Kommuneoverlegen Miljørettet helsevern Internkontroll 21.9.2010 1
Internkontrollplikt Internkontrollplikten innebærer en plikt til å overholde myndighetskravene og dokumentere at disse faktisk overholdes. 21.9.2010 2
Internkontrollplikt Internkontrollplikten framgår direkte eller indirekte av lovgivningen: Lov om helsetjenesten i kommunene Forskrift om miljørettet helsevern i barnehager og skoler m.v.. Forskrift om miljørettet helsevern Drikkevannsforskriften Forskrift om skadedyrbekjempelse 21.9.2010 3
Myndighetskrav Lov Forskrift Myndighetskrav skal overholdes! Virksomhetens interne krav må være i samsvar med myndighetskravene. 21.9.2010 4
Myndighetskrav Myndighetskravene skal være kjent og tilgjengelig. Ansvar skal være plassert og kjent. Det skal være utarbeidet prosedyrer, rutiner og instrukser som skal bidra til at krav i lov og forskrift overholdes. 21.9.2010 5
Kvalitetssystem Kvalitetssystem fungere utover rammen av et internkontrollsystem ved at det også ivaretar de kvalitetskrav virksomheten eller andre stiller, for eksempel; krav fra ledelse, tjenestemottakere eller tredjepart. Myndighetskrav + virksomhetens interne krav. Kvalitetssystemet bør måle oppnåelse av virksomhetens kvalitetsmål. 21.9.2010 6
Internkontroll systemet vs kvalitetssystemet Internkontrollsystem Kvalitetssystem 21.9.2010 7
Innhold i internkontrollsystemet 1. Målsetting 2. Organisasjonskart 3. Oversikt over regelverk 4. Dokumentstyring 5. Prosedyrer 6. Avvikshåndtering 7. Kompetanse 8. Kontroll 9. Erfaringstilbakeføring 10. Revidering 21.9.2010 8
1. Målsetning: Internkontrollsystem Målsetting: 1. Fremme brukernes helse, trivsel, gode sosiale og miljømessige forhold samt forebygge sykdom og skade. 2. Etablere et godt fysisk og psykososialt miljø som fremmer helse, trivsel og læring. Målsetningen for virksomheten må være i samsvar med formålsbestemmelsene i de forskriftene virksomheten styres etter + interne mål. 21.9.2010 9
Internkontrollsystem Organisasjonskart: Leder Nestledere Fagarbeidere Sjef Nestleder Drift Avdelingsleder Avdelingsleder Nestleder HMS Avdelingsleder 2. Organisasjonskart. Organisasjonskart som viser strukturen i organisasjonen: ansvar myndighet oppgavefordeling kommunikasjonslinjer 21.9.2010 10
3. Oversikt over regelverk Internkontrollsystem Oversikt over regelverket: Lovene: 1. Barnehageloven 2. Opplæringsloven 3. Kommunehelsetjenesteloven 4. Arbeidsmiljøloven 5. Matloven 6. Forurensningsloven Forskriftene: Rundskriv: Veiledere: Normer: Standarder: En oversikt over regelverk, krav og rutiner for å sikre at de blir oppdatert til riktig tid. http://www.regelhjelp.no 21.9.2010 11
4. Dokumentstyring Internkontrollsystem Dokumentstyring: HMS BRANN MHV Prosedyrer som sikrer at nødvendige dokumenter i internkontrollsystemet er: sammenhengende, oppdaterte, kjente, tilgjengelige og aksepterte. 21.9.2010 12
Internkontrollsystem Prosedyrer: Prosedyrer er angitte framgangsmåter, og bør i hovedsak være nedskrevet og lett tilgjengelig. Sjekklister kan være en del av en prosedyre. 5. Prosedyrer Prosedyrer utarbeides for å etterleve de aktuelle paragrafene: 5. Opplysning og informasjon 9. Utforming og innredning 10. Aktivitet og hvile 11. Måltid 12. Psykososiale forhold 13. Rengjøring og vedlikehold 14. Sikkerhet og helsemessig beredskap 15. Førstehjelp 16. Tilrettelegging basert på opplysninger om helseforhold 17. Smittevern 18. Røyking 19. Inneklima/luftkvalitet 20. Belysning 21. Lydforhold 22. Drikkevann 23. sanitære forhold 24. Avfallsbehandling 21.9.2010 13
6. Avvikshåndtering Internkontrollsystem Avvikshåndtering 2.B 3.C 1. A Rutine for å rette opp og hindre gjentakelse av avvik, samt beskrive hvem som er ansvarlig for oppfølging avvik. 21.9.2010 14
7. Kompetanse Internkontrollsystem Kompetanse: Rutiner for å sikre nødvendig kompetanse i virksomheten. A B C 21.9.2010 15
8. Kontroll Internkontrollsystem Kontroll med praksis og prosedyrer Praksis Rutine for kontroll av at man gjør det man har sagt man skal gjøre. DVS: Rutine for kontroll med at gjeldende prosedyrer følges og ikke noe annet! Prosedyre 21.9.2010 16
9. Erfaringstilbakeføring Internkontrollsystem Erfaringstilbakeføring: Prosedyre Rutine for erfaringstilbakeføring. Resultat Evaluering Ny prosedyre 21.9.2010 17
10. Revidering Internkontrollsystem Revidering: Revidering av internkontrollsystemet skal skje kontinuerlig ved vesentlige endringer i virksomheten som påvirker internkontrollsystemet og minst en gang årlig til fastsatt tid. 5 4 1 3 2 Utføres minst en gang per år til fastsatt tid og for eksempel når det er utført bygningsmessige endringer inntruffet avvik skjedd varige endringer innført endringer i lov og forskrift m.m. 21.9.2010 18