Fylkesmennene, kommunene

Rundskriv Fylkesmennene, kommunene Postadresse: Postboks 8140 Dep. NO-0033 Oslo, Norway Besøksadresse: Stortingsgt. 28 Kontaktperson: Arnold Hoddevik (24 13 10 34), Ingeborg Bye (24 23 10 44), Ragnhild Skar (24 13 11 51) Synnøve Kjos Frank (24 13 10 69) Håkon Gjerde (24 13 11 28) Vår dato: 5. juli 2002 Telefon: + 47 24 13 10 00 Telefaks: + 47 24 13 10 05 E-post: postmottak@slf.dep.no Web: www.slf.dep.no Vår referanse: 62/2002 Foretaksregisteret: NO 981 544 315 MVA Rundskrivet erstatter: Rundskriv 65/2001, siste del Bankkonto: 7694 05 02280 Vedlegg: Kopi til: 1. Returskjema, søknader om produksjonstilskudd 2. Eksempel på korrigering av søknaden 3. 2 eksempler på beregning av ak-tilskudd grovfôr LD, landbrukspolitisk avdeling, NBS, NB Produksjonstilskudd 2002-2003 saksbehandling Som et ledd i arbeidet med forenkling og effektivisering av forvaltningen er forskriftene om produksjonstilskudd gjennomgått og revidert. Den nye forskriften bygger på landbrukspolitiske retningslinjer nedfelt i St. meld. nr. 19 (1999-2000) «Om norsk landbruk og matproduksjon» og senere jordbruksoppgjør. Vi viser til forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket og rundskriv 57/2002, som inneholder kommentarer til forskriften. Forskriften finnes på www.lovdata.no og www.slf.dep.no, og som vedlegg bakerst i veiledningsheftet til søknadsomgangen 20. august 2002. Rundskrivene finnes på SLF sine hjemmesider www.slf.dep.no. Veiledningen blir sendt ut i uke 30, og finnes på www.slf.dep.no. Innhold 1 Viktige endringer...2 2 Sammendrag av saksgang og rutiner...2 2.1 Foreløpig behandling i kommunen...2 2.2 Optisk lesing og registrering...3 2.3 Videre behandling, utbetaling og klage...3 3 Behandling av søknadene...3 3.1 Frister...4 3.2 Dispensasjoner, merking etter nedslakting, dispensasjon etter andre regler...4 3.3 Prosedyre for behandling, pakking og innsending av søknader m.m...5 3.4 Inputkontroll, andre maskinelle kontroller og ev. avkorting i tilskudd...9 3.5 Utbetaling...9 3.6 Klage...10 4 Nærmere om 5 %-kontroll av søknader om produksjonstilskudd...10 4.1 Hvem skal kontrolleres?...10 4.2 Hvem skal utføre kontrollen?...10 4.3 Hvordan skal kontrollen utføres?...11

Statens landbruksforvaltning Side: 2 av 18 1 Viktige endringer Ny forskrift om produksjonstilskudd medfører noen endringer i rutinene for behandlingen av søknadene. Det er ikke lenger personer som søker produksjonstilskudd, men foretak Tilskudd til «grøntproduksjon» blir samordnet med produksjonstilskudd Det blir to søknadsfrister for økologisk landbruk, og det er kommunen som avgjør søknadene Det blir et nytt tilskudd til spesialisert kjøttfeproduksjon Kommunen kan ikke lenger gi dispensasjon fra noen del av forskriften Noen maskinelle kontroller blir tatt bort, og noen flyttes til andre tidspunkter. Retting av feil som tidligere ble oppdaget under registreringen skal nå skje i forbindelse med inputkontrollen. Dette innebærer at arbeidet med feilretting kommer etter at søknadene er registrert i datasystemet. Det blir i mindre grad enn før beregnet og gjennomført maskinell avkorting på grunn av brudd på reglene om produksjonstilskudd eller andre regler for jordbruksdrift. Kommunen skal nå fastsette avkorting i tilskudd etter skjønn. Søknadsskjemaet er endret. Det blir for eksempel ikke lenger spurt etter eid, leid eller bortleid areal, men etter areal som foretaket disponerer. Tidligere forvaltningspraksis med kontroll av spredeareal og gjødseldyrenheter er endret fra å være en sentral massekontroll av alle produksjonstilskuddsøkere til å bli en lokal risikobasert kontroll utført av kommunene. Årsaken er at tidligere forvaltningspraksis med kontroll av alle foretak har vært for arbeidskrevende og for lite målrettet. Kommunene vil bedre kunne følge opp de miljøsaker og risikoområder som er viktige i forhold til miljøet med de endringer som er gjort. Offentlig tilsyn skal utføres av kommunene etter risikovurdert miljøbehov. Medlemmer i samdrift i melkeproduksjon kan søke om tilskudd til grovfôr gjennom et annet foretak enn samdriften, dersom grovfôrproduksjonen ikke inngår i et driftsfellesskap med andre foretak. 2 Sammendrag av saksgang og rutiner Avgjørelse etter søknad om produksjonstilskudd er et enkeltvedtak, og reglene i forvaltningsloven gjelder. Jf. også forskrift om produksjonstilskudd og rundskriv 57/2002 med kommentarer til forskriften. 2.1 Foreløpig behandling i kommunen Søknaden om produksjonstilskudd skal leveres hos kommunen. Dersom et foretak driver tilskuddsberettigede virksomheter i flere kommuner, skal søknaden sendes til den kommunen der foretakets driftssenter ligger. Kommunen går først gjennom søknaden og kontrollerer at den er fullstendig utfylt, og at nødvendig dokumentasjon er vedlagt. Samtidig gjør kommunen en foreløpig kontroll av at opplysningene i søknaden er logiske og korrekte, og at vilkårene er oppfylt. Dersom søknaden oppfyller disse kravene, godkjennes den for videre behandling. Søknader som ikke oppfyller vilkårene for utbetaling av produksjonstilskudd, skal avslås. I særlige tilfeller kan fylkesmannen (FM) gi dispensasjon fra bestemmelsene i forskriften. Søknader om dispensasjon bør behandles så tidlig som mulig, helst før søknadsfristen.

