ARBEIDSMILJØUTVALET MØTEBOK Møtedato: 02.06.2016 Møtetid: Kl. 12:00 12:55 Møtestad: Heradshuset Saksnr.: 008/16-013/16 Desse medlemmene møtte: Jan Kåre Fure Bjarte Gangeskar Anita Lothe Kristin Sælen Tone Morken Kåre Risholm Frå Arbeidsgjevar Arbeidsgjevar Arbeidsgjevar Arbeidstakarane Arbeidstakarane Arbeidstakarane Forfall/møtte ikkje Parti Følgjande varamedl. møtte Parti Ugilde Sak i forv.lova Følgjande varamedl. møtte Møteleiar: Jan Kåre Fure Frå adm. møtte: Personalsjef Rita Lilletvedt Andre: Siv Nord frå bedriftshelsetenesta på slutten av møtet Utlevert i møtet: Orientering: Sjå sak 9/16 Sp.mål/interpell.: Synfaring: Diverse: Underskrifter: Jan Kåre Fure Side 1
SAKLISTE Sak nr. Sakstittel 008/16 Godkjenning av møtebok, innkalling og sakliste 009/16 Referat og orienteringssaker 010/16 Orientering om sjukefråværet pr. 1. kvartal 2016 011/16 Fysiske arbeidsforhold ved Gotatunet 012/16 Status medarbeiderundersøking/arbeidsmiljøkartlegging 013/16 Framlegg til nye kriterie for arbeidsmiljøpris Side 2
SAKSPAPIR SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr. Arbeidsmiljøutvalet 02.06.2016 008/16 Avgjerd av: Arbeidsmiljøutvalet Saksbehandlar: Jan Kåre Fure Arkiv: 033 Objekt: Arkivsaknr.: 16/751-1 Godkjenning av møtebok, innkalling og sakliste Møteboka frå arbeidsmiljøutvalet sitt møte den 4. februar i år blir lagt fram til godkjenning. Samstundes ber leiaren i utvalet om godkjenning av innkallinga og saklista til dette møtet. UTVALSLEIAREN SI TILRÅDING: 1. Arbeidsmiljøutvalet godkjenner møteboka frå sitt møte den 4. februar 2016 2. Arbeidsmiljøutvalet godkjenner innkallinga og saklista til møtet den 2. juni 2016. 02.06.2016 ARBEIDSMILJØUTVALET 008/16 VEDTAK: 1. Arbeidsmiljøutvalet godkjenner møteboka frå sitt møte den 4. februar 2016 2. Arbeidsmiljøutvalet godkjenner innkallinga og saklista til møtet den 2. juni 2016. Vedtaket var samrøystes. Side 3
SAKSPAPIR SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr. Arbeidsmiljøutvalet 02.06.2016 009/16 Avgjerd av: Arbeidsmiljøutvalet Saksbehandlar: Rita Arlen Lilletvedt Referat og orienteringssaker Arkiv: 033 Objekt: Arkivsaknr.: 16/750 Refererte skriv og meldingar: Det er så langt ingen referat eller orienteringssaker. Ordet fritt PERSONALSJEFEN SI TILRÅDING: Personalsjefen legg ikkje fram tilråding i saka. 02.06.2016 ARBEIDSMILJØUTVALET Under ordet fritt Kristin Sælen bad tok opp spørsmålet om mentorordning i skular og barehagar som må kome på plass. 009/16 VEDTAK: Det vart ikkje gjort vedtak i saka. Side 4
SAKSPAPIR SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Arbeidsmiljøutvalet 02.06.2016 010/16 Avgjerd av: Arbeidsmiljøutvalet Saksbehandlar: Rita Arlen Lilletvedt Objekt: Arkiv: 033 Arkivsaknr.: 15/100-14 Orientering om sjukefråværet pr. 1. kvartal 2016 Vedlegg: Dok.nr Tittel på vedlegg 274918 Sjukefråvær 1.kvartal 2016 Bakgrunn for saka: Sjå på utviklinga i sjukefråværet i kommunen, og vurdere evt behov for tiltak. Totalt sjukefråvær: Totalt sjukefråvær pr. 1. kvartal ligg på 5,5%, ein nedgang frå 6,8% for same tidspunkt i 2015. Det er ein auke frå 4. kvartal 2015, men 1. kvartal er normalt høgare sjukefråvær enn elles i året. Legemeldt sjukefråvær: Legemeldt sjukefråvær pr. 1. kvartal ligg på 4,6% ein nedgang frå 5,6% for same tidspunkt i 2015. Personalsjefen si vurdering: Den positive utviklinga i sjukefråværet i 2015 fortset også i 2016. Det er veldig bra. Men sjølv om totalresultatet er bra så er det utfordringar med høgt sjukefråvær i enkelte einingar. HMS-gruppa har sjukefråvær som fast sak i sine møter, og har med bakgrunn i dette blitt enige om at bedriftshelsetenesta skal gå nøyare gjennom resultatet for 3 einingar som har hatt høgt sjukefråvær over tid. Bedriftshelsetenesta vil kontakte alle sjukmeldte på desse einingane for å avklare bakgrunn for det enkelte sjukefråvær, slik at HMS-gruppa har grunnlag for å vurdere om det er behov for å gjere tiltak. PERSONALSJEFEN SI TILRÅDING: Arbeidsmiljøutvalet tar saka til orientering. 02.06.2016 ARBEIDSMILJØUTVALET 010/16 VEDTAK: Arbeidsmiljøutvalet tar saka til orientering. Side 5
