Flekkefjord 10. juni 2004 57G-Protokoll_RS-01 Protokoll Fra møte i Regionstyret nr. 01/04-06 avholdt torsdag 10. juni 2004 på Maritim Hotell, Flekkefjord fra klokken 1700 - klokken 2130. Tilstede: Regionstyret (RS) Regionsleder Tor-Jan Stokkedal Nestleder Varamedlem Varamedlem Berit Hagen Birger Eggen Doris Høyland Ole Bjørn Birkeland Mette Seglem Aasen Sture Rasmussen Geir Ø. Pedersen Administrasjonen Daglig leder Erik Andersen Ansattes representant Inger Berit Høiklev Forfall Kenneth Olsen Sak oversikt: 01 Konstituering Organisasjonsnormer Regionstyremøter Ansvarsområder Satser Møteplan 02 Fullmakter 03 Oppnevne Arbeidsutvalget 04 Oppnevne øvrige komiteer og utvalg 05 Regional Plankonferanse 06 Landsturneringen 07 Dispensasjon antall spillere 08 Dispensasjon aldersbestemmelsene-klubbsamarbeid 09 Ansettelse Veksthusmedarbeider i prosjektstilling 10 Administrasjonen 11 Veksthus 12 Lov og reglement NHF Region SørVest Norge Telefon: 51 82 68 80 Bankgiro: 3201 07 19800 Postboks 3033 Telefaks: 38 25 41 27 Postgiro: 0804 56 52433 4095 STAVANGER E-post: nhf.rsvn@handball.no Postgiro LISENS: 0825 09 41200
01 Konstituering Regionsleder Tor-Jan Stokkedal ledet konstitueringen der det ble foretatt en gjennomgang av styrets sammensetning og oppgaver. Følgende ble vedtatt. RS-vedtak i sak nr. 01 Organisasjonsnormer: Regionstyret, tingvalgte komiteer, oppnevnte komiteer og ansatte skal alle skrive under på organisasjonsnormene, for å forplikte seg til at disse blir overholdt. Organisasjonsnormer utarbeidet av NHF benyttes i sin helhet, men NHF byttes ut med Region SørVest Norge. Regionstyremøter: Alle som er valgt inn i Regionstyret deltar på Regionstyremøtene. Dette gjelder også varamedlemmene. I tillegg deltar daglig leder og ansattes representant. Møtene gjennomføres etter utarbeidet møteplan. Komiteer, utvalg og soneledere innkalles etter behov. Administrasjonen velger selv ansattes representant. Strategi- og langtidsplan, økonomikontroll, veksthus, saker av prinsipiell betydning og rikets tilstand skal være primær saker i alle styrets møter. Sakliste fremmes av AU senest en uke før Regionstyremøte. Saker meldes inn av Regionstyremedlemmer, komiteer, utvalg, soner, klubber og administrasjonen. Protokoll sendes styrets medlemmer for uttalelse/godkjenning senest en uke etter møte. Protokollen offentliggjøres en uke etter dette. Ansvarsområder: Leder Tor-Jan Stokkedal (Dommer) Nestleder Berit Hagen Organisasjon Birger Eggen Konkurranse/Spill/Beach Doris Høyland Organisasjon Ole Bjørn Birkeland Marked Mette Seglem Aasen Veksthus Kenneth Olsen Økonomi Varamedlem Sture Rasmussen Organisasjon Varamedlem Geir Ø Pedersen Informasjon-Kommunikasjon Satser: Regionstyret mottar møtegodtgjørelse for regionstyremøter. Møtegodtgjørelse utgjør i perioden 2004-2006 kr 275,- for leder og kr 225,- for medlemmer/varamedlemmer pr møtetime. Reiser, bilgodtgjørelse og telefongodtgjørelse følger statens satser. Møteplan for 2004: Regionstyremøte 02-04-06 Tirsdag 24. august 2004 i Lyngdal Regionstyremøte 03-04-06 Torsdag 7. oktober 2004 i Flekkefjord Regionstyremøte 04-04-06 I fbm plankonferansen 12-14. november 2004 Regionstyremøte 05-04-06 Torsdag 16. desember 2004. Sted ikke bestemt Side 2 av 6 sider
