Organisering av studentutveksling i nytt fakultet Fra arbeidsgruppen. Arbeidsgruppen

23.02.2015 Organisering av studentutveksling i nytt fakultet Fra arbeidsgruppen Arbeidsgruppen

Organisering av studentutveksling i nytt fakultet Fra arbeidsgruppen Arbeidsgruppens anbefalinger Vi oppsummerer anbefalingene kort. Mer detaljert beskrivelse finnes under de enkelte punktene i rapporten. Fakultetet utarbeider en strategisk plan/handlingsplan som legger føringer for blant annet videre studentutveksling ved fakultetet. En strategi for å knytte mobilitet nærmere til FoU og annet faglig samarbeid med utenlandske partnere, for blant annet å sikre kvalitet inkluderes. Ivaretakelse av kvaliteten i studentutvekslingen foreslås også være en del av mandat og ansvarsområdet til F-SKU, hvor både faglig ledelse, administrasjon og studenter er representert. Informasjon til innreisende studenter: Fakultetet oppretter en felles side med oversikt over tverrfaglige og profesjonsspesifikke engelskspråklige kurser/emner ved fakultetet og utdanningsinstitusjonen for øvrig, samt muligheter for praksisstudier i Trondheimsområdet. Forutsetningen for å aksepteres som søker må tydeliggjøres (f.eks at utvekslingen knyttes kun til avtalepartnere). Informasjon til utreisende studenter: Fakultet oppretter felles side med (studieadministrativ) informasjon om utveksling. Instituttene/utdanningene utarbeider egen informasjon om det faglige innholdet i utvekslingen på instituttets/programmets sider. Informasjonsmøter: Hvert institutt arrangerer informasjonsmøter for studenter og presenterer hvilke muligheter som finnes for utveksling. Fakultetet etablerer felles søknadsskjema og felles søknadsfrist for utveksling. Dette gjelder praksis- og semester-/studiemobilitet, og på bachelornivå. Fakultetet må etablere en felles søknadsrutine med felles retningslinjer og kriterier for vurdering av studenters søknad om utveksling. Søknadsprosess for prosjektstudier (PBV og PSU): Arbeidsgruppen anbefaler at søknadsprosessene harmoniseres mellom utdanningene, og at individuelle krav til studenter konkretiseres og tydeliggjøres. Fakultetet anbefales å ha felles dokumenter for mobilitet. Fakultetet etablerer felles opplegg knyttet til forberedelse for utveksling, samt felles emner som kan tilbys innreisende studenter. Administrative ressurser knyttet til studentmobilitet legges på fakultetsnivå, og faglige ressurser fordeles på instituttet. Organisering av den faglige aktiviteten kan, som i dag, løses på ulike måter avhengig av instituttets egenart og fagportefølje. 1

Samarbeidsavtaler gjennomgås årlig i ledergruppa for beslutning om videreføring eller avslutning. Oppretting av nye avtaler, samt videreføring av eksisterende avtaler skal alltid vurderes av ledergruppen før den undertegnes. Kvalitet, relevans, muligheter for mobilitet for flere utdanninger og faglig/tverrfaglig og annet forskningssamarbeid skal vurderes. Bakgrunn Arbeidsgruppen ble nedsatt og fikk sitt mandat av Utredningsgruppen for HiST2020 ASP AHS. Begge avdelingene utgjør fra august 2015 ett fakultet med tre institutter. Fakultetet må framstå for studentene med felles rutiner, muligheter, informasjon og søknadsprosesser, og ha en tydelig ansvars- og oppgavefordeling med definerte roller både på fakultet- og instituttnivå når det gjelder studentutveksling. Arbeidsgruppen ble nedsatt og med et mandat knyttet til disse behovene. Det har betydning om fakultet ønsker å videreføre studentmobiliteten i dagens omfang og type med hovedvekt på praksis- og prosjektmobilitet, eller om fakultetet ønsker å øke omfanget på semestermobilitet/studiemobilitet (studenten tar kurser/emner/semester ved utenlandsk lærested), og om all utveksling skal være innenfor samarbeidsavtaler. Dette er faglige og strategiske beslutninger som ligger til ledergruppen. Arbeidsgruppen anbefaler at fakultets ledergruppe tar opp dette til vurdering, fortrinnsvis med en strategisk plan/handlingsplan som resultat og som legger føringer for videre studentutveksling ved fakultetet. Det er svært relevant å inkludere i denne en strategi for å knytte mobilitet nærmere til FoU og annet faglig samarbeid med utenlandske partnere, for blant annet å sikre kvalitet. Ett annet moment er i hvilken grad fakultetet vil legge føringer for aksept av mobilitet utenfor avtaler (såkalt «Free Mover»). Ivaretakelse av kvaliteten i studentutvekslingen foreslås også være en del av mandat og ansvarsområdet til F-SKU, hvor både faglig ledelse, administrasjon og studenter er representert. Mandat for arbeidsgruppe for organisering av student- og ansattmobilitet Etableringen av nytt fakultet gir større muligheter for samarbeid og felles aktiviteter både faglig og administrativt på tvers av fagmiljøene, men også behov for felles håndtering av mobilitet for studenter og ansatte. Arbeidsgruppen skal utforme til fakultets opplegg for student- og ansattmobilitet når det gjelder: Tidsfrister, søknads- og behandlingsprosedyrer for studentmobilitet Informasjon til studenter om forutsetninger for og muligheter til mobilitet 2

