Universitetet i Bergen Styret for Det samfunnsvitenskapelige fakultet Arkivkode: 113 Fak.sak: 19/2009 Sak nr.: 2008/8297 Møte: 09.06.2009 Justering av fakultetets budsjettfordelingsmodell SV-fakultetets budsjettfordelingsmodell ble innført i 2003. Bakgrunnen for etablering av ny budsjettmodell var ønske om en ressursfordeling som i større grad var basert på aktivitet og resultatproduksjon i fagmiljøene, og i mindre grad på historiske vedtak og tidligere satsinger. Det var ønskelig med en fordelingsmodell som samsvarte mer med en ny finansiering for universitetene. Budsjettmodellen ble vedtatt av fakultetsstyret, f. st. sak 75/03, etter grundige drøftinger og uttalelser fra alle fagmiljø. På grunnlag av fakultetets erfaringer med modellen ser vi behov for å justere måten enkelte ressurser blir fordelt på. Det ene er for å etablere en mer forutsigbar finansiering av feltopphold for universitetsstipendiater. Det andre er for å sikre den eksternt finansierte aktiviteten gode tjenester fra fakultetets fellesadministrasjon. Innledningsvis vil vi gi en beskrivelse av de sentrale prinsippene i budsjettmodellen. Dernest vil vi gjøre nærmere rede for de justeringene vi ser behov for å gjennomføre i en videreføring av modellen. Fakultetets budsjettfordelingsmodell De overordnede prioriteringene mellom lønnsmidler og drift, og fordeling mellom fakultets- og instituttnivået er gjenstand for vurdering i fakultetsstyrets årlige budsjettsak. Budsjettmodellen gir retningslinjer for fordeling av stillinger og driftsmidler mellom instituttene gitt styrets overordnede rammer. Fakultetets budsjettmodell består av to deler: a) Rekrutteringsmodellen: Modellen benyttes til å fatte beslutninger om langsiktig rekruttering ved ledighet i stillinger eller ved tilførsel av nye ressurser til stillinger. Modellen er basert på fakultetets langsiktige rekrutteringsstrategi som ble vedtatt i 2002, f. st. sak 24/02. I modellen er det vedtatt kriterier som må vurderes ved tildeling av vitenskapelige stillinger; Undervisningsaktivitet ved de enkelte institutter i henhold til budsjettmodellens undervisningsregnskap Forskningsresultater 1
Formidlingsresultater Evalueringsresultater Kjønnsbalanse Aldersfordeling og rekrutteringsintervall Ekstern finansiering Ressurspersoner mulighet for å rekruttere spesielt kvalifiserte fagpersoner b) Driftsmodell: Fakultetet dekker instituttenes fastlønnsbudsjett. Dette omfatter både vitenskapelige og administrative stillinger. De øvrige driftsressursene til instituttene fordeles på grunnlag av produserte studiepoeng og forskningsresultater uten noen form for basisbevilgning. Som del av driftstildelingen gis det også støtte til særskilte faglige tiltak som feltkurs og avansert teknisk utstyr. I fakultetets modell for fordeling av driftsressurser gis instituttene uttelling for produksjon av doktorgrader, publiseringspoeng, utvekslingsstudenter og for studiepoengproduksjon på høyere og lavere grad. For doktorgrader, publikasjonspoeng og utvekslingsstudenter viderefører fakultetet i dag uavkortet satsen som fordeles til fakultetet av universitetets resultatinntekter. Midlene som fordeles pr studiepoeng er flytende, og er avhengig av fakultetets årlige totalramme. Fakultetet har gode erfaringer med budsjettmodellen. Instituttenes ressursmessige og strategiske handlingsrom er styrket ved at midler som tidligere var forvaltet av fakultetet i større grad fordeles ut til instituttene. Instituttene har fått økt mulighet til å gjennomføre faglige satsinger og foreta ressursmessige prioriteringer. En annen fordel er at modellen sikrer transparens i beslutningene om fakultetets ressursdisponeringer. Universitetet har i 2008 utredet en ny modell for inntektsfordeling ledet av Alf Erling Risa. Fakultetet har i sin høringsuttalelse, f. st. sak 26/08, gitt tilslutning til utvalgets forslag om å innføre et informasjonssystem som kan gjøre