Statens landbruksforvaltning Side: 3 av 18 Kommunen skal kun rette opplysningene søkeren har gitt etter samråd med søkeren. Unntak fra dette er åpenbare skrivefeil. Dersom kommunen oppdager opplysninger i søknaden som man antar ikke er korrekte, men som ikke nødvendigvis er skrivefeil, skal søkeren kontaktes før retting blir utført. Det samme gjelder dersom opplysninger mangler. Kravet om registrering i avgiftsmanntallet vil bli kontrollert maskinelt. Det er derfor ikke nødvendig at kommunen foretar en grundig vurdering av hver enkelt søknad før den godkjennes for videre behandling. Søknader uten organisasjonsnummer kan godkjennes for videre behandling, men søkeren bør minnes om kravet. For søknadsomgangen 20. august 2002 er 15. november satt som frist for registrering i Enhetsregisteret og avgiftsmanntallet, se kap. 2.3 i veiledningsheftet. Kommunen sender søknader som er godkjent for videre behandling til FM. Samtidig sender kommunen oppdateringer til landbruksregisteret og evt andre dokumenter til FM, jf kap 3.3.2 nedenfor. Etter at skjemaene er sendt, gjennomfører kommunen kontroll av uttrukne søkere, og sender kontrollskjemaene også til FM for registrering. 2.2 Optisk lesing og registrering FM gjør en gjennomgang for å sjekke om prosedyrene er fulgt. FM oppdaterer landbruksregisteret og registrerer de søknadene som ikke egner seg for optisk lesning. De andre skjemaene sender FM i puljer til SLFs tjenesteleverandør (skannesenter), som sørger for skanning og optisk lesing av søknadene. 2.3 Videre behandling, utbetaling og klage Etter at alle søknadene er registrert, går de gjennom flere maskinelle kontroller. Dette er inputkontroll, kontroll i forhold til merverdiavgiftsregistrering, kontroll av deltakere i selskap, melkekvotekontroll, samdriftskontroll, kontroll av opplysninger om økologisk landbruk mot opplysninger hos DEBIO m.fl. Disse kontrollene blir foretatt som en bistand til kommunens saksbehandling. Resultatet av kontrollene gir grunnlag for å fastsette eventuell skjønnsmessig avkorting. Det blir i mindre grad en før beregnet og gjennomført maskinell avkorting på grunn av brudd på reglene om produksjonstilskudd eller andre regler for jordbruksdrift. Etter at kontrollene er ferdig behandlet i kommunen, blir tilskuddet utbetalt, og deretter følger eventuell klagebehandling. 3 Behandling av søknadene Les nøye igjennom kapittelet om utfylling av søknaden i veiledningsheftet. Se også vedlegg 2. Søknader uten underskrift skal returneres til søkeren for undertegning. Legg merke til følgende: Kommunen må fylle ut endringsmelding til landbruksregisteret og sende den til FM for hvert nytt foretak før søknad om produksjonstilskudd kan bli registrert. Endringer i areal på eiendommer som foretakene disponerer, må også registreres i landbruksregisteret før søknaden blir registrert. Dette kan kommunen få gjort ved å fylle ut

Statens landbruksforvaltning Side: 4 av 18 endringsmelding til landbruksregisteret, eller ved å føre en liste med hovednummer, tidligere areal, nytt areal og årsaken til endringen. 3.1 Frister Kommunen får liste (PT-2000) over alle foretak som har fått tilsendt forhåndsutfylt skjema. Etterhvert som søknadene kommer inn skal de krysses av på anviste steder i listen. Nye søkere føres opp bakerst på listen. Når søknadsfristen er utløpt, sender kommunen kopi av listen sammen med søknadene til FM. Kommunen beholder originalen. Kommunen mottar også en liste (PT-2010) over søkere som ikke får forhåndsutfylt skjema. Dette er foretak som har søkt minst en av de to siste søknadsomgangene, men som av forskjellige årsaker ikke er aktuelle søkere lenger. Det er svært viktig at alle overholder fastsatte frister. Samsortering av de ulike registrene kan ikke skje før alle kommunene og fylkesmennene har levert sitt materiale. Dersom fristene ikke blir overholdt, må søknadene behandles manuelt. Oppsummering av frister for søknadsomgangen 20. august 2002: 31.07. Registreringstidspunkt, tidligste dato for mottak av søknader 20.08. Søknadsfrist 23.08. Liste til kommunene og FM over hvilke søkere som er trukket ut for 5%-kontroll 05.09. Frist for kommunene, innsending av søknadsskjemaene til FM. Egenmelding for samdrifter, skjema SPR-0001, sendes direkte til Statens landbruksforvaltning, postboks 8140, 0033 Oslo 06.09. Kontrollskjema blir sendt til kommunene. 09.09. FMs første frist for innsending av søknader til skannesenteret, minimum 35 % av søknadsmassen i fylket 16.9. FMs andre frist for innsending av søknader til skannesenteret, resten av søknadsmassen 30.09. Frist for kommunene til å sende kontrollskjemaene til FM. 07.10. Frist for FM, søknadsdata blir overtatt av SLF. 16.10. Frist for FM, kontrolldata blir overtatt av SLF. 21.10. Frist for SLF for utsending av feillister etter inputkontroll nr 1 til FM og kommunene. Utsendingen gir av resultatet av maskinelle kontroller/oversikt over alle feil. SLF kommer nærmere tilbake til kontrollen senere. 15.11. Siste frist for foretak til å registrere seg i merverdiavgiftsregisteret i forhold til å oppfylle kravet til slik registrering for søknadsomgangen pr. 31.07.2002 02.12. Frist for FM, rettede søknads- og kontrolldata blir overtatt av SLF. 20.01. Frist for FM for registrering av motregning/avkorting, data blir overtatt av SLF 28.01. Frist for endring av kontonummer og stopp av søknader via FM-sambandet før utbetaling i februar 3.2 Dispensasjoner, merking etter nedslakting, dispensasjon etter andre regler FM fatter vedtak om dispensasjon i første instans. Søknad om dispensasjon skal leveres til kommunen. Kommunen skal legge til rette saken med alle relevante opplysninger og en uttalelse, slik at FM kan avgjøre saken.

