HARSTAD KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Arbeidsmiljøutvalget Møtedato: 17.09.2015 Møtested: Harstad Rådhus 1B HMS-rådgivers kontor Tidspunkt: 09:00 Eventuelle forfall meldes til tlf. 77 02 60 00. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Dokumentene vedrørende ovenstående saker er lagt ut til ettersyn på kommunens hjemmeside http://einnsyn.harstad.kommune.no/einnsyn/utvalg Harstad, -1-
Saksnr Tittel PS 15/11 Orientering om avviksrapport 1.halvår 2015 PS 15/12 Sykefravær 2015-2.kvartal PS 15/13 Revidering av retningslinjer AKAN PS 15/14 HMS-rådgiver informerer -2-
Saksdokument Saksmappenr: 2015/4580 Saksbehandler: Birgitte Hangeland Arkivkode: 446 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Arbeidsmiljøutvalget 17.09.2015 15/11 Kommunestyret 29.10.2015 ORIENTERING OM AVVIKSRAPPORT 1. HALVÅR 2015 - HMS ANSATTE Vedlegg: Ingen vedlegg Ingress: Avvikssystemet i Harstad kommune er et forbedringsverktøy som er i aktiv bruk av ansatte og ledere. Her føres avvik av ulike typer og kategorier. Gjennom denne orienteringen ønsker vi å orientere om avvik som omhandler HMS. Det er viktig å løfte frem bruken av avvikssystemet i ulike fora slik at vi kan diskutere utfordringene og finne løsninger sammen. Rådmannens tilrådning: Saken tas til orientering. Saksopplysninger Avvikssystemet Harstad kommune har siden 2003 hatt et elektronisk avvikssystem og en felles prosedyre for registrering og behandling av avvik. Alle ansatte har plikt til å registrere og rapportere avvik som er av betydning for enhetens drift eller ansattes og brukeres sikkerhet. Enhetsleder har ansvar for opplæring av ansatte og for at avviksmeldingene blir behandlet og lukket. Behandlingen skal gjenopprette normaltilstand og tiltakene skal hindre gjentakelse. Hver enhet skal gjennomgå avvikene minimum en gang i halvåret. Kommunens kvalitetsrådgiver administrerer systemet og gir brukerstøtte og opplæring til enhetene. Årlig blir det registrert om lag 3000 avvik i kommunens system. Dette viser at systemet er i aktiv bruk, noe som gir muligheter for både forbedring og korrigering av tjenestetilbudet. Avvikstyper Ansatte kan registrere avvik/ forbedringsforslag i 21 ulike avvikstyper: 1. Forbedringsforslag 2. HMS-avvik arbeidstakere 3. Arbeidsulykke/skade/ forulemping/trussel ansatt 4. Ulykke/skade/forulemping/ trussel tjenestemottaker 5. Avvik informasjonssikkerhet 6. Avvik/pålegg etter tilsyn/ kvalitetsrevisjon 7. Avvik dokumentoppdatering 8. Klage fra tjenestemottaker/ pårørende/foresatt 9. Avvik kvalitetsmål/ ventetid 10.Feil på leiebil 11.Andre avvik 12.IK-Matavvik -3-
13.Materielle skader forårsaket av elev 14.HMS-avvik barns arb.miljø i barnehager og skoler 15.Feilbehandling bruker/pasient 16.Fall pasient på sykehjem 17.Medikamentavvik 18.Ikke utførte oppdrag i h.h.t. vedtak pleie/omsorg 19.Smitte på sykehjem 20.Avvik avløp 21.Uønskede samhandlingshendelser mellom UNN og Harstad kommune I tillegg kan publikum registrere tilbakemelding/ klage direkte fra hjemmesiden. Enkelte avvikstyper har også underkategorier for å spesifisere hendelsen nærmere. Dette gjelder bl.a. for personskader og HMS-avvik som vi kommer nærmere inn på under. Avvikstype: Arbeidsulykke/ skade/ forulemping/ trussel for ansatte Første halvår 2015 var 219 av de 1275 registrerte avvikene av typen arbeidsulykke/ skade/ forulemping/ trussel for ansatte. Disse er delt inn i tre kategorier som vist i tabellen under. Kategori: Skade