Juridisk avdeling Oslo kommune - Eiendoms- og byfornyelsesetaten Pb 491 Sentrum 0105 Oslo Tordenskiolds gate 12 Postboks 8111 Dep, 0032 OSLO Telefon 22 00 35 00 fmoapostmottak@fylkesmannen.no www.fmoa.no Organisasjonsnummer NO 974 761 319 Deres ref.: 201604679 Deres dato: 14.10.2016 Vår ref.: 2016/20511-2 FM-J Saksbehandler: Anja Lisland Direktetelefon: 22 00 35 72 Dato: 28.10.2016 Vedtak i klagesak - Oslo kommune v/ Eiendoms- og byfornyelsesetaten - avslag på innsyn i korrespondanse med kommuneadvokaten Fylkesmannen viser til oversendelsen fra Oslo kommune v/ Eiendoms- og byfornyelsesetaten datert 14.10.2016. Gorm Eriksen begjærte den 14.6.2016 innsyn i dokument med tittel «Utkast til begjæring om midlertidig forføyning», journalnummer 16/15020, samt innsyn i eventuelle andre dokumenter (inkludert utkast) til sivilprosess vedrørende Hausmannsgate 40. Oslo kommune v/ Eiendoms- og byfornyelsesetaten (EBY) behandlet innsynskravet den 15.6.2016. Kommunen opplyste her at dokumentet «Utkast til begjæring om midlertidig forføyning», med journalnummer 16/15020 er arkivert på feil sak. Dokumentet tilhører sak 15/2168, som gjelder Brenneriveien 1. Den avslo kravet om innsyn i dette dokumentet, og øvrige dokumenter som «gjelder den midlertidige forføyningen». Gorm Eriksen påklaget vedtaket og anmodet kommunen om en nærmere begrunnelse for avslaget i e-post datert 16.6.2016. Oslo kommune v/ EBY behandlet klagen den 11.7.2016, og endret deler av vedtaket om avslaget på innsyn datert 16.6.2016. Det fremgår av dens vurdering at det i tillegg til dokument nr. 16/15020, eksisterer 5 dokumenter som relaterer seg til en sivilrettslig sak i Brenneriveien 1 eller Hausmannsgate 2, med dokument nr. 16/15015, 16/15009, 16/14438, 16/15285 og 16/15286. Kommunen opprettholdt avslaget på innsyn i dokument nr. 16/15020, 16/15015 og 16/14438. Det ble gitt delvis innsyn i dokument nr. 16/15009 og 16/15285, og det ble gitt innsyn i 16/15286 i sin helhet. Gorm Eriksen bekreftet i e-post datert 20.8.2016 at klagen over de dokumentene som er unntatt fra offentlighet opprettholdes. Oslo kommune v/ Eiendoms- og byfornyelsesetaten har gjennomgått klagen, men har ikke funnet grunnlag til å ta den til følge. Saken er derfor oversendt Fylkesmannen for endelig behandling, jf. offentleglova (offl.) 32. Fylkesmannen ser slik på saken Saken gjelder klage over avslag på innsyn i dokumenterer om de sivilprosessrettslige sakene vedrørende husokkupasjon i Brenneriveien 1 og Hausmannsgate 40.
