BALSFJORD KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalget Møtested: Rådhuset i Balsfjord, formannskapssalen Møtedato: 12.12.2016 Varighet: 9.30 11.40 Møteleder: Sekretær: Roald Wikran Inger Johansen Faste medlemmer Roald Wikran (leder) Aslaug Moen (nestleder) Arnhild Lindholm Jan Solli Anne-Grethe Eriksen Varamedlemmer 1. Svein Kristian Pettersen 2. Ove Bjørkmo 3. Herbjørg Rognmo 1. Kjell Atle Alvestad 2. June Mari Kjær Fra utvalget møtte: Roald Wikran Jan Solli Anne-Grethe Eriksen Aslaug Moen Arnhild Lindholm Fra politiske ledelse møtte: Fra administrasjonen møtte: Rådmann Ellen Beate Lundberg (tilstede i sak 48/16) Fra KomRev NORD IKS møtte: Forvaltningsrevisor Margrethe Mjølhus Kleiven Revisor Ørjan Martnes Fra K-Sekretariatet IKS møtte: Seniorrådgiver Inger Johansen
2 Merknader til innkalling og sakliste: Innkalling og sakliste godkjent. Sak 50/16 ble delt ut i møtet. Behandlede saker: Saknr Tittel 46/16 Godkjenning av protokollen fra møte 4.11.2016 47/16 Forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser i Balsfjord kommunalteknikk KF 48/16 Orienteringer fra rådmannen 49/16 Oppfølging sak 45/16 salg av eiendom forvaltningsplan for Juksavatn 50/16 Oppfølging av sak 29/16 angående revisjonsbrev nr. 6 - Balsfjord kommunalteknikk KF og årsmeldingen 51/16 Kontrollutvalgets møteplan for 2017 52/16 Referatsaker U.off.
3 Sak 46/16 GODKJENNING AV PROTOKOLLEN FRA MØTE 4.11.2016 Protokollen fra møte 4.11.2016 godkjennes. Innstillingen enstemmig vedtatt. Protokollen fra møte 4.11.2016 godkjennes. Sak 47/16 FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORT OFFENTLIGE ANSKAFFELSER I BALSFJORD KOMMUNALTEKNIKK KF Kontrollutvalget ser alvorlig på de funn og avvik som er avdekket ved undersøkelsene som er gjennomført på området for offentlige anskaffelser i Balsfjord kommunalteknikk KF. Konklusjonen viser at foretakets ledelse ikke etterlever bestemmelsene i regelverket for offentlige anskaffelser om konkurranse og etterprøvbarhet, og gjelder anskaffelser både under og over nasjonal terskelverdi (kr 500.000). Tiltak må igangsettes for å sikre etterlevelsen av regelverket. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til oppsummering og konklusjon samt anbefalinger i rapporten Offentlige anskaffelser i Balsfjord kommunalteknikk KF. 2. Kommunestyret ber foretakets ledelse om å iverksette tiltak for å sikre etterlevelse av anskaffelsesregelverket. Videre må tiltak iverksettes for å imøtekomme anbefalingene som følger: Øke foretakets innkjøpskompetanse Utarbeide og implementere rutiner for hvordan anskaffelser skal dokumenteres og arkiveres Vurdere å søke råd hos Balsfjord kommunes «sertifiserte» innkjøpere og benytte kommunens innkjøpsrutiner og/eller innkjøpssystemer 3. Kommunestyret ber foretakets ledelse gi punktvis tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak foretaket vil iverksette (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort, for å imøtekomme anbefalingene i rapporten. Frist for tilbakemelding fastsettes til 30.4.2017.
4 Forvaltningsrevisor presenterte rapporten kortfattet og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Felles forslag til tilføyelse i innledningen: Kontrollutvalget registrerer at ledelsen i foretaket har problemer med å gi svar innen gitte tidsfrister. Innstillingen med foreslåtte tilføyelse enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget ser alvorlig på de funn og avvik som er avdekket ved undersøkelsene som er gjennomført på området for offentlige anskaffelser i Balsfjord kommunalteknikk KF. Konklusjonen viser at foretakets ledelse ikke etterlever bestemmelsene i regelverket for offentlige anskaffelser om konkurranse og etterprøvbarhet, og gjelder anskaffelser både under og over nasjonal terskelverdi (kr 500.000). Tiltak må igangsettes for å sikre etterlevelsen av regelverket. Kontrollutvalget registrerer at ledelsen i foretaket har problemer med å gi svar innen gitte tidsfrister. Kontrollutvalget rår kommunestyret å fatte slikt v e d t a k: 1. Kommunestyret viser til oppsummering og konklusjon samt anbefalinger i rapporten Offentlige anskaffelser i Balsfjord kommunalteknikk KF. 2. Kommunestyret ber foretakets ledelse om å iverksette tiltak for å sikre etterlevelse av anskaffelsesregelverket. Videre må tiltak iverksettes for å imøtekomme anbefalingene som følger: Øke foretakets innkjøpskompetanse Utarbeide og implementere rutiner for hvordan anskaffelser skal dokumenteres og arkiveres Vurdere å søke råd hos Balsfjord kommunes «sertifiserte» innkjøpere og benytte kommunens innkjøpsrutiner og/eller innkjøpssystemer 3. Kommunestyret ber foretakets ledelse gi punktvis tilbakemelding til kontrollutvalget om hvilke tiltak foretaket vil iverksette (ev. har iverksatt) og hvilke vurderinger som er gjort, for å imøtekomme anbefalingene i rapporten. Frist for tilbakemelding fastsettes til 30.4.2017. Utskrift av saksprotokoll (iht. KL 77 nr. 6) sendt 19.12.2016 til (svarfrist 20.1.2017): - Balsfjord kommunalteknikk KF v/ daglig leder og styreleder Utskrift av saksprotokoll sendt xx.1.2017 til: - Balsfjord kommune v/ ordfører