påført av bruker (elev/ pasient/ andre) Trusler/ forulemp./ trakass. fra bruker/ pårørende Annen arbeidsulykke/ skade Tjenesteområde: Sum Teknisk 0 1 3 4 Barnehager 1 0 0 1 Skole 22 6 5 33 Helse og omsorg 92 76 7 175 Øvrige 0 5 1 6 Sum 115 88 16 219 Tabellen viser fordelingen av ulike kategorier avvik av typen arbeidsulykke/ skade/ forulemping/ trussel for ansatte fordelt på tjenesteområder for 1. halvår 2015. I kategoriene «Skade påført av bruker» og «Trusler/ forulemp./ trakass. fra bruker/ pårørende» finner vi ulike situasjoner med holding, lugging, kloring, klyping, slag, spark, spytting, biting, riving i klær, kasting av gjenstander og annen utagering. Et lett slag kan av noen bli ført som skade og av andre som en forulemping, avhengig av hvordan arbeidstaker vurderer situasjonen. Kategorien «Annen arbeidsulykke/skade» omhandler ulike fall-, klem- og belastningsskader, samt stikk på sprøytespisser. På stikkskader har vi registrert tre avvik i kommunens avvikssystem, mens Sør-Troms HMS-tjeneste melder om tolv konsultasjoner etter stikkskade for kommunalt ansatte i sin halvårsrapport. Dette kan tyde på en del underrapportering av avvik i kommunens system. På enkelte områder kan det forekomme en viss opphopning av avvik. For eksempel kommer 16 av skade/trussel fra bruker i skole fra en elev som gjentatte ganger er involvert i ulike episoder. For helse og omsorg er de flest avvik på avdelinger med psykisk utviklingshemmede brukere. Her er også én bruker involvert i 69 avvik. Avvikstype: HMS-avvik arbeidstakere Første halvår var 27 av de 1275 registrerte avvikene av typen andre HMS-avvik for arbeidstakere. Avvikstypen omhandler hovedsakelig fysiske arbeidsforhold som ødelagt/ manglende inventar, søppel/tilgrising, manglende vedlikehold eller dårlig inneklima. -4-
Kategori: Avvik elektrisk utstyr Avvik elektrisk installasjon Avvik brannsikring Underbemanning på vakt (omsorg)/ tapt planlagt styrking (skole) Annet Tjenesteområde: HMS-avvik Sum Teknisk 0 0 0 0 2 2 Skole 1 1 0 0 6 8 Helse og omsorg 0 1 1 13 2 17 Sum 1 2 1 13 10 27 Tabellen viser fordelingen av ulike kategorier avvik av typen HMS-avvik arbeidstakere fordelt på tjenesteområder for 1. halvår 2015. Tallene viser at underbemanning og tapt planlagt styrking ikke er et omfattende problem. Det gis likevel signaler om at situasjonen er en annen både i helse/omsorg og skole. Dette kan tyde på en del underrapportering. Alvorlighetsgrad Sju avvik har ført til sykefravær for ansatte, hvorav to er påført av utagerende brukere i helse/omsorg og fem er annen arbeidsulykke/skade (to har falt på isen, to på tekniske enheter har vært utsatt for arbeidsulykker og en har meldt om belastningsskade i helse/omsorg). Ingen av avvikene er gradert som svært alvorlig. Andre typer avvik En del andre typer avvik kan ha innvirkning på de ansattes arbeidsmiljø. For eksempel gir avvik i forhold til samhandlingsreformen (Uønskede samhandlingshendelser mellom UNN og Harstad kommune) ofte en ekstra belastning ved at det tar ekstra tid for kommunalt ansatte å lete/ etterspørre informasjon, eller plutselig oppdage at pasienter er kommet hjem uten å ha blitt meldt. Dette resulterer i stressituasjoner for helsepersonell. Vurdering Fra januar 2015 har kvalitetsrådgiver, HMS-rådgiver og hovedverneombud hatt månedlige møter for å følge opp bruken av avvikssystemet. Enhetene har blitt fulgt opp i forhold til å behandle avvik som ikke har blitt lukket innen fristen. Det