Statens landbruksforvaltning Side: 5 av 18 Vedtak om dispensasjon kan påklages etter de samme reglene som ovenfor. Statens landbruksforvaltning (SLF) er klageinstans. Klagen skal sendes til kommunen for behandling og videresending til FM. Etter endringen av forskrift om produksjonstilskudd er det i utgangspunktet to årsaker til dispensasjon som er hjemlet i forskriften om produksjonstilskudd, søknadsfrist og kravet til registrering i merverdiavgiftsmanntallet. I tillegg er det nødvendig å merke søknadene dersom det er gitt dispensasjon fra kravet om gjødslingsplan, grønngjødsling, og dersom det er gjennomført nedslakting på grunn av sykdom. Det er ikke lenger mulig å registrere dispensasjonene på søknaden. I stedet blir det opprettet en rutine for FM. Kommunen må derfor rapportere særskilt til FM om dispensasjoner som kommunen har gitt etter annet regelverk enn produksjonstilskudd, for eksempel forskrift om gjødslingsplanlegging. Kommunen må gi opp årsak med kode og varighet med inntil 3 år. Tidligere dispensasjoner vil bli gjort synlig på baksiden av søknaden. SLF vil lage en liste over dispensasjoner som er gitt tidligere, og som ikke er utløpt. Lista sendes kommunene og fylkesmennene. Kodene som skal registreres for de forskjellige typer dispensasjoner er følgende: Kode Disp. fra: 01 søknadsfrist 28 kravet til registering i merverdiavgiftsmanntallet Følgende koder er ikke dispensasjoner, men en merking av søknadene, som viser at de skal ha utbetaling etter spesielle regler. Kode Årsak 13 pålagt nedslakting av sau 14 frivillig nedslakting av sau 23 Gjødslingsplanlegging 25 Krav om inntil 50% av økologisk areal i kode 875 70 paratuberkulose 3.3 Prosedyre for behandling, pakking og innsending av søknader m.m. Nedenfor følger prosedyre for behandling, pakking og innsending av søknader om produksjonstilskudd, egenmelding for samdrifter og oppgaveskjema for deltakere i selskaper. Prosedyren skal sikre ensartet behandling, pakking og innsending av søknader til skannesenteret med senere retur til FM. Kommunen setter søknadene i ringpermer og sender dem til FM etter prosedyrene nedenfor. Oppbevaring i ringpermer reduserer faren for å miste skjemaer og skjemabunken blir lettere å bla i. FM går igjennom innkomne søknader og kontrollerer at prosedyrene er fulgt. Søknadene sendes deretter til skannesenteret, som sørger for maskinell lesing av søknadene. Etter gjennomført maskinell lesing returneres søknadene til FM. FM bør sende søknadene i retur til kommunen så snart som mulig, og senest før SLF sender ut kontrollistene ca 22.10. FM vil få tilsendt bildefilene av samtlige søknader for det enkelte fylke på CD kort tid etter at skanninga er avsluttet. Denne tjenesten er kun tilgjengelig for FM.

Statens landbruksforvaltning Side: 6 av 18 3.3.1 Kommunens behandling av søknadene Det er svært viktig at søknadene er korrekt og fullstendig utfylt, og at kvaliteten på utfyllingen er god. Hvis ikke kan søknadene bli forkastet i innlesingsprosessen, og søknadene må sendes i retur til kommunen og ev. videre til søkeren for oppretting. Les nøye «Utfylling av søknadsskjema» i veiledningsheftet (SLF-005). En opptelling av feilmeldinger etter maskinell lesing sist høst viste at over halvparten av feilmeldingene etter den maskinelle lesingen skyldtes manglende eller feil utfylling av felt. Dette er unødvendig. Den samme opptellingen viste også at variasjonen mellom kommunene var meget stor. I ett fylke hadde like store kommuner både færrest (5%) og flest (48%) feil. Dette forteller at mange kommuner har mye å vinne på å endre sine rutiner eller være mer nøye med kontrollen av skjema. Det kan hende feilprosenten blir mindre dersom skjemaene blir gjennomgått systematisk på den måten at man sjekker bare ett punkt i hver søknad av gangen. Det kan også være nyttig å sammenholde søknadene med søknad fra tidligere perioder og med landbruksregisteret. SLF fremhever viktigheten av at kommunen legger opp en prosedyre som sikrer tilfredsstillende kontroll av utfyllingen, og følger den. Merk følgende: Generelt om søkerens rettinger: Retting med korrekturlakk eller tape skaper vanligvis ikke problem for den optiske lesingen. Overstrykninger fører til feiltolkning ved maskinell lesing. Skriving utenfor angitte felt blir ikke registrert av skanneren. Hvis søkeren har foretatt rettinger ved overstrykninger eller skriving utenfor felt, må kommunen gjenta søkerens korrigeringer i feltene «Korrigert av kommunen». Det samme gjelder dersom søkeren har benyttet penn eller tusj med meget tynn spiss eller dersom strekene er utydelige. Endringer på s 1 skal gjøres i høyre del av skjemaet, unntatt avkryssing for at telefonnr eller mobiltelefonnr går ut og avkryssing for om foretaket er samdrift i melkeproduksjon. Generelt om kommunens rettinger: Venstre side i skjemaet viser registrerte opplysninger, og er ikke beregnet til utfylling. Vær dessuten nøye med å ikke skrive over justeringsmerker (+), IDnummer i venstre kant av skjemaet eller sidenummer. Rettinger skal foretas som vist i vedlagte eksempel. Det er egne felt eller kolonner for kommunens rettinger. Bruk blå eller svart penn. Rettinger med rødt eller grønt kan medføre retur av skjemaet, fordi skanneren leser rød og grønn farge dårlig. Feilskriving i rettefeltet bør rettes med korrekturtape eller lakk. Unngå overstrykninger. Overstrykninger innenfor datafelt blir også lest, men blir ikke forstått. Dette medfører derfor ekstra arbeid med tolking av det som blir lest inn. Bruk merknadsfeltet på s 8 til å forklare og dokumentere hvorfor rettingen er gjort, og hvem som har gjort det. Kommunen skal aldri foreta utfylling i felt som er forbeholdt søkeren, unntatt eventuelt høyre del av s 1 når søkerens utfylling er mangelfull eller feil. Komma/strek: Alle datafelt skal fylles ut med hele tall uten desimaler. Dersom det blir skrevet 10,0 i et felt, kan dette bli tolket som 1010. IDnummer, justeringsmerker og sidetall: Alle forhåndsutfylte skjema er merket med et IDnummer i kanten for å knytte sidene sammen. Dersom innholdet i disse feltene blir uklart eller ødelagt, oppstår det feil i den maskinelle lesingen. Slike søknader kan ikke leses maskinelt. Det samme gjelder for justeringsmerker (+) og sidenummer. Søkerens fødselsnr eller hovednr, s 1: Dersom det er en ny søker på et driftssenter, kan organisasjonsnummer og navn føres i høyre del av det forhåndsutfylte skjemaet som det tidligere foretaket har fått tilsendt. Det samme gjelder dersom søkeren sender søknad fra et annet driftssenter enn før. Hovednummeret til det nye driftssenteret skal da føres opp i høyre del av skjemaet. Mottatt dato, s 1: Må alltid fylles ut. Formatet skal være ddmmyyyy, dvs. dag-måned-år.

