MySoft er Norges Gymnastikk- og Turnforbunds (NGTF) digitale medlemsplattform som ble vedtatt innført for alle lag i NGTF på Forbundstinget i 2012. Norges Idrettsforbund (NIF) krever at alle idrettslag har et godkjent digitalisert medlemsregister innen 31.12.2016. MySoft er et system som NIF har godkjent. Påmeldingen til Landsturnstevnet benytter seg derfor av MySoft som system, noe som vil lette påmeldingen for både foreninger og arrangør. Klubber som fortsatt ikke aktivt bruker MySoft vil måtte gjøre en jobb i forkant med å legge inn sine medlemmer som skal delta under Landsturnstevnet (evt. be medlemmene selv melde seg inn via MySoft). Ta kontakt med NGTF via e-mail: MySoft@gymogturn.no ved spørsmål dersom klubben ikke allerede er aktiv i MySoft. Gymnaster som skal delta på Landsturnstevnet i 2017 må være registrert i Mysoft. Ta kontakt med NGTF via e-post MySoft@gymogturn.no ved spørsmål dersom laget ikke allerede er aktivt i MySoft. Faktureringsmessig fungerer stevnedelen slik at lagene kan fakturere de enkelte deltakere gjennom MySoft, mens arrangør fakturerer det enkelte lag samlet. Brukermanual for påmelding til norgesmesterskapene under Landsturnstevnet 2017 vil bli klart på et senere tidspunkt, og vil være utformet noe annerledes, men for å aktivisere konkurransene for påmelding i laget, vil fremgangsmåten være tilnærmet lik. 1
Brukermanual påmelding stevner i MySoft Generelt: Lukk-knappen betyr at man hopper ut Tilbake-knappen betyr at man går tilbake til forrige bilde Første påmelding 1. logg inn i MySoft Den som har administrasjonsrettigheter for klubben i Mysoft er den som kan gjøre første påmelding for klubben. Videre påmelding kan gjøres av andre. 2. velg Medlemsadministrasjon 3. velg Stevne-knappen nederst på siden Det kommer opp et nytt vindu med oversikt over aktuelle stevner klubben kan gjøre første påmelding til. 2
Når status står til Kun forhåndspåmelding (=første påmelding), vil kun skjema/ark-symbolet på høyre side være aktivt. 4. velg skjema/ark-symbolet bak det aktuelle stevnet i dette tilfelle vil det være 2 aktuelle stevner: Landsturnstevnet 2017 Ung Uke 2017. Har klubben deltagere med i begge, må operasjonen gjøres for begge. Det kommer nå opp et påmeldingsbilde hvor du melder inn antall deltagere og klubbens kontaktperson for stevnet. 3
Merk! Den første påmeldingen kan ikke endres, når det er lagret så vil det være dette antallet den første faktureringen (Deltageravgiften) baserer seg på, evt. avvik etter påmelding med navn justeres når andre faktura sendes ut. Anslå et mest mulig korrekt antall ved første påmelding. Forklaring feltene: Første påmelding antall deltagerkort oppgi et så korrekt antall som mulig, husk at det er 2 forskjellige påmeldinger, en for de som deltar på Ung uke og en for selve Landsturnstevnet, oppgi kun antall for de som skal på det aktuelle stevnet. Første påmelding overnatting skole har kun relevans for Landsturnstevnet (Ung uke har overnatting innbakt i pakken). Oppgi et mest mulig korrekt antall som overnatter på skole. Første påmelding antall overnatting hotell har kun relevans for Landsturnstevnet (Ung uke har overnatting innbakt i pakken). Overnatting på hotell ordnes av klubbene selv, i dette antallet oppføres også annen overnatting som klubbene selv ordner (f.eks på campingplass eller hos venner) dvs. alle som ikke skal overnatte på skole i regi av Haugesund. Kontaktperson letes opp i klubbens eget medlemsregister ved å trykke på forstørrelsesglasset, søk på navn og velg person. Pass på at personen som settes opp som kontaktperson har oppdaterte kontaktopplysninger i MySoft. Lukk bilde når person er valgt. 4
5. velg Lagre-knappen når det er lagret, kan klubben ikke gjøre endringer på Første påmelding, justeringer blir gjort når påmelding med navn gjøres. Arrangør har mulighet til å endre antall før første faktura er sendt ut, er antall lagt feil inn ta da raskt kontakt med arrangør slik at de kan rette dette opp. Velg Lukk-knappen for å gå helt ut eller Tilbake-knappen for å gå til forrige bilde, du vil da få opp et bilde tilsvarende: Hvor du ser at skjema/ark-symbolet ikke lenger er valgbart for det stevnet hvor klubben har gjort første påmelding. Trykk Lukk-knappen for å gå helt ut. 5
