Arbeidet med sammenslåing av Helse Sunnmøre HF og Helse Nordmøre og Romsdal HF til Helse Møre og Romsdal HF Styremøte 24 Mai 2011
Status formelle prosesser Stiftelse av selskapet Prosess med ansettelse av Administrerende direktør Bruk av rekrutteringsbyrå, Ansettelsesutvalg Fullmaktsstrukturer på plass (etter dagens styremøte) Viktigste oppgave for driftsorganisasjonene: fokus drift Oppdragsdokument fastholdes, ikke nye krav i 2011 Beslutninger som legger vesentlige føringer på det nye foretaket Formål, forventninger Ikke klart definert fra HOD, HMN Foretaksmøte Juni Egen prosess eller fast AD?
Organisering av arbeidet Styret HMR (+ RHF) Styringsgruppe RHF, HSM, HNR, TV, brukere, HSØ Linjeledelse HSM+HNR Prosjektleder Lars Magnussen Ny nettløsning HR Økonomi Fag Admin. støtte IKT Roland Mauseth Trude F Giskaas Randi Myhre Jan Einar Klungreseth Signe Karlsen HEMIT RH Andersen Mandat til prosjektledere Arbeidsgrupper, representasjon? Må gjennomføres bør startes bør gjenstå
Delprosjekt ny nettløsning for HMR Delprosjektet skal innen 1. juli etablere: Nye internettsider Ny virksomhetsportal (intranett) Nytt ekstranett (styreadministrasjon + sider for brukerutv.) Arbeidet med struktur for internettsidene i tråd med nasjonalt rammeverk for helseforetakenes nettsider (felles struktur) Arbeidet på plan Intranettforside og annet innhold på virksomhetsportal Arbeidet på plan Mye innhold arves fra eksisterende foretak Avhengighet mellom organisasjonsstruktur intranettstruktur gjør at en del endringer først gjennomføres når ny struktur er på plass
HR- prosesser Virksomhetsoverdragelse Hva betyr det for ansatte i praksis? Brev sendes til alle ansatte om overføring av arbeidsforhold og reservasjonsrett 1. Brevutkast klart 2. Innhold i brev drøftes med tillitsvalgte i Helse Sunnmøre og Helse Nordmøre og Romsdal den 19. og 20 Mai 3. Fysisk utsendelse avklart, Bring ca 6000 brev Lønnsoppgjør 2011, forberedelser til hovedoppgjør 2012 Dialog etablert om forberedelser til oppgjøret Felles tekster, annonser, ansettelsesbrev, ansettelser i mellomperioden Felles ingress avklart med HR-direktører Ingen endringer for ansettelser i avdelingene som følge av sammenslåingen Hold på ansettelser i klinikkledelse og sentrale stabsfunksjoner inntil ny felles ledelse er på plass konstituering kan gjennomføres
HR- prosesser (II) Felles arbeidsavtaler med tilhørende dokumenter Arbeidsgruppe med mandat fra HR-direktører. Tillitsvalgte inkluderes i utformingen dokumentene sendt ut til TV for innspill Pensjon og - gruppelivsforsikringer Ingen endringer for ansatte Opprettet dialog med KLP og Willis Ressursstyringssystem Avklares i samarbeid med HEMIT Omstillingskonferanse Planlegging ikke påbegynt - september Fellesmøte for HR-avdelinger Avtalt møte 15.06.2011
Økonomiområdet Lønn Ny arbeidsgiver fra 1. juli 2011, ansatte får to lønns- og trekkoppgaver for 2011. Feriepenger for hele 2011 utbetales fra HMR Alle skal få lønn som vanlig 12. juli 2011, test kjøres 18-19 Juni Møte med leverandører av lønns- og personalsystem (Tieto og Aditro) avholdt med representanter fra personal, lønn- og regnskapsenhetene i begge foretak samt Hemit Budsjett 2012 Nivå det skal budsjetteres på avhenger av ny org.struktur i HMR høsten 2011. Det er løpende kontakt og avklaringer mellom økonomiavdelingene i regi av øk.dir Ny finansieringsmodell (behovsbasert) i HMN fra 2012, HMR får felles ramme Felles system, ulike metodikk i 2011 Innspill til langtidsbudsjett for 2012 2017 håndtert av HNR og HS samt regional prosjektleder