Side 2 av 7 Klagers anførsler går i hovedsak ut på at kommunen ikke har adgang til å unnta dokumentene etter offl. 15 andre ledd, ettersom Kommuneadvokaten ikke er et underordnet organ. Det vises videre til at det kun er deler av dokument som eventuelt kan unntas, og ikke hele dokument. Hovedregelen etter offl. er at forvaltningens saksdokumenter er offentlige, med mindre det finnes hjemmel for å unnta dokumentet fra offentlighet, jf. offl. 3. 1. Dokument nr. 16/15020 og nr. 16/15015 Dokument nr. 16/15020 inneholder et hoveddokument og et vedlegg. Hoveddokumentet består av e-postkorrespondanse mellom Oslo kommune v/ EBY og Kommuneadvokaten, og innholdet i e-posten vedrører utkast til begjæring om midlertidig forføyning for fravikelse av eiendom i sak om husokkupasjon i Brenneriveien 1. En av e-postene inneholder et vedlegg, som består av et kartutskrift. Dokument nr. 16/15020 har identisk innhold som dokument nr. 16/15015. Oslo kommune v/ EBY har vist til offl. 15 tredje ledd, jf. annet ledd som hjemmel for å unnta hoveddokumentet fra innsyn. Ifølge offl. 15 tredje ledd kan det gjøres unntak for dokument om innhenting av dokument som nevnt i 15 i annet ledd. Annet ledd fastslår at: «Det kan [ ] gjerast unntak for delar av dokument som inneheld råd om og vurderingar av korleis eit organ bør stille seg i ei sak, og som organet har innhenta til bruk for den interne saksførebuinga si, når det er påkravd av omsyn til ei forsvarlig ivaretaking av det offentlege sine interesser i saka». For at det skal være adgang til å gjøre unntak for dokument om innhenting av råd og vurderinger som nevnt i 15 andre ledd, kreves det at unntak må være påkrevd av hensyn til en forsvarlig ivaretaking av det offentliges interesser i saken, se Justisdepartementets veileder til offentleglova. Det fremgår på s. 110 i veilederen at: «Vurderinga av om skadevilkåret i 15 fyrste eller andre ledd er oppfylde for dokument om innhenting må skje på same måte som for svara. Sjå om dette punkta 7.3.2.7 og 7.3.4.3 ovanfor. Dersom innhentingsdokumentet inneheld førebelse vurderingar og forslag frå innhentingsorganet, vil ofte skadevilkåret være oppfylt. Særleg vil dette gjelde i situasjonar der utkast til ei avgjerd eller det som skal være innhentingsorganet sitt endelege dokument blir oversendt i samband med innhentinga. Dersom det i innhentingsdokumentet berre blir bede om ei generell utgreiing av visse spørsmål, til dømes faktiske tilhøve, vil det derimot som regel ikkje vere høve til å gjere unntak». E-postkorrespondansen gjelder innhenting av råd og vurderinger fra Kommuneadvokaten i forbindelse med begjæring om midlertidig forføyning for fravikelse av eiendom. Dokumentet er utarbeidet for kommunens interne saksforberedelse, og inneholder foreløpige vurderinger til den konkrete saken det er anmodet om advokatbistand til. Fylkesmannen legger i likhet med kommunen til grunn at det er påkrevd av hensyn til en forsvarlig ivaretakelse av det offentliges interesse i saken å unnta de foreløpige vurderingene i dokumentet fra offentlighet. Vi viser i den forbindelse til at det er viktig at kommunen i slike saker kan ha en fortrolig dialog med advokat, av hensyn til ivaretakelse av det offentliges interesser som part i en rettstvist. Vilkårene for å