budsjettprosessen ved universitetet mer gjennomsiktig. Det er også gitt tilslutning til at universitetets fordeling av inntekter blir mer relatert til kunnskapsdepartementets fordelingsmodell. Universitetet arbeider nå med en gradvis innføring av prinsipper som Risa-utvalget har anbefalt. Det er en fordel for fakultetet å opprettholde en budsjettmodell som i stor grad samsvarer med kunnskapsdepartementets fordelingsmodell hvor ressurser gis etter oppgaver og resultater. Fakultetet ønsker å videreføre hovedprinsippene som ligger til grunn for den nåværende budsjettfordelingsmodellen, men vi ser behov for å foreta enkelte justeringer. Vi vil i det videre gi en nærmere omtale av de ressursene som fortsatt forvaltes på fakultetsnivå og foreslå noen endringer. Ressurser som forvaltes på fakultetsnivå 2
På fakultetsnivå forvaltes fakultetets fastlønnsbudsjett og ressurser til felles strategiske tiltak og satsinger. Styret beslutter også årlige avsetninger på fakultetsnivå til incentivmidler for likestilling og til resultater for publikasjoner. Dette er poster som i stor grad fordeles videre til aktiviteter og tiltak på instituttene gjennom året. I tillegg er det er noen mindre driftsposter som fordeles til fellesformål innen forskning, forskerutdanning og utdanning, jfr f.st. sak 46/08. Fastlønnsbudsjettet Ressurser til faste vitenskapelige stillinger fordeles til instituttene i henhold til fakultetets langsiktige rekrutteringsstrategi. Dette sikrer at tildeling av stillinger også følger aktivitet og oppnådde resultater. Rekrutteringsmodellen sikrer instituttene en minimumsbemanning som må til for å opprettholde en undervisningsaktivitet uavhengig av studenttall. I tillegg tildeles det bemanningsressurser i form av timer for undervisning og forskerutdanning. Timetallet blir så sammenlignet med antallet faste vitenskapelige stillinger på hvert institutt. Dette måles i timer avsatt til undervisning. På denne måten beregnes over- eller underkapasitet i forhold til undervisningsbelastningen generelt på fakultetet. Undervisningsbelastningen og kriteriene som ligger til grunn for rekrutteringsmodellen blir gjenstand for en samlet vurdering av instituttets bemanningsbehov sammenlignet med de øvrige instituttenes behov. De tildelte vitenskapelige stillingene skal tilby forskningsbasert utdanning, og de representerer en stor forskningsressurs. Derfor er også vurderingen av forskningsaktiviteten ved instituttene et viktig moment ved tildeling av nye stillinger. Fakultetets fastlønnsbudsjett utgjør ca 80 % av fakultetets samlede kostnader. Fakultetet erfarer at en samlet forvaltning av lønnsmidlene gir større økonomisk robusthet, og sikrer muligheten for å ta nødvendige omdisponeringer når det oppstår ledige ressurser eller vikarbehov gjennom året. Gjennom en samlet styring av fastlønnsbudsjettet kan fakultetet i større grad predikere ledige ressurser som vil oppstå for hele fakultetet. Fakultetet kan derfor ta hensyn til dette i beregningen av rammen som fordeles til drift til instituttene. En samlet forvaltning av lønnsmidlene vurderes som en svært viktig forutsetning for fakultetets gode prognoser og regnskapsresultater de senere årene. Fakultetets erfaringer tilsier at lønnsmidlene fortsatt bør forvaltes samlet på fakultetsnivå. Husleie Husleie er den største driftskostnaden i fakultetets budsjett. Denne tilsvarer om lag kr 18 mill i 2009. Universitetet vil etablere en ny ordning for husleie fra 2010 der alle enheter vil inngå ordinære leieavtaler for alle arealer, og må betale for faktisk arealbruk. Tilskuddet fakultetene mottar til husleie kan bli omgjort til en del av fakultetets totale inntektsramme, og vil ikke nødvendigvis lenger samsvare med fakultetets faktiske leieareal. Innføringen av den nye husleieordningen ventes ikke å ha budsjettmessige konsekvenser før tidligst 2011. Universitetet skal beslutte prinsippene for betaling av arealkostnader, og det vil bli lagt opp til høring i forkant av universitetsstyrets behandling. 3
