Endelig versjon 30.10.13 Organisasjons/funksjonsbeskrivelse og bemanningsplan PERSONALSTØTTE 1 1. Organisasjons/funksjonsbeskrivelse 1.1 Vedtatt organisering: Styrevedtak av 17.juni 2013: Personalstøtte skal organiseres på linje med fellestjenesten og fagstøtten, med hovedfokus mot bistand til lokale enheter. Personalstøtte skal ivareta oppgaver som utforming og utvikling av UiOs interne regelverk, avtaler og lignende på personalfeltet, lønns- og personalpolitikk, samarbeid med fagforeningene på UiO-nivå, rådgivning, utredninger, kompetanseutvikling. Universitetsdirektøren og fagforeningene er imidlertid enige om å arbeide for ytterligere styrking av personalfunksjonen ved UiO samlet. Partene er også enige om at prosessen med styrking av personalfunksjonen skal koordineres av enheten for personalstøtte, og bør være sluttført i løpet av en 2 års-periode 1.2 Målsetting med omorganiseringen: UiO sentralt bør ha en faglig kompetent og robust arbeidsgiver- og personalfunksjon samt være en god støtte for ledere, universitetsledelse og HR-faglig personale på området. UiO bør samlet sett styrke seg innenfor områder som rekruttering, oppfølging og utvikling av medarbeidere, ledere og organisasjon.
1.3 Avdelingens oppgave og rolle: Personalstøtte har fått videreført et delt brukerfokus, idet den skal betjene både UiO-ledelsen og lokale enheter. Personalstøtte skal yte støtte til UiOs ledelse i utøvelse av arbeidsgiverfunksjon i saker hvor UiO på institusjonsnivå opptrer som arbeidsgiver og har en strategisk virksomhetsovergripende rolle i forhold til personalfeltet ved UiO. I tillegg skal Personalstøtte bistå lokale enheter med rådgiving i personalrelaterte enkeltsaker. Det er på sikt et ønske at avdelingen skal utvikle seg i retning av å ivareta en ren policy-funksjon innenfor personalfeltet. Ansvar og myndighet for operativ personalforvaltning ble delegert til desentrale nivåer ved UiO for flere år tilbake. Realiteten er likevel at det brukes mye kapasitet på rådgivning fra sentralt nivå i personalrelaterte enkeltsaker på fakultets- og instituttnivå. Målet må være å jobbe i en retning hvor de lokale enheter skal ha økt selvstendighet og opparbeider seg kompetanse og kapasitet til å håndtere operativ personalforvaltning. En videre utvikling av personalfunksjonene ved UiO må tilpasses nærhetsmodellen, med lokal forankring av ansvar, myndighet og kompetanse. Lokale miljøer vil fortsatt ha stort behov for sentral støtte i operativ personalforvaltning, samtidig som et slikt sentralt apparat vil sikre koordinering og enhetlig personalforvaltning. Universitetsdirektøren erkjenner at feltet personalforvaltning ved UiO foreløpig ikke er fullt rustet til å fungere optimalt etter «nærhetsmodellens» premisser, og må utvikles ytterligere. Personalstøtte vil derfor inntil videre ha et delt brukerfokus, idet den betjener både UiO-ledelsen og lokale enheter. Hvilke roller har Personalstøtte: Er premisseier for hele personal (HR) og lønnsområdet Prosesseier og sentral premissgiver for HR-prosessen, dvs. områdene rekruttering, oppfølging og utvikling av medarbeidere, ledere og organisasjon Rådgiver for universitetsledelsen og lokale enheter innenfor personalfeltet. Tjenesteyter, eks. kompetanseutviklings-/ lederutviklingsportefølje og juridiske tjenester 1.4 Utfyllende beskrivelse: Funksjoner/hovedoppgaver Underliggende struktur Kapasitetsbehov 2