er også gjort en ryddejobb i forhold til å sørge for at avvik er registrert på riktig type. Dette er viktig å fortsette med i forhold til at systemet blir brukt på riktig måte og at vi kan trekke læringseffekter ut av registreringene. Fokus må være at ansattes registreringer er en kilde til kunnskap og forbedringer. Ansatte får automatisk via e-post tilbakemelding når avviket er registrert og også når det er lukket med rapport om utførte tiltak. Verneombudene skal få rapporter om HMS-avvik. Dette følges bl.a. opp av verneorganisasjonen gjennom hovedverneombud og på verneombudets dag. Ved revisjon av HMS-prosedyrene bør man vurdere antall avvikstyper/ -kategorier i avvikssystemet og lage en bedre beskrivelse på hvilke typer avvik ansatte kan registrere i avvikssystemet. Rådmann Hugo Thode Hansen Stabssjef Roald Andersen Dokumentet er godkjent elektronisk og krever ikke signatur. -5-
-6-
Saksdokument Saksmappenr: 2015/2807 Saksbehandler: Mona Paulsen Arkivkode: 461/&14 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Arbeidsmiljøutvalget 17.09.2015 15/12 SYKEFRAVÆR 2015-2.KVARTAL Vedlegg: Statistikk pr. 1.halvår Ingress: Sykefraværsstatistikk presenteres i møtet. Rådmannens tilrådning: Amu tar sykefraværsrapporteringen til orientering. Hugo Thode Hansen Rådmann Max Jenssen Enhetsleder Dokumentet er godkjent elektronisk og krever ikke signatur. -7-
Sykefraværsstatistikk Harstad kommune 2015 Harstad kommune Antall 2012 2013 2014 2015 Enhet årsverk Total Total 1.kv. 2. Kv 3. Kv 4.kv Total 1.kv. 2. Kv 3. Kv 4.kv Total Rådmannen 5,6 8,5 1,5 4,2 0,3 8,5 5,7 4,7 11,4 0,0 Personal og organisasjon 27,2 6,2 5,5 4,7 7,1 4,9 3,9 5,2 4,2 1,2 Økonomi og utvikling 18,0 1,6 2,3 6,3 12,0 10,8 17,3 12,0 17,0 11,0 Service og dokumenttj. 14,9 10,7 4,8 7,3 0,4 0,5 1,2 2,3 7,2 4,3 Regnskapsenheten 14,5 12,4 10,1 5,1 0,5 2,3 4,8 3,2 6,2 10,3 Koordinerende enhet 12,6 2,8 8,5 5,0 0,7 3,7 10,6 5,1 8,1 11,2 Kemnerenheten 11,4 8,5 3,9 4,8 0,4 1,3 9,2 3,9 3,4 0,1 Areal og byggesak 23,0 4,8 4,4 10,0 8,1 4,3 6,4 7,2 2,7 4,1 Brann og redning 31,9 5,0 4,4 6,8 2,4 3,8 4,1 4,6 7,7 2,9 Bygg og eiendom 81,6 10,1 11,2 15,1 13,3 10,1 14,3 13,2 12,5 11,4 - herav renhold 51,8 13,5 13,5 13,4 13,0 8,1 14,9 12,4 16,4 14,7 Drift og utbyggingstj. 64,6 6,7 5,5 7,0 4,0 3,8 5,4 5,2 5,8 3,0 Helsehuset 88,1 9,4 8,1 12,1 10,3 10,7 8,6 10,6 8,8 6,1 NAV komunalt ansatte 25,1 10,4 14,5 16,6 9,5 6,3 8,8 10,3 6,8 10,1 Barne og ungdomstj. 35,1 12,8 12,9 10,4 12,1 13,8 17,1 13,3 11,5 11,7 Harstad bibliotek 8,1 11,8 12,4 16,8 12,0 6,7 4,2 9,9 9,5 6,1 Harstadåsen barnehager 31,0 9,9 10,3 10,6 9,9 5,7 9,6 9,3 12,1 9,0 Byggeklossen barnehager 30,0 14,0 11,6 11,2 8,8 9,3 10,1 10,0 14,1 13,9 Fargeklatten barnehager 22,3 8,2 13,0 8,7 7,7 9,9 16,0 10,6 14,8 14,7 Heggen barnehager 40,8 15,7 15,2 17,2 15,8 14,7 15,1 15,6 19,3 11,4 Gangsåstoppen barnehage 27,5 9,3 8,8 13,8 9,9 8,9 18,3 12,8 14,5 13,1 Hinnsteinen barnehager 33,9 16,2 14,2 12,5 11,6 8,3 19,7 13,4 16,1 13,5 Bergsåsen barnehager 24,0 10,0 14,4 18,0 12,9 9,6 19,9 14,8 18,6 19,0 Medkila skole 28,8 7,6 10,6 8,3 13,3 10,1 13,0 11,3 13,3 6,8 Sørvik oppvekstsenter 31,2 10,5 11,9 9,5 5,1 7,5 17,6 10,0 20,4 19,7 Kila skole 57,1 5,3 6,9 10,7 9,0 7,3 6,4 8,5 8,4 5,7 Kanebogen skole 40,6 6,0 12,6 14,3 8,7 5,6 9,2 9,5 10,6 6,1 Seljestad barneskole 39,4 3,3 5,3 9,9 4,6 1,4 7,7 6,1 11,5 5,2 Seljestad ungdomskole 36,8 9,1 4,4 11,2 7,3 5,5 5,2 6,3 7,4 5,3 Harstad skole 49,6 8,0 10,3 9,8 6,5 4,5 11,8 8,3 15,3 