Organisering av oppgaver tilknyttet mobilitet på institutt- og fakultetsnivå hvem gjør hva! Opplegg som i dag tilbys ved de forskjellige avdelingene, men som i nytt fakultet kan tilbys felles. Eksempler er forberedelseskurs for studenter, engelskspråklige emner for innreisende studenter, felles utvekslingsavtaler. Aktuell tidsressurs for vitenskapelig ansatte for faglig tilrettelegging av mobilitet Omfanget av administrativ tidsressurs for å ivareta studieadministrative oppgaver knyttet til mobilitet for studenter og ansatte. Gruppen skal ha ferdigstilt arbeidet til 20.2.15. Arbeidsgruppen Magnus Clark, førstekonsulent, Avdelingstjenester SKB/AHS Wanja Jørgensen, høgskolelektor, ASP Vigdis Kristiansen, seniorrådgiver, AHS Viggo Mastad, studieleder for Program for Videreutdanning, ASP Elin Rødahl Thingnes, høgskolelektor, AHS/RAD Kristin Viggen, studieleder for Program for sosionomutdanning, AHS Gruppen har hatt tre møter. Vi har strukturert møtene etter mandatpunktene, og diskutert disse. Basert på diskusjonene i gruppen er det skrevet et notat med forslag, som så har blitt lagt fram i neste møte. Søknadsprosess og tilrettelegging for utveksling ved ASP er presentert. Organisering av rapporten Vi beskriver kort nasjonale føringer og krav til internasjonalisering og mobilitet i høyere utdanning generelt. Deretter hvordan informasjon til studentene om utvekslingsmuligheter skal gjøres, krav til utveksling, tidsfrister, søknad og vurdering av denne, og deretter tilsagn/avslag (enkeltvedtak). Muligheter for felles opplegg for forberedelser, tilrettelegging også for innreisende studenter tas opp Til slutt ser vi på organisering av oppgaver tilknyttet mobilitet ved HiST, og ved avdelingene AHS og ASP, omfang av mobilitet og omfang av tildelte ressurser/ressursbruk. På bakgrunn av dette foreslår vi hvilke oppgaver som skal utføres hvor, roller og hvilke oppgaver som ligger til rollene, og hvordan ressurstildelingen kan tenkes. Til slutt ser vi på hvordan fakultetets avtaleportefølje forslås håndtert. 1. Hvorfor er internasjonalisering viktig i høyere utdanning Hva høyere utdanning betegner som «Internasjonalisering» innebærer utdannings- og utviklingssamarbeid, FoU, kvalitetssikring av studietilbud, student- og ansattmobilitet. I SIUs 3

(Senter for internasjonalisering av utdanning) Strategi 2005 2010 er internasjonalisering definert slik: «Internasjonalisering er utveksling av ideer, kunnskap, varer og tjenester mellom nasjoner over etablerte landegrenser og har følgelig enkeltlandet som ståsted og perspektiv. Innen høyere utdanning vil internasjonalisering være prosessen med å integrere en internasjonal, interkulturell og global dimensjon i mål, organisasjon og handling.» Overordnete føringer på nasjonalt nivå kommer fram blant annet i flere stortingsmeldinger. Kvalitetsreformen (2000) ble internasjonalisering og viktigheten av mobilitet (både helgrads og deler av grad) understreket og tydeliggjort. St.meld. nr. 14 «Internasjonalisering av utdanning (2008-2009)» utdyper området ytterligere. Kvalitet og relevans er de sentrale politiske drivkreftene bak internasjonalisering av norsk utdanning, noe som også er tydelig stadfestet i St.meld. nr. 14 (2008 2009). I KDs tildelingsbrev til HiST finner vi målsettinger om internasjonalisering: «EUs programmer byr på store muligheter for institusjonene og fagmiljøene og er viktige for å delta i forskningsfronten, i internasjonalt utdanningssamarbeid, og for å få tilgang til internasjonal kunnskapsutvikling». 2. Informasjon til studenter om forutsetninger og muligheter til utveksling Vi starter med hvordan informasjon om utvekling gjøres tilgjengelig for studentene. Her er det to målgrupper, innreisende og utreisende studenter. Målgruppe innreisende studenter HiST har en nettside med generell informasjon for innreisende studenter. I tillegg finnes noe informasjon på engelsk om muligheter for utveksling for denne gruppen. Dette framstår som for knapt. Gruppens forslag er at det opprettes en felles side for fakultetet, med oversikt over tverrfaglige og profesjonsspesifikke engelskspråklige kurser/emner ved HiST og ved fakultetet, og muligheter for praksisstudier i Trondheimsområdet. Forutsetningen for å aksepteres som søker må tydeliggjøres (f.eks at utvekslingen knyttes kun til avtalepartnere). Fakultetsadministrasjonen har ansvar for oppdateringer og vedlikehold av sidene. Målgruppe utreisende studenter Det er hovedsakelig studenter på bachelornivå som søker om utveksling. HiST har en side med relativt generell informasjon blant annet om mobilitet for begge disse målgruppene. ASP og AHS har i tillegg hver sine nettsider og andre informasjonskanaler for mer konkret informasjon om studentenes muligheter. En del av informasjonen er av mer praktisk art som forsikringer, visum, vaksiner, stipend, Lånekassens ytelser. Annen informasjon er mer fag- og avtalespesifikk. Begge avdelingene arrangerer informasjonsmøter for studentene, men på litt ulike måter og omfang. Arbeidsgruppens forslag når det gjelder informasjon til egne studenter er følgende: 4

