Protokoll fra ordinær generalforsamling i Funkisgården Borettslag ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Møtedato: 15.03.2016 Møtetidspunkt: 19:30 Møtested: Cosmopolite på Soria Moria Til stede: 41 andelseiere, 3 representert ved fullmakt, totalt 44 stemmeberettigede. Forretningsfører OBOS Eiendomsforvaltning AS, ble representert ved Anders Thorud. --------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 1. Konstituering A) Valg av møteleder Som møteleder ble foreslått: Anders Thorud fra OBOS Vedtak: Valgt B) Godkjenning av de stemmeberettigede Det ble foreslått å anse de innleverte registreringsblankettene og eventuelt fullmakter som bevis for at vedkommende eier er til stede. Vedtak: Godkjent C) Valg av referent og minst en andelseier som protokollvitne Som referent ble foreslått: Anders Thorud fra OBOS Som protokollvitne ble foreslått Ida Nerdal og Arnold Erichsen Vedtak: Valgt D) Godkjenning av møteinnkallingen Det ble foreslått å godkjenne den måten generalforsamlingen var innkalt på, og erklære møtet for lovlig satt. Vedtak: Godkjent 2. Årsberetning og årsregnskap for 2015 A) Årsberetning og årsregnskap for 2015 Forslag til vedtak: Generalforsamling tar årsberetningen for 2015 til etterretning og godkjenner årsregnskapet for 2015. Vedtak: Vedtatt enstemmig B) Disponering av årets resultat Forslag til vedtak: Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapital Vedtak: Vedtatt enstemmig
3. Godtgjørelser A) Godtgjørelse til styret Forslag til vedtak: Styret godtgjøres for styreperioden 2015-2016 iht. budsjett 2016, som er satt til kr 177 000,- iht. siste års praksis med 2G. Vedtak: Vedtatt enstemmig B) Ekstraordinært honorar til styret for ekstraarbeid knyttet til rehabiliteringer. Forslag til vedtak: Styret godtgjøres for ekstraarbeid knyttet til vindus- og ventilasjonsrehabiliteringene kr 100 000,-. Vedtak: Vedtatt med 22 stemmer for og 15 mot. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 4. Behandling av innkomne forslag og saker A) Økonomisk situasjon inkl. kortsiktig lån (fra styret). Fra Årsberetningen for 2015 og Borettslagets økonomiske status Borettslaget forretningsfører sier gjerne at man bør ha disponible midler på kr 10 000 pr leilighet eller 10%-20% av de totale felleskostnadene. For Funkisgården innebærer dette ca. 1,5-2,0 millioner, og som eierne forstår av punktet over innebærer dette at borettslaget må øke sin beholdning hvis man ønsker å følge rådet til forretningsfører. Styret ønsker at generalforsamlingen tar stilling til hvordan borettslaget i alle fall nærmer seg dette målet. Rett før årsskiftet 2015/2016 var borettslaget i en prekær situasjon likviditetsmessig mht. disponible midler, og dermed ble det tatt opp det nevnte kortsiktige lånet. Dette er naturligvis en situasjon borettslaget bør unngå å havne i igjen. Generalforsamling må ta stilling til om dette skal nedbetales i 2016 iht. plan, eller om man skal konvertere lånet til et langsiktig lån. Det er også aktuelt å hente inn midler fra andelseierne iht. brøk slik at man får økt de disponible midlene, enten via ekstraordinære innbetalinger eller økte felleskostnader som sørger for det samme over tid. I tillegg til problemstillingen knyttet til disponible midler, må den økonomisk statusen til borettslaget sees i lys av status på vedlikehold. Pr i dag har ikke borettslaget en vedlikeholdsplan, og dermed er det vanskelig for styret å si noe om når man igjen forventer større kostnader. Unntaket for dette er avdekket nylig for man har funnet ut at det er behov for å rehabilitere de gamle ventilasjonssjaktene. Styret mener at borettslaget er tjent med å utarbeide en god vedlikeholdsplan, slik at man for fremtiden forhåpentligvis vil unngå en slik negativ overraskelse som kommer etter at man har gjort større arbeider som henger sammen med den negative overraskelsen. Forslag 1 til vedtak: Borettslagets lån på kr 500 000,- hos DNB, nedbetales iht. avtale. Styret får fullmakt til å sørge for ekstraordinær innkreving av Andre felleskostnader fordelt etter areal/brøk, slik at man både dekker kostnadene knyttet til nedbetaling av lån, samt sørger for en økning av borettslagets disponible midler. Forslag 2 til vedtak: Borettslagets lån på kr 500 000,- hos DNB, søkes omgjort til langsiktig lån hos DNB og slås sammen med låneopptak knyttet til rehabilitering av gamle ventilasjonssjakter (ref. punkt B under Innkomne saker). Styret får fullmakt til å kreve inn tilstrekkelige
