillingsmottak og Tilbud, Sykehuspartner
Regionalt Testsenter Fagansvarlig: Testkompetanse og ledelse, Sykehuspartner
Arkitektur Fagansvarlig: Teknologi og ehelse, Helse Sør-øst Arkitektur, Sykehuspartner
Rapportering Mal Styringsgrupperapport Mal Sluttrapport Mal Statusrapport Huskeliste for gjennomføring Sjekkliste Kvalitet Fagansvarlig: Teknologi og ehelse, Helse Sør-Øst RHF
Ny vs. gammel HSØ PPM modell
Ny PPM modell vs. tidligere modell i HSØ Ny PPM Tidligere PPM
Ny PPM modell vs. tidligere modell forts.