Nettsider: Fakultets informasjon om muligheter for mobilitet må ligge på felles nettsider på fakultetsnivå: Fakultetets avtaler som presenteres samlet og som tydeliggjør hvor og når i studiet studentene kan søke utveksling til. Felles tekst og informasjon for søknadsprosess, skjema, kriterier, krav, tidsfrister Felles oversikt over faglig og administrativt ansvarlige/kontaktpersoner Felles håndbøker for studenter om utveksling. Informasjon om felles (obligatorisk) opplegg for forberedelseskurs og hjemreiseseminar. Disse sidene oppdateres av fakultetsadministrasjonen. Instituttene/utdanningene utarbeider egen informasjon om det faglige innholdet i utvekslingen og med henvisning til studieplanens utbyttebeskrivelser. Gjerne i sammenheng med annet faglig samarbeid/internasjonal aktivitet ved program og institutt for øvrig. Disse sidene er det instituttets ansvar å oppdatere. Informasjonsmøter om muligheter for utveksling: Hvert institutt arrangerer informasjonsmøter for studenter og presenterer hvilke muligheter som finnes for utveksling. Informasjonsmøtet må gjennomføres tidlig i studiet, og seinest i siste semester før det er lagt opp til utveksling. Administrativ koordinator deltar på informasjonsmøtene sammen med ansvarlig lærer ved institutt/utdanning. I studieplanene skal det finnes informasjon om utreisetidspunkter, muligheter og krav. Ansvar og roller: Fakultetsadministrasjon: Ansvar for oppdatering, vedlikehold av nettsider og informasjon til studenter om praktiske og formelle sider og krav ved utvekslingen som stipend, Lånekassens ytelser, visum, krav til forsikringer og vaksinasjoner. Instituttet ved instituttleder: Ansvar for informasjon om faglige krav og innhold, innpassing, fritak. Arbeidsgruppa tilråder at instituttleder delegerer oppgaven til programnivå. 3. Tidsfrister, søknads- og behandlingsprosedyrer for studentmobilitet ved nytt fakultet Søknadsfristene for studenter for å søke om utveksling ved ASP og AHS er relativt lik i dag. Avdelingene har hver sitt elektroniske søknadsskjema og forholdsvis like kriterier for 5

behandling av søknaden. Ved begge avdelingene er selve vurderingen og aksept/avslag et faglig ansvar og med noe administrativ støtte. ASP har rutiner som innebærer skriftlig tilbakemelding til studentene, noe AHS gjør i mindre grad. ASP har utarbeidet en intervjuguide tilpasset utvekslingens innhold og omfang, studentkontrakt med sjekkliste og læringsavtale i samarbeid med partnerinstitusjonen (Learning Agreement) som benyttes for hver enkelt utreisende student. AHS med mobilitet ved seks bachelorutdanninger har ikke en felles rutine og prosess på dette. Begge avdelingene har brukt læringsavtaler og andre dokumenter som er et krav i utvekslingen i EU-program som Erasmus+. Ingen av avdelingene håndterer søknadsprosess og tildeling/avslag som enkeltvedtak med de krav og rettigheter dette medfører ihht Forvaltningsloven (begrunnelse ved avslag, klageadgang i Klagenemda ved HiST). Gruppen foreslår derfor at søknadsprosessen skal gjøres nettopp ihht disse kravene, og basert på kriterier og ansvar for vurdering som i nok så stor grad følger forløpet slik det allerede er. Arbeidsgruppen anbefaler felles søknadsskjema og felles søknadsfrist for mobilitet til 15.2 for utreise høstsemester, og 1.9 for utreise vårsemester. Dette gjelder praksis- og semester- /studiemobilitet, og på bachelornivå. Hvis det er behov for tidligere tidspunkter for søknad må dette begrunnes og gjøres tydelig for studentene (f.eks tidligere søknadsfrist ved utenlandsk lærested). Studieplaner skal være tydelige og konkrete på hvilke tidspunkt det er mulig for studenter å reise på utveksling, samt krav til dette. Tydeliggjøres i Generell del og i emnebeskrivelser. PSU og PBV har emner hvor prosjektoppgaven gir studentene muligheter til et fem ukers opphold ved utenlandske frivillige organisasjoner (NGO) eller institusjoner for datainnsamling. Studentene reiser ut i grupper, og søknads- og forberedelsesprosessen organiseres av programmet. Søknadsprosessen foregår ved at gruppene selv eller lærer initierer problemsstillinger for gruppearbeidet, og som så utvikles videre. Studentene reiser alltid ut i grupper. Ved ASP inkluderer praksisutveksling i 6. semester prosjektarbeid/ feltarbeid BA oppgave Arbeidsgruppen anbefaler at søknadsprosessene harmoniseres mellom utdanningene, og at individuelle krav til studenter konkretiseres og tydeliggjøres. Arbeidsgruppe med representant fra de to utdanningene samt fra administrasjon nedsettes for å gjøre dette. Fakultets retningslinjer for studentutveksling i utlandet Begge avdelingen har så langt hatt utveksling hovedsakelig på bachelornivå og har retningslinjer for krav til mobilitet som er relativt like. Arbeidsgruppen foreslår disse harmonisert: 6