10,7 Hagebyen skole 31,3 12,3 8,3 12,7 12,0 3,1 7,3 9,0 9,3 7,1 Bergseng skole 39,8 6,5 10,8 10,7 7,2 2,0 8,5 7,2 9,8 6,5 Grytøy oppvekstsenter 17,7 10,6 6,7 10,7 6,9 1,2 2,7 5,0 5,7 11,7 Stangnes 8-13 20,7 6,0 10,6 14,9 12,5 2,6 9,6 10,0 13,8 8,7 Bjarkøy oppvekstsenter 17,3 7,7 7,6 11,0 11,3 15,5 11,5 13,4 8,5 PPT 22,6 11,5 13,6 11,8 18,0 13,8 13,8 8,0 Kulturenheten 18,9 3,2 4,5 6,8 3,7 0,9 4,0 3,9 5,5 8,0 Voksenopplæringen 23,0 6,7 7,7 8,6 1,6 3,4 5,9 4,9 5,8 5,9 \\HK-FIL01\Felles\Personal\HMS Rådgiver\Sykefravær\2.kvartal 2015-8-
Harstad kommune Antall 2012 2013 2014 2015 Enhet årsverk Total Total 1.kv. 2. Kv 3. Kv 4.kv Total 1.kv. 2. Kv 3. Kv 4.kv Total Omsorg Stangnes 104,1 13,9 12,2 11,4 13,7 12,6 14,1 13,2 12,1 11,1 Omsorg Sør 158,5 13,4 13,0 20,4 16,8 10,1 14,4 15,2 13,7 11,3 Omsorg Sentrum 117,4 10,4 12,1 11,4 10,5 7,2 9,7 9,6 13,8 13,2 Omsorg øysamfunn 23,4 8,3 7,1 5,9 5,7 9,5 6,9 17,6 13,9 Omsorg Nord 178,7 16,1 12,8 16,3 16,9 15,4 19,3 17,2 18,8 13,9 Alle barnehagene 241,6 12,4 12,6 13,4 11,1 9,8 15,4 12,6 15,8 13,2 Alle skolene 417,1 7,6 8,8 10,9 8,4 5,2 9,3 8,4 11,5 8,0 Helse og omsorg 682,7 12,6 11,6 14,4 13,5 11,0 13,7 13,2 14,3 11,6 Hele Harstad kommune 1742,1 10,1 10,1 12,1 10,3 8,2 11,6 10,6 12,3 9,7 \\HK-FIL01\Felles\Personal\HMS Rådgiver\Sykefravær\2.kvartal 2015-9-
Saksdokument Saksmappenr: 2015/5314 Saksbehandler: Mona Paulsen Arkivkode: 444 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Arbeidsmiljøutvalget 17.09.2015 15/13 REVIDERING AV RETNINGSLINJER AKAN Vedlegg: 1 Retningslinjer AKAN 2 Behandlingsavtale AKAN Ingress: AMU har i hht. kommunens Reglement for politiske styringsorganer 2011 2015 myndighet til å avgjøre saker relatert til «Rehabilitering av alkohol- og narkotikamisbrukere». Rådmannens tilrådning: AMU godkjenner fremlagte forslag til nye retningslinjer for AKAN-arbeidet i kommunen, samt vedlagte forslag til behandlingsavtale. Saksopplysninger Nye reviderte retningslinjer for kommunens AKAN-arbeid er utarbeidet av AKAN-utvalget etter høring hos tillitsvalgte. Hugo Thode Hansen Rådmann Max Jenssen Enhetsleder Dokumentet er godkjent elektronisk og krever ikke signatur. -10-
Retningslinjer for forebygging og oppfølging av rus- og avhengighet i Harstad kommune Innholdsfortegnelse Innledning... 2 Mål... 2 1. Ansvar og oppgaver... 2 1.1 Overordnet ansvar... 2 1.2 Akan-utvalget... 2 1.3 AKAN hovedkontakter... 3 1.4 Sør-Troms HMS-tjeneste... 3 1.5 Arbeidskamerat som personkontakt... 3 1.6 Personalrådgiver... 3 1.7 AKAN TEAM... 4 2. Definisjon av rusmidler og avhengighet... 4 Alkohol... 4 Narkotika... 4 Medikamenter... 4 Pengespill... 4 Dataspill... 4 3. Harstad kommunes retningslinjer... 5 3.1 Det skal meldes fra til nærmeste leder dersom:... 5 4. Formell prosedyre... 5 4.1 Tjenstlig tilrettevisning muntlig eller skriftlig... 5 4.2 Skriftlig advarsel ordensstraff... 6 4.3 Brudd på AKAN avtale... 6 4.4 Dokumentasjon... 6-11-
Retningslinjer for forebygging og oppfølging av rus- og avhengighet i Harstad kommune Innledning Harstad kommune skal arbeide for å forebygge rus og avhengighet hos de ansatte og sørge for at ansatte med slike problemer får nødvendig hjelp. AKAN- arbeidslivets komite mot alkoholisme og narkomani ble opprettet i 1963 i samarbeid med LO, NHO og Staten og er et sentralt hjelpemiddel i arbeidet med forebygging og oppfølging av rus og spilleavhengighet hos ansatte. Harstad kommunes oppfølging av ansatte med rus og avhengighetsproblemer bygger