Saltdal kommune Prosjektbeskrivelse Forprosjekt Elektronisk meldingsutveksling i kommunen
Godkjent av: Side 2 av 10 Innholdsfortegnelse 1.0 Innledning... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Forankring i strategier/planer... 4 2.0 Forprosjektets mål og ramme... 5 2.1 Hovedmål... 5 2.2 Delmål... 5 2.3 Avgrensing i prosjektet... 5 3.0 Gjennomføring... 6 4.0 Prosjektorganisering og ansvarsfordeling... 7 4.1 Prosjektansvarlig... 7 4.2 Styringsgruppe... 7 5.3 Prosjektleder... 7 5.4 Prosjektgruppen... 8 6.0 Budsjett og finansieringsplan... 8 6.1 Timerapportering... 8 7.0 Milepælsplan... 8 8.0 Planlegging, oppfølging og statusrapportering... 9 8.5 Rettigheter og taushetserklæringer... 9 8.6 Signatur... 9 9. Referanser... 10 2
Godkjent av: Side 3 av 10 1.0 Innledning 1.1 Bakgrunn Pleie- og omsorgsavdelingen i Saltdal kommune har siden 2002 benyttet omsorgsprogrammet Profil i sykehjem og deler av hjemmetjenesten. I løpet av vinteren 2008/09 blir det gjennomført opplæring i de øvrige enhetene i omsorg. Psykiatritjenesten benytter også Profil til daglig dokumentasjon. Saltdal Helsesenter Saltdal Helsesenter benytter i dag Winmed som journalsystem for legetjenesten. Saltdal Helseseter har vært oppkoblet mot Nordnorsk Helsenett siden 2002, og er oppkoblet mot Norsk Helsenett. Helsesenteret har egne servere for sine program. Tilsynslege fører journal på en frittstående PC ved sykehjemmet. For å få over journal fra Winmed, kopieres i dag journalen over på en diskett, for så å ta denne med til sykehjemmet. Helsesenteret mottar i dag elektroniske laboratoriesvar og epikriser fra Nordlandssykehuset. Enhet pleie- og omsorg. I sykehjemmet og deler av hjemmetjenesten benyttes plan og rapport i Profil som dokumentasjonssystem. I løpet av 2009 skal alle i omsorg benytte Profil som dokumentasjonssystem. Profil ligger på egen server på Rådhuset. Kommunikasjon mellom server og arbeidsstasjoner på de enkelte arbeidsplasser, er i hovedsak basert på fiberkabler. Kravet om et journalsystem i sykehjemmet er i dag ikke oppfylt da det benyttes både Winmed og Profil som dokumentasjonssystem. Omsorgsprogrammet Profil har en legemodul som kan benyttes av tilsynslege, slik at kravet i journalforskriften blir imøtekommet. Brukere i hjemmetjenesten benytter fastlege, og det kan være en utfordring å få oppdatert opplysninger etter legebesøk inn i Profil. Behov. I dag er det en utfordring å få oppdatert de ulike fagsystem med samme type opplysninger da det ikke er etablert skriftlige rutiner for hvordan dette skal gjøres. Servere til de ulike fagsystem ligger også fysisk adskilt i to ulike bygg. Kommunen har i dag lagt fiberkabel mellom disse 2 byggene, slik at det er fysisk mulig å sende informasjon mellom de to systemene, via Norsk Helsenett. Det vil være behov for å kvalitetssikre rutiner i forhold til å motta og sende meldinger mellom Winmed og Profil. Det er også behov for å kartlegge hvilke opplysninger som det er mulig/behov for å kunne sende over. Elektronisk medisinkort i Profil er ikke etablert. Muligheten for å sende medisinkort mellom Profil og Winmed bør også kartlegges og kvalitetssikres. Saltdal kommune har som mål å innføre multidose i 2009, og er da avhengig i elektronisk registrering av medikamenter i Profil 3
Godkjent av: Side 4 av 10 Mål og Strategi: Saltdal kommune har som mål å effektivisere og kvalitetssikre de tjenester som ytes. For å kunne nå disse mål, er det viktig å utnytte de muligheter som finnes i forhold til elektronisk samhandling. Initiativtaker. Enhet pleie og omsorg søkte om deltagelse i prosjektet i samråd med Rådmannen. Rådmann og den politiske ledelse har godkjent deltagelsen. Andre tiltak: 1.2 Forankring i strategier/planer Samspill 2.0 Nasjonal strategi for elektronisk samhandling i helse- og omsorgssektoren 2008 2013 følger opp S@mspill 2007. Visjonen om helhetlige pasient- og brukerforløp gjennom elektronisk samarbeid ligger til grunn. Strategien er basert på videreføring av eksisterende og påbegynt arbeid. Satsning på samhandling mellom allmennleger og sykehus og kommunesatsning videreføres. Samspill 