Følgende felles retningslinjer skal stå i studieplan for den enkelte utdanning (gjelder alle utdanninger på bachelornivå): Studenten må ha gjennomført normert studieprogresjon frem til tidspunkt for utveksling, herunder fullført og bestått samtlige eksamener og praksisstudier knyttet til forutgående emner i studieplanen. Utveksling kan først skje fra og med andre studieår. Studenten må ha oppnådd et gjennomsnitt på minimum karakter C på forutgående emner. Grunnlaget for gjennomsnittet er karakterer som inngår i graden ved HiST. Karakterer kan bli brukt som rangeringsgrunnlag ved konkurranse om plassene. Studenten må ha tilstrekkelige kunnskaper i engelsk/annet aktuelt undervisningsspråk, der dette er en forutsetning for å ha nytte av studier i utlandet. Studenten må delta i intervju som er en del av beslutningsgrunnlaget for godkjenning. Studenten må delta på fakultetets nærværspliktige forberedelseskurs før avreise, og hjemreiseseminar etter avsluttet utveksling. Studenter som er underlagt en pågående skikkethetsvurdering vil ikke få søknaden om utenlandsstudier vurdert før skikkethetssaken er frafalt eller avgjort av Klagenemda ved HiST. (Der den enkelte utdanning stiller spesielle krav til forberedelser før utreise, skal dette stå presisert i den aktuelle studieplan.) Fakultetet må etablere en felles søknadsrutine for all utveksling, hvor det informeres om hvordan studenten søker. Hver enkelt studieplan legger link til den aktuelle nettsiden. Ved godkjenning av studentutveksling skal UDs reiseråd følges http://www.landsider.no/traveladvice/. Retningslinjene må også stå på nettsidene. I tillegg må nettsiden opplyse om hvordan studenten kan søke: 1. Søknad om utenlandsstudier sendes på følgende søknadsskjema: (link til skjema). (Søknader fordeles i Public360 til fakultetet, som fordeler til instituttleder). Studenten må sammen med søknaden sende følgende dokumentasjon til postmottak@hist.no: a. Vitnemål fra videregående skole (der hvor studenten søker studier og hvor det er krav om minimum 4 i engelsk) b. Karakterutskrift fra HiST. Søknad uten innsendt dokumentasjon behandles ikke. 2. Ved en eventuell prioritering mellom flere kvalifiserte søkere vil karakterer legges til grunn. Der hvor søkere stiller likt men det er for få plasser trekkes det lodd om plassene. 3. Søkere vil innkalles til intervju med ansvarlig faglærer som en del av søknadsprosessen. Innkalling til intervju og øvrig kommunikasjon med studenten vil foregå på studentens HiST-epost-adresse. Manglende oppmøte på intervju kan medføre tap av tilbud om utveksling. 7

4. Studenter på utveksling skal betale semesteravgift til HiST, med mindre de er på utveksling og betaler skolepenger. Søknadene skal behandles etter interne retningslinjer. Disse skal ikke ligge tilgjengelig for studentene (intranett?). 1. Ved intervju skal følgende felles intervjuguide og studentkontrakt med sjekkliste følges: (link til vedlegg. Guide og sjekkliste skal utarbeides). 2. Vedtak om utenlandsstudier er å betrakte som enkeltvedtak, og skal følge de alminnelige regler for saksbehandlingen. Vedtaket kan påklages i første omgang til instituttleder, og dersom vedtaket opprettholdes, til Klagenemda ved HiST. 3. Instituttleder har ansvar for å melde fra til studieadministrasjonen ved (funksjon) om hvilke studenter som skal på utveksling, periode, type utveksling og fritak/innpassing (felles skjema, fortrinnsvis elektronisk). 4. Etter at søknaden er ferdigbehandlet ved instituttet, sendes vedtak til studentens studieadresse (student-epost). Forslag: En gruppe settes ned for å utarbeide felles intervjuguide og studentkontrakt med sjekkliste. Intervjuguiden skal inneholde felles spørsmål, og gi mulighet for tilleggsspørsmål der dette kan begrunnes som relevant knyttet til utvekslingsopplegget. Fakultetet anbefales å ha felles dokumenter for mobilitet, disse samt kriterier for vurdering av studentens søknad. På disse sidene skal fakultetets felles skjemaer finnes: Intervjuguide Kontrakt med sjekkliste Erasmus+ utveksling Student Application Form Learning Agreement Training Agreement Kontrakt/avtale for utveksling utenom Erasmus+-programmet (læringsutbytte, krav, info). Skjemaene er felles for utdanningene i fakultetet. Dette er første fase i søknaden om mobilitet. En viktig fase en tilretteleggingen, innpassing, gjennomføring og kvalitetssikring av innholdet. Ansvar og oppgaver i forbindelse med innreisende studenter Avdelingene har per i dag ulike frister for søknad fra innreisende studenter fra partnere, blant annet gjennom Erasmus+ avtalene. Avtalene kan revideres for felles søknadsdato. Dette er et relativt omfattende arbeid. 8