Vedtaket var samrøystes. Side 6
SAKSPAPIR SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Arbeidsmiljøutvalet 02.06.2016 011/16 Avgjerd av: Arbeidsmiljøutvalet Saksbehandlar: Rita Arlen Lilletvedt Fysiske arbeidsforhold ved Gotatunet Ingen vedlegg. Objekt: Arkiv: 033 Arkivsaknr.: 15/100-15 Bakgrunn for saka: LAG et ved Gotatunet har meldt inn ei sak til til AMU vedr to forhold. Det eine forholdet gjeld område med glasoverbygg ved Gotatunet som er som eit drivhus om sommaren og som eit uteområde om vinteren. Det andre forholdet gjeld garderobeløysing for personalet på Gotatunet som LAG et meiner er utilfredsstillande. Personalsjefen si vurdering: Arbeidsmiljøutvalet sitt arbeidsområde og arbeidsoppgåver framgår av arbeidsmiljølova 7-2 og kommunen sitt reglement for arbeidsmiljøutvalet. Arbeidsmiljøutvalet har ikkje myndighet til å vedta pålegg om investeringstiltak med unntak for når det er nødvendig for å verne dei tilsette sine liv og helse. Ingen av forholda nevnt over kjem inn under dette. Utbetring av område med glasoverbygg er meir eit trivselstiltak enn eit fysisk arbeidsmiljøtiltak. Området er eit uteområde, ikkje arbeidsplass for dei tilsette. Dagens garderobeløysing er kanskje ikkje tilfredsstillande ift krav til det fysiske arbeidsmiljøet jfr Arbeidsplassforskrifta. Her må sektorleiar i samarbeid med eigedomsavdelinga sjå kva som kan gjerast for å få til ei tilfredsstillande løysing. Med bakgrunn i dette blir saka sendt over til sektorleiar for behandling. Iflg HMS-plan på einingsnivå skal forhold som er definert som avvik og som ikkje er lukka rapporterast til AMU årleg innan 15.november. Desse rapportane vil bli gjennomgått og behandla i AMU. PERSONALSJEFEN SI TILRÅDING: Arbeidsmiljøutvalet tar saka til orientering. 02.06.2016 ARBEIDSMILJØUTVALET 011/16 VEDTAK: Arbeidsmiljøutvalet viser til personalsjefen si vurdering og tar saka til orientering. Side 7
Vedtaket var samrøystes. Side 8
SAKSPAPIR SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Arbeidsmiljøutvalet 02.06.2016 012/16 Avgjerd av: Arbeidsmiljøutvalet Saksbehandlar: Rita Arlen Lilletvedt Objekt: Arkiv: 440 Arkivsaknr.: 16/173-2 Status medarbeiderundersøking/arbeidsmiljøkartlegging Ingen vedlegg. Bakgrunn for saka: Arbeidsmiljøutvalet vedtok i sak 007/16 å gjennomføre medarbeiderundersøking/ arbeidsmiljøkartlegging i løpet av 1.halvår 2016. HMS-gruppa fekk ansvaret for gjennomføringa og oppfølginga av undersøkinga/kartlegginga. Med bakgrunn i bl.anna tekniske utfordringar i verktøyet som skal nyttast er arbeidet med undersøkinga/kartlegginga blitt noko forsinka. For å sikre god kontinuitet i sjølve gjennomføringa og oppfølginga i etterkant har HMS-gruppa funne det riktig å utsette undersøkinga/kartlegginga til like etter sommarferien. Førebuingsarbeidet vil bli gjort ferdig før ferien. Det er utarbeidd ein tidsplan for gjennomføring og oppfølging som ser slik ut: Informasjon: Veke 35/36 Gjennomføring: Veke 37/38 Oppfølging: Veke 39-43 AMU: Desember-møte PERSONALSJEFEN SI TILRÅDING: Arbeidsmiljøutvalet tar saka til orientering. 02.06.2016 ARBEIDSMILJØUTVALET 012/16 VEDTAK: Arbeidsmiljøutvalet tar saka til orientering. Vedtaket var samrøystes. Side 9