Klargjøring for påmelding med navn når arrangør har publisert stevnet. 1. logg inn i MySoft Den som har administrasjonsrettigheter for klubben i Mysoft er den som kan sette opp andre administratorer, og må derfor gjøre de første trinnene før jobben evt. overlates til andre. 2. velg Medlemsadministrasjon 3. velg Stevne-knappen nederst på siden Det kommer opp et nytt vindu med oversikt over aktuelle stevner klubben kan gjøre påmelding til. 6
Arrangør har nå publisert Test Landsturnstevnet slik at det er åpnet for påmelding med navn. Symbolene hodet og blyant er nå aktivisert for stevnet som har fått status tilgjengelig. 4. Velg blyant-symbolet Det kommer opp et nytt bilde: Dersom du som har administrator rettigheter for klubben er den som skal ha ansvar for påmeldingene til stevnet, så setter du opp deg selv som administrator ved å trykke forstørrelsesglasset og søke deg opp. 7
Dersom du som har administratorrettigheter for klubben i MySoft ikke skal ha ansvar for påmeldingen av stevnet, så setter du nå opp ansvarlige som administrator ved å søke vedkommende opp. Det kan settes opp ytterligere 2 til som administrarorer, dersom det er flere som skal gjøre jobben. Ved å lagre etter at administratorer er satt opp, kan evt nye administratorer nå gå inn og overta jobben. Husk å videreformidle brukerveiledningen også. Forklaring for hvert felt: Navn stevnets navn, denne kan ikke endres. Pris pr deltager denne kan klubben endre for sine deltagere, f.eks dersom klubben ønsker å sponse deltageravgiften for egne medlemmer. Administrator 1, 2, 3 velg 1-3 ansvarlige for påmeldingen. Merk! Personen må søkes opp ved å bruke forstørrelses symbolet. I bildet som kommer opp, gjøres søket, deretter må det trykkes på selve navnet for å aktivisere administrator. Status- her kan klubben velge en av følgende: i. Skjult for medlemmer betyr at administrator selv melder på de enkelte medlemmene. Og dere som klubb kan bruke andre løsninger for å få inn påmelding fra deres medlemmer (f.eks mail eller på papir). Dette er en grei løsning i de tilfeller hvor klubben ikke har kommet helt i gang med å bruke MySoft enda og medlemmene ikke kjenner til den digitale påmeldingen. ii. Tilgjengelig for alle medlemmer betyr at klubben fortsatt kan ordne påmelding for enkelte som i pkt.i, men påmeldingsmuligheten er også synlig for medlemmer slik at de selv kan gå inn å melde på, noe som sparer klubben for en del administrasjon. Merk! Dersom klubben ønsker å legge til egne opsjoner/aktiviteter som beskrevet under pkt.5 så må status stå til Skjult for medlemmer til dette er utført og klart. Konto, Prosjektnr., Avdeling - Velg en regnskapskonto dere bruker i klubben dere ønsker å føre regnskap på (dette er ikke kontonr.). Ønsker klubben å dele inn ytterligere i regnskap, så er det mulig å sette opp prosjektnr. og avdeling i tillegg. Fellesprogram CD, Fellesprogram-laste ned dette er avkryssingsbokser som arrangør har lagt inn for registreringer som gjelder pr klubb og ikke pr person. For Landsturnstevnet vil det være tilsvarende valg, CD for Fellesprogrammet er obligatorisk, de som skal ha med deltagere i Fellesprogrammet må derfor passe på å krysse av/velge her. (NB! Disse feltene kan se noe annerledes ut når Haugesund har lagt ut det endelige stevnet) Bruk Lagre-knappen, informasjonen kan endres igjen ved en senere anledning. 8
5. Egne Opsjoner og Aktiviteter Når Lagre-knappen under pkt.4 er brukt, vil knappene Opsjoner og Aktiviteter aktiveres nederst på siden. Dersom klubben ikke vil gjøre noen endringer her, trenger man ikke bruke disse knappene. Ønsker klubben derimot å gi egne medlemmer tilbud om f.eks: - Busstransport fra hjemsted til Haugesund - Lage egne aktiviteter (f.eks klubben drar på eget initativ til Nevlungshavn e.l.) - Subsidiere Galla-billetten Så er det muligheter for det. Opsjoner er typisk overnatting/galla/mat/transport/t-skjorte osv. Aktiviteter er typisk WorkShops/utflukter/tropper osv. Trykker du Opsjoner kommer typisk følgende bilde opp: De opsjonene som kommer opp første gangen du går inn, er de opsjonene arrangør har lagt inn. Disse kan klubben endre pris på ved å velge blyanten, men ikke navn e.l. Klubben kan legge til en egen opsjon, ved å skrive inn navn, velge om det skal være en tekstboks, en Checkbox eller en Dropdown liste, sette pris og hvor den skal havne i påmeldingsbilde (sortering) 1 kommer først av opsjoner. Her, for å vise, har vi lagt inn mulighet for å kjøpe T-skjorte som klubben skal bruke under stevnet. 9