02 Fullmakter. Det ble for Regionstyret forelagt 2 fullmakter for godkjenning. 1. Fullmakt til daglig leder til disposisjonsrett over regionens kontoer. 2. Daglig leders rett til å tegne for NHF Region SørVest Norge i Driftssaker. RS-vedtak i sak nr. 02 Begge fullmakter ble godkjent av Regionstyret. 03 Oppnevne Arbeidsutvalget Regionstyret oppnevner Regionens Arbeidsutvalg. RS-vedtak i sak nr. 03 Regionstyret oppnevner Arbeidsutvalg (AU) som følger: - Tor-Jan Stokkedal - Berit Hagen - Birger Eggen I tillegg tiltrer daglig leder med tale og forslagsrett. Arbeidsutvalget tildeles en økonomisk vedtaksramme på inntil kr 25 000,- 04 Oppnevne komiteer og utvalg Regionstyret presiserer at Regionaliseringen ikke fører til mindre behov for viktige støttespillere i form av tillitsvalgte i komiteer og utvalg. Tvert i mot. Behovet for tillitsvalgte er stort, og regionstyret er tilfreds med at mange har meldt sitt kandidatur. RS-vedtak i sak nr. 04 Regionstyret gir Arbeidsutvalget fullmakt til å oppnevne nødvendige komiteer og utvalg. 05 Regional Plankonferanse Regional plankonferanse skal arrangeres 5. 7. november 2004 eller 12. 14. november 2004. Når og hvor skal årets konferanse arrangeres? Og hvem skal delta? RS-vedtak i sak nr. 05 Regional plankonferanse 2004 arrangeres 12. 14. november 2004. Hvor konferansen arrangeres, drøftes i neste Regionstyremøte. Hvem som deltar velges ut i fra ansvarsoppgaver og hvilke saker som skal drøftes på konferansen. Side 3 av 6 sider
06 Landsturneringen Landsturneringen 2004 arrangeres i Kristiansand i perioden 20. 22. august 2004. Det meldes om påmeldingsrekord både i håndball- og fotballklassen. Kjempeflott! Administrasjonen v/inger Berit og involverte tillitsvalgte arbeider nå på spreng for å få alt klart til turneringsstart. Rogaland Fotballkrets har kontaktet Regionen med tanke på søknad om arrangement av Landsturneringen i Stavanger i 2007. Hvordan stiller styret seg til saken? RS-vedtak i sak nr. 06 Styret diskuterte det prinsipielle i saken med tanke på hvor de forskjellige arrangementene kan ligge i fremtiden i Regionen. Stavanger skal i de neste årene arrangere både landskamper og veteran NM. Kristiansand har pr. dato ingen planlagte arrangement utenom Landsturneringen 2004. Hvis Regionen søker Landsturneringen til Stavanger i 2007, vil det bety at det vil gå lenger tid til Kristiansand får arrangere Landsturneringen neste gang? Berit Hagen undersøker saken videre før vi sender en eventuell søknad sammen med Rogaland Fotballkrets om Landsturneringen 2007 i Stavanger. 07 Dispensasjon antall spillere på aldersbestemte lag. Ref NHF-AU vedtak i sak 100-2002 vedrørende antall spillere pr lag: 1. I seniorklassen økes antall spillere man kan benytte i en og samme kamp til 14. 2. I klassene J/G 17 og 19 kan man benytte 12 spillere i en og samme kamp. (ingen endring). 3. I klassene J/G 15 og yngre reduseres antall spillere man kan benytte i en og samme kamp til 10. Regions- og kretsstyrene kan dispensere fra dette punkt. NHF gir regions- og kretsstyrene mulighet til å dispensere fra ovennevnte. Saken har tidligere blitt drøftet på klubbmøter, og det har hele tiden vært et klart flertall for at punkt 1 og 2 blir stående som ovenfor og at det i punkt 3 dispenseres for bruk av 12 spillere i en og samme kamp. Regionstyret fattet følgende vedtak i saken: RS-vedtak i sak nr. 07 Punkt 1: Punkt 2: Punkt 3: Som ovennevnt. Som ovennevnt. Regionstyret dispenserer fra regelen om reduksjon til benyttelse av 10 spillere i klassene G/J 15 og yngre. I RSVN serier kan 12 spillere benyttes i en og samme kamp i sesongen 2004-2005. Side 4 av 6 sider