felleskostnader slik at borettslagets disponible midler økes jevnt over tid slik at man er tilstrekkelig rustet til å imøtekomme utforutsette kostnader. Forslag 3 til vedtak: Borettslagets styre får fullmakt til å utarbeide en vedlikeholdsplan i samarbeid med tekniske rådgivere, slik at borettslaget får en bedre forutsigbarhet knyttet til fremtidige vedlikeholdsbehov. Benkeforslag til vedtak: Borettslagets styre pålegges å utarbeide en vedlikeholdsplan i samarbeid med tekniske rådgivere, slik at borettslaget får en bedre forutsigbarhet knyttet til fremtidige vedlikeholdsbehov. Styret får fullmakt til å ta opplån på 6 millioner for å finansiere nye ventilasjonsutfordringer og for å nedbetale det kortsiktige lånet på kr 500 000,-. Styret for også fullmakt til å øke Andre felleskostnader bolig (som fordeles etter areal) med 20%. Vedtak: Benkeforslaget ble vedtatt med 2 stemmer mot og 38 stemmer for. B) Problemer med gamle ventilasjonsjakter inkl. finansiering av løsning (fra styret) Styret er nylig gjort oppmerksom på at borettslagets gamle ventilasjonssjakter ikke er tette, og at dette medfører problemer knyttet til den nye ventilasjonsløsningen installert i 2015. Dette kom som en stor overraskelse på styret, da man trodde dette var undersøkt i forbindelse med forarbeidene til tilbudsinnhentingen for ventilasjonsrehabiliteringen (balansert ventilasjon). Dessverre er helt nødvendig å gjøre noe med dette for at vi skal få utbytte av vårt nye ventilasjonsanlegg/løsning med balansert ventilasjon. Saken er såpass ny at styret ikke har oversikt over løsning på problemet eller kostnadsomfanget, men det fremstår helt klart at dette dessverre er en utfordring borettslaget må prioritere å få løst. Forslag til vedtak: Styret får fullmakt til å sørge for en hensiktsmessig løsning knyttet til ventilasjonssjaktene, og fullmakt til å finansiere denne løsningen. Benkeforslag til vedtak: Styret får fullmakt til å sørge for en hensiktsmessig løsning knyttet til ventilasjonssjaktene, og fullmakt til å finansiere denne løsningen med et øvre tak på kr 5,5 millioner. Vedtak: Benkeforslaget ble vedtatt med 20 stemmer for, mens det opprinnelige forslaget fikk 18 stemmer. Viser ellers til vedlegg fra informasjon fra OBOS Prosjekt. C) Endring av vedtektene knyttet til ventilasjon og kostnadsfordeling (fra styret). VENTILASJON Dagens vedtekter har følgende ordlyd knyttet til vedlikeholdsansvaret for ventilasjonsanlegget under punkt 4.2 Andelseierens vedlikeholdsplikt: "(4) Ventilasjonsanlegg varierer for de ulike leilighetene i bygården. For at viften i leiligheter med mekanisk ventilasjonsanlegg skal kunne suge ut luft, er den avhengig av at det kommer ny luft inn i leilighetene. Dette skjer gjennom spalteventiler i alle vinduene, og disse må derfor være åpne. De naturlige ventilasjonskanalene må også til enhver tid være åpne, og det er ikke tillatt å male igjen disse, Hvis spalteventiler/luftekanaler stenges vil
luftfuktigheten stige meget raskt og det oppstår fuktighet-, sopp og muggskader i leiligheten. Slike skader på leiligheten som følge av feil bruk av ventilasjonsanlegget/stengte luftekanaler er derfor beboerens eget ansvar." Etter rehabiliteringen og innføring av balansert ventilasjon i samtlige leiligheter, er denne teksten naturlig nok utdatert. Styret foreslår derfor at dagens punkt (4) erstattes med følgende tekst: "(4) Borettslaget har balansert ventilasjon i samtlige leiligheter. Andelseierne er ansvarlige for skifte av filter og øvrig vedlikehold iht. instruksjon. Styret sørger for nødvendig instruksjon på borettslagets hjemmeside." KOSTNADSFORDELING Ettersom generalforsamlingen i 2015 vedtok å endre fordelingsnøkkelen for fordeling av kostnader knyttet til vindusrehabiliteringen, anbefaler styret etter råd fra forretningsfører å