Prosjektnavn: Rygge Kommune: Flytteprosessen Eskelund 16 til Eskelundstunet Prosjekttittel: Relokalisering og flytting av virksomheter Planlagt startdato: 05.01.2016 Varighet: 06.06.2016 Oppdragsgiver: Rygge Kommune Oppdragstaker: Studenter ved Utfylt av: Lilleås Marianne Skadal, Caroline Johansen, Lars Ivar Eilerås, og Marie Dato: 16.02.2016 A. Organisering Prosjektgruppens leder: Prosjektdeltakere: Marie Lilleås Marianne Skadal Lars Ivar Eilerås Caroline Marie Johansen Referansegruppe/ personer: Stein Kåre Ulvestad, Siri Bekkevold Hong Wu B. Prosjektbeskrivelse 1
Bakgrunn for prosjektet Rygge kommune så at de brukte over budsjett på hele levekårstilbudet sitt og fikk beskjed om å effektivisere bruken av midler. Dette var årsaken til at Prosjekt Levekår ble opprettet. Det ble ferdigstilt et nytt med sykehjemsutforming med plass til 25 beboere. Det var ikke noen plan på hvem som skulle bruke dette bygget i utgangspunktet, og det var heller ikke satt av midler til å drifte det. Dette resulterte i at styringsgruppen i Prosjekt levekår bestemte seg for at et annet omsorgssenter, Eskelund 16, skulle flytte over i det nye bygget. Dette var i utgangspunktet et senter som fungerte svært godt i drift, og som ble sett på som et flaggskip innen eldreomsorgen i kommunen. Det ble derfor reaksjoner på at de måtte inn i en ufrivillig flytteprosess. Resultatet av denne prosessen ble svært positiv i følge kommunen og Eskelund ledelsen. De tror stor at blant annet medvirkning og god informasjon er grunnen til dette resultatet, og det er noe som gjøres rede for i oppgaven. Vi vil kartlegge prosessen som ble gjort i forkant, under og etter selve flyttingen. Prosjektets hovedmetode: Læringshistorie En læringshistorie skal forsøke å skape et komplett bilde, sammensatt av flere historier, som organisasjonen kan lære av. Læringshistories formål er å skape en organisatorisk hukommelse og kartlegge hvor læring skjer. Finne hendelser som folk i en organisasjon finner signifikante, og de omfatter både harde forretningsresultater og myke menneskelige effekter. Det å finne frem til notable results er en av de mest sentrale aktivitetene i produksjonen av læringshistorien. En læringshistorie er ment for et bredere publikum, den beskriver erfaringene til noen få, men er ment som et innspill i diskusjoner for en hel organisasjon. Dataene genereres gjennom refleksive konversasjoner. Datainnsamlingen skal foregå i kontekster der folk kan reflektere over hva de har fått til, samt over frustrasjoner og holdninger. Det utvikles ikke intervjuguider eller lignende på forhånd. Datainnsamlingen skal bære preg av samtale rundt noen tema. 2
Læringshistorien skrives ut som en samskapt fortelling jointly told tale. Dette er en teknikk hvor deltakere og forskere forteller en historie side om side. Layout: To kolonne format: Tittel, anslag, utbrodering, underingress, tematiske kapittel, kommentarer, kritikk, kontekst, og direkte sitat. Et team av interne og eksterne skaper historien. Teamet består av folk som jobber i organisasjonen, og eksterne forskere. Dokumentet kobler fortolkninger og tilskrivninger med observerbare data. Leserne må alltid kunne koble vurderinger, tolkninger og påstander til data de har forhånden. Dette er metodisk viktig for at historiene ikke skal bli redusert til å bare bli organisatorisk sladder. Læringshistoriene bør ikke vurderes på bakgrunn av tekstene alene. I prosessen er det 3 muligheter for refleksive dialoger: under intervjuene, i ulike faser av destilleringsprosessen, og i spredningsprosessen. Vi skiller mellom vurdering, måling og evaluering. Dette gjør vi for å befri folk fra tyranniet med forhåndsbestemte målings og evalueringsskjema. C. Mål Hovedmål Forbedre og dokumentere Rygge kommunes evne til læring ved å kartlegge forandring (flytteprosessen) samt tilrettelegge for individuell og organisatorisk refleksjon. Effektmål 1. Ledere, mellomledere og ansatte bruker mindre tid ved oppstart av lignende prosjekter på bakgrunn av tidligere dokumentert prosess. 2. Medvirkning skal stå sentralt i lignende fremtidige prosjekter, og personer fra ulike deler av prosjektet skal være inkludert. 3. Skape en organisatorisk hukommelse. 3