Statens landbruksforvaltning Side: 7 av 18 Stemplingsfelt, s 1: Dersom stempelet kommunen bruker er for stort for stemplingsfeltet, må det stemples slik at trykkfargen ikke kommer inn i feltet for «Søknaden mottatt», justeringsmerket (+) ved siden av, eller andre felt som skal leses maskinelt. Kommunen bør unngå å stemple andre steder enn i feltet som er avsatt til det på side 1. Skjemaet er laget slik at evt gjennomslag ikke skal komme inn i datafelt på motsatt side. Vær likevel forsiktig med stempelfargen, slik at den ikke går gjennom skjemaet. Dette gjelder også ev. postjournalstempel. Tidligere har dette skapt til dels store problemer med skjema fra enkelte kommuner. Denne informasjonen må formidles til de som mottar posten i kommunen. Kontrollsummer, s 2, s 3, s 5, s 6 og s 7: Husk kontrollsummene. Feil eller manglende kontrollsum kan medføre retur av skjema. Søkerens underskrift, s 8: Søknaden skal være underskrevet av søkeren. Med sin underskrift forplikter søkeren seg overfor offentlige myndigheter om at opplysningene i søknaden er fullstendige og korrekte. Se ellers veiledningsheftet. Dispensasjoner, s 8: Merk at kommunen ikke lenger kan gi dispensasjon fra søknadsfristen. Dispensasjoner og merking av søknader skal behandles særskilt. Det er derfor ikke lenger satt av plass på søknadsskjemaet til å registrere nye dispensasjoner. Til informasjon for kommunen vil noen søknader være preutfylt med koder for nedslakting, dispensasjon for gjødlingsplan eller krav til areal ved grønngjødsling. Godkjent/avslått, s 8: Husk avkryssing for om søknaden er godkjent eller ev. avslått. 3.3.2 Innsending av søknadene til FM Innsendingsfristen, torsdag 05.09.2002, må overholdes! Sett skjemaene i ringperm. Alle skjemaer skal ligge med forsiden fram, og alle sider i riktig rekkefølge. Limkanten beholdes. Se likevel siste avsnitt i dette kapittelet. Alle egenmeldinger for samdrifter, SPR-0001 skal sendes direkte til SLF. Innholdet i permen skal være i følgende rekkefølge, adskilt med skilleark: 1. Info: - PT-2000 og returskjemaet (sistnevnte finnes vedlagt) skal ligge foran i permen. - Dispensasjonssøknader 2. Søknader som skal leses optisk: Godkjente søknader, SLF-051, som er forhåndsutfylt, dvs. maskinelt utfylt fra SLF 3. Søknader som ikke skal leses optisk: a) Godkjente søknader, SLF-051, - som ikke er forhåndsutfylt, dvs. at hele søknaden er håndskrevet. - med tilleggsskjema, dvs. søknader der det var for liten plass til alle arealforholdene på s 4-5 og som har sendt inn et ekstra skjema der øvrige opplysninger er gitt - godkjente søknader som vanskelig lar seg lese optisk, se neste kulepunkt. b) Avslåtte søknader SLF-051. 4. Andre skjemaer og vedlegg som ikke skal leses optisk: a) Oppgaveskjema for deltakere i selskaper, SLF-058, legges samlet. b) Dokumentasjon av grovfôrsalg, kopi av avtale om utleie av beite til sportshester og lignende samles bakerst i permen. FM kan eventuelt bestemme at innholdet i b) ikke skal følge med til FM. Gå igjennom alle søknadsskjemaene og plukk ut skjemaer som er uegnet for optisk lesing. Dette er skjemaer med rifter, som er krøllete, har store eselører, er tilgriset med kaffe eller

