STYREMØTE I BORETTSLAGET TRONDHEIMSVEIEN 5 REFERAT FRA STYREMØTE 02-2012 DATO: 19.mar 2012 TILSTEDE: AC, DL, HB og KAA MELDT AVBUD: AS IKKE MØTT: Sak 85. Regnskapet 2011 Styret har mottatt (revisor) revidert regnskap 2011 fra USBL. Regnskapet viser et overskudd på 740 000kr. Styreleder redegjorde for regnskapet. Se også styrets innstilling til saker til generalforsamlingen. RESULTATREGNSKAP Driftskostnader Energikostnader har etterslep på 38 000fra 2010 Kommunale avgifter fra 4 termin mangler (43 000) Akershave skylder 31 250, Sameiet 467 Årsresultat Se eget forslag BALANSE Resistanser felleskost. Summen av hva andelseierne skylder borettslaget Kundefordringer Summen av hva firma og lignende skylder borettslaget Andre kortsiktige ford. Forliksavtalen Stormselskapet (200 000) + snøfreser (5 000) Annen kortsiktig gjeld Renter som forfaller 1/1 neste regnskapsår Note 7 6716 Honorarkostnader øvrige (megler salg andel 99) 6720 Juridiske honorarer (viderefaktureres Akershave) Note 9 6541 Kontormaskiner ( høytrykkspyler, oppslagstavler osv) Note 10 6601 Vedl bygg (postkassene, gulvbelegg+fliser, strømuttak inng.) 6613 Vedl parkplass og grønt (askebeger) 6621 Vedl teknisk anlegg =ventilasjon) 6691 Vedl egeneide leiligheter (boligstyling 99) Note 11 7790 Andre kostnader (Forliksavtale ifm bodene + advokatutgifter) Resistanser felleskostnader Reelt er 322 603kr (3,9% av inntjeningen) 679 091 Totalen 290 863 Tidligere eier andl 99 65 625 Vaktmester Andersen fra 2006 66 000 Andelseier, dårlig betaler (tvangssalg på 108 000kr) Dette gir oss et dårlig omdømme. Trenden er negativ oppadgående 4-5% er sett på som bekymringsfullt Vi har i dag over 8%... Kundefordringer 73 950 Totalen 41 087 Tapsføring 32 862 Det reelle beløpet Vedtak: Styret stiller seg bak regnskapet og vil legge regnskapet frem for godkjennelse på generalforsamlingen.
Sak 86. Styregodtgjørelse 2011 AC og KAA har utarbeidet et forslag til fordeling av styregodtgjørelsen. Forslaget har vært sent ut på mail etter siste styremøte. Alle har gitt sitt tilsagn til fordelingen KAA: 60 000kr, AC: 40 000kr, DL: 25 000kr, HB 25 000kr og AS 10 000kr. Vedtak: : Styret stiller seg bak fordelingen og vil legge årsmeldingen frem for godkjennelse på generalforsamlingen. Sak 87. Årsmelding 2011 Styreleder presenterte årsmeldingen. 1.del er utarbeidet av USBL, 2.del av styret Vedtak: Styret stiller seg bak årsmeldingen og vil legge årsmeldingen frem for godkjennelse på generalforsamlingen. Sak 88. Budsjett 2012 Styreleder presenterte revidert budsjett for 2012. Budsjettet tar hensyn til forbruket 2012 og styrets forslag til vedlikehold i 2012. Innkrevde felleskostnader 2796000 Andre driftsinntekter (heisfond) 268000 Vaktmesteravtale Sameiet 54000 Kabel-TV 183000 Personalkostnader 23000 Styrehonorar 160000 Revisjonshonorar 10000 Foretningsførerhonorar 113000 Andre honorarer 36000 Forsikringspremier 2000 Energikostnader 500000 Kommunale avgifter 200000 Andre driftskostnader eiendom 770000 Driftskostnader administrasjon 24000 Reparasjoner og vedlikehold 256000 Andre kostnader 667000 Vedtak: Styret stiller seg bak budsjettet og vil presentere budsjettet for generalforsamlingen. Sak 89. Saker til generalforsamlingen 2012 Styret har utarbeidet flere saker som skal legges frem på generalforsamlingen. Styret har også mottatt 3 saker fra andelseierne. Et par av sakene til styret ble først etter møtet sent ut på epost til alle i styret av styreleder. Dette skyldes innspill på økonomisaker fra USBL. Ingen av styrets medlemmer har uttrykt skepsis eller kommentarer/merknader til disse sakene. Samtlige saker er listet nedenfor: Private dørmatter i ganger og korridorer Vaskefirmaet påpeker at private matter i ganger og korridorer medfører at vaskefirmaet ikke får vasket hele sitt ansvarsområde. Mattene inneholder også mye støv og skitt som etter vasken spres ut igjen i nærområdet til matten. Styret påpeker at også alt annet som ligger utenfor den enkelte andelseiers leilighet skaper tilsvarende problemer (barnevogner, sykler, aviser, sko, søppelposer osv) Utdrag fra husordensreglene 3.1 Trappeoppganger og korridorer Sykkel og barnevogn skal ikke settes på uvedkommende steder, som for eksempel i trappeoppgangene eller i korridorene. Det ikke er tillatt å oppbevare dørmatter, sko, barnevogner, sykler, blomster osv utenfor egen leilighet. Dette er til hinder for andre beboere og medfører dårligere vask av området. I tillegg kan det også være til hinder i forbindelse med en eventuell brannevakuering.
