KONTROLLUTVALGET I HÅ KOMMUNE PROTOKOLL Utval: Kontrollutvalet i Hå Disse møtte: Hans Obrestad Torhild Johanne Riis Elin Hetland Mong Oddmund Gravdal Møtenr.: 5 / 2016 Møtedato: 26.10.2016 Utvalssaksnr.: 34/16-43/16 Forfall / varamedlemmer: Odd Øverby har meld forfall, Wilhelm Lund er kalla inn som vara. Wilhelm Lund (vara) Andre som var tilstade: Rådmann Anne Berit Berge Ims (sak 35 37), personal- og organisasjonssjef Markus Bjørnseth (sak 35), økonomisjef Bente Iversen (sak 36) Kommunalsjef oppvekst og kultur Waldemar Pedersen og skulesjef Trond Egil Sunde til (sak 37) frå kommunen. Oppdragsleiar Annebeth M. Mathiassen og Senior forvaltningsrevisor Svein Kvalvåg frå Rogaland Revisjon IKS Seniorrådgivar Per Kåre Vatland frå Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Saker til behandling 34/16 16/00201-11 Godkjenning av protokoll frå møtet 7. september 2016 2 35/16 16/00203-7 Orientering frå personal- og organisasjonssjef 2 36/16 16/00335-4 Orientering om kommunen sin tertialrapport pr 31.08.2016 37/16 16/00218-4 Rapport forvaltningsrevisjon - Skulemiljøet i Hå 3 38/16 16/00208-1 Plan for selskapskontroll 2016-2020 4 39/16 16/00207-21 Avsluttande prioritering av prosjekter til plan for forvaltningsrevisjon 40/16 16/00207-19 Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2020 6 41/16 16/00216-1 Bestilling prosjektmandat til forvaltningsrevisjonar 2017 6 42/16 16/00292-14 Statusoversikt oktober 2016 7 43/16 16/00202-3 Referat-/meldingssaker Orientering om revisor si planlegging av revisjonsåret 2016 Side 3 4 7 3/16 15/00038-8 4/16 16/00204-7 Eventuelt Melding om politisk vedtak KST: Forv.rev. vedlikehald kommunale bygg Høstkonferansen 2016 - Forum for kontrollutvalg i Rogaland - INVITASJON 8 8 1
Innkallinga vart godkjent utan merknader. 34/16 Godkjenning av protokoll frå møtet 7. september 2016 Kontrollutvalet i Hå godkjenner protokollen frå møtet 7. september 2016. Kontrollutvalet i Hå godkjenner protokollen frå møtet 7. september 2016. 35/16 Orientering frå personal- og organisasjonssjef Kontrollutvalet i Hå tek orienteringa frå Personal- og organisasjonssjefen til orientering. Personal- og organisasjonssjef orienterte om sitt område. Kontrollutvalet i Hå tek orienteringa frå Personal- og organisasjonssjefen til orientering. 2
36/16 Orientering om kommunen sin tertialrapport pr 31.08.2016 Kontrollutvalet i Hå tar økonomisjefen sin gjennomgang av rekneskapen pr. 31.08.2016 til orientering. Økonomisjefen orienterte om rekneskapen pr. 31.08.2016 Kontrollutvalet i Hå tar økonomisjefen sin gjennomgang av rekneskapen pr. 31.08.2016 til orientering. 37/16 Rapport forvaltningsrevisjon - Skulemiljøet i Hå Kommunestyret i Hå tar den framlagde rapporten knytt til «Skulemiljøsaker i Hå kommune» til orientering. Rapporten vert vidaresendt rådmannen, som vert bedd om å ta stilling til rapporten sine konklusjonar og anbefalingar. Det vert gitt tilbakemelding til kommunestyret vida kontrollutvalet om korleis rapporten er fylgt opp ca. 6 månader etter kommunestyret sitt vedtak. Forvaltningsrevisor orienterte om rapporten. Kommunestyret i Hå tar den framlagde rapporten knytt til «Skulemiljøsaker i Hå kommune» til orientering. Rapporten vert vidaresendt rådmannen, som vert bedd om å ta stilling til rapporten sine konklusjonar og anbefalingar. 3
Det vert gitt tilbakemelding til kommunestyret vida kontrollutvalet om korleis rapporten er fylgt opp ca. 6 månader etter kommunestyret sitt vedtak. 38/16 Plan for selskapskontroll 2016-2020 Kontrollutvalet innstiller til kommunestyret å fatta slikt vedtak: Kommunestyret i Hå vedtek framlagd Plan for selskapskontroll for perioden 2017 2020, i tråd med innstillinga frå kontrollutvalet. Kontrollutvalet innstiller til kommunestyret å fatta slikt vedtak: Kommunestyret i Hå vedtek framlagd Plan for selskapskontroll for perioden 2017 2020, i tråd med innstillinga frå kontrollutvalet. 39/16 Avsluttande prioritering av prosjekter til plan for forvaltningsrevisjon Etter at kontrollutvalet i Hå har gjort si avsluttande prioritering, vert prioriteringar i plan for forvaltningsrevisjon 2017 2020 som følgjer: Prioriterte områder: Uprioriterte områder (i alfabetisk rekkefølgje): Sekretariatet oppdaterer planen med dei endelege prioriteringane før planen vert send vidare til kommunestyret for sluttbehandling. 4