5 Sak 48/16 ORIENTERINGER FRA RÅDMANNEN Orienteringer om følgende forhold: A. Rutiner for kommunens tilsynsfunksjon ved byggesaker B. Artikkel Nye Troms 1.11.2016 angående Storsteinnes skole og Fylkesmannens tilsyn C. Artikkel Nye Troms 1.11.2016 angående Balsfjord sykehjem og journalføring av post Rådmannen orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Felles forslag til vedtak: 1. Sak A: I orienteringen fra rådmannen fremkom det informasjon om at kommunen ikke har etablert rutine for tilsyn i byggesaker. Kontrollutvalget anmoder rådmannen å iverksette tiltak for å ivareta tilsynsfunksjonen iht. Plan- og bygningslovens bestemmelser. 2. Sakene B og C: Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. 1. Sak A: I orienteringen fra rådmannen fremkom det informasjon om at kommunen ikke har etablert rutine for tilsyn i byggesaker. Kontrollutvalget anmoder rådmannen å iverksette tiltak for å ivareta tilsynsfunksjonen iht. Plan- og bygningslovens bestemmelser. 2. Sakene B og C: Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering. Utskrift av saksprotokoll sendt 19.12.2016 til: - Balsfjord kommune v/ rådmannen Sak 49/16 OPPFØLGING SAK 45/16 SALG AV EIENDOM FORVALTNINGSPLAN FOR JUKSAVATN 1. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering, men anmoder om at fremtidige salg sikrer åpenhet og etterprøvbarhet og at utarbeiding av et reglement for salg av kommunal eiendom prioriteres.
6 2. Kontrollutvalget ber rådmannen gi sin vurdering og tilbakemelding på de punkter som er tatt opp i henvendelsen fra Gunnar Kvaal, herunder på om punktene er vurdert og/eller hensyntatt ved utarbeidelsen av utkast til Forvaltningsplan for Juksavatn friluftsområde. Frist for tilbakemelding settes til 15. januar 2017. Innstillingen enstemmig vedtatt. 1. Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering, men anmoder om at fremtidige salg sikrer åpenhet og etterprøvbarhet og at utarbeiding av et reglement for salg av kommunal eiendom prioriteres. 2. Kontrollutvalget ber rådmannen gi sin vurdering og tilbakemelding på de punkter som er tatt opp i henvendelsen fra Gunnar Kvaal, herunder på om punktene er vurdert og/eller hensyntatt ved utarbeidelsen av utkast til Forvaltningsplan for Juksavatn friluftsområde. Frist for tilbakemelding settes til 15. januar 2017. Utskrift av saksprotokoll sendt 19.12.2016 til: - Balsfjord kommune v/ rådmannen Sak 50/16 OPPFØLGING SAK 29/16 ANGÅENDE REVISJONSBREV NR. 6 - BALSFJORD KOMMUNALTEKNIKK KF - ÅRSMELDINGEN Kontrollutvalget viser til svar fra styret i Balsfjord kommunalteknikk KF i e-post av 7.12.16 angående oppfølging av revisjonsbrev nr. 6, og tar det til orientering. Utvalget forutsetter at bestemmelsene om krav til opplysninger i årsmeldingen ivaretas dersom det viser seg at det er behov for det. Innstillingen enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget viser til svar fra styret i Balsfjord kommunalteknikk KF i e-post av 7.12.16 angående oppfølging av revisjonsbrev nr. 6, og tar det til orientering. Utvalget forutsetter at bestemmelsene om krav til opplysninger i årsmeldingen ivaretas dersom det viser seg at det er behov for det. Utskrift av saksprotokoll sendt 19.12.2016 til: - Balsfjord kommunalteknikk KF v/daglig leder
7 Sak 51/16 KONTROLLUTVALGETS MØTEPLAN FOR 2017 Felles forslag til vedtak: Kontrollutvalgets møteplan for 2017 fastsettes som følger: 15. februar, 7. april, 8. mai, 25. september, 3. november og 11. desember Forslaget enstemmig vedtatt. Kontrollutvalgets møteplan for 2017 fastsettes som følger: 15. februar, 7. april, 8. mai, 25. september, 3. november og 11. desember Sak 52/16 REFERATSAKER Referert: A. BALSFJORD KOMMUNALTEKNIKK KF STYREMØTE 03-16 - Referat fra styremøte 24.11.2016 B. SENJA AVFALL IKS REPRESENTANTSKAPSMØTE 9.12.2016 - Innkalling datert 14.11.2016 til møte i representantskapet Felles forslag til vedtak: Referatsakene tas til orientering. Forslaget enstemmig vedtatt. Referatsakene tas til orientering.