Tromsø, 20. mars 2011 PROTOKOLL FRA REGIONSTYREMØTE NR 7/2010-2012 Dato: 14. Juni 2011 Sted: Tromsø pr telefon Møtetid: 1900-2215 Navn Funksjon Tilstede Forfall Merknader Ole Gudmestad Leder X Karin Johnsen Nestleder X Aleksander Windstad Styremedlem X Pål Skjegstad Styremedlem X Ida Sophie Johansen Styremedlem X X Jobb Bente Kroken Varamedlem X Geir-Tore Sjøthun Varamedlem X Stig Ole Olsen Ann Karin Westby Daglig leder Fung DL X X Sykemeldt Saksoversikt: Sak 46: Informasjon fra DL Sak 47: Økonomi Sak 48: Budsjett 2011 Sak 49: Digital Klubblederhandbok Sak 50: Dommerutvikling Sak 51: Regionale satsinsgturneringer Sak 52: Regionmesterskap Sak 53: Beach handball regionsmesterskap 2011 Sak 54: Personalsituasjonen i regionen ansettelser av vikarer Sak 55: Strategi iverksetting og implementering - oppfølging Sak 56: Møteplan 2. halvår 2011 Sak 57: Aktivitet for 9-10 åringer registrering av all aktivitet i EHIS Sak 58: Eventuelt Dispensasjonssøknad fra Vadsø turn anke til styret avisoppslag og misnøye
SAKER: Sak 46: Informasjon fra DL Ann Karin gav en muntlig beskrivelse over situasjonen i Administrasjonen Generelt Kontoret er preget av det presset som de har hatt den siste tiden, både p g a sykemelding og mye av den kritikken som framkommer blant annet i media. På tross av det er det gjennomført utrolig mye denne våren, og det er både samlinger og arrangement som har gått kjempebra Organisasjon Ann Karin Westby er innplassert som fungerende daglig leder i DL sitt sykefravær. Det har vært en knallhard jobb å få gjennomført alle de aktivitetene som har vært i vår, men det har allikevel gått bra. Vi blir derimot sterkt forstyrret av den negative mediaomtalen vi har fått i det siste. Spill og trening o Regionale tiltak Planlagte samlinger og deltakelse i nasjonale mesterskap er gjennomført med bra resultat. o Kurs planlegging Det er gjennomført 1 kurs i Tromsø. Et kurs er avlyst i Bardufoss. o Et av våre dommerpar er plukket ut til sentralt traineeprogram. Marked og arrangement o Alle sluttspill har gått knirkefritt o NM regionslag var et flott arrangement. Vi har fått tilbakemelding på at det å overnatte i Tromsdalen og spille i Tromsøhallen krever for mye logistikk for lagene. Det er skrevet brev til Tromsø kommune om forholdet. o Kalottkamper 2011 var også et flott arrangement og våre svenske venner var strålende fornøyd med oppholdet Nye sponsoravtaler o Bussring er i sluttforhandlinger o Traastad produkter er fornyet o Umbro fornyet avtale med kr 20.000,- mer til handballen Disse avtalene er enda ikke ferdigforhandlet. Regionsstyret tar informasjonen til etterretning. Styret ber om at det foran hvert styremøte lages en liten skriftlig redegjørelse på regionens status, som sendes ut sammen med sakspapirene. Sak 47: Økonomi
All regnskapsføring er overført til NHF sentralt. RNN har gått over til Elektronisk fakturabehandling, også gjennom NHF. Vi bruker juni måned til å kjøre dette inn Regionen har manglet nødvendig fullmakt til vår egen konto i DL sitt sykefravær. Dette er nå brakt i orden og vi får nå muligheter til å disponere kontoen og følge med alle bevegelser. Regnskapet for 2010 er ferdig og under revisjon Vi har ikke status på økonomi nettopp på grunn av at vi ikke har hatt tilgang på kontoen vår. Regionnssyret skal til neste styremøte og innen 1. juli ha framlagt revidert regnskap for 2010, samt regnskapsrapport fra 1. tertial 2011. I tillegg må det lages en kort likviditetsrapport. Sak 48: Budsjett 2011 Styret har ikke enda ikke fått framlagt budsjett for 2011. Med utgangspunkt i budsjettrammer vedtatt på regionstinget 2010, bør det gjøres en gjennomgang i forhold til eventuelle endringer. Budsjettet vedtatt på tinget må revideres i h t de endringer som framkommer, både i f t ordinær drift, men også i forhold til den vedtatte strategiplanen. Sak 49: Digital klubbhåndbok implementering. Vi har i vår strategiplan satt klubbutvikling som et stort mål. Denne digitale klubbhåndbok vurderes å være et