Søknader fra innreisende studenter kommer nå dels til faglig koordinator/kontaktlærer, dels til administrasjonen. Vurderingen av om det er mulig å ta imot studenter ligger til utdanningen ved faglig koordinator/kontaktlærer. Dokumenter som bekrefter innholdet i utvekslingen utarbeides av utdanning og administrasjon i samarbeid, og sendes fra administrasjonen til samarbeidende lærested. Gruppens forslag er at det utarbeides elektronisk søknadsskjema (Student Application Form) som innreisende studenter skal benytte. Søknaden fordeles til fakultet, og videre til instituttleder/delegert person som har ansvar for å vurdere og akseptere/avslå søknaden, tilrettelegging av eventuelle praksisstudier og/eller opptak/deltakelse i ett emne ved programmet. Fakultetsadministrasjonen har på bakgrunn av instituttets beslutning ansvar for skriftlig å bekrefte/avkrefte overfor studenten om vedkommende student kan tas imot. Fakultetsadministrasjonen har ansvar for å informere om bolig, mottak, registrere studenten i FS, dele ut semesterkort, samt sørge for underskrifter og retur av karakterutskrift (Transcript of Records) og eventuelt andre dokumenter til innreisende students hjemmeinstitusjon. Studenter søker selv om SiT-bolig, etter informasjon fra administrasjonen. 4. Felles tilbud i nytt fakultet for innreisende og utreisende studenter Utdanningene ved de to avdelingene gjennomfører i dag tilpassede forberedelser før avreise for å forberede studenter til utreise. Opplegg som i dag tilbys ved de forskjellige avdelingene, må i nytt fakultet tilbys felles/i samarbeid. Eksempler er forberedelseskurs for studenter, engelskspråklige emner for innreisende studenter, felles utvekslingsavtaler. Når det gjelder samarbeid innenfor avtaler, mener vi dette ivaretas ved at prosess og beslutninger knyttet til vedlikehold og nytt i avtaleporteføljen legges til ledergruppen (se punkt 6). Felles forberedelseskurs kan i større grad gjennomføres. Utdanningene har ulike tidspunkter for mobilitet, og samarbeidspartnere/destinasjoner hvor det vil være litt ulike krav til forberedelse (Praksis i København sammenlignet med tilsvarende i Kathmandu), slik at det er behov for noe mer avklaringer om innhold, tidspunkter og organisering. Felles emner for innreisende studenter: Det er av interesse å etablere en felles og tverrfaglig portefølje av slike kurs/emner i fakultetet. Ett emne som er relevant å bygge videre på, er «Global Health», ett engelskspråklig emne (5 ECTS) som er en del av studieplanen til Bachelor i sykepleie. Dette kombineres i dag med praksis. Det finnes også andre emner som kan tilbys PFT PVE. Også dette må utredes mer før konklusjon. 9

Arbeidsgruppen foreslår at for begge disse oppgavene settes det ned tverrfaglige grupper som får i oppdrag å utarbeide forslag til felles opplegg for innreisende studenter. Forslaget må inkludere administrasjon, organisering og opptak til slike emner. 5. Oppgaver og ansvar for tilrettelegging og gjennomføring av mobilitet på virksomhetsnivå Organisering av oppgaver tilknyttet studentmobilitet ved hovedadministrasjonen og avdelingene HiST har ikke organisert en egen enhet som har ansvar for felles studieadministrative støttetjenester. Studieadministrative tjenester for student- og ansattmobilitet utføres i dag både på avdelings- og virksomhetsnivå, og både av vitenskapelig ansatte på fagavdeling og studieadministrasjon. Dette inkluderer vedlikehold og utvikling av webtjenester innenfor funksjonsområdet. SKB sentralt har avsatt 100 % stilling til internasjonal koordinatorfunksjon, og hvor oppgavene er: Håndtering av innreisende studenters søknad om bolig (i samarbeid med SiT) Administrasjon av HiSTs Erasmus+stipend Institusjonssøknad og rapportering av Erasmus+ midler Avtale språkkurs for innreisende studenter hvert semester Arrangere sosialt arrangement for innreisende studenter Ansvarlig for kvoteordningen ved HiST Ansvar for web-sider på virksomhetsnivå Sekretær for arbeidsgruppen Internasjonalt Forum som har koordinator på den enkelte avdeling som medlemmer. Hver avdeling organiserer arbeidet med utveksling noe forskjellig, og har litt forskjellig type og omfang av mobilitet (praksismobilitet, studiemobilitet, prosjekt-/bacheloroppgaver): Studie-/semestermobilitet av minimum tre måneders varighet ved universitet eller høgskole. Dette er hovedsakelig etter avtaler eller utvekslingsprogram, registrert i DBH og utløser insentivmidler fra KD. Praksismobilitet i mer enn 3 måneder - hovedsakelig etter avtaler og da registrert i DBH. Utløser insentivmidler fra KD. Praksis- og prosjektmobilitet av kortere varighet enn 3 måneder. Både ASP og AHS har hovedvekten av utvekslingen på praksis- og prosjektstudier av ulik varighet. Prosjektutveksling ved PSU og PBV er av fem ukers varighet, og en del av ett emne. Dette er gjerne utveksling etter avtaler, men utløser ikke insentivmidler fra KD. Kortere utvekslingsopphold kan være like ressurskrevende som lengre opphold. Praksismobilitet krever større lærerinvolvering ved hver utveksling, men kurser/emner som 10

