START VED Å TRYKKE HER TELEFON : 67 57 52 52
INNHOLDSFORTEGNELSE Installasjon side 3 Registrering av en periodisk kontroll side 4 Registrering av feil/mangler og kommentarer side 5 Registrering av etterkontroll side 7-9 Manuell kontrollseddel side 10 Hva skal gjøres når reg. nr. ikke finnes i BUS AS? Vognkortinformasjon side 11 Få frem vognkortinformasjon Angre sending av kontroll side 12 Brukes for å slette/endre en kontroll som er sendt til BUS Avvist av SVV eller BUS AS side 12 Hvorfor er kontrollen avvist? Aktive kontroller register side 13 Etterkontroll register side 14 Viser kontroller som trenger etterkontroll Kunderegister side 15 Benyttes for å endre kundeopplysninger. Finne frem til alle kontroller utført for en bestemt kunde Vognkortregister side 16 Benyttes for finne frem til alle kontroller utført på en bil. Utskrift av vognkort Kontrollregister side 17 Viser alle kontroller Påminnelse om etterkontroll side 18 Skaff mer arbeid ved å sende brev eller bruk ringeliste Feilsøking side 20 Bruk av SMS side 21 Spar tid: bruk SMS meldinger Sikkerhet side 22 Benyttes for å avgrense bruken av BUSpek2000 Link til SVV side 24 Finn frem når bilen skal til kontroll Logg for kontroller. side 25 Oppslag på tidligere kontroller. side 25 2
1. Installasjon av BUS-produkter i nettverk For å forenkle installasjon og senere oppgraderinger av våre produkter anbefales det å installere både program og database på server. 1) Logg inn på server med administrator-rettigheter 2) Finn frem til område/mappe hvor BUS programmer kan installeres. 3) Opprett en mappe som heter BUS. Høyreklikk på mappen og velg Deling. Del denne ut som BUS og gi full tilgang 4) Opprett to undermapper som heter henholdsvis database og program. 5) Finn navn på server. Nedenfor er det beskrevet hvordan man finner navn på server: 2000 : Høyreklikk på Min datamaskin og velg Egenskaper. Velg fliken Nettverksidentifikasjon Windows. Noter navnet på serveren. Windows XP : Høyreklikk på Min datamaskin og velg Egenskaper. Velg fliken Datamaskinnavn. Noter navnet på serveren. Videre i denne beskrivelse antar vi at serveren heter BAMSE. 6) Installer våre programmer på en av PC-ene i nettverket. På spørsmål om programområde trykk på Finn og angi \\BAMSE\BUS\program. På spørsmål om dataområde velg Opprett ny og trykk på Finn og angi \\BAMSE\BUS\database. Installér. Start opp BUSpek2000 / BUSbilsalg og se at programmene starter som de skal. Angi kommunikasjonstype. 7) Gjenta punkt 6) for alle PC-er som skal ha BUS-produkter installert. Dersom kunden allerede kjører noen av våre produkter og databasen ligger lokalt på en PC anbefales det å flytte mappen database til nivået under BUS (se punkt 4.) Slett filene Paradox.lck, Pdoxusrs.lck, Pdoxusrs.net 3
REGISTRERING AV EN PERIODISK KONTROLL Trykk på denne knapen. Reg. nr og de fire siste posisjoner av chassis nr. må utfylles. Registrer bileier enten ved å registrere ny kunde søke kunde i kunderegister For å utfør kontroll uten kundens navn må Tillat kontroll uten kunde avkrysses i konfigurasjon under Tilpassning Trykk deretter på forsett Forslag om periodisk kontroll eller etterkontroll kan overstyres Trykk deretter på forsett 4
Programmet justerer kontrollpunktene ifølge den avkryssingen som dere foretar. Dere vil da unngå feil som kan oppstå under utfyllingen av kontrollskjema, som f. eks. at det blir 0 null i stedet for strek på punkt 1.1.12 ABS på en bil som ikke har ABS. Det er viktig at dere sjekker de punkter som er markert med strek (-) da disse er satt kun som et forslag fra BUS AS. Verkstedseddel som benyttes for å utføre kontrollen skrives ut ved å trykke på dette ikonet. NB Vi anbefaler at ferdig utfylt verkstedseddel arkiveres sammen med deres kopi av kontrollseddel. REGISTRERING AV FEIL/MANGLER OG KOMMENTARER Kontrollpunktene er delt inn i grupper. Finn riktig gruppe for å registre verdi og kommentar. Verdier kan registreres rett i de hvite boksene NB! Kommentarer kommer ikke med på kontrollseddel ved denne fremgangsmåten og anbefales derfor ikke. For registrering av kommentarer benytt følgende knapp 5