på AKAN sine retningslinjer. Mål 1. Harstad kommune skal aktivt arbeide for et rusfritt arbeidsmiljø 2. Arbeidstakere som står i fare for å utvikle eller har rusproblemer skal få tilbud om hjelp 3. Vi skal arbeide for at alle arbeidstakere har den trygghet som trengs for å varsle ved mistanke om rus og avhengighet 4. Alle skal vite hva som må gjøres ved mistanke om rus og avhengighetsproblemer 5. Oppfølgingen skal bidra til at arbeidstakeren med rusproblem bevarer tilhørigheten til arbeidsplassen og jobben, og at det ikke oppstår sosiale og faglige barrierer mor å være/komme tilbake i jobb Det er ikke tillat med vinlotterier på kommunale enheter. Det bør heller ikke gis alkohol i gave til ansatte eller ledere. 1. Ansvar og oppgaver 1.1 Overordnet ansvar Rådmannen har det overordnede ansvar for at det utarbeides retningslinjer for rus og avhengighet. Harstad kommune skal ha et AKAN-utvalg i henhold til gjeldene avtaler og regler. Enhetslederne har et ansvar for å gjennomgå og gjøre retningslinjene kjent for de ansatte. 1.2 Akan-utvalget Sammensetning AKAN-utvalget er et partssammensatt underutvalg og arbeidsredskap for AMU. Utvalget består av: 1 representant fra arbeidsgiversiden i AMU 1 representant for arbeidstakersiden i AMU 1 representant fra Sør-Troms HMS tjeneste Enhetsleder fra personal- og organisasjonsenhet/personalrådgiver HMS-rådgiver (utvalgssekretær og koordinator) Hovedkontakt(er) AKAN -12-
Retningslinjer for forebygging og oppfølging av rus- og avhengighet i Harstad kommune Ledelse av AKAN-utvalget er arbeidsgivers ansvar. Ansvarsområder Sørger for at de vedtatte retningslinjer blir fulgt Skal informere om sitt arbeid mot rus og avhengighet på arbeidsplassene Utarbeide/godkjenne forslag til retningslinjer for AKAN-arbeidet. AMU vedtar retningslinjene Planlegge og organisere AKAN-aktivitetene Behandler ikke enkeltsaker Hovedtillitsvalgte og plasstillitsvalgte må ha kjennskap til retningslinjene 1.3 AKAN hovedkontakter Oppnevnes av AKAN-utvalget Være rådgiver for enhetsledere/avdelingsledere/personkontakter i enkeltsaker og kan lede AKAN-arbeidet i enkeltsaker Har taushetsplikt i alle enkeltsaker Skal drive informativt og forebyggende arbeid, herunder hvert annet år informere i personalmøter i kommunens enheter om AKAN arbeidet og retningslinjene for rus og avhengighet Informere om AKAN arbeidet en gang per år i ledersamlinger Skal melde i fra til AKAN-utvalget når vedkommende har mistanke om at arbeidssituasjoner kan ha medvirket til at rus og avhengighetsproblemer har oppstått 1.4 Sør-Troms HMS-tjeneste Gi informasjon og opplæring i samarbeid med AKAN-utvalget Kjenne til og holde kontakt med det eksterne behandlingsapparat Være oppmerksom på rusmiddelspørsmål i ordinær arbeidsmiljøkartlegging Bistå i enkeltsaker ved forespørsel Gi samtaler/rådgivning og motivere i enkeltsaker Medisinske undersøkelser, vurderinger og henvisninger Samarbeid med fastlege, behandlere og spesialister Gjennomføre prøvetaking/rustesting i enkeltsaker Veilede personkontakter 1.5 Arbeidskamerat som personkontakt Den ansatte som har et rus og avhengighetsproblem skal spørres om det er en eller flere bestemte kollegaer vedkommende ønsker som personkontakt. Disse kontaktes da av hovedkontakt eller arbeidsgiver og forespørres om de er villige til å være det. Personkontakten skal få veiledning av hovedkontakt/sør-troms HMS-tjeneste eller arbeidsgiver. Personkontakten skal være til hjelp og støtte for den ansatte. 1.6 Personalrådgiver -13-