studenter kan ta ved utenlandsk lærested kan i større grad forhånds-godkjennes over en lengre periode. AHS og ASP har størst omfang av praksismobilitet og prosjektmobilitet. All utveksling skal kvalitetssikres både for den enkelte student og samarbeidet med utenlandsk lærested/institusjon skal vedlikeholdes og utvikles. Tidsressurs i 2014 (tildelt og stipulert) for oppgaver tilknyttet utveksling Tildeling av tidsressurs i arbeidet med utveksling er ulikt ved disse to avdelingene. Ved RAD og bachelorprogrammene ved AHS er tildelingen til lærere/vitenskapelig ansatte som har hatt tilrettelegging og koordinering av mobilitet mellom 50 og 120 timer per semester. Ett program har tildelt ca 25 % fordelt på flere personer. De opplyser ikke å ha administrative oppgaver, men kun faglige. Administrative oppgaver er utført på avdelingsnivå av SKB og dekan stab. Ved ASP er det avsatt 50 % stillingsressurs til lærer/vitenskapelig ansatt for tilrettelegging og koordinering av faglig aktivitet tilknyttet mobilitet. Lærere (ressurspersoner) med ansvar for studenter gjennom nettverk eller avtaler får en tidsressurs på 60t. I tillegg kommer ordinær veiledningsressurs. Administrative oppgaver er utført på avdelingsnivå ved dekans stab. Ved ASP er det internasjonal koordinator (vitenskapelig ansatt) som er representant i Internasjonalt forum ved HiST (IF), mens for AHS har dette vært en administrativt ansatt/seniorrådgiver. ASP har tildelt tidsressurser til både administrativ og faglig støtte til mobilitet, AHS har tildelt tidsressurs til lærere på det enkelte program mens administrative ressurser inngår i stillinger som del av andre oppgaver uten at det er definert tidsressurs. Litt grovt og overordnet er tidsressurser fordelt (og stipulert) slik: ASP AHS RAD Totalt Lærerressurs stillingsandel i % 50 % til internasjonal koordinator. 60t pr. sem. til ressurspers.=10% PVE 25 % Øvrige ca 60t pr sem=45% Ca 10% 100-120 timer fordelt på 3 Oppgaver Koordinerende funksjon student- og lærerutveksling. Ressursgruppe. Samarbeid og utvikling av praksisstudier. Faglig tilrettelegging av student mobilitet. Info, kontakt og oppfølging av studenter. Veiledning, framlegg. Godkjenning av emner. Innreisende studenter. Adm. ressurs 25 % 50 % 5 % 95% Oppgaver Søknadsprosesser studenter, avtaleutforming og informasjonsformidling. Vedlikehold av avtaleportefølje, info til ansatte og studenter, programkunnskap, formaliteter knyttet til utveksling, samarbeid med programmene, kommunikasjon med utenlandsk lærested, oppdatert nett-informasjon. Ant. stud 1156 1672 117 Tildeling av ressurser til lærere/vitenskapelig ansatte på institutt/studieprogram må være basert på en felles forståelse av hva som er faglige oppgaver og hva som er administrative Ca 140 % 11

oppgaver i tilrettelegging for utveksling. Ressurstildelingen må sees i sammenheng med omfanget av studentutveksling, og hvilken prioritet vi ønsker dette skal ha. Arbeidsgruppen foreslår at administrative ressurser knyttet til studentmobilitet tilbys på fakultetsnivå, og at faglige ressurser fordeles på instituttnivå. Organisering av den faglige aktiviteten kan, som i dag, løses på ulike måter avhengig av instituttets egenart og fagportefølje. Faglige og administrative oppgaver beskrives lenger under «Roller, oppgaver og ansvar på fakultets- og instituttnivå». Omfanget av mobilitet ved HiST de siste årene Hva er så omfanget av studentmobilitet ved HiST og ved avdelingene ASP og AHS? Mobilitet av minimum tre måneders varighet og etter avtale registreres i Database for høyere utdanning (DBH) og belønnet med insentivmidler fra Kunnskapsdepartementet. Kortere mobilitet er egenregistrert, men bør også registreres i det studentadministrative systemet (FS), slik at vi kan rapportere også på denne mobiliteten. For å gi et visst inntrykk av omfanget av mobilitet har vi satt opp grafer som viser faktisk antall studenter både på korttidsopphold og studentutveksling som er registrert i perioden 2010 til 2013/14 (minimum 3 måneder og etter samarbeidsavtale). Grafene viser utveksling ved alle avdelingene i HiST, og tas med fordi dette gir et visst inntrykk av behovet for ressurser for tilrettelegging av studentutveksling. Det er ikke balanse mellom utreisende og innreisende studenter ved de fleste avdelinger. Ved avdelingene er det også en del feilrapportering av utvekslingsopphold av kortere varighet enn 3 måneder. Ved AHS er antall studenter på utveksling av mer enn tre måneders varighet gått ned de siste årene. Ved ASP har tilsvarende vært svakt økende (tabell 1). Tabell 3 inkluderer korttids utveksling ved begge avdelingene. Her gjør prosjektutveksling (5 ukers varighet) ved PBV og PSU stort utslag. For 2014 er ikke alt ferdig registrert ennå (Pr 8.2.15 er det registrert 15 studenter for ASP, 9 for AHS.V ed AHS er det registrert 46 på korttidsopphold i 2014 i FS. 1. Samlet studentmobilitet ved HiST registrert i DBH og fordelt på avdeling for perioden 12

2010-2014 (opphold av minimum 3 måneders varighet). 120 100 80 60 40 2010 2011 2012 2013 2014 20 0 AHS AiTeL ALT ASP AFT HHiT 3. 2. Samlet studentmobilitet for HiST for perioden 2010-2013, basert på tall fra DBH og egenregistrert mobilitet av kortere varighet enn 3 måneder og uten institusjonsavtaler. 450 400 350 300 250 200 150 2010 2011 2012 2013 100 50 0 Utreisende Innreisende Korttid Totalt 3.Samlet studentmobilitet for de ulike avdelingene ved HiST for perioden 2010-2013 basert tall fra DBH og egenregistrert mobilitet av kortere varighet enn 3 måneder og uten institusjonsavtaler. 13