Kontrollutalet ble einige følgjande endeleg prioritering i planen: Prioriterte områder: Helse og sosial Flyktningar Spesialundervisning/tilpassa undervisning Psykiatri/rusvern Kommunen sitt system for svare på henvendinger. Innkjøp Uprioriterte områder (i alfabetisk rekkefølgje): Etikk Innføring av målstyring Jæren Everk Strategisk kompetanse Økonomisk hjelp til sjølvhjelp Etter at kontrollutvalet i Hå har gjort si avsluttande prioritering, vert prioriteringar i plan for forvaltningsrevisjon 2017 2020 som følgjer: Prioriterte områder: Helse og sosial Flyktningar Spesialundervisning/tilpassa undervisning Psykiatri/rusvern Kommunen sitt system for svare på henvendinger. Innkjøp Uprioriterte områder (i alfabetisk rekkefølgje): Etikk Innføring av målstyring Jæren Everk Strategisk kompetanse Økonomisk hjelp til sjølvhjelp Sekretariatet oppdaterer planen med dei endelege prioriteringane før planen vert send vidare til kommunestyret for sluttbehandling. 5
40/16 Plan for forvaltningsrevisjon 2016-2020 Kontrollutvalet innstiller til kommunestyret å gjere slikt vedtak: Kommunestyret i Hå vedtek Plan for forvaltningsrevisjon 2017 2020 med dei prioriteringane som ligg føre frå kontrollutvalet Kommunestyret delegerer til kontrollutvalet å gjer nødvendige endringar i planen i planperioden i tråd med føreskrift for kontrollutval 10. Kontrollutvalet innstiller til kommunestyret å gjere slikt vedtak: Kommunestyret i Hå vedtek Plan for forvaltningsrevisjon 2017 2020 med dei prioriteringane som ligg føre frå kontrollutvalet Kommunestyret delegerer til kontrollutvalet å gjer nødvendige endringar i planen i planperioden i tråd med føreskrift for kontrollutval 10. 41/16 Bestilling prosjektmandat til forvaltningsrevisjonar 2017 Kontrollutvalet i Hå ber revisor levere utkast til prosjektmandat for gjennomføring av forvaltningsrevisjon innan XX til neste møte. Under føresetnad av at kommunestyret vedtek planen slik den ligg føre, vel Kontrollutvalet å bestille en forvaltningsrevisjon innan psykiatri og rusvern. Kontrollutvalet vil i prosjektet sjå på Individuelle planar Ettervern Bruk av ekstrabevilgning Samtykkekompetanse, når grip kommunen inn (sjå vedlagt notat) Sjå spesielt på brukarar med begge diagnosar (rus og psykiatri) 6
Butilbod Kontrollutvalet i Hå ber revisor levere utkast til prosjektmandat for gjennomføring av forvaltningsrevisjon innan Psykiatri og rusvern: Kontrollutvalet vil i prosjektet sjå på Individuelle planar Ettervern Bruk av ekstrabevilgning Samtykkekompetanse, når grip kommunen inn (sjå vedlagt notat) Sjå spesielt på brukarar med begge diagnosar (rus og psykiatri) Butilbod til neste møte. 42/16 Statusoversikt oktober 2016 Kontrollutvalet i Hå tar statusoversikten pr. oktober 2016 til orientering. Kontrollutvalet i Hå tar statusoversikten pr. oktober 2016 til orientering. 43/16 Orientering om revisor si planlegging av revisjonsåret 2016 Kontrollutvalet i Hå tek revisor sin gjennomgang til orientering. Revisor orienterte. 7
Kontrollutvalet i Hå tek revisor sin gjennomgang til orientering. REFERAT-/MELDINGSAKER 3/16 Melding om politisk vedtak KST: Forv.rev. vedlikehald kommunale bygg 4/16 Høstkonferansen 2016 - Forum for kontrollutvalg i Rogaland INVITASJON. EVENTUELT Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leder av kontrollutvalet Sekretær for kontrollutvalet Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikkje signatur 8