2.0 er forankret i Nasjonal helseplan (2007 2010) NFS ehelsestrategi, ehelse er alles ansvar og i alles interesse sykepleiernes bidrag Prosjektet er forankret i NSF sin ehelsestrategi 2008 2013. Overordnet mål i strategien er at ehelse understøtter et helhetlig pasientforløp og er integrert i sykepleiepraksis, ledelse og kompetanse- og kunnskapsutvikling. Delmål 3.4 handler om at elektronisk informasjonsutveksling og samhandling er formalisert i alle deler av helsetjenesten, riktig dimensjonert infrastruktur og tilkobling til Norsk Helsenett er tilgjengelig for sykepleietjenesten og at gode og brukervennlige elektroniske samhandlingsløsninger er utviklet og implementert i hele helsetjenesten. KS ekommune 2012 Prosjektet er også forankret i KS IKT-strategi ekommune 2012 i pkt. 5 Elektronisk samhandling i helse- og omsorgstjenesten, der et av tiltakene er; KS vil bidra til å utvikle og implementere løsninger for elektronisk meldingsutveksling mellom helse- og omsorgstjenesten i kommunene og fastlegene, og mellom kommunene og helseforetakene. KS: Strategi og handlingsplan for pleie- og omsorgssektoren i kommunene Strategiplanen er en delplan til ekommune 2012 og setter opp mål for kommunene når det gjelder bruk av IKT til å kvalitetssikre pasientforløpet og bidra til effektive tjenester. Nasjonal IKT Prosjektet er i tillegg forankret i de regionale helseforetakenes overordnete IKT-strategi utarbeidet av Nasjonal IKT, tiltak 19, delprosjekt 2, som omhandler elektronisk samhandling i den omsorgsmessige samhandlingskjeden. Statlig strategi 2004-2007, S@mspill 2007 4
Godkjent av: Side 5 av 10 2.0 Forprosjektets mål og ramme 2.1 Hovedmål Forprosjektet er et middel for å skaffe oversikt over hva hovedprosjektet krever av kommunen i form av personellressurser, opplæring, tid, tekniske løsninger og økonomi. Ved hjelp av prosjektmidler og egen innsats skal Saltdal kommune legge til rette for elektroniske samhandling. Delmål Legge til rette for elektronisk meldingsutveksling mellom legekontor og Institusjon/hjemmetjeneste. Ved å utarbeide gode rutiner på elektronisk samhandling, vil vi sikre kvaliteten på den felles tjeneste som ytes til pasienten. Når det er innarbeidet gode rutiner vil forholdene ligge til rette for et samhandling mellom kommunen og Helseforetakene 2.2 Delmål a) Slå på EPJ i Profil. b) Kartlegge de løsninger som i dag finnes i kommunen c) Kartlegge om dagens kobling mot Norsk Helsenett er tilstrekkelig. d) Kartlegge om de program som i dag benyttes i omsorg og på legekontor er klar for elektronisk samhandling. e) Kartlegge ressurser og hvem som skal ha opplæring f) Etablere driftsansvarlig internt i kommunen for Winmed og Profil. g) Iverksette opplæring og utprøving av meldinger. h) Utarbeide samarbeidsavtale med Helsesenteret i) Få nødvendige tekniske løsninger på plass. 2.3 Avgrensing i prosjektet Prosjektet avgrenses til i første omgang å gjelde kommunikasjon mellom omsorgsavdelingen og leger. Men som en naturlig videreføring vil et være ønskelig med samhandling mellom Nordlandssykehuset/kommunen og Apotek og kommunen. Helsestasjon, fysioterapi og ergoterapi er ikke med i prosjektet. Det vil også i løpet av neste år innført felles legevakt med 2 nabokommuner. Denne problemstillingen vil ikke bli berørt av prosjektet. 5
Godkjent av: Side 6 av 10 3.0 Gjennomføring Administrative oppgaver. 1. Utarbeide en plan for utarbeidelse av forprosjektet 2. Produsere og sende inn statusrapport for elektroniske løsninger, teknisk infrastruktur/fagsystem/helsenett. 3. Utarbeide Prosjektplan for hovedprosjektet. 4. Utarbeide sluttrapport. Tekniske oppgaver. 5. IT ansvarlig kartlegger hva vi har av tekniske løsninger og har kunnskaper om hvem og hvor tilleggsopplysninger skal skaffes. 6. IT ansvarlig kartlegger hva vi trenger av tilleggsprogramvare for å etablere kommunikasjon mellom Winmed, Profil og Norsk Helsenett. 7. Få på plass de tekniske løsninger. Dette innebærer innkjøp av og installering av Unique Profilkom. 8. Prosjektgruppen vurderer hvilken maskin som skal benyttes for å ta i mot meldinger. Personellmessige. 