08 Dispensasjon aldersbestemmelsene - Klubbsamarbeid I forkant av, og i sesongen, har administrasjonen fortløpende behov for å behandle dispensasjonssøknader ifbm aldersbestemmelsene og søknader om klubbsamarbeid. I saker som omhandler dispensasjonssøknader er det ønskelig at administrasjonen får fullmakt til å behandle saker innenfor vanlige rammer. For eksempel inntil 2 spillere på banen samtidig uten å måtte gå veien om regionstyret. I saker som omhandler klubbsamarbeid er det ønskelig at administrasjonen får fullmakt til å behandle vanlige saker fortløpende uten å måtte gå veien om Regionstyret. RS-vedtak i sak nr. 08 Regionstyret stiller seg bak ovennevnte og delegerer ansvaret for behandling av dispensasjonssøknader og klubbsamarbeid til Nestleder Berit Hagen. Berit Hagen og administrasjonen finner sammen videre samarbeidsmodell. 09 Ansettelse Veksthusmedarbeider i prosjektstilling Regionen lyste ut prosjektstilling som veksthusmedarbeider i april 2004. Intervju med to aktuelle kandidater ble gjennomført i mai 2004. Inger Berit Høiklev, Per Eirik Magnussen og Erik Andersen gjennomførte intervjuene. Etter evaluering og vurdering innstilles Kai Corrigan til prosjektstillingen. Kai Corrigan vil ut fra geografisk bosted primært ha arbeidssted knyttet til Kristiansand kontoret. Dette betyr at vi umiddelbart har 20 % veksthus stilling ledig i Arendal distriktet. Etter innspill vil dette foredeles på enten en person i 20 % stilling eller 2 personer i 10 % stillinger. Til Orientering. RS-vedtak i sak nr. 09 10 Administrasjonen. Administrasjonen begynner nå å komme i takt etter et knapt år med felles administrasjon. Men vi ser klart at bemanningen er knapp og vi ser klart behovet for en styrking. Vi vet heller ikke pr. dato om vi får erstatning for Sivilarbeider Lars Jørum. Lars har i tiden han har vært her gjort en veldig god innsats, og vi vil merke det når han avslutter tjenestetiden sin. RS-vedtak i sak nr. 10 Daglig leder får fullmakt til å utarbeide en utreding og finansiering av en eventuell styrking av administrasjonen. Side 5 av 6 sider
11 Veksthus I forbindelse med veksthus satsingen og opplæring av instruktører (HUC opplæringen) i spillerutviklingsdelen av veksthus har Regionen, etter føringer fra sentral leddet, vært nødt til å kjøpe inn en del utstyr. Deriblant videokameraer, Pcèr og prosjektorer. Det er meningen at størstedelen av kostnader forbundet til ovennevnte, søkes refundert hos sentralleddet. RS-vedtak i sak nr. 11 Regionstyret stiller seg bak nødvendige innkjøp, men ønsker, i framtida, at slike saker behandles i Arbeidsutvalget (innenfor de økonomiske rammene) eller Regionstyret. 12 Lov og reglement I forbindelse med etablering av ny Region ble det utarbeidet og vedtatt lover og reglement. Ved senere gjennomgang av ovennevnte er det ønskelig at noen av tekstene endres. Regionens lover og kampreglement kan kun endres på Regionstinget. Seriereglementen kan endres av Regionstyret i forkant av hver sesong. Hvordan håndterer vi ovennevnte frem mot Regionstinget i 2006? RS-vedtak i sak nr. 12 Regionstyret ønsker at innspill på ovennevnte meldes administrasjonen som oppretter en bank på innspill. Deretter behandler Regionstyret innspillene samlet i forkant av Regionstinget i 2006. Dette gjelder saker som har med Lov og kampreglement å gjøre. Eventuelle endringer i seriereglementet vurderes i forkant av hver sesong. Tor-Jan Stokkedal (Regionsleder) Berit Hagen (Nestleder) Regionstyrets protokoller er offisielle og bindende for organisasjonen når minimum 2 av de 4 overstående har signert protokollen. Side 6 av 6 sider