180 160 140 120 100 80 60 2010 2011 2012 2013 40 20 0 AHS AiTeL ALT ASP AFT HHiT Roller, oppgaver og ansvar på fakultets- og instituttnivå Ved oppretting av nytt fakultet i høst må vi tilstrebe at oppgaver knyttet til studentmobilitet har en tilsvarende struktur på instituttnivåene, og at oppgave- og ansvarsfordelingen mellom institutt og fakultet er tydelig og gjennomføres på alle studiestedene. Roller, ansvar og oppgaver må være tydelig definert og tildelingen av ressurser til de som jobber med studentutveksling må følge denne avklaringen og knyttes opp til hvilken ambisjon og målsetting fakultet og institutter har både i forhold til kvalitet og omfang av utveksling, samt være forutsigbar og harmonisert. Det må også tas hensyn til strukturen i instituttet når det gjelder antall studieprogram. Lærer/vitenskapelig ansatt på institutt/studieprogram med faglig ansvar for utveksling utpekes av instituttleder. Ansvarlig administrative koordinator(er) i fakultetsadministrasjon avklares av dekan. Instituttet/programmet har ansvar for faglige oppgaver som informasjon om innhold i avtaler, godkjenning av emner og fag, godkjenning av praksisstudier, kvalitetssikring av det faglige innholdet (veiledning, tilrettelegging). Administrasjonen har ansvar for studieadministrative oppgaver og informasjon og formaliteter som informasjon til studenter om forsikringer, visum, stipend, Lånekassens ytelser, formaliteter, innhenting av kontrakter og avtaler på individnivå, registrering i FS, rapportering 14

Videre oppgaver er vedlikehold av avtaleportefølje, programinformasjon til ansatte, ansvar for nettsider på fakultetsnivå. Dekan har ansvar for å legge oppgavene på administrativ stab gjennom å opprette et team som jobber med området. Oppgaver direkte tilknyttet studenten må løses på begge studiestedene ved at teamet har sine stedlige ressurser både på Øya og på Tungasletta. Ledergruppa ved fakultetet har ansvaret for strategier, overordnete føringer og kvaliteten i utveksling. Litt overordnet ser ansvar og oppgavefordeling mellom faglige og administrative oppgaver slik ut: Instituttleder har ansvar for at vitenskapelig ansatt på institutt eller studieprogram har oppgavene. Utreisende studenter; praksis Informere studenter om mulighetene til mobilitet, og innholdet i disse gjennom faste informasjonsmøter sammen med adm. Innkalle studenter til intervju. Vurdere og beslutte søknadene om mobilitet i hht. Regler, retningslinjer og krav. Felles intervjuguide og sjekkliste følges (må utarbeides). Ansvar for å melde fra til administrasjonen om hvilke studenter som skal på utveksling hvor og når. Innen en måned etter søknadsfristen for mobilitet. Fakultets administrasjon: Instituttet har ansvar for: Kvalitetssikre praksisstudier Ha kontakt og gjøre nødvendige avtaler om (lokal) veiledning under oppholdet Faglig forberedelse før utreise. Tydeliggjøring av faglige krav under oppholdet. Debrifing, oppsummering etter oppholdet. Oppdatert informasjon på fakultetets side om utveksling. Delta i informasjonsmøter sammen med fagansvarlig: Økonomi, visum, forsikringer, lånekasse, betingelser for stipend, helse. Sender ut vedtak om utveksling til studenter i samarbeid med instituttleder. Registrerer utreisende studenter i FS for rapportering, søknad til Lånekassen. Bekreftelser, innhenting av Erasmus-stipend, registrere fritak og innpassing, registrere eksamener ved utenlandsk lærested. Tilrettelegging for studentens søknad om reisestøtte Lånekassen Registrering for rapportering. Skriver ut ev. bekreftelser til arbeidsgiver, treningssenter osv. Sørge for å informere studenten om krav knyttet til Erasmus-stipend, og hente inn nødvendig dokumentasjon for dette. Legge inn fritak og beståtte eksamener ved utenlandsk lærested Arkivering av dokumenter for utveksling. Instituttleder har ansvar for at vitenskapelig ansatt på Utreisende studenter; semester-/emnestudier Informere studenter om mulighetene til studier ved utenlandsk lærested, og hvilke kurser/emner som er forhåndsgodkjent av utdanningen/instituttet. 15