Retningslinjer for forebygging og oppfølging av rus- og avhengighet i Harstad kommune Enhetens personalrådgiver skal være involvert i enkeltsaker for sine enheter. Personalrådgiver skal bistå med støtte, rådgivning og informasjon. Personalrådgiver skal forestå saksbehandling av eventuell personalsak. 1.7 AKAN TEAM Sammensetning: Arbeidstaker, nærmeste leder, enhetens personalrådgiver, hovedkontakt, eventuelt personkontakt og/eller bedriftshelsetjeneste. Oppgaver: Utarbeide individuell AKAN-avtale og oppsett for videre oppfølgingsmøter. Rutiner for saksbehandling: - Arbeidsgiver har ansvar for innkallinger og referater - All aktivitet og oppfølging skal dokumenteres skriftlig - Alle referater skal godkjennes og signeres av deltakerne i AKAN - teamet - All dokumentasjon skal inn i Ephorte på egen mappe med begrenset tilgang for de som deltar i oppfølgingen - Enhetsleder/avdelingsleder leder møtet og har hovedansvar for oppfølgingen 2. Definisjon av rusmidler og avhengighet Alkohol Omkring 90 % av den voksne, norske befolkningen drikker alkohol. Studier viser at 10-15 % av ansatte i norsk arbeidsliv har et alkoholforbruk som medfører økt helserisiko. Langvarig og økt alkoholforbruk kan blant annet føre til endringer i atferd, redusert årvåkenhet og økt fraværsmønster. Narkotika Narkotiske stoffer påvirker hjernen og sentralnervesystemet, og virkningen kan variere sterkt. Det kan være vanskelig å oppdage narkotikabruk og ettervirkninger av bruk. Medikamenter En del medisiner (blant annet smertestillende og beroligende medisiner) kan gi toleranseutvikling og skape avhengighetsproblemer. Noen medisiner kan føre til endring av sinnstilstand og dermed ha betydning for jobbprestasjoner. Pengespill Pengespillavhengighet er en diagnose som kan gi store konsekvenser både for den det gjelder og for vedkommende sin evne til å prestere på jobb. Arbeidsplassen kan være en viktig arena for tidligere å kunne avdekke pengespillavhengighet. Dataspill Dataspill er ikke klassifisert som en avhengighet i diagnosesystemet, men AKAN kompetansesenter får jevnlig henvendelser fra arbeidsplasser som er bekymret for medarbeidere som spiller så mye på fritiden at det går utover arbeidsutførelsen. Økt kunnskap og trygghet om temaet kan bidra til at problematisk spill aktivitet oppdages på et tidlig tidspunkt. -14-
Retningslinjer for forebygging og oppfølging av rus- og avhengighet i Harstad kommune 3. Harstad kommunes retningslinjer Ansatte skal ikke være påvirket av alkohol eller andre berusende, narkotiske eller bedøvende midler i arbeidstiden. Harstad kommune aksepterer ikke fravær hos sine ansatte på grunn av rusmiddelbruk eller spillavhengighet. Bakrus og alkohollukt er ikke tillat i arbeidstiden. Ved bruk av sterke medisiner skal den ansatte ha snakket med sin lege om det er forhold med behandlingen som kan påvirke den ansattes utførelse av sitt arbeid. Enhetsleder/avdelingsleder må orienteres om slike begrensninger. Bruk, oppbevaring og omsetning av rusmidler i arbeidstiden er ikke tillat. Ved representasjon og/eller anledninger hvor det serveres alkohol forventer Harstad kommune at våre ansatte viser måtehold og en atferd som ikke går ut over kommunens omdømme. Kommunalt dataverktøy og mobiltelefoner skal ikke brukes til pengespill. Ansatte som er kjent med brudd på retningslinjene melder dette videre til sin nærmeste leder. 