Slikt utstyr vil bli fjernet på andelseierens eget ansvar og risiko. Borettslaget henstiller våre andelseiere til å ta inn aviser hver dag. Videre henstilles det til å oppbevare eget utstyr inne i egen leilighet eller i kjellerbodene. Husordensreglene oppdateres med: 3.1 Trappeoppgang og korridorer Sykkel og barnevogn skal ikke settes på uvedkommende steder, som for eksempel i trappeoppgangene eller i korridorene. Dette gjelder også private dørmatter, sko, bager, møbler osv. Andelseiere som har abonnement på aviser levert på døren, oppfordres til å kontakte styret for veiledning i montering av avisholder. Enhetlig merking av postkassene Det er stor utskiftning av beboere i borettslaget, og posten har flere ganger påpekt at merkingen av postkasser er meget mangelfull og uoversiktlig i vårt borettslag. Postkassene er noe av det første andelseiere og gjester ser når de kommer innenfor ytterdøren. Dagens rot, klisterlapper osv sender et tydelig signal på at her er det ingen som bryr seg Styret har innhentet tilbud fra leverandør som leverer postkassemerking på dagen. Pris pr skilt inkl porto og mva: kr 100,- Borettslaget har enhetlig merking av postkassene i inngangspartiet. Styret pålegges å utarbeide enkle rutiner og oppdatere husordensreglene. Utgiftene til skilt belastes andelseier. Forbud mot reklameutlevering foran leilighetene i Borettslaget Trondheimsveien5. Med jevne mellomrom legges det reklame foran dørene inn til andelseiernes leiligheter. Dette skaper mye irritasjon og ekstra arbeid både for andelseier og vaktmester. Veldig mange andelseiere har også informert Posten om at de IKKE ønsker reklame (slik merking er montert på postkassene) Det er ikke tillatt med reklameutlevering eller gratis aviser foran leilighetene i Borettslaget Trondheimsveien5. All reklame/gratis aviser skal KUN leveres via postkassene i inngangspartiene. Styret pålegges å informere de store reklamedistributørene i Oslo (Posten, Aftenposten osv). Tilbakebetaling andelseiere, for mye innbetalt kapitalkostnader Regnskapet for 2011 gav et overskudd på kr 740 065,- mens 2010 gav et underskudd på kr 95 678,-. Styret er overrasket over de store forskjellene fra år til år, og har derfor gjennomgått regnskapene for 2010 og 2011 for å se nærmere på hva som skaper overskudd/underskudd. Regnskapet skiller ikke mellom driftskostnader og kapitalkostnader. Med kapitalkostnader menes her renter på felleslån. Ved å skille ut overnevnte viser de siste 2 regnskapene finner styret følgende tall: 2011 2010 Total overskudd 740 065-95 678 Driftskostnader 169 319 111 320 Kapitalkostnader 570 746-206 998 Sagt med andre ord: Andelseierne innbetalte totalt sett kr 206 998,- for lite i 2010 til dekning av løpende renter, mens de året etterpå innbetalte kr 570 746,- for mye. Begge årene sett under ett: Andelseierne har innbetalt kr 363 748,- for mye til dekning av løpende renter på felleslånet. Styret synes det er feil at denne typen innbetalinger, skal gå inn i driften av borettslaget og ønsker derfor å tilbakeføre andelseierne disse innbetalingene i sin helhet. Fordeling av for mye innbetalt kan gjøres på følgende måte. 1) Regne ut forholdet mellom den enkelte andelseiers del av felleslånet (teller) og det totale lånet (nevner) 2) Multiplisere dette forholdet med det for mye innbetalte beløp (kr 363 748,-)
