Byrådssak 1023 /15 Bankavtale for Bergen kommune fra 1.2.15 til 31.12.17 med opsjon til forlengelse til 31.12.18 GOMI ESARK-1706-201426660-5 Hva saken gjelder: Det er innhentet tilbud for levering av banktjenester (priser på betalingsformidling mv., innskudds- og lånerenter). Etter først å ha hatt tilbudskonkurranse om konsulenttjenester, benyttet kommunen råd fra FINANSInnkjøp AS i innkjøpsprosessen. Bergen kommunes nåværende bankavtale utløper 31.1.2015. Avtaleperioden er 1.2.15-31.12.17 med opsjon for kommunen til å forlenge avtalen også for år 2018. Anskaffelsen gjøres som åpen anbudskonkurranse, og tilbudskonkurransen er kunngjort i samsvar med regelverket. Ved utløpet av fristen den 30.12.14 var tre tilbud mottatt: Fra Danske Bank AS, fra DNB Bank ASA, og fra SR Bank. Tilbudene er evaluert i henhold til forhåndsdefinerte vurderingskriterier. Konsulentens sluttrapport er vedlagt (unntatt off.). Tilbudet fra DNB Bank ASA er det som fremstår som det økonomisk mest fordelaktige for kommunen. Det er liten prisforskjell mellom DNB og SR Bank sine tilbud, men SR Bank har tatt forbehold i forhold til konkurransegrunnlaget for pris- og rentemarginendringer i avtaleperioden. Konsulenten mener at forbeholdet er vesentlig og bør tas hensyn til i prisvurderingen. Pris utgjør 50 % av tildelingskriteriene. Service, teknisk bistand og rådgivning utgjør de resterende 50 %. Tilbudet fra DNB er vurdert til å være det mest fordelaktige for kommunen ut fra de samlede kriteriene. Bergen kommune kunngjorde konkurransen den 12.11.2014. Anslått verdi av anskaffelsen inkludert eventuelle opsjoner estimeres til NOK 85,9 mill. Tilbudene i konkurransen er mottatt og evaluert. Vedtaket i byrådet forutsetter at det ikke gjøres vesentlige innsigelser fra tilbyderne i karenstiden. Vedtakskompetanse: I henhold til fullmaktsreglementets 17, Driftsfullmakter, utøver byrådet myndighet regulert i LOV 1999-07-16 nr. 69: Lov om offentlige anskaffelser med forskrifter: 17 Driftsfullmakter Byrådet er delegert en generell fullmakt til å forestå den løpende drift av Bergen kommunens virksomhet. I 17.2. er det presisert at fullmakten også gir myndighet til å foreta anskaffelser m.m. Byrådets fullmakter ble vedtatt av bystyret i møte 18.12.13 i sak 294-13 og endret i møte 23.4.14 i sak 84-14. Byråden for finans, eiendom og eierskap innstiller til byrådet å fatte følgende vedtak: Bergen kommune inngår kontrakt om kjøp av banktjenester med DNB Bank ASA for perioden 1.2.2015-31.12.2017 i samsvar med det foreliggende utkast til kontrakt. Kommunen har ensidig opsjon til å forlenge kontrakten fram til 31.12.2018. 1
Dato: 20. januar 2015 Dette dokumentet er godkjent elektronisk. Liv Røssland byråd for finans, eiendom og eierskap Vedlegg: 1. Konkurransegrunnlag ny hovedbankavtale, Bergen kommune 2. Utlysningstekst fra Doffin 3. Sluttrapport Bergen kommune (konsulentens vurdering) U. off jf. off. lov 23. Saksutredning: 2
1. Oppdragsgiver for anskaffelsen FINANSinnkjøp AS har på vegne av Bergen kommune gjennomført en tilbudsrunde med henblikk på å inngå rammeavtale på: Banktjenester Hovedbankavtale 1.2.2015 31.12.2017 med ensidig opsjon til forlengelse fra 1.1.2018 31.12.2018. Andre kommunale virksomheter, herunder alle offentligrettslige organer og sammenslutninger dannet av Bergen kommune, eventuelt i samarbeid med en eller flere kommuner, jfr. definisjonen i lov om offentlige anskaffelser 2, har rett, men ikke plikt, til å knytte seg til hovedbankavtalen. Virksomhetenes rett til å inngå avtale til disse vilkårene utløper 1.3.2015. Aksjeselskaper hvor kommunen er største eier, har rett, men ikke plikt, til å inngå avtale på samme vilkår som kommunen, med unntak av kommunens vilkår på kassekreditt. Selskapenes rett til å inngå avtale til disse vilkårene utløper 1.3.2015. Det samme gjelder for Bergen kirkelige fellesråd. 2. Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen er omfattet av lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr.69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 (FOA). Konkurranseform er åpen anbudskonkurranse. i henhold til FOA [5-1/14-1]. For denne anskaffelsen gjelder del I og III. 3. Begrunnelse for valg av leverandør Ingen av tilbudene ble avvist. I konkurransegrunnlaget er tildelingskriteriene vektet slik: Priser på de tjenester som tilbys (renter, gebyrer, nettbank, bruk av betalingsterminaler, kontantkortløsninger, samt andre tilknyttede tjenester og kostnader samt omstillingskostnader ved skifte av leverandør, (antatt kr. 75.000,-.) 