Resultatmål 1. Skrive en fullverdig læringshistorie. 2. Spre læringshistorien til de berørte av prosjektet. 3. Gjennomføre en workshop i etterkant av læringshistorien for de involverte i prosjektet Hovedtiltak For å sikre at prosjektmålene blir nådd skal prosjektgruppen: 1. Få en fullstendig oversikt over Prosjekt Levekår. 2. Sette sentrale temaer det skal reflekteres rundt i de samtalebaserte intervjuene. 3. Ha samtalebaserte intervjuer med nøkkelpersoner i prosjektet rundt flytteprosessen fra Eskelund 16 til Eskelundstunet. Med nøkkelpersoner menes: politikere, prosjekt og teamledere, ansatte og pårørende. 4. Bearbeide og analysere intervjunotater og lydopptak. 5. Ut ifra de samtalebaserte intervjuene, skal vi trekke frem tydelige temaer og gjennomgående ting, som er en av de mest sentrale delene i utformingen av en læringshistorie. 6. Skrive en komplett læringshistorie i henhold til metodikken. 7. Fremleggelse og diskusjon rundt læringshistorien med de involverte. 8. Vurdere hvordan læringshistorien kan bidra til tidsbesparelse. 9. Vurdere effekten av medvirkning i prosjektet. 10. Reflektere over bachelorprosjektet i sin helhet. Prosjektets rammebetingelser og avgrensinger Vi skriver en bacheloroppgave med Rygge Kommune som oppdragsgiver. Vår oppgave går ut på å se på flytteprosessen fra Eskelund 16 til Eskelundstunet. Hovedmetoden vi bruker kalles læringshistorie. Vi har fått kontorplass hos Rygge Kommune, og arbeider i det miljøet som oppgaven omhandler. Oppgaven som skal skrives er en bacheloroppgave med vitenskapsteori og metode. Den skal gjennomføres våren 2016, og leveres 06.06.2016. Oppgaven gir 30 studiepoeng, og 4
gjennomføres for avdelingen for ingeniørfag, Innovasjon og Prosjektledelse, Høgskolen i Østfold. Emneansvarlig er Sissel Larsen, og oppgaven skrives på norsk. Veileder for prosjektet vårt er Hong Wu. Læringsutbytte: Kunnskaper: Studenten har kompetanse og selvtillit til å gjennomføre reelle prosjekter har kunnskap om nødvendigheten av innovasjon og kontinuerlig forbedring i forskjellige bedrifter kan arbeide i et team på en systematisk måte kan håndtere / løse innovasjonsproblemer og prosjektstyring kjenner til vitenskapsteori og metode innhenter og forholder seg kritisk til informasjon, analyserer og refererer Ferdigheter: Studenten benytter et sett metoder, teknikker, IT verktøy og modeller for å gjennomføre problemløsning og prosjektstyring løser innovasjons og utviklingsoppgaver på en systematisk og effektiv måte når felles mål gjennom teamarbeid Generell kompetanse: Studenten forstår nødvendigheten av innovasjon for å oppnå effektiv verdiskaping har forståelse for interessentenes medvirkning i prosjekt hvor utviklingsprosessen for å oppnå bærekraftige resultater skal være i fokus 5
viser hvordan vitenskapelige, etiske og samfunnsmessige vurderinger ligger til grunn for innovasjon Grunnlagsdokumentasjon Er prosjektet et delprosjekt eller en del av et større hovedprosjekt/program? Ja Nei x C. Overordnet fremdriftsplan Se vedlegg 1 D. Prosjektplaner og statusrapportering Ansvarlig: Marie Lilleås Frist: 06.06.2016 Vi bruker ulike hjelpemidler for å holde oversikt over prosjektprosessen som blir gjort. Fremdriftsplan: Vi benytter oss av fremdriftsplaner laget i Gannt. Vi har en fremdriftsplan internt i gruppa og en fremdriftsplan som er mer overordnet. Fremdriftsplanen internt i gruppa er preget av detaljer, mens den overordnede fremdriftsplanen kun tar for seg rammene. Kalender: Vi bruker Google sin kalender som en overordnet plan på når vi skal møtes og hva som skal gjøres. Denne kalenderen er online og delt mellom alle så vi alle til en 6
hver tid kan se hva som står oppført, og også legge til nye oppgaver. I denne kalenderen skal fravær oppføres så vi enkelt kan se hvem som ikke var tilstede. Logg: Vi fører to typer logger. Den ene er timesbasert og forteller kun hvor mange timer som er brukt og en merknad med forklaring om noen har fravær. Den andre er logg med forklaring hvor vi har beskrevet hva som er gjort de ulike dagene. Møtereferater: Vi skriver referat etter hvert møte vi har hatt med veileder. Disse renskrives, legges inn i en en egenlaget mal og sendes så videre til veileder for gjennomlesning. Møteagenda: Vi forbereder oss før hvert veiledningsmøte med å lage en Powerpoint om det vi vil skal bli tatt opp. Dette blir sendt til veileder før møtet. Ukentlige oppdateringer: Det sendes ukentlige oppdateringer til veileder med en oppsummering av hva vi har gjort. Dokumenthåndtering: Mappesystem i Google Disk med godt organiserte mapper, delt med alle på gruppa. Møtereferater og møteagenda ligger også her, og er i tillegg delt med veileder. Rapportering: Avsender: Marie Lilleås Mottaker: Hong Wu Frekvens: Ukentlig Første rapportering: 07.01.2016 Ferdigstilling av sluttrapport: Ansvarlig: Alle Frist: 10.06.2016 E. Underskrifter 7
............ F. Merknader 8