Personal HMS-Finnmark, Bedriftshelsetjenesten i Nord Henry Karlsens plass 1 9800 VADSØ Kvalsund, 20.12.2013 Løpenr. Saknr. Arkivkode Vår ref. Deres ref. 13/7345 13/1749 440// RAD/PERS/EL BEDRIFTSHELSETJENESTE, 2014 TILBUDINNBYDELSE FOR ANSKAFFELSE UNDER 300.000 Kvalsund kommune inviterer godkjente bedriftshelsetjenester til å delta i konkurranse for kommunens bruk av bedriftshelsetjeneste. Tilbudsinnbydelse er sendt til HMS Finnmark, bedriftshelsetjenesten i nord HEMIS, avd Alta Frisk i Nord Oppdragets art og omfang I følge arbeidsmiljøloven 3-3 plikter Kvalsund kommune å knytte til seg godkjent bedriftshelsetjeneste. Vi ønsker støtte fra Bedriftshelsetjenesten til å fylle de lovkrav som er pålagt kommunen innenfor helse, miljø og sikkerhet, og til en positiv utvikling av sykefravær og arbeidsmiljø. Året 2014 vil være et spesielt år for kommunen. Vi har mange og store utfordringer å ta tak i. Vi innfører nye fagsystem, bl. annet et nytt elektronisk HMS-system våren 2014. Det er også bestemt at Neverfjord oppvekstsenter skal legges ned, noe som fører til en ekstra tett oppfølging med våre medarbeidere. Vi ønsker derfor en bedriftshelsetjeneste som er «tett på» og som kan stå sammen med kommunen for oppfølging og forebygging, spesielt innenfor området med det psykososiale arbeidsmiljø. I 2012 gjennomførte ledere, verneombud, tillitsvalgte og noen enkelt- ansatte grunnkurset i HMS. Det er likevel et behov i organisasjonen for å få oversatt teori til praksis. Derfor er kartlegginger, risikovurderinger, ROS analyse og handlingsplan for HMS et gjennomgående tema fra alle enhetene. Samtlige enheter har meldt behov for støtte fra bedriftshelsetjenesten til gjennomføringen av dette. Videre ønsker enhetene hjelp til utføring av medarbeiderundersøkelsen som skal utføres i 2014. Postadresse Telefon, rådhus Telefon, helse Hjemmeside Org.nr. Bankkonto 9620 Kvalsund 78 41 51 51 78 41 52 31 www.kvalsund.kommune.no 964 830 622 7878.06.23828
Opplysninger om kommuneorganisasjonen I Kvalsund kommune er det i dag ansatt 125 stk i faste stillinger over 15 % (4 stk u/15%) Vikarer og timelønte er ikke inkludert i antallet. Kommuneorganisasjonen består av følgende enheter: 1. Kvalsund rådhus Kvalsund sentrum 2. Kvalsund skole 3 km fra Kvalsund sentrum 3. Kvalsund barnehage Kvalsund sentrum 4. Brannstasjon Kvalsund sentrum 5. Sykehjemmet Kvalsund sentrum 6. Omsorgsbolig Kvalsund sentrum 7. Hjemmetjenesten spredt, men utgangspunkt fra sykehjemmet i Kvalsund 8. Neverfjord oppvekstsenter (legges ned til sommeren) 17 km fra Kvalsund sentrum 9. Kokelv bo- og servicesenter (KBS) 75 km fra Kvalsund sentrum 10. Kokelv oppvekstsenter 75 km fra Kvalsund sentrum Tildelingskriterie Totalpris på levert tilbud er avgjørende. I totalpris skal alle kostnader fremkomme, både administrative og reisekostnader som kommunen vil bli belastet med skal være inkludert i denne post. Antall timer til utføring (for BHT)er ikke spesifisert. Da vi har oppgitt alle enheter og hvor de ligger i fht Kvalsund sentrum har dere fått grunnlag for denne beregningen. I tabellen nedenfor er våre behov spesifisert. Bedriftshelsetjeneste(BHT Gjelder for Innhold ) Året 2014 4 møter i AMU Deltagelse i AMU Møter i arbeidsmiljøutvalget holdes på rådhuset i Kvalsund(sentrum). Erfaringsmessig viser det seg at et møte varer i ca 2 til 2,5 timer. Årsrapport Organisasjonsnivå BHT skal skrives rapport for hvert år hva BHT har bistått Kvalsund kommune med- og det gis en oppsummering av resultater som er observert. Dette skal fremlegges i AMU. Side 2 av 7
Planleggingsmøte Overordnet Hvilke oppgaver skal prioriteres først og når. (Handlingsplan, HMS) Alle enheter 10 enheter hvorav 2 ligger i Kokelv og 1 i Neverfjord, resterende i Kvalsund sentrum. Samtlige ledere har gjennomført grunnkurs i HMS, -40-timers kurset. Det viser seg at det likevel er vanskelig å oversette teori til praksis. Derfor er det behov for støtte og hjelp til utforming av HMS-plan. Det er ikke meningen at BHT skal utføre denne jobben, men gjøre jobben sammen med dem. Kartlegging, risikovurdering og analyse (ROS) Alle enheter Som ovenfor bare at det gjelder kartlegging, risikovurdering og analyse for den enkelte enhet. Betinger tilstedeværelse. Vernerunder Alle enheter Betinger tilstedeværelse. Ergonomisk tilpasning Hygienekunnskap m/fokus på smitte Renholdere Kjøkkenavd. Opplæring for renholdere Kokelv(KBS) og Forflyttingsteknikker Kartlegging, helse Kokelv (KBS)og Forflyttingsteknikker Opplæring i bruk av aktuelle kjemikalier Brannvern, opplæring (teori og praksis) Målrettet arbeidshelseundersøkelse Opplæring, helsepersonell Helsepersonell Renholdere Sykehjemmet Hj.tjenesten Brannkorps Helsepersonell (m/nattarbeid) Maskinførere Driftsarbeidere Kokelv (KBS)og Kokelv (KBS)og Kokelv og Grunnkurs i HMS(40timer) 2 verneombud Av 8 verneombud er det 2 som trenger grunnkurset Side 3 av 7