Det er 3 mulighet for å registrere kommentarer 1. Benytt hovedgrunn for mangelmerknad Ved å klikke på henvisning til kjøretøyforskrifter vil det aktiviseres kobling til Lovdata 1. Lag din egen kommentar. Husk at verdi på punkt må utfylles manuelt. 2. Benytt tidligere egendefinert kommentar som er blitt arkivert Valgt kommentar fremkommer i rubrikken Kommentar på kontrollseddel Det er mulig å skrive enda mer tekst eller benytte høyreklikk for å få frem posisjonstabell Overføring til BUS AS og utskrift Etter at alle feil/mangler er registrert flytt tilbake til flikk "Oversikt" Det er kun når alle punktene som fremkommer i rubrikken Manglende utfylling er fylt ut at kontrollen kan sendes til BUS AS 6
Overføring til BUS skjer ved å trykke på Send til BUS AS Utskrift av kontrollseddelen starter automatisk når BUS AS har mottatt kontrollen. REGISTRERING AV ETTERKONTROLL FRA EGET VERKSTED Benytt ikon for Etterkontroller for å finne frem til bilen som skal etterkontrolleres. Marker kontrollen som skal etterkontrolleres Trykk Høyre musetast på kontroll nr. for å frem følgende dialog boks : trykk med venstre musetast. Hvis bilen ikke har skiftet eier velg forsett Hvis bilen har skiftet eier, registrer ny eier. Da bilen kan ha skiftet eier kan kundeinformasjon endres. Trykk på fortsett Alle feil og mangler med kommentarer, vises ved utskrift av verkstedseddel 7
Punkt 01 og 02 understellnummer og kjennemerke må kontrolleres og settes til 0 Husk å legge inn signatur og ny km. stand Rubrikken Feil og mangler ved kjøretøy Ved å benytte høyre museklipp, kan man godkjent hvert enkelt punkt. Ved å trykke på Godkjenn bil vil man få mulighet til å godkjenne alle feil og mangler eller kun 2-ere og 3-ere 8
REGISTRERING AV ETTERKONTROLL FRA ANNET VERKSTED Trykk på denne knapen Velg etterkontroll fra annet verksted og registrer tidligere kontroll nr. eller velg etterkontroll på kontrollnummer ----- I rubrikken Manglende utfylling vises alltid punkt 01 og 02. Disse punktene må kontrolleres og verdi settes til 0. Hvis opprinelig kontroll er blitt utført av et verksted som bruker BUS eller Autokontroll vil mangler med 2 og 3 vises. Knappen Godkjenn bil kan benyttes dersom disse mangler har blitt rettet opp. Hvis opprinelig kontroll ikke er blitt utført av et verksted som bruker BUS eller Autokontroll må tidligere kontrollseddel benyttes for å ha kjennskap til hvilke mangler som må rettes opp. Det må manuelt settes 0 på de punktene som er blitt rettet opp. Rubrikken Feil og mangler ved kjøretøy Ved å benytte høyre museklipp, kan man godkjent hvert enkelt punkt. Ved å trykke på Godkjenn bil vil man få mulighet til å godkjenne alle feil og mangler eller kun 2-ere og 3-ere 9
MANUELL KONTROLLSEDDEL. I de tilfeller hvor vogndata ikke finnes hos BUS AS fordi de ikke er sendt ut fra SVV vil BUSpek2000 spørre om du ønsker å utføre en manuell kontroll. Trykk på knappen og du får en utskrift som må fylles ut for hånd og deretter leveres lokal trafikkstasjon for godkjenning. Den vanligste årsaken er at kjøretøyet var avskiltet på innkallingstidspunktet. Noen lokale trafikkstasjoner nekter å registrere manuelle kontroller og krever at dataleverandører må kunne levere dataprogrammer som kan håndtere disse kontroller. Vi har fått følgende direktiv fra Kjell Garbekken som jobber i IT-avdelingen i Vegdirektoratet. Regelen er at det IKKE skal sendes data inn hvis vi ikke har sendt ut data på et kjøretøy. Noen av leverandører har dog fått utskrift av tekniske data fra oss på fax for å bruke disse. Slike henvendelser er tidskrevende og bør unngås. At enkelte trafikkstasjoner er uvillig til å legge inn godkjenninger er kjent for oss, men dette skal jeg ta opp, slik at det kan gå ut en instruks om i hvilke tilfelle de skal gjøre det 10
