MØTE MED KONTROLLUTVALGET Bergen kommune Oppsummering av vesentlige forhold fra revisjonen 2013
Revisors kommunikasjon med kontrollutvalget Revisors oppgaver og plikter Revisor uttaler seg om regnskapet Fritar ikke byrådet eller ledelsen for sitt ansvar Revisjonsopplegget Synspunkter på regnskapspraksis, -prinsipper, -estimater og tilleggsopplysninger i regnskapet Vesentlige forhold som har vært diskutert med ledelsen Korrigerte og ikke-korrigerte feil av betydning Lovkrav eget møte med byrådet(styret) uten administrasjonen til stede Side 2
Revisjonsopplegg Interimsrevisjonen Revisjonshandlinger: Kartlegge/oppdatere prosesser og rutiner Inntekter Innkjøp IT-kontrollrutiner Lønn og refusjon Identifisere og teste kontroller Utvalgte substanshandlinger Test av reiseregninger, lønnstest og bilagsgjennomgang (herunder momskompensasjon) Gjennomgang av spesielle poster før årsoppgjøret Årsoppgjør Gjennomgang av alle vesentlige balanseposter Gjennomgang av mapping mellom saldobalanse og årsregnskap Gjennomgang offisielt årsregnskap med noter Side 3
Revisjonsopplegg - Risikoforståelse Risiko for feil i finansiell rapportering Kompleksitet / Risiko Tilfeldig inntekt Immaterielle eiendeler IT-systemer Anlegg under utførelse Lønn Pensjoner Kortsiktig gjeld Fast eiendom Fordringer Bankinnskudd Skatteinntekter og rammetilskudd Vesentlighet / beløpsstørrelse Side 4
Presentasjonens oppbygning Presentasjonen tar for seg områder fra regnskapet som er diskutert med kommunens ledelse og gir en oversikt over ting som kan forbedres. I tillegg har vi brukt symbol for å si noe om status for området. Vi bruker symboler for å visualisere våre observasjoner. Symbolene gjengir vår subjektive oppfatning av situasjonen. Status Kvaliteten må forbedres, møter ikke minste krav. Kvaliteten bør forbedres, møter ikke alle krav. Kvaliteten er tilfredsstillende, møter de fleste krav. Side 5
Forhold med konsekvens for revisjonsberetningen Ajourhold medlemsdata pensjonskassene konsekvens beregning for pensjonsforpliktelse, premieavvik og pensjonskostnad En velfungerende rutine for levering av medlemsdata til kommunens pensjonsleverandører er en forutsetning for korrekt aktuarberegning (såkalte GKRS-beregninger) av pensjonsforpliktelser, premieavvik og kommunens pensjonskostnader Revisor har i år innhentet tilstrekkelige og hensiktsmessige revisjonsbevis til å konkludere positivt på revisjonen på dette området. Vi har derfor ikke tatt forbehold i revisjonsberetningen. Det er likevel behov for å ha fokus på dette i revisjonen framover. Presentasjon av konserntall i note Vi gjør oppmerksom på at de presenterte konsoliderte regnskapene på side 152-155 i årsmeldingen til Bergen kommune ikke er underlagt revisjon
Sammendrag Intern kontroll Revisor vurderer intern kontroll i forbindelse med revisjonen Formålet er å vurdere risikoen for feil i regnskapet Formålet er ikke å gi noen uttalelse om den interne kontrollen Alle svakheter i den interne kontrollen er ikke nødvendigvis avdekket Vi har avdekket følgende utfordringer knyttet til intern kontroll: Lønnssystemet svakheter i rapportering. Nytt system fra 2014 Kostnader: Attestasjonsrutine vedrørende inngående faktura. (kun 1 attestant/anviser på beløp u/ kr 5 000) Prosjektrapportering ol: Begrenset kvalitetssikring, varierende kvalitet, ulike standarder for revisjon/attestasjon Budsjettering: Stort etterslep av investeringer. Driftsmidler: Rutine knyttet til vedlikehold av anleggsregister (nedskrivingsvurderinger). Vi viser til videre omtale av ovennevnte forhold videre i rapporten.