Enhet for Personalstøtte Funksjoner/hovedoppgaver Utvikling og forvaltning av: o UiOs personal-, arbeidsgiver- og lønnspolitikk, inkl. likestilling, mangfold og Charter & Code o internt regelverk og lov- og avtaleverk på personalfeltet o forvaltning av UiOs kompetansestrategi og kompetanseutviklings-, inkl. lederutviklingstjenester innenfor personalfeltet o organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø o standardiserte rutiner for personalarbeid ved UiO o rådgivning og utredninger innenfor personalfeltet Ansvar for: o rådgivning og saksbehandling av juridiske saker innen personalområdet o å etablere og forvalte rammeverk for lønnsforhandlinger o omstilling og virksomhetsoverdragelser o bistand til HR-analyse og nøkkeltall o overordnede rammeavtaler innen eget fagområde o ivaretakelse av samspillet med tjenestemannsorganisasjonene på UiO-nivå, herunder sekretariatfunksjon for hovedavtaleverket o administrasjon og koordinering av UiOs valgordninger o operativ forvaltning av HR-systemer (rekrutteringssystem og applikasjon for sidegjøremål) o relevante fagnettverk innenfor personalfeltet o bidragsyter til lederstøtte og UiO-ledelsen i prosesser knyttet til overordnet styring av kjernevirksomheten, deriblant OU o oppfølging av tillitsvalgte og hovedverneombud som går inn under frikjøpsordningen og lønnes av sentrale midler. Sentrale grensesnitt Personalstøtte har et særlig viktig grensesnitt mot organisasjonsutvikling i Lederstøtte. Organisasjonsutviklingsfunksjonen har ansvar for: 3 strategiutvikling, rammeverk og policy knyttet til kompetanse- og organisasjonsutvikling
å sikre integrering av organisasjonsutviklingsperspektiv i strategiske satsninger, handlingsplaner o.l. å initiere og gjennomføre overordnede satsninger innen organisasjonsutvikling besluttet av universitetsledelsen kontinuerlig forbedring av UiOs organisasjonsutviklingsprosesser slik at disse understøtter UiOs og fakultetenes mål og strategier Personalstøtte har et grensesnitt med HMS-stab i forhold til utvikling av styringssystemet innen psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø for å sikre at UiO har et helhetlig HMSstyringssystem. Underliggende struktur Hvilke funksjoner bør styrkes Det vil bli etablert en nestlederfunksjon. På sikt vurderes gruppeinndeling i avdelingen. Dagens avdeling for Personalstøtte er ikke riktig dimensjonert i forhold til enkelte av dagens og de fremtidige oppgavene. Samtidig må personalstøtte forberede seg på at flere av medarbeiderne som jobber med lov-/avtaleverk går av med pensjon 2-3 år frem i tid. Det er ønskelig med utvikling i retning av en solid enhet som leverer policy og policyutvikling innenfor hele HR-prosessen i henhold til UiOs mål. Personalstøtte har en personalsammensetning hvor styrken ligger innenfor forvaltningskompetanse i regelverk. Innenfor enkelte områder har ikke Personalstøtte kompetanse eller trenger mer kapasitet. Strategisk HR og HR-rådgivning: UiO har knyttet seg opp mot en internasjonal standard og er en HR of Exellence-organisasjon uten at dette reflekteres i bemanningen. Spesielt gjelder dette innenfor strategisk HR-rådgivning og HR-støtte til ledelsen ved fakultetene, samt rekrutteringsfeltet. I tillegg er det behov for å bistå UiO ledelsen og enhetsledere i organisasjonsendring og omstillingsprosesser. Vi bør samlet sett styrke oss innenfor områder som rekruttering, oppfølging og utvikling av medarbeidere, ledere og organisasjon. 4
Juridisk kompetanse: De juridiske enkeltsakene øker i kompleksitet og omfang. Det er behov for mer kompetanse i arbeidsrett, noe som etterspørres av fakultetene. Denne type spisskompetanse bør ligge sentralt ved UiO. Det vil vurderes om UiO sentralt kan utvikle synergi mellom juristene i de ulike avdelingene. Rekruttering: UiO har behov for å løfte seg hva gjelder rekrutteringsstrategi, policyutvikling-/forvaltning innenfor området. Det er behov for forbedret kompetanse innenfor og profesjonalisering av hele rekrutteringsprosessen inkl. kriterier for rekruttering av vitenskapelige og tekniskadministrative stillinger og gjennom dette oppfylle de strategiske føringene som er lagt i Strategi 2020. Kompetanseutvikling, inklusive lederutvikling: For å skape en tydelighet innad og mot fakultetene må det enes om en felles kompetansestrategi dvs. en overordnet plan for hvilke kompetanseområder, retninger og tiltak som skal prioriteres, hvilke mål ulike tiltak bør bidra