Psykososialt arb.miljø (medarb.undersøkelser) Opplæring i sykefraværsoppfølging Dialogmøter, langtidssykemeldte HMS-oppfølging, praktisk opplæring Gjennomgang av HMS arbeid Treningsprogram, lavterskel Seminar, forebygging av stress Implementering av HMSsystem Overordnet Alle enheter Ledere I samarbeid m/org (NAV er med) Verneombud Felles Personalmøte Forskjellige arbeidsgrupper Utvalgte (Kvalsund) Alle enheter Samtlige enheter skal utføre medarbeiderundersøkelsen, dette skal analyseres på enhetsnivå. Resultatene av disse undersøkelsene skal deretter settes sammen for analyse på organisasjonsnivå. Enhetene trenger hjelp til gjennomføringen fra Informasjon fra BHT for hva som gjøres av HMS arbeid i samarbeid m/bht, og status. Utvikling av et treningsprogram for forskjellige arb.grupper. eks renholdere, kontoransatte, hjelpepleiere etc. det er viktig at terskelen ikke settes så høyt at de som har mest behov for dette tiltaket ramler av. Det er nå vedtatt at Neverfjord oppvekstsenter skal legges ned fra høsten 2014. Dette vil kunne føre til psykisk stress for de som rammes. Her ønsker vi at BHT skal bidra med forebygging. Quality manager plus heter vårt HMS-system. Det vil bli gitt opplæring i systemet til BHT sammen med opplæringen til Side 4 av 7
lederne. Vi har behov for at BHT følger opp implementering av systemet i organisasjonen. Rådgivning og veiledning Ledere og verneombud Mye av veiledningen kan gis over telefon og i sammenhenger når BHT er i organisasjonen for andre formål. Individuelle oppfølgingssamtaler Uforutsett Administrasjonskostnader Den enkelte ansatte og ledere. Hvem det vil gjelde avtales med personalleder etter hvert som behovet melder seg. Da Neverfjord oppvekstsenter skal legges ned fra høsten 2014 kan den enkelte ansatte få et behov for samtaler med en nøytral utenforstående. Dette ønsker vi at BHT kan bidra med. Det kan også være ledere som vil trenge dette tilbudet da det vil være stort press på dem i fht både nedleggelse, omplasseringer og nye fagsystem som innføres. Da det er vanskelig å forutsi de utfordringer som vil komme må avtalen være så fleksibel at vi kan kontakte BHT ved behov. Vi ønsker derfor at det settes av 3 dager til uforutsett arbeid i organisasjonen for 2014. Dersom BHT har administrasjonskostnader som beregnes utenfor den enkelte post, skal disse tas inn i tilbudet. Dette kan være vanlige administrasjonskostnader, dokumentasjon etc, eller beregninger som gjøre ut av antall ansatte i organisasjonen. Dette skal synliggjøres i tilbudet og skal være med i totalprisen på tilbudet som leveres. Side 5 av 7
Reisekostnader Totalt for 2014 Reisekostnader for BHT for utførelse av avtalen(tilstedeværelse) skal også inn i tilbudet som leveres kommunen. Alle kostnader summeres til Totalkostnad. Antatt omfang Vi ser at vårt behov vil bli ekstra stort i 2014 og har estimert et timetall på ca 230 timer for avtalen. Vi vil gjøre vår utvelging på totalpakke(pris) ikke på timer. Videre har vi estimert et beløp på ca kr. 220.000,- og da er alle poster fylt og alle kostnader tatt inn. Prosedyre Konkurransen reguleres av lov om offentlige anskaffelser. Denne anskaffelsen er under 300.000,- og er fritatt kunngjøringsplikten. Tilbyder kan stille spørsmål til anskaffelsen Det er anledning til å stille spørsmål til anskaffelsen. Slike spørsmål fremsettes skriftlig, og må være mottatt senest 5 dager før tilbudsfristens utløp. Henvendelse skal merkes med «Anskaffelse Bedriftshelsetjeneste». Alle henvendelser skal skje via e-post. Alle skriftlige svar vil bli sendt til de som kommunen får tilbud fra. Administrasjon av anskaffelsen Eventuelle spørsmål knyttet til anskaffelsen skal rettes til: Eva.larsen@kvalsund.kommune.no Meddelelse om tildeling/kontraktinngåelse Oppdragsgivers beslutning om hvilket tilbud som er valgt, vil skriftlig bli meddelt samtidig til alle tilbyderne i rimelig tid før kontrakten inngås. Kontrakt anses inngått når avtaledokumentet er underskrevet av begge parter. Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres på e-post. Tilbudet skal leveres på e-postadresse: eva.larsen@kvalsund.kommune.no Tilbudet skal merkes slik: Tilbud «Kjøp av bedriftshelsetjeneste for året 2014» Side 6 av 7
Tilbudsfrist Frist for inngivelse av tilbud er: 14.januar 2014 klokken 15.00 Med vennlig hilsen Kvalsund kommune Eva Larsen personalleder Side 7 av 7