Statens landbruksforvaltning Side: 8 av 18 annet i felter som skal leses av skanneren, eller som er svært utydelig utfylt. Disse skjemaene skal ligge sammen med de håndskrevne søknadene, se 3. a) over. Plukk ut alle vedlegg: Dokumentasjon av grovfôrsalg og annen dokumentasjon skal ikke leses optisk. Disse merkes eventuelt med hovednr, søkers navn og ev. organisasjonsnummer/fødselsnummer, og legges helt bakerst i permen jf. punkt 4. b) ovenfor. Fjern alle gule notatlapper, binders og stifter fra søknader som skal til optisk lesing. Skjemaene kan skjæres fra hverandre dersom kommunen finner det hensiktsmessig for eksempel ved ev. kopiering av skjemaene. Pass på at skjærekanten blir så rett som mulig. Dersom bunken skulle falle i gulvet og arkene skille lag, kan IDnummeret i venstre marg brukes til å finne fram til arkene som hører sammen. 3.3.3 Oppgaver for FM, før oversending til skannesenter FM går igjennom innkomne ringpermer og kontrollerer at antallet stemmer i forhold til påtegninger på PT-2000 og returskjemaet. FM ser også etter at skjemaene ligger i rekkefølge som i avsnitt 3.3.2. Permer som ikke er ordnet slik, returneres til kommunen. FM bør også bla igjennom søknadene og kontrollere utfylling av søknadene og ev. rettinger. FM purrer kommuner som ikke overholder innsendingsfristen. Skjemaene som skal skannes tas ut av ringpermene og legges i esker, f.eks. slike esker som det har vært kopipapir i. Bruk farget skilleark mellom hver kommune. Eskene pakkes forsvarlig inn. Eskene sendes skannesenteret som bedriftspakke dør til dør. Adresse til skannesenteret oppgis seinere. Skjemaene skal fordeles i 2 sendinger. Alle søknader fra en kommune skal likevel sendes inn samlet. Den første sendingen skal sendes skannesenteret seinest mandag 9.9. Minst 35 % av søknadsmassen i fylket må sendes inn da. Sending nr 2 skal seinest sendes inn mandag 16.9. Da skal resten av søknadsmassen sendes inn. Skjemaer som ikke er skannesenteret i hende seinest 25.9., vil ikke bli lest optisk. Disse blir returnert til FM for manuell registrering i registreringsrutinen. 3.3.4 Oppgaver for FM under og etter skanning Søknader som ikke skal til optisk lesing skal registreres i registreringsrutinen på ordinær måte. Dette arbeidet må pågå parallelt med skanningen. Skjemaet «Oppgaveskjema for deltakere i selskaper» SLF-058 skal registreres av FM i egen rutine, som blir beskrevet senere. Når FM får tilbake søknader fra optisk lesing, skal de ikke kjøres gjennom registreringsrutinen slik som tidligere. Den oppretting som tidligere skjedde i denne fasen, blir flyttet til inputkontrollen. FM må imidlertid passe på at alle søknader blir registrert. Noen aktuelle rapporter er: Nr Navn Kommentar P521 Overførte søknader Rapporten teller opp antallet som er registrert i optisk lesing. P502 Antallsopgave Teller opp antall søknader for hver kommune, registrert og antall i pregrunnlaget som ikke er registrert P506 Statusliste Lister alle søknader med vedkommende status. Status 4, ikke søkt, er fin å bruke for å finne søknader som ikke er registrer

Statens landbruksforvaltning Side: 9 av 18 FMs frist for registrering av søknader som ikke er sendt til skanning og registrering av deltakere i selskaper er mandag 7. oktober 2002. Når fristen er ute blir rutinen for registrering av søknader stengt, slik at det ikke lenger kan registreres nye søknader. 3.3.5 Skannesenteret optisk lesing, verifisering, retting og retur av søknader Ved skannesenteret skjer følgende: Antallet fra returskjemaet blir registrert. Skjemaer som skal leses optisk tas ut av eskene og inntil 5 mm av limkanten fjernes maskinelt. Skjemaene legges i kasser med farget skilleark mellom hver kommune. Skjemaene skannes, tolkes og verifiseres. Skannede skjemaer legges umiddelbart tilbake i kassa. Skannede skjemaer pakkes i esker og sendes FM, som bedriftspakke dør til dør, seinest dagen etter skanning. Hver ettermiddag overføres verifiserte data til den sentrale databasen på Hamar, hvor dataene gjennomgår en formatkontroll. 3.3.6 Oppbevaring og retur av søknader FM returnerer ringpermene med søknader til kommunene med det samme, og senest før utsending av listene etter inputkontrollen ca 22.10. Kommunen vil trenge dem i forbindelse med behandlingen etter inputkontrollen. 3.4 Inputkontroll, andre maskinelle kontroller og ev. avkorting i tilskudd Når søknadene er registrert, blir det utført maskinelle kontroller som en hjelp til kommunens videre behandling av søknadene. Resultatet av kontrollene blir sendt kommunene for vurdering av om vilkårene fortsatt er oppfylt og om noen av søkerne skal få avkorting i tilskuddet på grunn av de feilene som evt er oppdaget. Kommunen underretter søkerne og rapporterer resultatet tilbake til FM. SLF kommer nærmere tilbake med informasjon om de ulike maskinelle kontrollene. Kommunene må også foreta vurderinger etter eget initiativ, uten at det er iverksatt en prosess fra SLF. Kommunen må for eksempel foreta en selvstendig vurdering dersom de mottar melding om at foretaket driver i strid med annet regelverk for jordbruksvirksomhet jf. forskriften 12. I enkelte tilfeller, for eksempel der forskriften 12 kommer til anvendelse på grunn av brudd på dyrevernloven, kan kommunen finne det nødvendig å avslå søknaden om produksjonstilskudd før ordinært meldingsbrev produseres. I slike tilfeller skal kommunen fatte vedtak, og samtidig stoppe søknaden fra videre maskinell behandling. I saker der det bare er aktuelt å fatte et delvis avslag på søknaden, anbefaler SLF at det ikke fattes slikt særskilt vedtak, men at resultatet av vurderingen rapporteres til FM for innlegging i datasystemet. Årsaken til det er at andre deler av søknaden vil bli innvilget, og at søkeren ikke bør få mer enn ett vedtak på grunnlag av en søknad om tilskudd. 3.5 Utbetaling Før utbetalingen får alle kommunene tilsendt utbetalingsliste og meldingsbrev for en siste gjennomgang. Dette fungerer som kommunens endelige godkjenning av utbetalingen til søkerne.