Side 3 av 7 unnta deler av hoveddokumentet på nr. 16/15020 og 16/15015, er oppfylt, jf. offl. 15 tredje ledd, jf. annet ledd. Til klagers anførsel bemerker Fylkesmannen at det første unntaksalternativet i offl. 15 tredje ledd, gjelder dokument om innhenting av råd og vurderinger som nevnt i offl. 15 annet ledd. Dette alternativet oppstiller ikke et krav om at dokumentet må gjelde innhenting av råd og vurderinger fra et underordnet organ, og gir grunnlag for unntak uavhengig av hvem utenfor organet et dokument kommer fra. Oslo kommune v/ EBY har vist til offl. 24 tredje ledd første punktum som hjemmel for å unnta vedlegget (bilag 1) til en av e-postene i hoveddokumentet. Offl. 24 tredje ledd første punktum lyder slik: «Det kan gjerast unntak frå innsyn for opplysningar når unntak er påkravd fordi innsyn ville lette gjennomføringa av straffbare handlingar.» Bestemmelsen er nærmere presisert ovennevnte rundskriv, pkt. 8.11. Det fremgår her at: «For at det skal kunne gjerast unntak etter denne føresegna må det for det fyrste dei aktuelle opplysningane vere av ein slik karakter at dei er nyttige ved utføring av straffbare handlingar. For det andre må det vere en viss fare for at opplysningane faktisk vil bli brukte på denne måten. Det er ikkje noe vilkår at den som ber om innsyn kan mistenkjast for å skulle bruke opplysningene til kriminelle føremål, men opplysningene må objektivt sett kunne brukast slik. Kjerneområdet for unntaket er opplysningar om konkrete sikringstiltak eller detaljert informasjon om vaktrutinar, alarmanlegg osv. ( )» Som begrunnelse for å unnta vedlegget fra innsyn har kommunen vist til at vedlegget består av et kart, som inneholder opplysninger om hvordan bygningens åpninger er avsperret. Fylkesmannen slutter seg til kommunens syn om at vedlegget kan unntas etter offl. 24. Kjennskap til hvordan bygningens åpninger er avsperret kan lette gjennomføringen av innbrudd, og en offentliggjøring av disse opplysningene kan medføre en viss fare for at opplysningene faktisk blir brukt til å gjennomføre en slik straffbar handling, sett hen til at bygningen på eiendommen er blitt okkupert. 2. Dokument nr. 16/15009 Hoveddokumentet her har identisk innhold som e-posten på hoveddokumentet journalført med dokument nr. 16/15020 og 16/15015. Vi viser til vår vurdering overfor, og legger i likhet med kommunen til grunn at deler av dette hoveddokumentet kan unntas med hjemmel i offl. 15 tredje ledd, jf. annet ledd. Videre inneholder dokument nr. 16/15009 fire vedlegg, herunder 3 bilag og et utkast til begjæring om midlertidig forføyning. Bilagene er offentliggjort. Kommunen har imidlertid unntatt utkastet til begjæring om midlertidig forføyning med hjemmel i offl. 15 tredje ledd jf. annet ledd.
Side 4 av 7 Fylkesmannen slutter seg til kommunens syn om at utkastet til begjæring om midlertidig forføyning i sin helhet kan unntas med hjemmel i offl. 15 tredje ledd jf. annet ledd. Dokumentet er utarbeidet for kommunens interne saksforberedelse, og gjelder innhenting av dokument som inneholder råd om og vurderinger av hvordan et organ bør stille seg i en konkret sak. Det er slik vi ser det påkrevd av hensyn til en forsvarlig ivaretakelse av det offentliges interesser i saken, å unnta dokumentet. Vi viser også her til kommunens behov for å ha en fortrolig dialog med advokat om en konkret rettstvist som den er part i. Unntak fra innsyn etter offl. 15 annet og tredje ledd gjelder i utgangspunktet for de delene av dokumentet som inneholder råd og vurderinger. Det fremgår imidlertid av ovennevnte veileder, s. 107, at hele dokument kan unntas dersom alle opplysningene i dokumentet faller inn under unntakshjemmelen i 15 tredje ledd, jf. annet ledd, og dersom generelle premisser er flettet sammen med råd og vurderinger. Klagers anførsel på dette punkt fører ikke frem. 3. Dokument nr. 16-15285 Dokument nr. 16-15285 består av en e-post datert 18.5.2016 med et vedlegg. E-posten inneholder melding om oversendelse av begjæring om midlertidig forføyning for fravikelse av fast eiendom, med bilag, til Oslo kommunen v/ EBY fra Kommuneadvokaten. Vedlagt e-posten følger begjæringen med bilag. Kommunen har unntatt begjæringen om midlertidig forføyning for fravikelse av fast eiendom samt e-post datert 18.5.2016 med hjemmel i offl. 15 tredje ledd. Den har offentliggjort alle bilagene, med unntak av