Sammendrag Årsregnskap og balanseavstemming Vi har gjennomført revisjonen for 2013 og gjennomgått årsregnskap med noter og årsberetning. Vår gjennomgang har ikke avdekket forhold som skulle indikere noen vesentlige mangler i årsregnskap eller årsberetning. Konti avstemmes per 31.12. Det meste av avstemmingene forelå 15.2. Noen balanseposter kunne vært bedre avstemt. Årsmeldingen forelå på internett 27. mars 2014. Regnskapssjefen har fått tilbakemelding på behov for vurdering av nedskriving eller en dokumentert begrunnelse for hvorfor ikke nedskriving er aktuelt.
Bykassen intern kontroll Lønn svakheter i ERV og rutiner Inngående faktura: Kun 1 person har godkjent og/eller har anvist inngående faktura. Se tidligere rapporterte svakheter i lønnssystem Fra årets revisjon ser vi svakheter knyttet til: Personalmappene ved resultatenheten gir ikke fullstendig grunnlag til å fastslå at lønnsfastsettingen til medarbeiderne er korrekt Det benyttes reiseregningsskjema med utdaterte satser Gjennomgangen ved resultatenheter viser at det gjøres kontroller som kompenserer for svakheter i ERV Inngående faktura med beløp under kr 5 000 krever kun 1 signatur (+autoattestant) i Agresso. Er et bevisst valg av kommunen. Gjelder også kommunale foretak og Bergen og Omland Havnevesen.
Bykassen intern kontroll Prosjektrapportering ol Det her vært problemstillinger rundt bl.a. følgende: Kvalitetssikring før innsendelse til revisjon Krav til standard som skal brukes for attestasjonsoppgaven Tidspunkt for innlevering til revisor i forhold til frister Krav til dokumentasjon Konsekvens: Ulike rutiner og ulik kvalitet gir økt risiko for feil og merarbeid for revisor
Bykassen intern kontroll Etterslep investeringsbudsjettet Det er fortsatt et stort etterslep i gjennomføring av investeringer som medfører store budsjettavvik. Etterslepet er noe mindre for 2013 enn for 2012. Dette fordi oppbudsjetteringen som bystyret vedtok, kompenserer noe ved at det ikke oppbudsjetteres på prosjekter det ikke blir noe av, og at deler av tidligere års bevilgninger flyttes til senere budsjettår. Inntekter Vi har sett på utvalgte deler av kommunen og har følgende anbefalinger: - Kommunen bør sørge for at det blir enklere å foreta avstemminger mellom leiesystemet og økonomisystemet i framtiden (EFE) - Kommunen bør etablere leieregister hos alle avdelinger som har ansvar for å fakturere leieinntekter på vegne av kommunen og avstemme dette mot regnskap (Felles). - Alle leieavtaler må være signerte og bli fakturert (Idrett) - Kommunen bør vurdere økt sentralisering for å få økt arbeidsdeling og enhetlig system for å sikre at alle inntektene blir ført i regnskapet (Felles)
Bykassen - årsregnskapet Selvkost - Gjennomgått utvalgte etterkalkyler - Vurdert fondsoppbyggingene - Dokumentasjon av grunnlaget for noteopplysningene måtte innhentes særskilt Vi ser at flere av fondene har økt de siste 3-4 årene. Vi ser at selvkostområde feiing og tilsyn har hatt en økning i bundne fond hvert år de siste 7 årene. Normalt skal fondsutviklingen ses i sammenheng i en 3-5 års periode mht utjevning mellom inntekter og utgifter. Vi anbefaler at kommunen ser nærmere på dette og vurderer tiltak til å få redusert fondsoppbyggingen
Bykassen - årsregnskapet Finansforvaltningen BDO har gjennom revisjonen også kontrollert om etterlevelsen av finansforvaltningsreglementet i Bergen kommune virker å være i samsvar med reglementet. Kommunen har pt ikke laget rapport om finansforvaltningen for 2013 i tråd med krav om finansreglementet. Så langt vi kan se har ikke identifisert vesentlige avvik som tilsier at finansreglementet ikke etterleves. Avstemming av kontrolloppstilling I forbindelsen med revisjon av kontrolloppstillingen framkommer det noen avvik som måtte undersøkes nærmere. Det framkommer en differanse mellom årsoppgaven for arbeidsgiveravgift (skjema RF1025) og kontrolloppstillingen (skjema RF1022) på kr 307 308. Avvikene er vurdert å ikke være vesentlige og vi har valgt å attestere på kontrolloppstillingen. Kontrolloppstillingen for kommunen ble ikke framlagt for revisor før 7.4.2014, dvs like før påske. Det har vært merarbeid for å kunne gjennomgå denne oppgaven pga vi ikke hadde tilgang til nødvendig personell og at det var forhold som medførte ekstra oppfølging.