Inntil modellen er fullstendig innført vil fakultetet ikke endre ressursforvaltningen av husleien, men fortsatt beholde dette på fakultetsnivå. Når den nye ordningen er vedtatt vil fakultetet vurdere hvorvidt forvaltningen av husleieressursene bør skje på institutt- eller fakultetsnivå. Strategiske midler og incentivmidler Fakultetet forvalter i 2009 kr 6,6 mill til strategiske satsninger, og kr 1,2 mill i incentivmidler til likestilling, publisering og til forskerutdanningen. Midlene fordeles til tiltak i fagmiljøene i tråd med fakultetets strategiplan og øvrige handlingsplaner ved fakultetet. Midler til strategiske satsinger er til prioriterte fagområder i tråd med fakultetets vedtatte strategi. Kr 4 mill av disse midlene er til den videreførte omstillingsprosessen ved Institutt for informasjons- og medievitenskap. Halvparten av midlene er videreføring av nesten SFF prosjektene som står sentralt i instituttets faglige satsningsområder. Strategiske midler omfatter for øvrig også fakultetets andeler til ordningen med smådriftsmidler, betaling for forskningskontorer i utlandet, og en mindre post til forskningssatsinger, koordineringsarbeid og til posisjonering som skjer gjennom året. Årlige rammekutt, økt antall egenfinansierte stipendiater, og merkostnader til pensjon og til nybygg ved universitetet har begrenset fakultetets strategiske midler de siste årene. Dette er en uheldig utvikling. Det er viktig at det også på fakultetsnivå er ressurser til å foreta faglige prioriteringer og incentivmidler til nye satsninger. Alle de seks sentrale satsingsområdene i fakultetets strategi går på tvers av flere institutter og disipliner. Det er viktig at fakultetet har handlingsrom til å støtte opp om flerfaglige satsingsområder som står sentralt i instituttenes virksomhet. Feltopphold i forskerutdanningen Fakultetsstyret vedtok i 2004 å avsette en budsjettpost på kr 200.000 for å støtte utenlandsopphold ved forskningsinstitusjoner for postdoktorer og stipendiater. Fakultetets erfaringer med denne ordningen har vist at det er behov for å foreta noen endringer i måten disse ressursene fordeles på. Bakgrunnen for fakultetets avsetning til utenlandsopphold var at NFR endret praksis ved at kun NFR finansierte stipendiater kunne søke støtte til utenlandsopphold. Fakultetet ønsket også å styrke universitetsstipendiatenes muligheter for å ha opphold ved attraktive forskningsinstitusjoner i utlandet. I praksis har det imidlertid vist seg at etterspørselen etter støtte til feltarbeid har vært større enn behovet for støtte til utenlandsopphold. Ufordelte midler er derfor i stor grad benyttet til å støtte feltopphold for stipendiater. På bakgrunn av denne erfaringen besluttet fakultetet å øke ressursen for 2009 til kr 560.000 for å gi støtte til opphold ved forskningsinstitusjon og til feltarbeid, jfr. f. st. sak 46/08. Fakultetet la i møtet 21.10.08, f. st. sak 33/08, fram en sak for fakultetsstyret om erfaringene fra ordningen. Det er behov for å gi universitetsstipendiater og kvotestipendiater økonomisk garanti for at feltarbeid kan gjennomføres. Når stipendiater må søke om alle midler til feltarbeid underveis i prosjektet svekkes 4
muligheten for tilstrekkelig planlegging av prosjektet. Det er også få finansieringskilder til slike formål. Fakultetstyret anbefalte at dette spørsmålet ble behandlet i vurderingen av nåværende budsjettmodell. Fakultetet ønsker at stipendiatene skal få mer forutsigbarhet når det gjelder de økonomiske sidene ved gjennomføringen av feltstudier. Budsjettet i stipendiatprosjektet må derfor tas stilling til av instituttet i forbindelse med opptaket til utdanningen, og anbefalingen om opptak må omfatte en garanti fra instituttet om ressurser til planlagte feltstudier. Søkerne bør gis anledning til å revidere sitt budsjettforslag