Når opsjonen lagres vil den bli synlig nederst i bilde, egne opsjoner kan også slettes og editeres frem til stevnet evt. gjøres synlig for alle medlemmer. Navn det navnet på opsjonen som kommer opp i påmeldingsskjema. Opsjonstype velg den opsjonstypen som er relevant for opsjonen: Tekstboks: medlemmet kan selv skrive inn en tekst på det klubben etterspør. F.eks vil klubben vite om matallergier. Checkbox: en avkryssningsboks, f.eks hvis klubben tilbyr transport til Haugesund med egen buss, kan medlemmet krysse av dersom man ønsker å ha plass på den. Dropdown liste: når det er flere valg, men man kun skal ha mulighet til å velge den ene. Pris dersom opsjonen koster noe, settes det en pris. I en dropdown liste kan de forskjellige valgene ha forskjellig pris. Sortering rekkefølgen på hvor opsjonen skal stå i påmeldingsskjemaet (står den tom blir rekkefølgen satt default). Grei å bruke for å få en logisk rekkefølge. 10
Trykker man Aktiviteter kommer tilsvarende bilde opp, men istedenfor tekstboks/chekbox/dropdown er mulighetene: Enkelt aktivitet som tilsvarer Checkbox Fleraktivitet som tilsvarer Dropdown Det er ikke mulighet for Tekstboks. 6. Status endring på stevnet Dersom klubben ønsker å gjøre stevnet tilgjengelig for alle medlemmer, endres status og stevnet lagres. Det vil nå ikke være mulig å gjøre ytterligere endringer. 11
Andre påmelding Påmelding med navn 1. påmelding med navn for klubb logg inn i MySoft, velg Medlemsadministrasjon, velg deretter stevne-knappen nederst på siden. Aktuelle stevner kommer opp i et nytt vindu. Velg enten hode-symbolet direkte, eller velg blyant-symbolet og deretter Påmelding deltagere -knappen. Et nytt bilde kommer opp: Her listes alle klubbens medlemmer opp, men man kan også sortere ved enten å velge et av klubbens aktive partier og det kommer opp en liste kun med de som er påmeldt partiet (dette gjelder de klubbene som aktivt bruker MySoft) eller man kan søke på navn. Det krysses av eller velges fra nedtreksmeny på de deltagerne som skal være med på stevnet. Dette lagres mens man velger, dvs at gjør man feil og må endre, så må man ta bort valgene igjen. For WorkShops o.l. som har et begrenset antall deltagere, så vil det dukke opp en boks med beskjed dersom dette er fullt og ikke mulig å velge av den grunn. Merk! Det er ingen lagre-knapp i dette bilde, dette fordi avkrysning/valg som er gjort blir stående til de evt. tas bort igjen. For å få en oversikt over hvem som er påmeldt, kryss av i boksen for Vis bare påmeldte deltagere. 12
eller gå tilbake og trykk blyant-symbolet bak stevnet og deretter Rapport - knappen. Klubber som er aktive brukere i MySoft (har kontonr) kan kjøre fakturering til sine medlemmer når påmeldingene er kommet inn. 13
2. Påmelding med navn for enkeltmedlem Medlemmet logger inn med eget medlemsnr og passord (full innlogging) i MySoft og kommer til Min profil : Nederst i Min profil kommer påmelding til stevner opp. Medlemmet må da velge det stevnet som er aktuelt. Klubber som deltar både på Landsturnstevnet og Ung Uke, vil se 2 knapper her. Merk at ingen skal melde seg på begge. Deltagere på Ung Uke som i tillegg deltar med sin klubbs oppvisningstropp/særtropp har en egen avkrysning for dette når de melder på til Ung Uke. Når stevnet er valgt, kommer bilde for påmelding opp: 14
Bilde er tilsvarende som over, men vil se noe forskjellig ut avhengig av hva arrangør legger inn på de forskjellige stevner, og hva klubb evt. legger inn som tillegg. Det enkelte medlem melder på ved å krysse av, skrive eller velge i de aktuelle rutene. Dersom noe er feil eller skal endres, må valget tas bort igjen. Valg registreres automatisk, det er derfor ingen lagringsknapp, og du kan lukke vinduet når avkrysning/valg er gjort. Det er også mulig å gå inn og endre i etterkant. 15