til å oppfylle, samt hvordan tiltakene skal evalueres og følges opp. For å sikre en god kobling mellom strategi og operativ kompetanseutvikling bør kompetanseressursene i størst mulig grad frigis til overordnede prosesser og prosjekter som er strategisk forankret og ha et helhetlig og samlet ansvar for kompetanseutviklings-, inkl. lederutviklingsporteføljen. Psykososialt organisatorisk arbeidsmiljø og arbeidsmiljøutvikling: Per i dag har Personalstøtte en ren policyfunksjon innenfor disse områdene. Det er behov for å styrke policyarbeidet. Personalstøtte har i dag ikke stor nok kapasitet til å gå inn i enkeltsaker. Det er behov for at Personalstøtte kan støtte ledelsen i tyngre saker f.eks. varslingssaker, konflikthåndtering og rådgivning i arbeidsmiljøutvikling, inkl. IA og omstilling. 5
Kapasitetsbehov Dette innebærer 17 årsverk. Innebærer en økning på 5 årsverk. Økningen er basert på en nøktern vurdering av hvilken kapasitet Personalstøtte bør ha. Det skal gjennomføres en prosess med fakultetene omkring utvikling av personalfunksjonene ved UiO totalt sett. Det er et siktemål at kompetansen innenfor personalfeltet styrkes ved fakultetene. Denne prosessen vil måtte medføre en ny vurdering av dimensjonering og dermed også påvirke sentralt bemanningsbehov. 6
2. Bemanningsplan Merknad til kolonne «kvalifikasjonskrav»: Realkompetanse med relevans for de aktuelle oppgavene kan kompensere utdanningskrav angitt under de ulike stillingene. Arbeids- område Nr. Stillingstittel SKO % Arbeidsoppgaver Kvalifikasjonskrav Ledelse Stillingen er drøftet 28.juni 7 1 Avdelingsdirektør Funksjon: Personaldirektør 1060 100 Overordnet ansvar for utvikling og forvaltning av UiOs personal-, arbeidsgiver- og lønnspolitikk Ansvar for utvikling og forvaltning av internt regelverk og lov- og avtaleverk på personalfeltet Ansvar for forvaltning av UiOs kompetansestrategi og kompetanseutviklingstjenester innenfor personalfeltet Ansvar for utvikling og forvaltning av standardiserte rutiner for personalarbeid ved UiO Ansvar for rådgivning og saksbehandling av juridiske saker innen personalområdet Ansvar for å etablere og forvalte rammeverk for lønnsforhandlinger Ansvar for overordnede rammeavtaler innen eget fagområde Ansvar for ivaretakelse av samspillet med tjenestemannsorganisasjonene på UiO-nivå, herunder sekretariatfunksjon for hovedavtaleverket Ansvar for administrasjon og koordinering av UiOs valgordninger Bidrag til lederstøtte o Bidragsyter til lederstøtte og UiO-ledelsen i Universitets- eller høyskoleutdanning på masternivå innen relevant fagområde. Lang relevant arbeidserfaring kan kompensere for dette. Det er et krav om ledererfaring innen stillingens ansvarsområder.
prosesser knyttet til overordnet styring av kjernevirksomheten, deriblant OU o Ansvar for å bidra med grunnlagsinformasjon i arbeid knyttet til overordnet strategi på området Intern styring og ledelse av avdelingen o Personal- og budsjettansvar for egen avdeling o Utvikle arbeidsmetodikk og samarbeid på tvers Personaldirektør inngår i Universitetsdirektørens ledergruppe og har sammen med ledergruppen et ansvar og forpliktelse i forhold til UiOs strategi, målsettinger og verdigrunnlag. 2 Nestleder * 1211 100 Nestleder i Personalstøtte Bistå direktør i koordineringen av avdelingen og avdelingens aktiviteter. Arbeidsledelse, prosess-, prosjektledelse og koordineringsansvar. Personalansvar for deler av avdelingen er et mål på sikt. Høyere utdanning fra universitet eller høyskole, minimum tilsvarende Relevant erfaring fra Ledererfaring og personlig egnethet for stillingen. 3 Seniorrådgiver 1364 100 Arbeidsrettslig jurist inkl. forvaltningsrett. Rådgivning på det juridiske området og saksbehandler i juridiske enkeltsaker. Utredning og opplæring på det masternivå i rettsvitenskap. 8