institutt eller studieprogram har oppgavene. Innkalle studenter til intervju. Vurdere og beslutte søknadene om mobilitet i hht. Regler, retningslinjer og krav. Felles intervjuguide og sjekkliste følges (må utarbeides). Ansvar for å melde fra til administrasjonen om hvilke studenter som skal på utveksling hvor og når. Innen en måned etter søknadsfristen for mobilitet. Instituttet har ansvar for at fag/emner/kurser forhånds-godkjennes som en del av prosessen med etablering av nye avtaler. Instituttet har ansvar for: Faglig forberedelse før utreise. Tydeliggjøring av faglige krav under oppholdet. Debrifing, oppsummering etter oppholdet. Fakultets administrasjon: Oppdatert informasjon på fakultetets side om utveksling. Delta i informasjonsmøter sammen med fagansvarlig: Økonomi, visum, forsikringer, lånekasse, stipend. Sender ut vedtak om utveksling til studenter i samarbeid med instituttleder. Registrerer utreisende studenter i FS for rapportering, søknad til Lånekassen. Bekreftelser, innhenting av Erasmus-stipend, registrere fritak og innpassing, registrere eksamener ved utenlandsk lærested. Tilrettelegging for studentens søknad om reisestøtte Lånekassen Registrering for rapportering. Skriver ut ev. bekreftelser til arbeidsgiver, treningssenter osv. Sørge for å informere studenten om krav knyttet til Erasmus-stipend, og hente inn nødvendig dokumentasjon for dette. Legge inn fritak og beståtte eksamener ved utenlandsk lærested Arkivering av dokumenter for utveksling. Instituttleder har ansvar for at vitenskapelig ansatt på institutt eller studieprogram har oppgavene. Fakultets administrasjon: Prosjekt Informere studenter om mulighetene til prosjekt i utlandet. Vurdere og beslutte søknadene om mobilitet i hht. regler, retningslinjer og krav (må harmoniseres og tydeliggjøres). Ansvar for å melde fra til administrasjonen om hvilke studenter som skal på utveksling hvor og når. Innen en måned etter søknadsfristen for mobilitet. Instituttet har ansvar for: Faglig forberedelse før utreise. Tydeliggjøring av faglige krav under oppholdet. Debrifing, oppsummering etter oppholdet. Ha kontakt og gjøre nødvendige avtaler om (lokal) veiledning under oppholdet Oppdatert informasjon på fakultetets side om utveksling. Delta i informasjonsmøtet sammen med fagansvarlig: Økonomi, visum, forsikringer, lånekasse, stipend. Registrerer utreisende studenter i FS: Tilrettelegging for studentens søknad om reisestøtte Lånekassen Registrering for rapportering. Skriver ut ev. bekreftelser til arbeidsgiver, treningssenter osv. Arkivering av dokumenter for utveksling. 16

Instituttleder har ansvar for at vitenskapelig ansatt på institutt eller studieprogram har oppgavene. Fakultets administrasjon: Innreisende studenter Godkjenne og bekrefte mottak av studenten på praksis eller studieutveksling. Tilby tilrettelagte emner. Faglig ansvar under utvekslingsperioden; veiledning, undervisning Oppdatert informasjon på fakultetets side om utveksling. Info om hvordan søke bolig. Nødvendig registrering i FS. Praktisk informasjon. Arkivering av relevante dokumenter for utveksling. Ettersende Transcript of Records/karakterutskrift/andre bekreftelser til studenten. 6. Samarbeidsavtaler Avdelingene har ca 100 samarbeidsavtaler (se vedlegg 1). Mange er bilaterale Erasmus+avtaler innenfor Europa, noen nettverk innen Norden og Baltikum (Nordplus), og flere bilaterale avtaler med NGOer og utdanningsinstitusjoner utenfor Europa. Enkelte avtaler er felles for flere utdanninger, og enkelte avtaler har bidratt til at flere utdanninger og fagmiljø har samlet seg og utviklet både mobilitet og annet faglig samarbeid. Samarbeidet i Kathmandu, Nepal er et eksempel på dette, og hvor sykepleier-, fysioterapeut-, ergoterapeutog vernepleierutdanningene er aktive. Det er antakelig flere avtaler som flere utdanninger og miljø kan samles om og samarbeide innenfor, enn hva er tilfellet i dag. Arbeidsgruppa foreslår at fakultetet går gjennom denne avtaleporteføljen, både for rydde ut «døde» avtaler samt å vurdere muligheter for at flere fagmiljø kan gå inn i allerede eksisterende avtaler. Samarbeidsavtaler gjennomgås årlig i ledergruppa for beslutning om videreføring eller avslutning. Oppretting av nye avtaler, samt videreføring av eksisterende avtaler skal alltid vurderes av ledergruppen før den undertegnes. Kvalitet, relevans, muligheter for mobilitet for flere utdanninger og faglig/tverrfaglig og annet forskningssamarbeid skal vurderes. Ved oppretting av nye avtaler, samt videreføring når avtaleperioden går ut, skal alle typer samarbeidsavtaler som innebærer internasjonal aktivitet undertegnes av fakultetets dekan, eller den dekan har delegert dette til. Alternativt skal rektor bes om å undertegne. Alle samarbeidsavtaler skal arkiveres i Public360, på angitte saksnummer. Administrativ støtte for vedlikehold av avtaler samt oppretting av nye legges til fakultetsadministrasjonen. Overordnet ansvar for oppgaver tilknyttet mobilitet: 17

Dekan/ prodekan Leder gruppa Institutt/ program Fakultets- Admin. Avtaler Utveksling Informasjon Overordnet ansvar for å beslutte Overordnet ansvar hvilken avtaleportefølje fakultetet skal for kvalitet i ha. utvekslingen Skal vurdere om avtaler skal opprettes. Kvalitet, relevans, muligheter for mobilitet for flere utdanninger og faglig/tverrfaglig og annet forsknings - samarbeid skal vurderes Ansvar for all faglig aktivitet innenfor avtalene Ansvar for administrative oppgaver i tilknytning til utveksling Beslutninger tilknyttet avtaleportefølje. Ressurstildeling Faglig tilrettelegging for mobilitet, i samarbeid med fakultetsadmin. Administrativ tilrettelegging for mobilitet, i samarbeid med institutter. Overordnet ansvar for å legge til rette for nødvendig ressurs og kvalitet. Vedlikehold av all faglig informasjon om utveksling på instituttets nettsider. Legger inn faste informasjonsmøter for studenter ndg utveksling. Vedlikehold av administrativ informasjon om utveksling på fakultetets nettsider. Deltar på instituttets informasjonsmøter med oppdatert studieadm. Info om utveksling. 18