HENTING AV VOGNKORT INFORMASJON FRA AUTOSYS Det er mulig å hente vognkort informasjon fra vår database uansett om det skal foretas en kontroll eller ikke. Denne informasjon kan brukes for å : Kontrollere chassis nr. Kontrollere år/mnd som bilen er innkalt til kontroll Utskrift Trykk på Vognkort og bestille vognkortinformasjon. Trykk på Vognkort og deretter på bestille vognkort informasjon For utskrift bruk høyre museklikk på registrerings nr. HENTING AV KOMPLETT VOGNKORTINFORMASJON Ved å kjøpe egen modul fra BUS AS kan man få tilgang til komplett vognkortinformasjon for alle biler som er registrert i Norge. Navn og adresse til bileier er beskyttet og blir derfor ikke meddelt. 11
ANGRE SENDING AV KONTROLL Kontrollsedler som har status Mottatt av BUS AS tilbakekalles ved å benytte høyre museknapp. Kontrollen kan deretter endres eller slettes. NB!! Det er meget viktig at de tidligere kontrollseddler makuleres når du angrer sending av kontroll. Dette kan kun gjøres samme dag som kontrollen er sendt. BUS AS sender alle kontroller videre til Statens Vegvesen hver virkedag kl. 15.30. Etter dette tidspunkt vil det ikke være mulig angre sending av kontroll. STATUS AVVIST AV SVV ELLER AVVIST AV BUS AS Ved en slik melding dobbelklikk på kontroll nr. og trykk dretter på flik Feil rapport Det er veldig viktig at man kontrollere for hvilket år bilen er blitt godkjent når SVV melder om at bilen allerede er godkjent. Hvis det er feil år må det foretas ny kontroll. Kontrollen kan kanselleres ved å markere kontrollen i Aktive kontroller og deretter høyre museknapp. Kontrollen lagres i kontrollregister. 12
AKTIVE KONTROLLER Viser oversikt over alle kontroller som ikke har oppnådd status "Behandlet av SVV" eller "manuell kontrollseddel". Når kontrollseddel er blitt behandlet av SVV, blir denne kontrollen automatisk slettet fra denne oversikten. Kontrollen legger seg over i kontrollregisteret nå den har oppnådd status "Behandlet av SVV" Ved å klikke i headingen til de forskjellige kolonner bestemmes i hvilken rekkefølge kontrollene skal sorteres. For eksempel kan "Kunde" vises i alfabetisk rekkefølge fra "A" til "Å" eller fra "Å" til "A", kontrollnummer kan vises i synkende eller stigende rekkefølge. Samme mulighet er tilstede for alle andre kolonner. 13
ETTERKONTROLLER Denne oversikten viser alle periodiske kjøretøy kontroller som krever etterkontroll. Dvs. kjøretøy kontroller som har fått vurdering Nei. Systemet er standard satt opp til kun å vise de siste 4 måneder. Midlertidig regulering av antall måneder som skal vises gjøres i rubrikken Vis antall måneder Permanent regulering av antall måneder utføres i Konfigurasjon og Tilpasninger Når etterkontroll er utført, slettes denne kontrollen automatisk fra denne oversikten. Dette gjelder også for etterkontroller som er utført av et annet kontrollorgan som benytter BUS AS til innrapportering av kontrolldata. 14