9. Prosjektgruppen utarbeider opplæringsplan for de av personellet ved legekontor og omsorg som skal ha opplæring i bruk av elektronisk samhandling. 10. Lage plan for opplæring, herunder antall personell og omfang av opplæring. 11. Opplæring av tilsynslege i legemodul/profil. 12. Informere om, demonstrere og teste ut meldingstyper sammen med personalet. Organisatoriske oppgaver. 13. Holde kontroll med utgifte, avpasse forbruk i henhold til budsjett. 14. Etablere beslutningsdyktig styringsgruppe som har interesse for prosjektet. 15. Etablere arbeidsgruppe med innsikt i legekontor, hjemmetjeneste, sykehjem og IT. 16. Nedfelle rutiner og avvikshåndtering for PLO/Legekontor i forhold til meldingsutveksling. 17. Opprette en avtale med legekontoret om bruk av Elin K med utgangspunkt i journalforskriften, samt sikre at nye rutiner er hensiktsmessige og funksjonelle. 18. Starte prøvesending med tenkte pasienter på testdatabase. I dette kapitlet beskrives kort de oppgaver som skal gjennomføres i prosjektet 6
Godkjent av: Side 7 av 10 4.0 Prosjektorganisering og ansvarsfordeling Styringsgruppe Prosjektgruppe IT personal Prosjektleder 4.1 Prosjektansvarlig Saltdal kommune ved Rådmann Anna Welle 4.2 Styringsgruppe Anna Welle Rådmann Anne Marit Franing Enhetsleder Pleie og Omsorg Magne Franing Kommunelege I Åge Kristoffersen Prosjektleder Styringsgruppens ansvar er: Sikre at de avgjørelser som tas er forankret i ledelsen og at prosjektet blir fulgt opp. Sikre at de økonomiske rammer overholdes. 5.3 Prosjektleder Prosjektleders ansvar i prosessen er: Informere styringsgruppen om fremdriften og hente innspill fra gruppen. Følge opp rapportering og sikre fremdrift i prosjektet. Etablere samarbeid med aktuelle parter i kommunen, ansatte og leverandører av programvare. Innkalle til møter og føre skriftlige referat. 7
Godkjent av: Side 8 av 10 5.4 Prosjektgruppen Prosjektgruppen består av: Åge Kristoffersen Prosjektleder Terje Furumo IT ansvarlig Kjell Gunnar Skodvin Tilsynslege Kirsten Vik Eriksen Leder hjemmetjenesten Per Arne Østerkløft Administrasjon omsorg Prosjektgruppen har ansvar for å: Komme frem til løsninger og vurdere om disse er gjennomførbare. Sette opp opplæringsplan/finansieringsplan for prosjektet. Fremme forslag og budsjett i forhold til nyinnkjøp. 6.0 Budsjett og finansieringsplan Budsjett, finansieringsplan og kostnadsspesifisering er vedlegg til prosjektdirektivet. 6.1 Timerapportering Prosjektleder og prosjektdeltakere skal dokumentere timer brukt i prosjektet. Medgått tid skal dokumenteres og sendes til elin-k@sykepleierforbundet.no sammen med den månedlige fremdriftsrapporteringen. 7.0 Milepælsplan Innholdet i milepælene skal være beskrevet under kapitlet oppgaver tidligere i dokumentet, EKSEMPEL på milepælsplan Aktivitet Når EPJ er slått på i Profil Når vi har kartlagt de løsninger som finnes i kommunen. Når kartleggingen av kobling mot Norsk Helsenett er kontrollert. Når Profil og Winmed er klar for elektronisk samhandling Når vi har kartlagt behov for opplæring Når forprosjektplan er godkjent Når det er etablert driftsansvarlig internt i kommunen Når samarbeidsavtale med Helsesenteret er klar Når hovedprosjektplan er ferdig Når utprøving er iverksatt Når nødvendig utstyr er kjøpt inn og er på plass Når sluttrapport er levert Desember 2008 Januar 2009 Februar 2009 Mars 2009 April 2009 8
Godkjent av: Side 9 av 10 8.0 Planlegging, oppfølging og statusrapportering Statusrapport ved oppstart leveres prosjektleder ELIN-k senest 1 mnd etter prosjektstart. Månedlig statusrapport leveres prosjektleder ELIN-k senest dagen før avtalt telefonmøte. Sluttrapport leveres prosjektleder ELIN-k senest 15.04.09 og hovedprosjektbeskrivelse senest 30.04.09. 8.5 Rettigheter og taushetserklæringer Alle parter som deltar i prosjektet forplikter seg til å overholde de restriksjoner som gjelder ved tilgang til taushetsbelagt informasjon og rettighetsbeskyttet dokumentasjon. Prosjektets resultater skal være åpent tilgjengelig for alle interesserte. 8.6 Signatur et er gjennomgått og godkjent av 9
Godkjent av: Side 10 av 10 9. Referanser 10