arbeidsrettslige feltet. 4 Seniorrådgiver 1364 100 Arbeidsrettslig jurist inkl. forvaltningsrett. Rådgivning på det juridiske området og saksbehandler i juridiske enkeltsaker. Utredning og opplæring på det arbeidsrettslige feltet. master i rettsvitenskap. 5 Seniorrådgiver * 1364 100 Arbeidsrettslig jurist inkl. forvaltningsrett Rådgivning på det juridiske området og saksbehandler i juridiske enkeltsaker. Utredning og opplæring på det arbeidsrettslige feltet. master i rettsvitenskap. 6 Seniorrådgiver 1364 100 Utrednings-, rådgivnings-, opplærings- og saksbehandlingsoppgaver knyttet til UiOs lønns- og personalpolitikk med hovedvekt på lov- og avtaleverk og omstillingssaker. Utarbeide policy og ivareta 9
policyforvaltning innen personalfeltet. 7 Rådgiver 1434 100 Utrednings-, rådgivnings-, og saksbehandlings-oppgaver knyttet til UiOs personalpolitikk med hovedvekt på vitenskapelig personale samt administrasjonsreglementer. Rapportering årsplan Høyere utdanning fra universitet eller høyskole, minimum tilsvarende bachelornivå. Relevant erfaring fra 8 Rådgiver 1434 100 Utrednings-, rådgivnings-, opplærings- og saksbehandlingsoppgaver knyttet til UiOs lønns- og personalpolitikk med hovedvekt på medbestemmelse/hovedavtalen og lønns- og tariffspørsmål. Høyere utdanning fra universitet eller høyskole, minimum tilsvarende bachelornivå. Relevant erfaring fra 9 Seniorrådgiver 1364 100 Rådgivning, utredning og koordinering med hovedvekt på prosjektstyring og gjennomføring av prosesser. Utarbeide og forvalte UiOs styrings- og organisasjonsreglement. Virksomhetsoverdragelser. 10
10 Seniorrådgiver 1364 100 Rådgivning, utredning og koordinering av likestillingsarbeid inklusive mangfold ved universitetet. Deltagelse i opplæring. Utarbeide og følge opp likestillingsstrategi og sentrale kompetanseutviklingstiltak innenfor likestillings- og mangfoldsfeltet. 11 Seniorrådgiver 1364 100 Analyse-, utredning, policyutvikling, rådgivning, forvaltning og rapporteringsoppgaver innenfor personalfeltet. Forvaltning av systemer innenfor personalfeltet. Høyere utdanning fra universitet eller høyskole, minimum 12 Seniorrådgiver 1364 100 Utarbeidelse og gjennomføring av tiltak innen kompetanseutvikling og personalopplæring ved UiO. Utarbeide policy og ivareta policyforvaltning innenfor personalfeltet. Støtte og veiledning til ledere. 11
13 Seniorrådgiver 1364 100 Rådgivning, utredning og koordinering innen organisasjons, kompetanse, - og ledelsesutvikling ved universitetet. Støtte og veiledning til ledere. Bidrag til organisasjonsendringsprosesser og lederopplæring/lederutviklingsprogrammer. 14 Seniorrådgiver 1364 100 Rådgivning, utredning og koordinering innen organisasjons, kompetanse-, og ledelsesutvikling ved universitetet. Støtte og veiledning til ledere. Bidrag til organisasjonsendringsprosesser og lederopplæring/lederutviklingsprogrammer. 15 Seniorrådgiver * 1364 100 Rådgivning, utredning og koordinering av psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø. Fokus på forebygging og policy, retningslinjer, håndtering av særlig vanskelige enkeltsaker; eks. varslingssaker, konflikthåndtering, inkl. IA Støtte og veiledning til ledere. 12
16 Seniorrådgiver * 1364 100 Rekrutteringsrådgiver Arbeide med rekrutteringspolicy, policyutvikling og profesjonalisering av rekrutteringsprosessen for vitenskapelige og teknisk-administrative stillinger. Ressursperson for fakultetene og universitetsledelsen når det gjelder hele rekrutteringsfeltet, inkl. lederstillinger og internasjonaliseringsperspektivet. Utredning, rådgivning, saksbehandling, opplæring. Høyere utdanning fra universitet eller høyskole, minimum tilsvarende 17 40 Koordinering av personalrutiner Dette er en frikjøpsordning 18 Førstekonsulent 1408 100 Forvaltning og saksbehandling innenfor personalfeltet. Sekretariatfunksjon. Høyere utdanning fra universitet eller høyskole, minimum tilsvarende bachelor. Realkompetanse med relevans for de aktuelle oppgaver kan kompensere utdanningskravet. Relevant erfaring fra *Ny stilling 13