3.1 Det skal meldes fra til nærmeste leder dersom: 1. Ansatt møter på jobb i ruspåvirket tilstand 2. Ansatt bruker rusmidler i arbeidstiden 3. Ansatt bruker rusmidler på en slik måte at det fører til; - fravær - at arbeidet ikke utføres tilfredsstillende - at kravet til sikkerhet og kvalitet ikke oppfylles - at det går ut over arbeidsmiljøet Ansatte skal i slike tilfeller beordres til å forlate arbeidsplassen snarest og nærmeste leder skal om nødvendig påse at den ansatte kommer seg hjem. Enhetsleder/avdelingsleder avtaler samtale med arbeidstakeren så snart som mulig. Det skal også meldes til nærmeste leder dersom: 1. Kommunalt dataverktøy og mobiltelefoner brukes til pengespill 2. Pengespill går utover arbeidsutøvelsen eller arbeidsmiljøet 3. Annen avhengighetsproblematikk går utover arbeidsutførelsen eller arbeidsmiljøet. For å få avklart om det foreligger rus- eller avhengighetsproblematikk må enhetsleder ta «Den nødvendige» samtalen med den ansatt. 4. Formell prosedyre 4.1 Tjenstlig tilrettevisning muntlig eller skriftlig Enhetsleder/avdelingsleder kaller den ansatte inn til samtale og avklarer om det foreligger brudd på retningslinjene. Muntlig eller skriftlig tjenstlig tilrettevisning gis dersom det er tilfelle. Arbeidstaker får i møtet en orientering om bakgrunnen for møtet, om kommunens personalreglement og konsekvenser ved brudd på reglementet. Arbeidstaker tilbys hjelp og støtte og skal orienteres om Harstad kommunes retningslinjer for forebygging og oppfølging av rus og avhengighet. Det er frivillig å motta tilbudet om AKAN-avtale. Denne samtalen skal referatføres (opprett egen mappe) i Ephorte. - Kun tilgang for de som er involvert i saken - Etter to års «friskhet» skal mappen skjules i Ephorte -15-
Retningslinjer for forebygging og oppfølging av rus- og avhengighet i Harstad kommune 4.2 Skriftlig advarsel ordensstraff Ved gjentatt brudd på personalreglementet vurderes det om arbeidstaker skal få en skriftlig advarsel ordensstraff. Dette er et enkeltvedtak etter forvaltningsloven 2. Enhetens personalrådgiver skal bistå enhetsleder i saksbehandlingen. Arbeidstaker må få nytt tilbud om AKAN- avtale. En AKAN avtale har en varighet på 2 år. Dersom arbeidstaker ikke ønsker AKAN- avtale vil forholdet bli håndtert som en ordinær personaldisiplinærsak, hvor tilsettingsforholdet kan bli vurdert. 4.3 Brudd på AKAN avtale Teamet som har oppfølgingen med enkeltsaken innkalles så snart som mulig for å evaluere og drøfte bruddet. Resultatet av teamets evaluering kan bli: - Nødvendig justering av AKAN-avtalen - Forlengelse av tidsrommet for AKAN-avtalen med 2 år - Brudd på AKAN-avtalen kan medføre konsekvenser for arbeidsforholdet 4.4 Dokumentasjon Det er viktig at enhetsleder/avdelingsleder/personalrådgiver sørger for at det blir skrevet referat fra alle samtaler og at hendelser blir notert. Dette skaper ryddige forhold i oppfølging av saken. Dersom brudd på retningslinjene og/eller en AKAN-avtale fører til at arbeidsgiver avslutter arbeidsforholdet er det en viktig forutsetning at sakens anliggende er dokumentert og skriftliggjort. -16-
Harstad kommune AKAN - Behandlingsavtale 1. Deltakere Ansatt Enhetsleder Avdelingsleder Personalrådgiver Personkontakt Hovedkontakt Sør-Troms HMS Fastlege Navn Telefon 2. Retningslinjene for AKAN arbeidet i Harstad kommune Enhetsleder/avdelingsleder går gjennom Retningslinjer for rus- og avhengighetsforebygging i Harstad kommune. De faktiske forholdene for den aktuelle sak gjennomgås og forventningene som ligger til grunn for AKAN- avtalen tydeliggjøres og referatføres. 3. Kontaktform mellom den ansatte og personkontakten Navn personkontakt: Personkontakten mottar veiledning fra: Aktivitet Ja Nei Frekvens Plan Faste møter Sporadiske møter ved behov Kontakt kun i arbeidstiden Kontakt utenom arbeidstiden Hvis kontrakten skal gjelde utenom arbeidstiden, skriv noen ord om hvordan: -17-