KUNDEREGISTER Denne oversikten viser alle kunder som er registrert inn i systemet. Oversikten viser kundenummer, kundenavn, telefonnummer, postnummer, poststed samt gateadresse. Finne frem til en bestemt kunde kan gjøres på følgende forskjellige måter : søke etter navn søke etter kunde nr. avansert søk med kombinasjon av flere kriterier Ved å klikke i headingen til de forskjellige kolonner bestemmes rekkefølge kundene skal sorteres. For eksempel kan "Kunde" vises i alfabetisk rekkefølge fra "A" til "Å" eller fra "Å" til "A", post nr kan vises i nedadgående eller stigende rekkefølge. Endre kundeopplysninger Ved å dobbel klikke på kundenavn vil det være mulig å foreta nødvendige endringer. Finne frem biler/kontroller til en bestemt kunde Benytt høyre museknapp og trykk "Søk kontroll/bil". Oversikten viser frem alle biler og kontrollnr. som tilhørende denne kunde. 15
VOGNKORTREGISTER Denne oversikten viser alle biler det er innhentet vognkort opplysninger på. Oversikten viser følgende opplysninger om bilen; registreringsnummer, kjøretøy gruppe og kjøretøy navn, merkekode og merkenavn, samt år og måned for når bilen skal/skulle vært inne til periodisk kjøretøy kontroll. Dobbelt klikk på ønsket linje dersom du ønsker å se vognkortinformasjon. Finne frem kontroller til en bestemt bil Benytt høyre museknapp og trykk "Vis - vognkort". Oversikten viser frem alle tidligere bileiere og tidligere utførte kontroller. 16
KONTROLLREGISTER Viser oversikt over alle kontroller uansett status. Finn frem til en kontroll Finne frem til en bestemt kontroll kan gjøres på følgende forskjellige måter : søke etter kontroll nr. søke etter registrering nr søke etter kundens navn avansert søk med kombinasjon av flere kriterier. Ved å klikke i headingen til de forskjellige kolonner bestemmes rekkefølge kontrollene skal sorteres. For eksempel kan "Kunde" vises i alfabetisk rekkefølge fra "A" til "Å" eller fra "Å" til "A", kontroll nr kan vises i nedadgående eller stigende rekkefølge. Samme mulighet er tilstede for alle andre kolonner. Utskrift av kontroll Utskrift av kontroll kan gjøres ved å klikke på bil og trykke på hurtig tast (bilde av printer) eller ved å benytte høyre museknapp og deretter velge "skriv ut" Vis kontrollseddel Vis kontrollseddel kan gjøres ved å dobbeltklikke på kontroll nr. eller ved å benytte høyre museknapp og deretter velge "Vis kontrollseddel" Ved å dobbelt klikke på registreringsnummer vises vognkort informasjon. Ved å dobbelt klikke på kunde vises kunde informasjon. 17
PÅMINNELSE OM ETTERKONTROLL Benytt denne modulen for å skaffe mer arbeid til verksted, enten ved å sende brev eller ringe opp bileier Redigere brev Velg : Ny brevtype, eller Rediger brevtype hvis det skal foretas endringer. Etter at brevet er ferdig skrevet velg File og Save and Exit Deretter setter man tittel på brevet for eksempel : påminnelse februar og trykk på lagre brevtype 18
Finn frem biler som trenger etterkontroll Velg riktig måned og trykk på Generer flettedokument Systemet lager nå en selektering av alle biler som skal til etterkontroll i en bestemt måned. Denne oversikten vises under Utvelgelse. Man kan fjerne kunder man ikke ønsker å sende en påminnelse om etterkontroll. Trykk deretter på Skriv ut Det er også mulig og skrive ut en ringeliste. 19
FEILSØKING I BUSpek2000 Klargjort for overføring til BUS AS og det skjer ikke noe mer. 1) gå på Fil og Overvåking og trykk på knapp Ring nå Forklaring på eventuelle feil. Hvis login vellykket er kommunikasjon i orden. 2) Gå ut av alle programmer, slå av PC, vent noen sekunder og start PC på nytt. Det gjelder spesielt hvis ISDN eller Modem brukes. Forsett knappen er ikke aktiv eller det skjer ingen oppkobling for henting av bildata : kontroller om punktene : Vognkort Kontrolltype med evnt. Tidligere kontrollnummer. Kundeinformasjon er blitt utfylt, hvis ja skyldes det kommunikasjon problem og bruk samme fremgangsmåte som under punkt Klargjort for overføring til BUS AS 20