SAKSPAPIR SAKSGANG Styre, utval, komite m.m. Møtedato Saksnr Arbeidsmiljøutvalet 02.06.2016 013/16 Avgjerd av: Arbeidsmiljøutvalet Saksbehandlar: Rita Lilletvedt Objekt: Arkiv: X55 Arkivsaknr.: 11/235-37 Framlegg til nye kriterie for arbeidsmiljøpris Vedlegg: Dok.nr Tittel på vedlegg 274965 Kriterier for arbeidsmiljøpris 2016 Bakgrunn for saka: Arbeidsmiljøprisen vart innført i 2011, med mål om å fremje positive tiltak og prosessar på veg mot eit best mogeleg arbeidsmiljø. Dei første åra var det god oppslutning om arbeidsmiljøprisen med mange nominerte kandidatar, medan det dei siste åra har vore relativt lav oppslutning. Med bakgrunn i den lave oppslutninga dei siste åra har HMS-gruppa fått i oppdrag av AMU å sjå på kriteriene som ligg til grunn for arbeidsmiljøprisen, og komme med forslag til evt endringar som kan bidra til betre oppslutning. Saksutgreiing: Dagens kriteriar for arbeidsmiljøpris: Kriterier for arbeidsmiljøpris, justert i Amu 16.januar 2013 Formål: Gloppen kommune ønskjer å fremje positive tiltak og prosessar på veg mot eit best mogleg arbeidsmiljø. Arbeidsmiljøprisen er meint å gje inspirasjon til dette arbeidet. Tildeling: Arbeidsmiljøprisen kan tildelast ei avdeling/eining i kommunen eller ein enkeltperson blant kommunen sine tilsette. Omfang/storleik på prisen blir fastsett av arbeidsmiljøutvalet. Kriterier: Kriterier for tildeling skal vere at minst tre av følgjande faktorar er oppfylte: 1. Tiltak som er med på å skape eit godt og trygt arbeidsmiljø og som kan medverke til å løfte Gloppen kommune som organisasjon. 2. Tiltak som kan medverke til auka motivasjon, entusiasme og godt humør. 3. Tiltak som kan medverke til å eliminere belastningslidingar som igjen fører til ei positiv fråværsutvikling. Side 10
4. Medverknad i gjennomføring av internt endrings- og omstillingsarbeid innanfor eige fagområde og på tvers av kompetanse- og fagfelt. 5. Ein medarbeidar eller ein arbeidsplass som medverkar særskilt til å skape og utvikle eit godt arbeidsmiljø. 6. Systematikk i utvikling av HMS arbeid. Forslag: Alle tilsette i Gloppen kommune kan kome med forslag. Medlemmer av AMU, både frå arbeidstakar- og arbeidsgjevarsida, har ikkje forslagsrett så lenge dei sit i utvalet. Saksgang: Arbeidsmiljøutvalet sender ut nødvendig informasjon til alle tilsette for å få forslag til årets arbeidsmiljøpris. Arbeidsmiljøutvalet står for valet av årets prisvinnar. Kommunestyret gjennomfører utdeling av arbeidsmiljøprisen. Prisen er på kr 5.000,- pluss ein diplom. HMS-gruppa har fylgjande forslag til endringar: Kriterie: I januar 2013 vart kriteria endra slik at ein måtte oppfylle minst tre av seks faktorar for å kunne bli tildelt prisen. Tidlegare var det nok å oppfylle ein av faktorane. HMS-gruppa meiner pkt 1 i dagens faktorar bør vere hovedkriteriet for tildeling, dvs «Tiltak som er med på å skape eit godt og trygt arbeidsmiljø og som kan medverke til å løfte Gloppen kommune som organisasjon». Dei andre faktorane bør vere eksempel på tiltak som kan bidra til å oppnå hovedkriteriet. Nominering: HMS-gruppa meiner at nokon må ha eit ansvar for nomineringa av kandidatar, og vil difor foreslå at LAG a i kommunen får ansvar for å drøfte og komme med forslag til kandidatar. Alle tilsette kan komme med forslag til sitt LAG, som vil ta det med i sine vurderingar før dei sender sitt forslag til AMU. Økonomiske konsekvensar for kommunen: Ingen. Personalsjefen si vurdering: Personalsjefen meiner det er ei god løysing at LAG a får ansvar for nominering av kandidatar. Dette er ei oppgåve som naturleg høyrer inn under LAG a sitt ansvarsområde, og som truleg vil bidra til auka fokus på eit godt arbeidsmiljø ute i einingane. Ein sikrar at arbeidsmiljøprisen blir sett på dagsorden slik at gode arbeidsmiljøtiltak blir fanga opp og får den merksemda dei fortener. Endringane som er foreslått ift kriteria vil truleg senke terskelen for å nominere kandidatar. Personalsjefen ser ikkje noko fare i det, då det vil bli opp til AMU å vurdere forslaga som kjem inn, og evt forkaste forslag som dei meiner ikkje i tilstrekkeleg grad gjev grunnlag for å bli tildelt prisen. PERSONALSJEFEN SI TILRÅDING: Arbeidsmiljøutvalet godkjenner kriteria for arbeidsmiljøprisen i samsvar med vedlegget i saka. Side 11
02.06.2016 ARBEIDSMILJØUTVALET 013/16 VEDTAK: Arbeidsmiljøutvalet godkjenner kriteria for arbeidsmiljøprisen i samsvar med vedlegget i saka. Vedtaket var samrøystes. Side 12