Harstad kommune AKAN - Behandlingsavtale 4. Fravær Det er egne rutiner for å varsle om fravær når det er inngått AKAN Behandlingsavtale 1. Ved fravær skal den ansatte selv varsle arbeidsplassen om morgenen første fraværsdag 2. Dersom dette ikke er mulig, vil personkontakten eller hovedkontakt foreta hjemmebesøk i løpet av første fraværsdag 3. Den ansattes nærmeste leder har ansvar for å varsle personkontakt, eventuelt hovedkontakt ved fravær utover ½ dag. 4. Den ansatte som er under oppfølging mister retten til å benytte egenmelding 5. Sykemelding Ved behov for sykemelding skal fastlegen benyttes. NAVN FASTLEGE: 6. Rustesting i forbindelse med inngått avtale Harstad kommune benytter Sør-Troms HMS Tjeneste ved rustesting av ansatte som har inngått AKAN behandlingsavtale. Dersom rusavhengigheten er knyttet til alkohol kan dette testes på arbeidsplassen ved utåndingsprøve. Testtype Ja Nei Frekvens Merknad Promilletest ved oppmøte på jobb Rustest hos Sør Troms HMS Tjeneste Promilletest/rustest ved Akan hovedkontakt informeres mistanke Pålagt, ikke varslet rustest hos Sør-Troms HMS tjeneste 7. Mistanke om rus/bakrus i arbeidssituasjonen eller annen atferd som bryter med avtalen 1. Nærmeste leder tar dette opp med den ansatte. 2. Promilletest/rustest utføres om mulig hos Sør-Troms HMS tjeneste. 3. Personkontakt, hovedkontakt og personalrådgiver varsles av nærmeste leder. 4. Den ansatte sendes hjem - om nødvendig med følge eller får hjelp til å skaffe plass for avrusning. -18-
Harstad kommune AKAN - Behandlingsavtale 5. Det innkalles til møte så snart som mulig for å vurdere hva denne hendelsen betyr for den ansatte i henhold til Tilsettings- og arbeidsreglementet pkt. 1.8 /Retningslinjer for rusforebygging/- oppfølging i Harstad kommune. 8. Oppfølgings- og evalueringsmøter Intervall for oppfølging kan tilpasses individuelt i hver enkelt sak, men det skal alltid være en plan for dette. Det anbefales at følgende intervall følges: Varighet Frekvens Fase 1 3 måneder 1 gang per måned Fase 2 9 måneder Hver 2. måned Fase 3 1 år Hvert kvartal Det SKAL skrives referat fra oppfølgingsmøter og all dokumentasjon skal registreres på egen mappe i Ephorte. Den ansatte og nærmeste leder skal ha hver sin kopi av referatet. Det skal avtales ny møtetid ved slutten av hvert møte. 9. Taushetsplikt Alle deltakende parter i enkeltsaker har taushetsplikt utover det som retningslinjene tilsier av samarbeid i henhold til Retningslinjer for forebygging og oppfølging av rus- og avhengighet i Harstad kommune punkt 3.1. 10. Underskrift avtale Sted Dato Ansatt AKAN Hovedkontakt Leder AKAN personkontakt -19-
Saksdokument Saksmappenr: 2015/982 Saksbehandler: Mona Paulsen Arkivkode: 440 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Arbeidsmiljøutvalget 17.09.2015 15/14 HMS-RÅDGIVER INFORMERER Vedlegg: Ingen. Ingress: Det vil i møtet bli orientert om: Status BHT-timer Ledersamling 9. september Festivalen Evt Rådmannens tilrådning: Saken tas til orientering. Mona Paulsen HMS-rådgiver Dokumentet er godkjent elektronisk og krever ikke signatur. -20-