3) Ta hensyn til at de som har kjøpt i 2011, kun får refundert for de måneder de har betalt felleskostnader. Eksempel Det totale lånet er på kr 118 048 926,- En andelseier har kr 1 372 950,- av dette lånet Forholdet blir dermed 0,011630, som multipliseres med kr 363 748,- = kr 4 230,- Denne andelseieren kjøpte andelen 1 aug 2011: dvs har betalt 6 av 12 måneder Totalt tilbakebetaling blir dermed 4230/12*6 =kr 2 115,- (styret vil under generalforsamlingen gi ytterligere forklaringer). Styret gis fullmakt til å tilbakeføre til andelseierne inntil kr 363 748,-. Som utregningsmetode nyttes forholdet mellom det totale felles lånet og den enkeltes andelseiers del av lånet, multiplisert med det totale tilbakebetalingsbeløpet. Styret skal ta hensyn til antall måneder i 2011 den enkelte andelseier har betalt felleskostnader. Tapsføring av manglende innbetaling av kundefordringer I Borettslagets regnskapsfører ved USBL har informert styret at regnskapet inneholder i dag en regnskapskonto 1500 med navn kundefordringer tidligere forretningsfører (OBF). Det totale beløpet er kr 41 087,50. På grunn av mangelfull informasjon har det ikke vært mulig å oppspore hvem denne restansen tilhører. Regnskapsfører anser det derfor som korrekt å tapsføre dette beløpet i 2012. Styret støtter regnskapsfører USBL. Utestående kundefordringer fra tidligere forretningsfører på kr 41 087,50 tapsførers i 2011. Tapsføring av manglende innbetaling av kundefordringer II Borettslagets regnskap har i dag en utestående kundefordring på Vaktmester Andersen AS tilbake til 2006. Fordringen er på kr 65 625,-. Tidligere styret og tidligere styreleder har prøvd flere ganger å innkreve pengene. Det er også benyttet advokat, uten hell. Utestående kundefordringer til Vaktmester Andersen AS på kr 65 625,- tapsførers i 2011. Tapsføring av manglende innbetaling av kapital- og felleskostnader I 2009 ble andel 99 tvangssolgt, grunnet andelseierens manglende mulighet til å betjene løpende månedlige kostnader. Borettslaget overtok leiligheten, og gjennomførte utleie i ca 2 år før andelen ble solgt høsten 2011. Da borettslaget overtok andelen var utestående fordringer på tidligere andelseier på kr 290 863,93. Styret har undersøkt muligheten å få disse pengene fra tidligere andelseier, men er anbefalt å tapsføre kravet. En mulighet kan være inkasso, men dersom tidligere eier ikke har likviditet, vil borettslaget måtte dekke alle utgiftene til inkassoselskapet. Utestående kapital- og felleskostnader fra tidligere eier andel 99, på kr 290 863,93 tapsføres i 2011. Borettslagets reaksjoner mot andelseiere som gjennomfører bruksoverlating uten innhentet godkjennelse jamf borettslagsloven, borettslagets vedtekter og husordensregler. Generalforsamlingen 2011 påla styret å rydde opp i uhjemlet bruksoverlating. Styret har jobbet mye med disse problemstillingene og har sammen med de enkelte andelseiere ryddet opp og fått registrert bruksoverlatingen ihht bestemmelsene. Dessverre gjenstår det enda noen andelseiere (37, 47, 52, 92 og 100), som enten ikke svarer på henvendelser, eller som nekter på å lever søknad om bruksoverlating. Styret har ingen mulighet til å gjøre annet enn å henvende oss til de aktuelle andelseierne. Generalforsamlingens kan pålegge styret å følge opp at USBL starter prosessen med tvangssalg av nevnte andeler, dersom de fremdeles ikke vil søke om bruksoverlating. Styret pålegges å følge opp at USBL gjør et siste forsøk overfor de andelseiere som enda ikke har offisielt registrert sin bruksoverlating av egen andel. Styret pålegges, om nødvendig, å starte prosessen for tvangssalg av nevnte andeler.