Oppsummering bykassen Det er avgitt revisjonsberetning uten forbehold for regnskapsåret 2013 Ikke korrigerte feil - Manglende utgiftføring av påløpt variabel lønn, ca 70 mill kr - Manglende periodisering av egenbetaling institusjon for fakturering des 2013, ca 5-7 mill kr Korrigerte feil - Ikke noe er korrigert i forhold til de oversendte årsregnskapsskjemaene. Administrasjonen har selv endret noe etter 15.2 som vedrører balanse og noteopplysninger
Bergen Vann KF F Bruker samme lønnsystem som kommunen Dokumentasjon av inn- og utmelding av medlemsdata pensjonskasse er blitt bedre(som kommunen) Disposisjoner Utfører tjenester hovedsakelig innenfor selvkostområde. Bør ikke gi for store overskudd som ikke skal inngå i selvkost for VA. Ser at KF i 2013 har arbeidet videre med å dokumentere selvkost og hindre kryssubsidiering
Bergen Hjemmetjenester KF Bruker samme lønnsystem som kommunen Dokumentasjon av inn- og utmelding av medlemsdata pensjonskasse er blitt bedre(som kommunen) Regnskapsmessig underskudd Foretaket har hatt et bedre år enn 2012 og går med kommunens tilskudd nesten i balanse. Budsjettert avsetning måtte strykes, slik at det kommunens tilskudd har nettoeffekt må regnskapsmessig underskudd. Akkumulert underskudd må dekkes av bykassen
Bergen Bolig og Byfornyelse KF Årsregnskap og balanseavstemming Forsinket overlevering av årsregnskap Kan vurdere å innta flere noteopplysninger enn de som er i dag ift KRS nr 6. Dokumentasjon av husleieinntekter Revisjonen har arbeidet med foretaket for å få bedret dokumentasjonen av fullstendigheten av husleieinntekten. Etter revisjonens mening er dette et forbedringsområde som virksomheten må ha et fokus på.
Status pr. 13/5-14 Revsjonsberetninger: Avgitt: - Bergen kommune og Lånefond - Bergen Bolig og Byfornyelse KF - Bergen Vann KF - Bergen Hjemmetjenester KF - Flere av legatene/stiftelsene - IUA, - Bergen Overformynderi avviklingsregnskap - Om lag halvparten av menighetsregnskapene Påbegynt: - Sendt informasjon om revisjon av beboerregnskap 2013 - Bergen Kirkelig Fellesråd og resten av menighetsregnskapene -Krisesenteret samt ulike legater og stiftelser -Bergen og Omland havnevesen Andre regnskapsrevisjonsoppgaver: - Ajour med momskompensasjon, prosjektregnskap og bekreftelse av statlig tilskudd - Ajour med tippemiddelregnskap - Kontrollert etterlevelse av finansreglementet parallelt med revisjonen av bykassen - Avgitt to attestasjonserklæringer ifm låneopptak - Ajour med attestasjon av EU-prosjektene og kommuneadvokatens klientmidler Ikke påbegynte oppgaver vedr 2013: - Ingen