Statens landbruksforvaltning Side: 10 av 18 Når SLF produserer meldingsbrev til søkerne ved utbetalingen, skjer dette på vegne av den enkelte kommune jf. forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket 9. Kommunen fatter altså enkeltvedtak om tildeling av produksjonstilskudd, evt. avslag på søknad, for hver enkelt søker. 3.6 Klage Melding om utbetaling eller avslag på produksjonstilskudd er et enkeltvedtak som søkeren kan klage på, jf forvaltningsloven (fvl) 2. Klagefristen er 3 uker fra søkeren mottar meldingsbrevet eller vedtaket fra kommunen jf. fvl 29. Klagen skal sendes til kommunen jf. fvl 32. Kommunen kan oppheve eller endre vedtaket dersom den finner klagen begrunnet jf. fvl 33. Kommunen underretter søkeren om vedtaket. Dersom omgjøringen fører til at FM må foreta manuell utbetaling, må FM få en anmodning om det, f eks ved en kopi av vedtaket. Dersom kommunen ikke finner klagen begrunnet, sender den dokumentene i saken og en tilrådning til FM, som fatter endelig vedtak. Vedtak i klagesak kan ikke påklages jf. fvl 28. FMs vedtak i klagesak kan derfor ikke påklages til SLF. Klage på avslag om dispensasjon sendes FM. På samme måte som kommunen kan FM oppheve eller endre vedtaket dersom den finner klagen begrunnet. Dersom FM ikke finner klagen begrunnet, sendes dokumentene i saken og en tilrådning til SLF, som fatter endelig vedtak. 4 Nærmere om 5 %-kontroll av søknader om produksjonstilskudd Formålet med kontrollen er å undersøke om data oppgitt i søknaden er riktige, slik at det blir utbetalt korrekt beløp til den enkelte søkeren. Kontrollen er hjemlet i 10 i forskrift om produksjonstilskudd i jordbruket. Denne kontrollen er en del av de oppgavene som kommunene har ansvaret for. Ca 5 % av de som har fått tilsendt preutfylt søknadsskjema blir trukket ut til kontroll. Det blir laget forhåndsutfylte kontrollskjemaer og en kommunevis liste, som viser hvem dette er. Materiellet blir sendt fra SLF til kommunene, og FM får kopi av listene. 4.1 Hvem skal kontrolleres? Kontroll skal gjennomføres hos alle søkere det er forhåndsutfylt kontrollskjema for. Det er bare de som har søkt om produksjonstilskudd for vedkommende søknadsomgang som skal kontrolleres. I tillegg til søknader som er trukket på forhånd skal kommunen og fylkesmennene ta ut søknader for kontroll når det er behov for det. 4.2 Hvem skal utføre kontrollen? Kontrollen skal utføres av personer som har nødvendig kunnskap om regelverket, i første rekke kommunens tjenestemenn. FM kan også foreta kontroll eller forhåndsutfylle kontrollskjema med persondata og la kommunen gjennomføre kontrollen på vanlig måte. Husk bestemmelsene om habilitet, se forvaltningsloven kapittel II, 6-10.

Statens landbruksforvaltning Side: 11 av 18 4.3 Hvordan skal kontrollen utføres? Kommunen må sørge for kopi av søknadsskjemaet til søkerne som skal kontrolleres. Kontrollørene må få tilgang til kopiene i forbindelse med kontrollen, jfr. rundskriv 4/1998 Kontrollen skal foretas snarest mulig etter at kommunen har fått kontrollskjemaene. Er det ny søker på eiendommen, vil kontrollskjemaet være forhåndsutfylt med det tidligere foretakets navn. Navnet til det nye foretaket kan fylles inn i høyre del av side 1, slik at det forhåndsutfylte kontrollskjemaet også kan brukes for de nye søkerne. Søkeren bør minimum varsles om kontroll over telefon. Dersom søkeren ber om det, må kontrollen utsettes til det passer for søkeren, men ikke ut over 5 virkedager. Mange kommuner sender en orientering til søkerne der de disponerte arealene er tegnet inn på et kart. Søkeren kan da gå gjennom arealene og se om bruken av arealene stemmer med det som er inntegnet på kartet. Dette er en god forberedelse til kontrollen, som letter gjennomføringen av den. Søkerne må også få melding om at dokumentasjon kan bli krevd ved kontrollen, slik at de får tid til å finne de dokumentene som kreves. Kontrolløren har ingen plikt til selv å søke etter eventuell dokumentasjon. Søkeren bør legge frem en kopi av søknaden for kontrolløren, slik at kontrolløren kan gjøre seg kjent med innholdet i søknaden. Dersom slik kopi av søknaden ikke kan fremlegges, og det oppstår feil på grunn av det, er det søkerens ansvar. Det skal kontrolleres om brukeren har gjødslingsplan og at den tilfredsstiller kravene i forskrift om gjødslingsplanlegging. Kontrollen skal omfatte alle oppgaver gitt av søkeren ved fysisk telling av dyrene og oppmåling av arealer. Oppgaver som ikke kan kontrolleres ved telling eller måling skal dokumenteres eller godtgjøres på annen måte. Kontrollskjemaene skal ikke til optisk lesing, men sendes til FM for registrering. I tilfeller der kontrolløren blir nektet adgang til bruket, skal følgende tiltak gjennomføres: 1. Produksjonstilskuddet for den aktuelle søknadsomgangen skal holdes tilbake i sin helhet. Søkeren får heller ikke registrert dyretall/grunnlag for beregning av avløsertilskudd. 2. Tidligere søknader om produksjonstilskudd skal kontrolleres mot næringsoppgaver så langt tilbake i tid som det er mulig å kreve tilbake produksjonstilskudd. Dersom det blir oppdaget feil, skal det fremmes krav om tilbakebetaling. 3. Søkeren kontrolleres ved hver søknadsperiode i minst to år framover, dersom vedkommende fremmer nye søknader om produksjonstilskudd. Dette innebærer at søkeren kan trekke søknaden tilbake, men han får ikke anledning til å erstatte den innsendte søknaden med en ny søknad.