Økonomiområdet (II) Regnskap 2011 2012 Føre regnskap som før i 2011 konsolidere på toppen, avlegge ett felles offisielt regnskap for Helse Møre og Romsdal for 2011 Regnskapsføring i Masterpiece fortsetter, sårbart Tilleggsutfordring - innføring av nytt økonomi- og logistikksystem (SAP) 2. halvår 2012 ressurskrevende å gjøre endringer i gammelt system før implementering av nytt Rapportering 2011 Ikke nytt oppdragsdokument for Helse Møre og Romsdal i 2011, det skal rapporteres på begge oppdragsdokument Rapportering etter 1. juli til lokalt og regionalt styre under avklaring Noen utfordringer knyttet til felles kvalitetsindikatorer ut over økonomi Rapportering 2012 Felles oppdragsdokument og felles rapportering Beslutninger om felles kvalitetsindikatorer etc
Økonomi (III) Informasjon til kontraktsparter/leverandører Helseforetakslovens 50 regulerer det juridiske Informasjon til leverandører, kontraktsparter, leietakere, andre samarbeidsparter om ny postadresse og nye fakturaadresser utfordring at felles adresseregister mangler (reskontrosystem benyttes som hovedløsning) Innkjøpsavtaler i HS og HNR må harmoniseres på sikt få lokale avtaler med noe omfang (vaskeri (begge HF) og renhold (HS) de største) Endringsmeldinger løsøreregister, omregistrering av eiendom Orientering til kommunene om endringen, samt andre offentlige instanser Møte med bankforbindelse 23. mai 2011 Kontakt med revisor, behov for eget møte er ikke avklart Informasjon til Lindorff (purringer), Tollkredit, Toll- og avgiftsdirektoratet, NRK, Posten med flere Avventer utsendelse av alle brev til nytt organisasjonsnummer foreligger ca 1. juni
IKT Et litt annerledes delprosjekt Support for andre grupper/delprosjekter Ny nettløsning, tilgang medisinske IKT-systemer, tilpasninger ephorte, regnskap. Ansvar for delsystemer/leveranser fungerer Ikke avhengighet av foretaksnummer Prosjektleder innleid fra HEMIT Rolle avklart til 0107,må avklares for perioden i etterkant Teknisk konsekvenser Serverkapasitet Linjeforbindelser etc
Fag Ikke mye virksomhetskritisk før 01 juli Mange samordningsoppgaver som krever modning Hva gjør vi med funksjonsfordeling og forholdet til Strategi 2020?? Felles utvalg/systemer Felles beredskapsplaner etableres etter hvert som felles organisasjon kommer på plass, gjennomgang til styret? Andre felles utvalg etableres etterhvert Medisinske ikt-systemer, tilgang og felles rapportering Leseadgang (tildeling av sekundærsykehus) kan organiseres til 0107 Oversikt over hvem som skal gis adgang må etableres Prosedyrer eqs må revideres etter hvert, overordnet må på plass Samarbeid mellom fagavdelingene i HSM og HNR må styrkes, helst før 0107
Administrative støttefunksjoner Bruk av ephorte Forskjeller i bruk (av moduler etc) må avklares arkivloven; arkivering av styresaker, referater m.m., tilsier systemet må operativt ASAP post (postjournal, eget postboksnummer?), system for personalarkiv (arbeidsavtaler) og lignende off.loven; innsyn i enkeltsaker og postjournal Forvaltningslov; innsyn i anskaffelsesprosesser, svarfrister Hvordan håndteres arkiver og journaler fra eksisterende foretak etter at driftsansvaret er overtatt av det nye foretaket Beslutninger bruk av målform, dokumenter, henvendelser etc Telefonløsning Felles nummer krever mulighet for å sette over Leverandørkontakt etablert, tilbud mottatt Linjeleie, kortnummer, felles nummerserie, ny telefonsentral (Kr sund) Tidsplan, risiko