bilag nr. 2 s. 3. Dette bilaget er unntatt etter offl. 24 tredje ledd første punktum. Fylkesmannen bemerker at e-posten med vedlegg av begjæring om midlertidig forføyning er sendt fra Kommuneadvokaten til Oslo byfogdembete. Dette dokumentet er ikke utarbeidet for kommunens interne saksforberedelse, og kan derfor ikke unntas etter offl. 15. Ifølge offl. 18 kan dokument som et organ har utarbeidet eller mottatt som part i en rettssak for norsk domstol, unntas fra innsyn. Kommuneadvokaten har på vegne av Oslo kommune v/ EBY utarbeidet begjæringen om midlertidig forføyning for fravikelse av eiendom, til en sak for norsk domstol. Dette dokumentet kan unntas etter offl. 18. Vedlegget til begjæringen, som kommunen har unntatt, har identisk innehold som bilag 1, under dokument nr. 16/15020 og nr. 16/15015. Det består av en kartutskrift med beskrivelse av hvor bygningens åpninger i Brenneriveien 1 er avsperret. Fylkesmannen legger i likhet med kommunen til grunn at vedlegget kan unntas etter offl. 24 tredje ledd første punktum. 4. Dokument nr. 16-14438 Dokument nr. 16-14438 består av et dokument, som inneholder en anmodning om bistand til Kommuneadvokaten vedrørende sak i Brenneriveien 1. Kommunen har unntatt dette dokumentet med hjemmel i offl. 15 tredje ledd jf. annet ledd. Fylkesmannen slutter seg til kommunens syn om at dokumentet kan unntas med hjemmel i offl. 15 tredje ledd, jf. annet ledd. Dokumentet er utarbeidet for kommunens interne saksforberedelse, og består i sin helhet av innhenting av dokument som gjelder råd om og vurderinger av hvordan et organ bør stille seg i en konkret sak. Det er slik vi ser det påkrevd av
Side 5 av 7 hensyn til en forsvarlig ivaretakelse av det offentliges interesser i saken, å unnta dokumentet. Vi viser også her til kommunens behov for å ha en fortrolig dialog med advokat om en konkret rettstvist som den er part i. 5. Merinnsyn Det fremgår av offl. 11 at: «Når det er høve til å gjere unntak frå innsyn, skal organet likevel vurdere å gi heilt eller delvis innsyn. Organet bør gi innsyn dersom omsynet til offentleg innsyn veg tyngre enn behovet for unntak». Hvorvidt innsyn skal gis beror på en interesseavveining mellom hensynet til offentlig innsyn og behovet for å gjøre unntak. Det fremgår videre av veilederen, pkt. 4.9.2 at: «Sentralt i meirinnsynsvurderinga er i kva grad dei omsyna som ligg grunn for den aktuelle unntaksføresegna gjer seg gjeldande for det aktuelle dokumentet, og i kva grad innsyn i dokumentet vil skade dei interessene som er verna av føresegna. Ein bør vere oppperksom på at dette er ei vurdering som ofte vil endre seg med tida. Som regel ved skadeverknadene ved å gi innsyn bli mindre etter kvart som tida går, og det vil ofte vere større grunn til å gi meirinnsyn etter at ei sak er avslutta.» 5.1 Dokument eller deler av dokument som kan unntas etter 15 tredje ledd Deler av dokumentene som består av e-postkorrespondanse mellom Oslo kommune v/ EBY og Kommuneadvokat kan unntas etter offl. 15 tredje ledd. Utkastet til begjæring om midlertidig forføyning og brev om anmodning om advokatbistand kan i sin helhet unntas etter offl. 15 tredje ledd. Spørsmålet blir hvorvidt det skal gis merinnsyn i disse dokumentene, jf. offl. 11. Fra kommunens vurdering av merinnsyn hitsettes: «Justisdepartementets Lovavdeling har uttalt at det er «vanskeleg å tenkje seg tilfeller der det bør utøvast meirinnsyn når det ligg føre unntakshøve etter 15 andre ledd».