i forbindelse med opptaket hvis det må tilpasses de midlene instituttet kan garantere for. Ved at det fattes vedtak om ressurser til feltarbeid ved opptak gis kandidatene bedre mulighet for planlegging av prosjektet. Det vil også spare kandidatene for krevende søknadsarbeid underveis i prosjektet. Postdoktorer må også gis garanti for en ressurs til å gjennomføre feltstudier som er planlagt i prosjektet, og det må tas stilling til ressursbehovet i prosjektet i forbindelse med ansettelse. En ordning der instituttene fatter vedtak om ressurser til feltstudier i forbindelse med opptaket tilsier at hele det økonomiske ansvaret bør være tillagt instituttnivået. Fakultetet vil derfor medvirke til at det avsettes ressurser til dette formålet på instituttene. For det første vil det sikres ved at fakultetet fordeler ut de midlene som tidligere er avsatt på fakultetsnivå til feltstudier. Den endelige rammen til dette formålet må vedtas av fakultetsstyre i behandlingen av fakultetets budsjett. Etterspørselen etter støtte til feltarbeid viser at dette utgjør en vesentlig kostnad spesielt for Institutt for sosialantropologi, men også for andre av våre fagmiljøer. Dette tilsier at det også bør legges opp til en viss ressursmessig styrking. Det kan gjøres på ulike måter. Én løsning som sikrer mer midler til feltstudier er at fakultetet holder tilbake en større ressurs fra den årlige totalrammen som fordeles til drift ved instituttene. Dette ville innebære at satsen som deles ut for studiepoeng til instituttene vil bli redusert tilsvarende. Alle instituttene ville på denne måten bidra til at det avsettes økte ressurser til feltstudier. En annen måte å sikre mer ressurser er å la avsetningen til dette formålet følge aktiviteten i forskerutdanningen. Det kan gjennomføres ved at midler til feltstudier blir tatt av resultatmidlene for doktorgradskandidater. Dersom instituttene bidrar med 5 % av resultatmidlene for doktorgradskandidater ville det gi totalt kr 200-250.000 per år, gitt en kandidatproduksjon på 20 til 25 grader. Med et slikt prinsipp vil ressursene til feltstudier også følge aktivitetsnivået i utdanningen over tid. Alle fagmiljøene vil også i en slik ordning yte et felles bidrag til feltstudier. Fakultetet mener at det over tid er mest hensiktsmessig med en ordning som innebærer at ressursene som avsettes følger aktivitetsnivået i forskerutdanningen. Vi vil derfor foreslå at det legges opp til en slik ordning. Et neste spørsmål som må avklares er hvilket prinsipp som skal følges når ressursene skal fordeles videre til instituttene. Én løsning kunne være å fordele ressursene etter en vurdering av instituttenes årlige behov basert på instituttets opptak av kandidater med feltstudier. Instituttenes incentiv til å foreta en reell vurdering av stipendiatenes feltkostnader ved opptaket kan imidlertid være svak i en 5
slik ordning. Det er også vanskelig for instituttet å garantere for ressurser til feltarbeid ved opptak uten en kjent ressursramme. På denne bakgrunn er det en fordel med en ordning hvor instituttene tildeles ressurser til feltarbeid i den årlige budsjettbehandlingen, og at dette gjøres etter en kjent fordelingsnøkkel. Omfanget av stipendiatprosjekter med feltarbeid kommer til uttrykk i søknadene fra instituttene om feltstøtte gjennom de senere årene. Basert på disse søknadene foreslås det å fordele den samlede ressursen etter følgende fordelingsnøkkel: Administrasjons- og organisasjonsvitenskap 15 % Geografi (hvorav Systemdynamikk 6 %) 17 % Sosialantropologi 30 % Økonomi 5 % Sammenliknende politikk 15 % Informasjons- og medievitenskap 10 % Sosiologi 8 % Fakultetet ønsker å innføre ordningen med virkning fra 2010. Instituttene gis fra da av ansvar for å dekke ressurser til feltarbeid for universitetsstipendiater og kvotestipendiater. Fakultetet vil over tid foreta en vurdering av fordelingsnøkkelen basert på erfaringer med