Grillterrassen Forslag fra andel 89: Pga økende bruk og bråk på nattestid på "grillterrassen" foreslås følgende: a) Grill terrassen stenges, og kan kun brukes ved utlevert nøkkel av styret. b) Ingen bruk av grillterrassen etter kl. 2100 på Mandag-Torsdag. Ingen bruk av grillterrassen etter kl. 2200 på Fredag og Lørdag Ingen bruk av grillterrassen på helligdager/søndager c) Depositum økes til 2000 kroner som mistes ved klage på bråk eller dårlig renhold d) Styret må også utrede hva slags isolering det er til naboene under "grillterrassen", samt se på brannteknisk sikkerhet ved å ha en grill montert på tregulv/tjærepapp. Styrets kommentarer: Styret har stengt grillterrassen for all bruk frem til generalforsamlingen. Styret anbefaler at generalforsamlingen tar problemstillingene rundt grillterrassen alvorlig. Grillterrassen fremheves i alle salgsprospektene, og av alle meglere. Borettslaget må sammen finne gode løsninger som gir muligheter for alle, både brukere av grillterrassen, og beboerne i etasjen under. Styret vil på generalforsamlingen legge frem forslag til løsning, inkludert fremdriftsplan og stipulerte utgifter. Borettslaget må påregne relativt store utgifter ifm en fullverdig oppgradering. Styrets forslag til vedtak: Grillterrassen holdes stengt inntil nødvendige oppgraderinger er gjennomført. Etter oppgradering gjenåpnes terrassen for bruk iht husordensreglene. Depositum opprettholdes på 1000kr. Postkassene Forslag fra andel 89: Det har vært gjentatte tilfeller av at uvedkommende har vært i postkassen i løpet av den siste tiden. Styret sikret postkassene for en tid tilbake, men uvedkommende har fått tilgang til postkassene og tatt post etter dette. Slik det er nå, så er det veldig mye slark i lås/beslag som sikrer postkassene og veldig lett å få tilgang til postkassene. Mitt forslag er: Sikre postkassene bedre mot uvedkommende. Bytte ut postkassene, eller se på annen låseanordning. Styrets kommentarer: Styret er bekymret for all hærverk og postkasseinnbrudd i vårt borettslag. Etter oppgraderingene av postkassene våren 2011 har vi ikke hatt problemer før nå i 2012. Styret er kjent med minst 2 innbrudd, ett i februar og ett 12mars kl 0528. Siste gang er også registrert på overvåkningskameraene. Låsen på ytterdøren ble samtidig ødelagt. Styret oppfordrer alle til å tømme postkassen hver dag. Styret er kjent med at bytte av postkassene vil påføre borettslaget store utgifter. Styret er av den oppfatning at det ikke er mulig å sikre postkassene 100%. Styret anbefaler at det utredes muligheter for en ekstra låseanordning som monteres oppå postkassene og som har en metallarm som legges på utsiden av fjorårets forsterkning. Denne armen skal hindre muligheten for å bryte opp postkassene, uten å gjøre større ødeleggelser Styrets forslag til vedtak: Styret pålegges å utrede og om økonomisk forsvarlig montere ytterlige forsterkninger på postkassene i 5D. Retningslinjer for klagebehandling Forslag fra andel 89: Styret må lage retningslinjer på behandling av klager (Hvor lang tid det styret skal bruke på å behandle klager) og tilbakemeldinger til klager, samt med referat fra styremøtet slik at klager vet at klage er protokollført. Styrets kommentarer: Styret er klar over at dagens behandling at klager ikke er tilfredsstillende. Styret har heller ikke skriftlige retningslinjer for klagebehandling.
Styret vil under generalforsamlingen legge frem nye rutiner for klagebehandling. Styrets forslag til vedtak: Generalforsamlingen godkjenner styrets nye retningslinjer for klagebehandling. Vedtak: Styret stiller seg bak egne forslag og egen kommentarer på forslagene til andelseier og vil legge sakene frem for godkjennelse på generalforsamlingen. Sak 90. Valg 2012 På generalforsamlingen 2011 ble følgende valg gjort: Leder: Kjetil Andreas Andersen er valgt for 2 år, frem til 2013 Medlemmer til styret: Anne Cathrine Christophersen er valgt for 2 år, frem til 2013 Hans Brenna er valgt for 2 år, frem til 2013 Varamedlemmer: Dagfinn Lie og Ingrid Håland (begge valgt for 1 år) Anna Maria Dornell Sørum ble også valgt for 2 år, men har ønsket å tre ut av styret. Monika Radovanovic går ut av styret, etter fullført 2 år. Lars Gjemble og Kari-Anne Eriksen ble valgt inn i valgkomiteen for 1 år. Stillinger på valg i 2012: Valg av 2 medlemmer til styret (2år) Valg av 2 varamedlemmer til styret (1år) Valg av Valgkomite (1år) Vedtak: Styret informerer valgkomiteen og henstiller denne til å fremlegge sin innstilling på generalforsamlingen. Sak 91. Klage fra andel 89 - Grillterrassen Styret har mottatt flere klager fra andel 89 siste 6 måneder, alle vedr bråk på grillterrassen. Styret har brukt mye tid på å motivere brukerne av terrassen til å vise hensyn, men dette synes ikke å ha vært nok. Styreleder har vært på befaring i andelseierens leilighet og selv følt på kroppen, hans problemstilling. Styret tar hans klager meget alvorlig og har startet arbeidet med å utrede mulige løsninger. Vedtak: Styret vil legge frem mulige løsninger for behandling og vedtak på generalforsamlingen.