[ 1 ] Det vil altså være lite rom for å utøve meroffentlighet i slike tilfeller. EBY har besluttet at EBY opprettholder sin avgjørelse om å ikke gi merinnsyn i dokumentene. I merinnsynsvurderingen etter offentleglova 11 har EBY lagt vekt på at dokumentene er av en utpreget intern karakter og gir grunnlag for interne vurderinger knyttet til hvordan en okkupasjonssituasjons skal håndteres. Det vises også til at kjennelsen om midlertidig forføyning av 19.05.2016 er offentlig tilgjengelig og ble oversendt klager. EBY kan ikke se at offentlighetens behov for innsyn i samarbeidet mellom Kommuneadvokaten og EBY om utarbeidelse av begjæring om midlertidig forføyning er mer tungtveiende enn behovet for at korrespondanse mellom EBY og Kommuneadvokaten unntas fra innsyn. Offentlighetens behov for informasjon må således anses ivaretatt ved at kjennelsen er offentlig. Utkastene til begjæring og korrespondansen om utkastene inneholder ikke informasjon som er egnet til å opplyse saken, men gir et innblikk i samarbeidet mellom EBY og Kommuneadvokaten.» 1 Tolkningsuttalelse fra Justisdepartementets lovavdeling: https://www.regjeringen.no/no/dokumenter/-13--15-andreledd-og--32---sporsmal-om-innsyn-etter-offentleglova-i-dokument-fra-advokatar/id2506699/
Side 6 av 7 Fylkesmannen har ingen avgjørende innvendinger til kommunens vurdering på dette punkt. Vi slutter oss til kommunens syn om at hensynene som begrunner unntak fra innsyn i korrespondansen mellom Oslo kommune v/ EBY og Kommuneadvokaten veier tyngre enn allmennhetens behov for innsyn i opplysningene, og viser til kommunens vurdering på dette punkt. Vi finner imidlertid grunn til å tilføye at det kun er deler av dokumentet som består av e- postkorrespondanse mellom Oslo kommune v/ EBY og kommuneadvokaten som kan unntas etter 15 tredje ledd. Det er imidlertid vårt syn at de delene av dette dokumentet som kan unntas fra innsyn, utgjør den «vesentlegaste delen av dokumentet», jf. offl. 12 bokstav c. Dokumentet kan da i sin helhet unntas. Vi har ingen innvendinger til at kommunen har unntatt disse dokumentene fra offentlighet. 5.2. Vedlegg som kan unntas etter 24 Vedlegget som består av en kartutskrift med opplysninger om hvordan åpningene til bygningen i Brenneriveien 1 er avsperret kan unntas etter 24. Det er Fylkesmannens syn at hensynene bak unntaksregelen, som er å forhindre gjennomføring av straffbare handlinger, veier tyngre enn allmennhetens interesse i disse opplysningene, jf. 11. Vi har ingen innvendinger til at kommunen har unntatt vedlegget fra offentlighet. 5.3 Dokument som kan unntas etter 18 Begjæringen om midlertidig forføyning for fravikelse av eiendom kan unntas etter 18. Fylkesmannen kan imidlertid ikke se hensynene som taler for å unnta dette dokumentet fra offentlighet gjør seg gjeldende med styrke, sett hen til at innholdet i dette dokumentet nesten i sin helhet er gjengitt i kjennelsen fra Oslo byfogdembete, datert 19.5.2016, som er et offentlig dokument. Fylkesmannen er derfor kommet til at det bør gis innsyn i dette dokumentet, jf. offl. 11. Vi ber om at kommunen sender en kopi av dette dokumentet til klager. E-post datert 18.5.2016, under dokument nr. 16-15285 kan også unntas med hjemmel i offl. 18. Denne e-posten inneholder en melding om oversendelse av rettssaksdokument. Fylkesmannen kan ikke se at allmennhetens interesse for innsyn i dokumentet veier tyngre enn behovet for unntak. De generelle hensynene bak unntaksregelen tilsier etter vårt syn at det ikke bør gis merinnsyn i dette dokumentet. *****
Side 7 av 7 Konklusjon Fylkesmannen stadfester den delen av kommunens vedtak som gjelder avslag på innsyn i dokument nr. 16/15020, 16/15015, 16/14438 og delvis avslag på innsyn i dokument nr. 16/15009. Den delen av kommunens vedtak som gjelder avslag på innsyn i begjæring om midlertidig forføyning under sak 16-15285, omgjøres. Det gis innsyn i dette dokumentet. Kommunens vedtak om å avslå innsyn i bilag 2 s. 3 på dokument nr. 16-15285, og e-post datert 18.5.2016 stadfestes. Fylkesmannens vedtak er endelig. Med hilsen Odd Meldal fung. avdelingsdirektør Eva Kjøllesdal seniorrådgiver Dokumentet er elektronisk godkjent. Kopi til: Gorm Eriksen