BRUKERDOKUMENTASJON SMS BUSpek2000 (Tilleggsmodul) I fil Konfigurasjon under må flik SMS fylles ut. Passord og brukernavn tildeles av SMS leverandør Registrer dine egne tekster. BUSpek2000 holder selv styr på hvilke tekst som skal sendes Velg selv om SMS melding skal sendes automatisk i forbindelse med at kontrollen sendes til BUS AS. Legg et mobilnummer eller firmanavn i Avsender. Lengden er begrenset til 11 tegn for tekst og 15 tegn for telefonnummer. SMS kan også benyttes direkte på kunderegister uten at det er foretatt PKK. Trykk med høyre museklikk og trykk på Send SMS melding til kunden. Mobil nr. hentes frem fra kunderegister, eller den registreres i dette bilde og kunderegister oppdateres ved å krysse av i rubrikken Oppdater kundeinformasjon Etter at melding er registrert er det bare å trykke på Send 21
TILGJENGELIGHET - SIKKERHET PASSORD Tilgjengelighet Det er mulig å bestemme på hvilke tidspunkter (dag-timer) BUSpek2000 skal kunne brukes. Oppsett og endringer foretas i Konfigurasjon - Systeminnstillinger Passord for å endre innstillinger må innhentes hos oss. Sikkerhet mot misbruk. Det er lagt inn en sperre som gjør at det ikke er mulig å sende inn kontroller som er opprettet fra 2 forskjellige PC`er som ikke benytter samme database. Dette er laget for at det ikke skal være mulig å låne seg CD hjem eller laste ned programmet fra våre nettsider for å lage kontroller. Passord ved sending av kontroll. Det er mulig å passordbeskyttelse sending av kontroller dvs. at alle har muligheten til å innhente bildata og opprette kontroller mens det er kun de som har passord som kan sende kontroller. For å aktivere passordbeskyttelsen, gå på fil og velg konfigurasjon og deretter på fanen Ansatte. Det må velges en Administrator som har alle rettigheter. 22
Sett inn et selvvalgt passord og gjenta dette i ruten for bekreft passord. Det er skille på store og små bokstaver. Angi tilgang ved å huke av i boksene. Administrator må ha minimum tilgag til å administrere brukere. Det kan også opprettes flere administratorer. Deretter registreres de andre brukerne med passord og tilgang. Aktiver passordbeskyttelsen ved å huke av i ruten for passordbeskytt systemet, og bekreft advarsel BUSpek2000 er nå beskyttet og du må bekrefte sending av kontroll med ditt eget passord ved sending av kontroll. Tastes ikke korrekt passord vil heller ikke kommunikasjon starte og det vil derfor ikke være mulig å skrive ut eller oversende kontrollseddel. 23
LINK TIL SVV (STATENS VEGVESEN) Denne ikon fører deg til Statens vegvesens kjøretøy sider på Internett Statens vegvesens kjøretøy sider på Internett Her kan du sjekke om biler er kontrollert eller når de skal til kontroll. Trykk videre på linken Sett inn bilens reg. nummer og trykk neste. 24
Logg på kontroller. Alle kontroller inneholder en logg som viser hendelsesforløpet. Disse opplysningene kan også hentes frem i ettertid fra kontrollregisteret ved å dobbelklikke på det aktuelle kontrollnummer. Oppslag på tidligere kontroller. For at tidligere brukere av Autokontroll også skal ha muligheten for å gjøre oppslag eller skrive ut tidligere kontroller er det fra versjon 1.2.3.11 laget en mulighet for dette. Trykk på Kontroll og så på Oppslag på kontroll Hvis du legger inn bilens kjennemerke vil du kunne gjøre oppslag på de kontrollene som du selv har utført. Legger du inn kontrollnummer vil du kunne gjøre oppslag på kontroller som er utført av andre kontrollorgan hvor som helst i landet. Kriteriet er at kontrollen er utført i Autokontroll eller BUSpek2000. Du kan velge å skrive ut direkte eller forhåndsvis på skjerm. Tidligere kontroller inneholder ikke kundenavn. 25
26