FRØYA KOMMUNE Kontrollutvalget MØTEPROTOKOLL Møtedato: 19. februar 2009 kl. 10.00 14.35. Møtested: Rådhuset på Frøya Møterom C. Saknr: 1/2009-9/2009. Arkivsaknr.: 053/2009 Møteleder Sten Kristian Røvik Møtende medlemmer Sten Kristian Røvik leder Thor Pettersen nestleder Johan Eldar Wingan Odd Larsen Møtende varamedlemmer Aleksander Søreng Forfall Jarl Arthur Dyrvik Sakene ble behandlet i følgende rekkefølge: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 /2008 Andre møtende Per O. Johansen møtesekretær Kjell Næssvold Revisjon Midt-Norge IKS Merknader til innkallingen Ingen merknader
Sak 1/2009 Godkjenning av protokoll fra møte 12.12.2008 Kontrollutvalget 19.02.2009 1/2009 Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 12.12.2008 godkjennes. Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 12.12.2008 godkjennes. Sak 2/2009 Referatsaker Kontrollutvalget 19.02.2009 2/2009 Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: 1. Regjeringens tiltakspakke 2009 for å stimulere aktiviteten i kommunesektoren Fylkesvis oversikt. 2. Kommunal rapport 06.02.2009: Krever kontroll med tiltakspakken. 3. Kommunal- og regionaldepartementet 06.02.2009: Arbeidsgruppe om egenkontroll i gang. 4. Fornyings- og administrasjonsdepartementet januar 2009: Offentlige anskaffelser bruk av hasteprosedyre som følge av finanskrisen. 5. Kommunal- og regionaldepartementet 12.01.2009: 21 nye kvalitetskommuner. 6. Hitra Frøya 03.02.2009: Vil slå sammen for å bli sterk og effektiv. Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. 2
Sak 3/2009 Forvaltningsrevisjonsrapport: Økonomiplanlegging, rapportering og styring Kontrollutvalget 19.02.2009 3/2009 Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten om økonomiplanlegging, rapportering og styring til etterretning. Rapporten viser etter kontrollutvalgets mening at Frøya kommune har et betydelig potensiale i å utvikle en bedre økonomiforvaltning og etablere en god økonomistyring i kommunen. Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret ber rådmannen følge opp forvaltningsrevisjonsrapporten Økonomiplanlegging, rapportering og styring og revisors anbefalinger i rapporten med særlig vekt på 1. Å gjennomgå budsjettprosessen med sikte på mer involvering og samhandling. 2. Etablere en presis tertialrapportering som avlegges raskt etter periodeslutt, og som inneholder prognoser for resten året. 3. Legge til rette for at tiltak raskt kan iverksettes dersom økonomirapporteringen tilsier dette. 4. Utarbeide rutiner som sikrer at kommunens innrapportering i KOSTRA koordineres og kvalitetssikres. Følgende omforente forslag ble fremmet: 1. Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten om økonomiplanlegging, rapportering og styring til etterretning. Utvalget konstaterer med utgangspunkt i rapporten åpenbare mangler og et betydelig forbedringspotensiale i økonomistyringen i Frøya kommune. Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret viser til forvaltningsrevisjonsrapporten Økonomiplanlegging, rapportering og styring og konstaterer at Frøya kommune har et betydelig forbedringspotensiale i å utvikle en bedre økonomiforvaltning og å etablere en god økonomistyring i kommunen. Kommunestyret ber om at rådmannen følger opp revisors anbefalinger i rapporten med særlig vekt på Å gjennomgå budsjettprosessen med sikte på mer involvering og samhandling. Etablere en presis tertialrapportering som avlegges raskt etter periodeslutt, og som inneholder prognoser for resten året. Legge til rette for at tiltak raskt kan iverksettes dersom økonomirapporteringen tilsier dette. Utarbeide rutiner som sikrer at kommunens innrapportering i KOSTRA koordineres og kvalitetssikres. Kommunestyret ber om at rådmannen innen den 1. juni 2009 gir tilbakemelding til kontrollutvalget / kommunestyret med en plan for hvordan man kan etablere en bedre økonomistyring i Frøya kommune. Forslaget ble enstemmig vedtatt. 3
Kontrollutvalget tar forvaltningsrevisjonsrapporten om økonomiplanlegging, rapportering og styring til etterretning. Utvalget konstaterer med utgangspunkt i rapporten åpenbare mangler og et betydelig forbedringspotensiale i økonomistyringen i Frøya kommune. Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret viser til forvaltningsrevisjonsrapporten Økonomiplanlegging, rapportering og styring og konstaterer at Frøya kommune har et betydelig forbedringspotensiale i å utvikle en bedre økonomiforvaltning og å etablere en god økonomistyring i kommunen. Kommunestyret ber om at rådmannen følger opp revisors anbefalinger i rapporten med særlig vekt på Å gjennomgå budsjettprosessen med sikte på mer involvering og samhandling. Etablere en presis tertialrapportering som avlegges raskt etter periodeslutt, og som inneholder prognoser for resten året. Legge til rette for at tiltak raskt kan iverksettes dersom økonomirapporteringen tilsier dette. Utarbeide rutiner som sikrer at kommunens innrapportering i KOSTRA koordineres og kvalitetssikres. Kommunestyret ber om at rådmannen innen den 1. juni 2009 gir tilbakemelding til kontrollutvalget / kommunestyret med en plan for hvordan man kan etablere en bedre økonomistyring i Frøya kommune. Sak 4/2009 Plan for forvaltningsrevisjon for Frøya kommune for 2009 Kontrollutvalget 19.02.2009 4/2009 Kontrollutvalget slutter seg til det vedlagte forslaget til plan for forvaltningsrevisjon for 2009. Planen legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2009. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta begrunnede endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. Johan Eldar Wingan fremmet følgende forslag: 1. Kontrollutvalget prioriterer prosjektet Fremtidens pleie- og omsorgstjenester i Frøya kommune som nr 3. Øvrige prosjekter prioriteres deretter i samme rekkefølge som innstillingen. Den korrigerte planen legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2009. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta begrunnede endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. Forslaget ble enstemmig vedtatt. 4
Kontrollutvalget prioriterer prosjektet Fremtidens pleie- og omsorgstjenester i Frøya kommune som nr 3. Øvrige prosjekter prioriteres deretter i samme rekkefølge som innstillingen. Den korrigerte planen legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til plan for forvaltningsrevisjon for 2009. Kommunestyret gir kontrollutvalget fullmakt til å foreta begrunnede endringer av planen, dersom utvalget finner dette nødvendig. Sak 5/2009 Prosess og saksbehandling vedrørende helsesenterutbyggingen Mulig undersøkelse Kontrollutvalget 19.02.2009 5/2009 Kontrollutvalget viser til brev av 3. desember 2008 fra rådmannen med oversendelse av anmodning om gjennomgang av prosessen knyttet til den forestående helsesenterutbyggingen. Med bakgrunn i at kommunestyret har stadfestet kontrakten med Frøy Utvikling AS om bygging av helsesenter mv. og at saken oversendes fylkesmannen for vurdering, finner kontrollutvalget det ikke hensiktsmessig å bruke ressurser på saken nå. Følgende omforente forslag ble fremmet: 1. Tillegg til innstillingen: Kontrollutvalget har gjennomgått dokumentene og vil bemerke at den administrative saksbehandlingen i Frøya kommune i denne saken har vært uheldig. Innstillingen med tilleggsforslaget ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget viser til brev av 3. desember 2008 fra rådmannen med oversendelse av anmodning om gjennomgang av prosessen knyttet til den forestående helsesenterutbyggingen. Med bakgrunn i at kommunestyret har stadfestet kontrakten med Frøy Utvikling AS om bygging av helsesenter mv. og at saken oversendes fylkesmannen for vurdering, finner kontrollutvalget det ikke hensiktsmessig å bruke ressurser på saken nå. Kontrollutvalget har gjennomgått dokumentene og vil bemerke at den administrative saksbehandlingen i Frøya kommune i denne saken har vært uheldig. 5
Sak 6/2009 Forum for kontroll og tilsyn - Eventuelt medlemskap for kontrollutvalget Kontrollutvalget 19.02.2009 6/2009 Kontrollutvalget vedtar å søke om medlemskap i Forum for kontroll og tilsyn som er et forum for kontrollutvalg i Norge. Medlemskontingenten på kr 1.000 pr år finansieres over kontrollutvalgets budsjett. Kontrollutvalget vil innen utløpet av 2009 evaluere nytteverdien av å være medlem i Forum for kontroll og tilsyn, med sikte på hvorvidt medlemskapet skal videreføres eller ikke. Følgende dokument ble utdelt i møtet: 1. Invitasjon til fagkonferanse og årsmøte i Forum for kontroll og tilsyn den 27. og 28. mai 2009. Kontrollutvalget vedtar å søke om medlemskap i Forum for kontroll og tilsyn som er et forum for kontrollutvalg i Norge. Medlemskontingenten på kr 1.000 pr år finansieres over kontrollutvalgets budsjett. Kontrollutvalget vil innen utløpet av 2009 evaluere nytteverdien av å være medlem i Forum for kontroll og tilsyn, med sikte på hvorvidt medlemskapet skal videreføres eller ikke. Sak 7/2009 Oppfølging av selskaper mv. - Sammen om framtida AS - Styrende dokumenter Kontrollutvalget 19.02.2009 7/2009 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kontrollutvalget tar saken til orientering. 6
Sak 8/2009 Kontrollutvalgets sekretariat - Tidsbruk i 2008 Kontrollutvalget 19.02.2009 8/2009 Kontrollutvalget tar statusrapportering fra Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS over tidsforbruk i 2008 i Frøya kommune til orientering. Kontrollutvalget tar statusrapportering fra Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS over tidsforbruk i 2008 i Frøya kommune til orientering. Sak 9/2009 Eventuelt Kontrollutvalget 19.02.2009 9/2009 Saken legges frem uten forslag til vedtak. Følgende saker ble tatt opp under eventuelt: a) Torbjørn A. Bekken: Åpent brev til Frøya kommune Avisa Hitra Frøya 30.12.2008 Kontrollutvalget viser til leserinnlegg i avisa Hitra Frøya 30. desember 2008 fra Torbjørn Bekken vedrørende strandplan for område Fillingsnes Øst, og ber om å få en orientering om saken fra rådmannen i neste møte som er berammet til onsdag 22. april 2009. b) Orientering fra kontrollutvalgskonferansen 4. og 5. februar 2009 Kontrollutvalgets leder orienterte fra kontrollutvalgskonferansen 2009 som ble arrangert på Gardermoen 4. og 5. februar 2009. 7