synliggjøre denne brøken i borettslagets vedtekter. Dette gjøres ved å vedlegge en tabell som viser både fordeling etter areal og fordelingsnøkkelen for vindu-, ventilasjon og lyslånet. Fordelingsnøkkelen for vindusrehabiliteringen er slått sammen med fordelingene etter areal for ventilasjon og lys til en unik fordeling for lånet som finansierer alle tre rehabiliteringer. Forslag til vedtak: Generalforsamling vedtar å endre vedtektenes punkt 4.2 Andelseierens vedlikeholdsplikt underpunkt (4) i tråd med styrets forslag i innkallingen. Generalforsamlingen vedtar samtidig å synliggjøre fordelingsnøklene til borettslaget i borettslagets vedtekter i form av en tabell som vedlegg. Benkeforslag til vedtak: Generalforsamling vedtar å endre vedtektenes punkt 4.2 Andelseierens vedlikeholdsplikt underpunkt (4) i tråd med styrets forslag i innkallingen, men med presisering av at det gjelder kun de andeler for aggregatene er inne i leilighetene. Generalforsamlingen vedtar samtidig å synliggjøre fordelingsnøklene til borettslaget i borettslagets vedtekter i form av en tabell som vedlegg, hvor man bruker 4 desimaler i tabellen for mest mulig presisjon. "(4) Borettslaget har balansert ventilasjon i samtlige leiligheter. Andelseierne er ansvarlige for skifte av filter og øvrig vedlikehold iht. instruksjon. Styret sørger for nødvendig instruksjon på borettslagets hjemmeside." Vedtak: Benkeforslaget ble enstemmig vedtatt. D) IN-ordning for vindu-, ventilasjon- og lyslån (forslag fra beboere). Flere andelseiere har kontaktet styret og forretningsfører OBOS fordi de ønsker å nedbetale mer av sin fellesgjeld enn man i dag har anledning til. Iht. avtalen for individuell nedbetaling av andel fellesgjeld (IN-avtalen) med OBOS er det kun mulig å ha to lån man nedbetaler på individuelt. Styret anbefalte generalforsamlingen i 2015 å kun bruke lånet man fikk etter sammenslåing av det gamle "Hovedlånet" og de to "loftslånene" man gjennomførte i 2015. Årsaken til styrets anbefalning var at man så for seg at andre større vedlikeholdsbehov man ikke kjenner til i dag, kanskje vil bli såpass store at det etter det vil være hensiktsmessig å bruke det siste IN-lånet iht. avtale på et senere tidspunkt. Eierne som fremmet forslaget under, ønsker at generalforsamlingen enten skal vedta å la vindu-, ventilasjon- og lyslånet være det siste IN-lånet eller slå sammen de resterende lånene inkl. nytt låneopptak til ventilasjonsrehabilitering av gamle sjakter (ref. sak B) og da dette nye restlånet være det siste IN-lånet.
Forslag til vedtak: Generalforsamlingen vedtar at mest mulig av borettslaget gjeld som ikke er i dagens IN-lån samles til et lån og brukes som det siste IN-lånet iht. IN-avtalen med OBOS. Styrets forslag til vedtak: Generalforsamlingen vedtar at man avventer med å binde siste INlån i IN-avtalen til man har utarbeidet en vedlikeholdsplan, hvor man får bedre oversikt over forventede rehabiliteringsbehov og størrelsen av disse. Vedtak: Styrets forslag ble vedtatt mot to stemmer. 5. Valg av tillitsvalgte A Valg av styreleder for 1 år Som styreleder for 1 år, ble foreslått. Vedtak: Ingen kandidater innen tiden generalforsamlingen hadde lokalet, og ekstraordinær generalforsamling må avholdes. Generalforsamlingen godkjente at valgkomiteen får en ramme på kr 200 000,- som kan tilbys en kandidat utenfor borettslaget. B Valg av 2 styremedlemmer for 2 år Som styremedlem for 2 år, ble Dag Helge Scott foreslått. Som styremedlem for 2 år, ble foreslått. Vedtak: Utsatt i lys av vedtak under punkt 5A Valg av styreleder C Valg av 2 varamedlemmer for 2 år Som varamedlem for 2 år, ble Eirik Lind Hånes foreslått. Som varamedlem for 2 år, ble Linn Munthe-Kaas foreslått. Vedtak: Utsatt i lys av vedtak under punkt 5A Valg av styreleder D Valg av i valgkomitémedlemmer for 1 år, ble foreslått Som valgkomitémedlem for 1 år, ble foreslått. Som valgkomitémedlem for 1 år, ble foreslått. Vedtak: Utsatt i lys av vedtak under punkt 5A Valg av styreleder Møtet ble hevet kl.: 22:10. Protokollen signeres av Anders Thorud /s Ida H. Nerdal /s/ Arnold Erichsen /s/ Møteleder / Referent Protokollvitne Protokollvitne