50 % Service, teknisk bistand og rådgivning, jf. konkurransegrunnlaget: 50 % FinansINNKJØP AS har levert sluttrapport og rangert tilbudene. Tilbudet fra DNB Bank ASA kommer best ut pris- og kvalitetsmessig. Banken er langt fremme teknologisk og tilbyr gode produktløsninger. Dette kan gi muligheter til ytterligere besparelser for kommunen gjennom effektivisering. Det er liten prisdifferanse mot tilbudet fra SR Bank, men banken har tatt forbehold om pris- og renteendringer i kontraktsperioden. Forbeholdet anses som vesentlig og er tatt hensyn til ved prisvurderingen. For ytterligere detaljer vises det til konsulentens vurdering i sluttrapporten, jf. vedlegg. Når det gjelder service, teknisk bistand og rådgivning kommer tilbudet fra DNB best ut. For ytterligere detaljer vises det til konsumentens vurdering i sluttrapporten. Prosess og teknologi Innkjøp av banktjenester er både kjøp av teknologitjenester og kostnader knyttet til renter og gebyrer. Kjøpet vedrører alle pengestrømmer i kommunen, mellom kommunen og innbyggerne, ansatte, kunder og leverandører. Eventuelle mangler f. eks ved betalingsformidling, rammer kommunens drift umiddelbart. Endring i priser og teknologi får også konsekvenser for interne arbeidsprosesser og organisasjon. Bedre teknologi og funksjonalitet endrer og forenkler arbeidsprosesser gradvis. Dette kommer både kommunen 3
og borgerne til gode. Både interne og eksterne kostnader ved manuelle prosesser øker, mens automatiserte prosesser blir billigere. Enheter i kommunen som ikke tilpasser seg til endringer, rammes økonomisk, mens tilpasningsdyktige enheter får gevinst. Regelverket om offentlige anskaffelser krever forutberegnelighet når det gjelder det volum som skal kjøpes i kontraktsperioden. En del av leveransen er analyse av kommunens styring av kontantstrømmene (Cash management). Målet er økt effektivitet gjennom bedre bruk av banktjenester. Tilbyderne er innforstått med at volumene pr. transaksjonstype vil endre seg. Konsulentene i rådgivingsselskapet FINANSinnkjøp AS har betydelig erfaring som rådgiver i innkjøp av banktjenester. Bergen kommune også har tidligere benyttet de samme konsulentene ved innkjøp av banktjenester. Selskapet har utarbeidet utkast til konkurransegrunnlag. Kvalitetssikring har skjedd gjennom ansatte på byrådsavdeling for finans, eiendom og eierskap med bistand fra øvrige byrådsavdelinger. Rentekonsekvenser av den nye avtalen Bankenes rammevilkår er endret siden den forrige avtalen ble inngått. Bankene betaler mindre for innskudd og skal dessuten ha mer betalt for bruk av kassekreditt. Fra 1.2.2015 går kommunen over til en avtale med dårligere rentevilkår enn før, uavhengig av rentenivå. Dette får konsekvenser for kommunens markedsatferd og bruk av avtalen i årene som kommer. Nye vilkår for innskudd- og kassekredittrenter kan medføre at lån til investeringer tas opp noe senere enn det som har vært praksis de senere år, men dette er også avhengig av rente på alternative plasseringer samt vurdering av kommunens refinansieringsrisiko. Plasseringer i verdipapirer kan igjen bli aktuelt dersom det skjer betydelig økning i rentenivået. Da vil kommunen få behov for å kunne redusere noe av renterisikoen ved fastrentelån gjennom også å ha plasseringer med fast rente. Til nå har kommunen kunnet utnytte gode vilkår på konsernkontorenter og i stor grad sluppet å plassere midler utenfor konsernkontosystemet. Likviditetsbehovet er størst ved låneforfall samt de siste dagene før skatteforfall. Det siste skyldes at lønnsutbetalinger, avsetninger til skattetrekk og arbeidsgiveravgift må betales før de skatteinntektene kommer på konto. Disse innbetalingene overføres til kommunens konto i tidsrommet 16.- 20.dag i annen hver måned fra og med januar. Eventuell omlegging til statlig innfordring av inntekts- og formuesskatt vil innebære at skatteinntekter overføres til kommunens konto på et senere tidspunkt. Selv med dagens lave rentenivå vil dette innebære en betydelig nedgang i renteinntektene. Tilbudet fra DNB Bank ASA gav det beste resultatet for kommunen. 4. Konklusjon Basert på ovenstående evaluering anbefales at det inngås rammeavtale med DNB Ifølge Forskrift om offentlige anskaffelser [13-3/22-3] er det karenstid for inngåelse av kontrakt, som i denne saken er satt til 15 dager. 4
5
6