omfanget av feltstudier ved instituttene. Utenlandsopphold Ordningen med tildeling av midler til utenlandsopphold ved forskningsinstitusjon for stipendiater og postdoktorer vil bli beholdt på fakultetsnivå. Fakultetet vil legge opp til å videreføre dette med et omfang på om lag samme nivå som tidligere, avhengig av fakultetets rammebevilgning. Fakultetet ønsker å stimulere til utenlandsopphold for kandidatene, og vil videreføre ordningen med årlige søknader fra kandidatene til denne avsetningen. Støtteordningen er også åpen for postdoktorer med universitetsfinansiering. Det er stor variasjon mellom fagmiljøene hvert år når det gjelder hvor mye det søkes støtte om. Avsetningen er såpass begrenset at det ikke vurderes som hensiktsmessig å fordele denne ut til instituttene verken etter en fastlagt nøkkel eller med en jevn fordeling. Det siste vil kun innebære at alle miljøene får begrensede muligheter til å gi en fullverdig støtte til et lengre utenlandsopphold. Justeringen av budsjettmodellen for feltopphold innebærer en samlet styrking av ressursene som avsettes til forskerutdanningen ved fakultetet. Den endelige fastsettelsen av budsjettpostene til disse formålene vil bli behandlet i fakultetets budsjettsak til høsten når fakultetets ramme er kjent. Eksternt finansiert virksomhet Fakultetets eksternt finansierte virksomhet er økende. Fakultetet nådde en regnskapsført aktivitet tilsvarende kr 32 mill 2008, og har et mål om å nå om lag kr 40 mill i 2009. Økt eksternt finansiert forskning er svært viktig for å opprettholde ressurser til sentrale forskningsfelt, og sikre god framtidig rekruttering til instituttene. Ressursene til den eksternt finansierte aktiviteten følger av de konkrete bevilgninger 6
som miljøene får tilsagn om fra ulike oppdragsgivere. Belønningsmidler for eksternt finansiert aktivitet tilfaller i dag universitetet sentralt, men ventes i framtiden å bli omfordelt til fagmiljøene i tråd med Risautvalgets anbefalinger. Dekning av kostnader for administrative tjenester I løpet av de siste to årene har fakultetets fellesadministrasjon arbeidet for å innføre gode rutiner for administrativ oppfølging av den eksternt finansierte aktiviteten. Det er innført et nytt prosjektøkonomisystem ved alle institutter som vil gi bedre regnskapsrapportering og styrket økonomioppfølging. Det er et klart mål at den eksternt finansierte aktiviteten skal ha et effektivt serviceapparat og gode administrative støttefunksjoner både overfor prosjektledere og instituttledelse. Med en økende eksternt finansiert aktivitet vokser også oppgavene for administrasjonen. Eksternt finansierte prosjekter innebærer en rekke administrative tjenester på alle nivå i organisasjonen. På institutt- og fakultetsnivå er dette særlig knyttet til håndtering av lokal infrastruktur, ulike kontortekniske tjenester, personaladministrasjon og økonomiforvaltning. Dette er tjenester som skal finansieres gjennom prosjektenes overheadinntekter. Instituttene må derfor følge universitetets bestemmelser når det gjelder nivået på overheadinntekter, se sak 08/30 til universitetsstyret. Fordelingen av overheadinntektene ved UiB er i dag slik at alle overheadinntekter tilfaller instituttet etter at indirekte kostnader er betalt til universitetet sentralt. Dette skal medvirke til at institutter med egen administrasjon og eget lønnsbudsjett også får dekket kostnader for lokale administrative tjenester av overheadinntektene. Med organiseringen av administrasjonen som en fellesenhet ved fakultetet, og med en felles forvaltning av fakultets lønnsbudsjett, må det sikres at overheadinntektene dekker kostnader for tjenester fra administrasjonen. For Institutt for informasjons- og medievitenskap som har egen administrasjon, gir fakultetsadministrasjonen også tjenester knyttet til personalforvaltning og oppfølging av prosjektøkonomi og søknadsstøtte. Slik overheadinntektene forvaltes