fantastisk strukturert hjelpemiddel for klubbene, og oppfattes å være et meget godt middel til løfte klubbene administrativt og ledelsesmessig. Det vurderes at den digitale klubbhåndboka vil være et så godt hjelpemiddel for klubbene at det blir viktig å prioritere å få rullet den ut til regionens klubber. Dette krever imidlertid en plan som innbefatter både hvem-, hva-, hvor- og når dette skal skje. Det må settes fokus på hvordan vi kan lære opp personer som kan bidra til å gå ut å hjelpe klubbene med å ta verktøyet i bruk. Det anbefales at det settes trykk på å få rullet ut systemet og at det lages en god plan for dette. En kort informasjon om digital klubbhåndbok ble gjennomført på klubbledermøtet i Harstad. Siden vi ikke har oversikt over økonomien, kan vi ikke enda iverksette tiltak som måtte pådra oss kostnader. DL undersøker om prosjektet eller eventuelt NHF kan støtte oss i forhold til å få i gang utrullingen i Regionen. Styret vedtar deretter hvem som eventuelt skal drive prosjektet. Frist for å gjøre nødvendige
Sak 50: Dommerutvikling Status Rekruttering Kompetanseplan Styret har ikke fått noen spesifikk status på dommersituasjonen i vår region. Det er vanskelig da å gjøre de nødvendige prioriteringer. Styret har midlertid laget både overordnede strategiske mål og tiltak i den nye strategiplanen. Det er viktig å vite hvilke tiltak som bør igangsettes på kort sikt, for å eventuelt bedre dommersituasjonen. Styret vil at dommerutviklingen i regionen skal fortsette. Vi ber administrasjonen om å foreslå tiltak for at målet i strategiplanen kan nås, og at det lages en plan for hvordan dommerutviklingen skal gjennomføres for de neste 2 år. Styret gjør oppmerksom på at reglement må følges slik vedtatt (se pkt 11.4, sette opp dommere fra j/g14). Vi ber adm legge frem statistikk /oversikt på alle dommere på alle nivåer, med alder og kompetanse nivå. I tillegg hvem som er dommeransvarlig i hver klubb, som et grunnlag for videre arbeid innenfor dette området. Styret ber også administrasjonen komme med et budsjettforslag innenfor dette området, inkl RUG. Ny frist for å framlegge en utviklingsplan, settes til 1. juli 2011 Sak 51: Regionale satsingsturneringer Vi trenger arenaer utenom serieavviklingen der vi kan utvikle dommere og ledere, kartlegge talenter og matche gode lag i regionen Denne saken ble framlagt på klubbledermøtet, og skapte mange gode diskusjoner samt gode forslag. Forslagene fra klubblederne er verdifulle, når vi nå skal gå videre å planlegge slike turneringer. For 2011/12 ble det viktigst for klubblederne å ha satsingsturnering tidlig i sesongen og helst før seriestart.
Styret ber administrasjonen om å utrede satsingsturneringer i sesongen 2011/2012. Vurderingen må gjøres med grunnlag i de forslag som framkom fra klubbledermøtet. Kostnadene ved slike satsingsturneringer må deles på klubb og region etter avtale. Forslag legges fram innen 1. juli 2011. Sak 52: Regionmesterskap Aleksander Windstad har hatt ansvaret for en gruppe bestående av representanter fra alle sonene. Gruppen har vurdert profilen på regionmesterskap og kommet med sine anbefalinger i f t struktur på framtidige regionmesterskap. Aleksander redegjorde for gruppas konklusjoner. Det samme temaet hadde vi opp til drøfting på klubbledermøtet i Harstad. Det skapte et stort engasjement, og resultatet fra klubbledernes anbefalinger samsvarer ikke helt med den nevnte gruppa sin oppfatning på flere områder. På Håndballtinget i mai ble det vedtatt at det kna arrangeres regionmesterskap i aldersklassen J/G 12. Dette samsvarer også med de ønsker klubblederne hadde i Harstad. Styret har gjort sine vurderinger med grunnlag i dette, og stemte over følgende: Først ble det stemt over om: 1. Vil styret ha et stort regionmesterskap for klassene 12-18 eller en oppdeling i mindre små arrangement Deretter ble det stemt over: 2. En fast plassering eller en rullering