Statens landbruksforvaltning Side: 12 av 18 4.3.1 Kontroll av dyretall Dyretallet skal som hovedregel kontrolleres ved telling. Dersom søkeren har dyr som ikke er tilgjengelige for telling, skal dyretallet dokumenteres av søkeren ved hjelp av slakteriavregninger, næringsoppgaver, innsettingsavtaler eller lignende. Antall dyr som er slaktet eller er døde etter registreringstidspunktet, skal dokumenteres ved faktura, veieseddel eller veterinærattest. Ved telling av verpehøns kan det tillates avvik med inntil 2,5 % før det regnes som feil oppgave på søknadsskjemaet. Dyr på utmarksbeite (kodene 410-450) vurderes opp imot det totale oppgitte dyretall. Antall sau på utmarksbeite bør vurderes mot antall vinterfôra sau som er oppgitt i søknad i januar. For fjørfe må en godta dødelighet av normalt omfang, dvs. 1% pr. måned, uten krav om dokumentasjon. Har søkeren en annen oppfatning av hva som er korrekt dyretall enn det som kommer frem ved telling eller skjønn, må han enten dokumentere dyretallet ved f.eks. faktura for innkjøpte dyr, eller legge forholdene til rette for nøyaktig telling av dyra slik at berettiget tvil om tellingen ikke kan fremsettes. Er det ikke verpehøner på eiendommen på registreringstidspunktet, kan hønetallet ved forrige registreringstidspunkt legges til grunn, dersom brukeren har inngått avtale om kjøp av verpehøner for snarlig levering. 4.3.2 Arealkontroll m.v. Jordleie skal kontrolleres og registreres i forbindelse med kontrollen. Jordregister, økonomisk kartverk o l skal legges til grunn for kontroll av oppgitte arealer. Mangler pålitelig arealoppgave, må arealet kontrollmåles med planimeter på økonomisk kartverk og evt. ved oppmåling i terrenget. Det totale arealet foretaket disponerer skal samsvare med søknaden. Følgende areal skal alltid vies ekstra oppmerksomhet: Jordbruksareal ute av drift kode 292 og 293 Brakklagt areal kode 290 Grønnsaker kode 264 Bær kode 280 og 281 Planteskoleareal/blomsterdyrking på friland kode 285 Grønngjødsling kode 875 Karensareal kode 850 Innmarksbeite kode 212 Følgende areal skal som regel kontrollmåles, og alltid dersom det ikke er areal i ovenstående koder: Frukttreareal kode 271, 272, 273 og 274 Poteter kode 230 Dersom det er søkt om produksjonstilskudd for en åkerkultur som er høstet før kontrollen er foretatt, skal det kreves dokumentasjon for salget. Det skal ikke godtas at søkeren fører opp kulturer som skal sås eller plantes etter 1. august.

Statens landbruksforvaltning Side: 13 av 18 Avstanden til arealer nyttet til dyrking av fôr i fjellet skal kontrollmåles på kart eller ved kilometerteller på bil. Bare areal som blir benyttet til produksjon av vinterfôr kan registreres som dyrking av fôr i fjellet. Salg av grovfôr skal dokumenteres med regnskapsbilag der fôrtype, mengde og pris framgår. Fôret skal være omsatt til regningssvarende pris. Det skal kontrolleres om kravene til bevaring av kulturlandskapet er overholdt. Legg spesiell vekt på å kontrollere at kravet om to meter vegetasjonssone mot vassdrag blir overholdt. Se elles kommentarene til forskrift om produksjonstilskudd 8, kulturlandskapskrav i rundskriv 57/2002. Økologisk areal skal kontrolleres på samme måte som andre arealer. 4.3.3 Rapportering om krav til bevaring av kulturlandskapet Kommunen skal innen 10. januar rapportere til FM om det foregående år er foretatt inngrep av betydning for kulturlandskapet i kommunen, jfr. forskriftens 8, og hva som i tilfelle har vært reaksjonsformen i disse sakene. 4.3.4 Oppfølging av kontrollen Kontrollen er obligatorisk. Det vil si at alle søknader som er trukket ut for kontroll og har søkt skal kontrolleres. Maskinell utbetaling av produksjonstilskudd vil ikke skje dersom det ikke foreligger kontrolldata for søknaden. På samme måte som søknadsskjemaene vil også kontrollskjemaene bli gjenstand for inputkontroll. Feil utfylte kontrollskjema blir returnert til kommunen sammen med en feilliste, PT-1101, som forklarer hva som er feil. Alle kontrollskjema som er feil må rettes og sendes tilbake til FM for ny registrering innen fastsatt frist. Dersom det ikke skjer innen fristen, må det foretas manuell beregning og utbetaling, noe som forsinker utbetalingen. Kontrolldata blir lagt til grunn i den videre behandlingen av søknadene. Merk at kommunen skal vurdere om det er grunnlag for avkorting av tilskuddet i tilfeller der det er avvik mellom søknadsskjema og kontrollskjema. Kommunen fastsetter størrelsen på eventuell avkorting. Med hilsen for Statens landbruksforvaltning Monica Tveit fung. seksjonssjef Arnold Hoddevik seniorkonsulent