nå, yter altså fakultetet egenandeler til den eksternt finansierte aktiviteten. Fakultetets ressursramme gir ikke rom for å gi slike bidrag til den eksternt finansierte aktiviteten. For tjenester og infrastruktur har universitetet sentralt fastsatt egne satser. Disse utgjør kr 91.000 totalt hvorav kr 42.000 er for husleie og kr 49.000 er for tjenester fra sentraladministrasjonen. For å sikre gode tjenester til prosjektene må overheadinntektene også gi dekning for lokale administrative tjenester. Fakultetet vil derfor innføre en ordning der prosjektene belastes med kr 20.000 pr eksternt finansierte årsverk for tjenester fra fellesadministrasjonen. Ordningen gjøres gjeldende fra 2010. På kort sikt vil ressursene medvirke til å styrke økonomitjenestene ved fakultetet. Med dagens bemanning har fakultetet for liten kapasitet til at det kan gis tilstrekkelige tjenester både til den internt og den eksternt finansierte aktiviteten. Med en styrking i tilsvarende 1 årsverk i fellesadministrasjonen vil vi organisere økonomiarbeidet slik at hver økonomikonsulent har sine arbeidsoppgaver ved to institutter, og ikke ved tre slik det er i dag. Dette er nødvendig for å følge opp prosjektaktiviteten på en hensiktsmessig måte. Den framtidige disponeringen av overheadinntekten til 7
fakultetet vil bli fortløpende vurdert i forhold til instituttenes portefølje i omfang og kompleksitet, og i forhold til enhetenes behov for administrative tjenester. Stipendiatstillinger finansiert av Norges forskningsråd Forskningsrådets satser for stipendiatstillinger er vesentlig styrket fra 2009, med en årlig bevilgning på kr 800.000. Kunnskapsdepartementets sats for stipendiater til universitetene er økt tilsvarende, men dette er foreløpig kun for de nye stipendiatstillingene som er innvilget i 2009. Departementet har signalisert at den nye satsen også skal være et bidrag til forskerutdanningen ved institusjonen. Universitetet har derfor i 2009 vedtatt å fordele de ekstra ressursene som bidrag til forskerskoler ved UiB, hvorav Institutt for sosialantropologi er tildelt en støtte på kr 150.000. De siste årene har den økonomiske rammen for NFR - stipendiater ikke gitt tilstrekkelig dekning av fakultetets indirekte kostnader. Dette skyldes blant annet at universitetet har foretatt en omfordeling av midler til NFR - stipendiater mellom fakultetene. Denne ordningen er nå opphørt. Med den nye satsen som bevilges til stipendiatprosjekter vil fakultetet få dekket de nødvendige indirekte kostnadene til administrasjon og husleie i tillegg til at overheadinntektene til instituttet vil øke. Den økte satsen til stipendiatprosjekter fra forskningsrådet gir også rom for en styrking av forskerutdanningen. I tråd med signalene som er gitt fra Kunnskapsdepartementet til universitetene, vil fakultetet ved tilførsel av nye stipendiatprosjekter også benytte den økte rammen til å styrke vår forskerutdanningsaktivitet. Forslag til vedtak Styret for Det samfunnsvitenskapelige fakultet gir sin tilslutning til at fakultetets budsjettmodell videreføres med følgende forslag til justeringer som gjøres gjeldende fra 2010: Instituttene gis ansvar for å behandle universitetsstipendiatenes budsjettforslag og fatte vedtak om ressurser til feltstudier i forbindelse med opptaket til forskerutdanningen. Fakultetet vil omfordele den nåværende avsetningen på fakultetet til instituttene, og refordele 5 % av resultatinntektene for doktorgrader til dette formålet. Fordelingen av ressurser til instituttene skjer etter en fordelingsnøkkel basert på søknadsaktiviteten de siste årene. For å sikre tilstrekkelige administrative tjenester til den eksternt finansierte aktiviteten vil overheadinntektene fra prosjekter bli belastet med kostnader for tjenester fra fakultetets fellesadministrasjon. Denne settes til kr 20.000 pr årsverk. Alf Erling Risa dekanus Lise Gundersen fakultetsdirektør 28.05.2009 /KAFU 8