1. Styret besluttet enstemmig at vi skal gjennomføre et stort regionmesterskap 2. Styret besluttet at klubber kan søke om å få avvikle regionmesterskap i h t gitte kriterier i forhold til antall flater, og andre krav som settes til dette arrangementet. Styret ber administrasjonen om å nedsette kriterier og krav til alle forhold for avvikling av regionmesterskap i region nord. Sak 53: Beachhåndball regionmesterskap 2011 Det har kommet inn en søknad om å få gjennomføre Regionmesterkap i beach-håndball. Denne søknaden er fra en samarbeidsgruppe mellom klubbene i Lofoten. Regionstyret beslutter at Klubbene i Lofoten skal få arrangere Regionmesterskap i beach. Klubbene kan sende 2 personer til NM i Beach. Regionen dekker reise og opphold. Navn på de som reiser må snarest meddeles administrasjonen. Aleksander Windstad formidler vedtaket til klubbene i Lofoten. Sak 54: Personalsituasjonen i regionen ansettelser av vikarer Regionsstyret er meget bekymret for personalsituasjonen i regionadministrasjonen. Regionadministrasjonen har vært under et enormt press den siste tiden. Dette skyldes både sykemelding fra DL, men også den kritikken administrasjonen har vært utsatt for det siste halve året. Styret mener at denne kritikken, har gått langt utover sine proporsjoner. Vi ser at dette har skapt en enorm usikkerhet og bidratt til stor energilekkasje. De fleste i et arbeidsforhold liker å jobbe med positive ting, noe som blir det viktigste fokuset vi nå kan ha framover. Når det er sagt har det skjedd utrolig mye denne våren, og administrasjonen har jobbet meget godt. Fung DL gis fullmakt til å treffe nødvendige tiltak for å skape en forutsigbar hverdag for de ansatte i administrasjonen og slik at arbeidsmiljøet ivaretas best mulig. Fung DLvurderer selv hvilke tiltak som er nødvendig både i f t økonomi, krav til å opprettholde drift, og andre krav og forventninger som stilles til administrasjonen.
Sak 55: Strategi iverksetting og implementering Strategiplanen er nå vedtatt og det er viktig at den blir rullet ut og implementert ute i klubbene. Det påligger også klubbene et ansvar å jobbe for en felles utvikling av håndballen både på klubbnivå, sonenivå og regionalt nivå. Styreleder sender ut strategiplanen med et følgebrev. Strategiplanen legges ut på våre hjemmesider. Styret vil følge opp strategiplanen ut mot regionen også i høst, blant annet på høstens klubbledermøte. Sak 56: Møteplan 2. halvår 2011 Vi trenger forutsigbarhet i forhold til hølstens møteaktivitet Styreleder legger fram møteplan til neste møte og innen 1. juli 2011 Sak 57: Aktivitet for 9-10 åringer registrering av all aktivitet i EHIS På klubbledermøtet ble det tatt opp til diskusjon dette med å registrere all aktivitet for 9-10 åringer. (6,er håndball) Klubblederne ble enige om at regionen bør registrere alle slike lag og den faktiske aktivitet som vi har for de minste. Dette bør vi gjøre blant annet for å ha nok dokumentasjon i forhold til NHF, kommuner, og andre instanser, og synliggjøre vår totaleaktivitet og ikke bare aktiviteten for de som er eldre. Styret beslutter, i henhold til klubbledernes innstilling, at all aktivitet for 9-10 åringer skal registreres i EHIS. Administrasjonen lager retningslinjer på hvordan dette skal foregå. Sak 58: Eventuelt. 1. Dispensasjonssøknad fra Vadsø turn anke til styret 2. Avisoppslag og misnøye o Denne saken ble grundig diskutert. Saken kom opp som et resultat av reportasjene i Avisa Nordland, der de 2 dager på
rad har en svært negativ beskrivelse av NHF Region Nord. Blant annet er det tidligere omtalte brevet fra de 8 klubbene referert i avisa. Noen av våre egne har selvsagt gitt dette brevet til journalisten. 1. Regionsstyret avslår Vadsø turn sin anke. Vadsø turn kan søke om 2 overårige spillere etter de kriterier som er gitt i reglementet. Aleksander Windstad og styreleder formulerer et svar til Vadsø turn 2. Regionstyret sammen med Fung. DL kommer ikke til å lage noen oppfølger av dette i media. Styreleder og Fungerende daglig leder skriver et brev til alle klubbene i sakens anledning.