VEDLEGG 1 RETURSKJEMA, søknader om produksjonstilskudd Legges i ringperm sammen med skjemaene SLF-051, SLF-058 og SPR-0001 og søkerlista PT-2000 Kommunenummer: Kommunenavn: Søknads- og registreringsskjema for produksjonstilskudd i jordbruket, SLF-051 Totalt antall søknader: Antall avslåtte søknader: Antall godkjente søknader: = antall som kan skannes: Bare godkjente søknader skal sendes inn. Avslåtte søknader oppbevares av kommunen, se prosedyrebeskrivelsen, kap 3.3. Oppgaveskjema for deltakere i selskaper SLF-058: Egenmelding for samdrifter, SPR-0001, antall: Alle egenmeldingsskjemaer samles og sendes direkte til SLF, se prosedyrebeskrivelsen, kap 3.3. Dato: Underskrift:

VEDLEGG 2 Endring av opplysninger på søknadsskjemaet Endring av dyretall Nedenfor viser noen eksempler på hvordan skjemaet bør rettes dersom opplysninger skal endres. Eksemplene er ikke hentet fra samme skjema. Eksempel på endring av side 1 er tatt inn i veiledningen, og er derfor ikke gjengitt her. Dyretall Eksempelet viser retting på side 2 der en dyrekode er ført på feil linje. Kode 120 blir nullet ved at kommunen setter 0 i feltet for kommunens rettinger. Kontrollsummen blir ikke endret. På side 3 i søknaden må det foretas en tilsvarende retting av økologiske husdyr. Søkeren hadde krysset av for alle dyrene, men likevel ført opp antallet. Dette er feil. I tillegg var de ført på feil linje. Rettingen er korrekt utført av kommunen. Arealopplysninger Søkeren har satt kryss foran rad to, som går ut fordi søkeren ikke lenger disponerer arealet på eiendommen. På rad 3 har kommunen satt kryss fordi arealet er feil. Eiendommen er ført opp på nytt på neste rad med riktig areal. Begge radene som kommunen har korrigert er merket med kryss i feltet «Rettet av kommunen»

VEDLEGG 2 Arealer side 6 og 7 Dette eksempelet fra side 6 viser hvordan arealer ikke skal føres og hvordan kommunen kan korrigere slike søknader i samråd med søkeren. Kommunen har ikke godkjent innmarksbeitet som søkeren hadde ført opp, og rettet det til 0. Klammer rundt flere arealkoder kan ikke leses optisk. Arealene skal dessuten fordeles på de enkelte vekstene. Areal må være minst ett daa for hver vekst. Alle areal skal føres opp i hele daa uten desimaler. Kommunen har her korrigert tallene for jordbær og andre bær på riktig måte. Grønnsaker og poteter er mindre enn ett daa, og er derfor ikke godkjent. Side 8 Kommunen har rettet opplysningene om gjødslingsplan på side 8, fordi søkeren hadde skrevet feil årstall. Største tillatte verdi er inneværende år + 5. Det er krysset av for vedleggene som følger søknaden, og søkeren ønsker neste gang å få skjema tilsendt på nynorsk.

VEDLEGG 3 Eksempel på beregning av AK-tilskudd grovfôr, uten avgrensning i areal Data fra søknaden: Driftssenteret ligger i sone 5 Fulldyrka jord til slått og beite (kode 210) 121 daa Innmarksbeite (kode 212) 16 daa Andre grovfôrvekster (kode 213) 15 daa Melkekyr (kode 120) 13 stk Ungdyr av storfe (kode 119) 25 stk Normert areal: 121 daa x 1,00 = 121,0 daa 16 daa x 0,6 = 9,6 daa 15 daa x 1,00 = 15,0 daa Sum normert areal = 145,6 daa Beregninger: 1. Maksimalt innmarksbeite: 13 mjølkekyr x 7,5 daa pr. dyr = 97,5 daa 25 ungdyr x 4 daa pr. dyr = 100,0 daa Beregnet maksimalt innmarksbeiteareal = 197,5 daa 2. Normering av maksimalt innmarksbeite: 197,5 daa x 0,6 = 118,5 daa Søkeren har 9,6 daa normert innmarksbeiteareal og ligger under maksimumsarealet. 3. Beregning av maksimalt grovfôrareal: 13 melkekyr x 15 daa pr. dyr = 195,0 daa 25 ungdyr x 5,5 daa pr. dyr = 137,5 daa Beregnet maksimalt grovfôrareal = 332,5 daa Søkeren har mindre grovfôrareal enn beregnet maksimalareal, og vil få utbetalt AK-tilskudd for alt normert areal: AK-tilskuddet = 145,6 daa x kr 406 (foreløpig sats) = kr 59 114

VEDLEGG 3 Eksempel på beregning av AK-tilskudd grovfôr, med avgrensning i areal Data fra søknaden: Foretaket ligger i sone 3 Fulldyrka jord til slått og beite (kode 210) 100 daa Innmarksbeite (kode 212) 100 daa Vinterfôra sauer (kode 130) 50 stk Hester i pensjon i beitesesongen (kode 182) 3 stk Salg av surfôr (kode 522) 7 500 kg Normert areal: 100 daa x 1,00 = 100,0 daa 100 daa x 0,6 = 60,0 daa Sum normert areal = 160,0 daa Beregninger: 1. Maksimalt innmarksbeite: 50 v.f. sauer x 2 daa pr. dyr = 100,0 daa 3 beitehester x 5,5 daa pr. dyr = 16,5 daa Beregnet maksimalt innmarksbeiteareal = 116,5 daa 2. Normering av maksimalt innmarksbeite: 116,5 daa x 0,6 = 69,9 daa Søkeren har 60 daa normert innmarksbeite og ligger under maksimumsarealet. 3. Beregning av maksimalt grovfôrareal: Grovfôrdyr: 50 v.f. sauer x 1,75 daa pr. dyr = 87,5 daa 3 beitehester x 5 daa pr. dyr = 15,0 daa Salg av grovfôr: 7500 kg surfôr : 1000 kg pr. daa = 7,5 daa Beregnet maksimalt grovfôrareal = 110,0 daa Søkeren får utbetalt AK-tilskudd for 110 daa av totalt oppgitt 200 daa: AK-tilskuddet = 110 daa x kr 314 (foreløpig sats) = kr 34540