Visma TendSign Brukermanual-Leverandør (BASIC)

Visma TendSign Brukermanual-Leverandør (BASIC) Visma Commerce AS Karenslyst allé 56, Postboks 733 Skøyen, 0214 OSLO Tel: +47 40 00 68 14 www.visma.no/innkjop-og-inkasso/anbudstjenester/visma-tendsign-kgv/oversikt/

Innholdsfortegnelse Visma TendSign... 4 To typer leverandørkonto... 4 Grunnkonto... 4 Plusskonto... 4 Hvordan logge inn?... 5 Meny... 6 Min startside... 6 Diverse under hovedmenypunktet Min Startside... 8 Kunngjøringer... 8 Søk kunngjøringer... 9 Søkeprofil... 9 Tilbud... 10 Profil... 11 Min profil... 11 Mine innstillinger... 11 Linker... 12 Endre passord... 12 Logg... 12 Nyheter... 12 Klassifisering... 13 Hjelp... 13 Hvordan besvare et tilbud?... 13 Kunngjøring/Invitasjon... 13 Grunnlag... 14 Spørsmål og svar... 14 Melde interesse... 15 Opprett tilbud... 15 Planlegg/Registrer tilbud... 15 Tilbud/Konkurransegrunnlag... 16 Tilbud/Legg ved dokument... 17 Send tilbud... 17 Kompletter/Spørsmål og svar... 18 Kompletter/Kompletterende dokumenter... 19 2

Tildeling/Undersøk tildeling... 19 Avslutt/Prosess ferdig... 19 Tilbudets startside... 20 Verktøylinje for tilbudets startside... 20 3

Visma TendSign Visma TendSign er et nettbasert konkurransegjennomføringsverktøy og er designet for å håndtere tilbud elektronisk på en enkel måte. Systemet standardiserer arbeidsoppgavene og hjelper deg gjennom hele tilbudsprosessen steg for steg. Nedenfor ser du en liste over noen av fordelene ved å besvare et tilbud elektronisk i TendSign. Etterlever lover og forskrifter Likebehandling og ikke-diskriminerende Man får umiddelbart beskjed i systemet at tilbudet er levert samt bekreftelse per epost Enklere å tilbakekalle og endre tilbud frem til oppgitt tilbudsfrist Miljøbesparende da løsningen er papirløs Historikk fra tidligere besvarelser som er søkbar Varsel om man har glemt å besvare spørsmål og/eller obligatoriske krav Tilgjengelighet-alt man trenger er internet Man kommuniserer direkte med oppdragsgiver i systemet Sikkert (passordbelagt) Enkelt, allle anbudstilbud er samlet i et system og søkbart i etterkant To typer leverandørkonto Grunnkonto Denne kontoen er gratis og gir deg mulighet til å hente konkurransegrunnlaget, søke blant kunngjøringer, levere tilbud elektronisk og få tilgang til bistand fra support. Denne manualen tar utgangspunkt i leverandørkonto type grunnkonto. Plusskonto Denne kontoen gir deg flere muligheter og tilganger, blant annet får man tilgang til alle anbudskonkurranser som gjøres via TendSign per epost, flere brukere kan samarbeide internt (eksternt) om tilbudet og konkurransegrunnlaget kan filtreres ytterligere. Man får også tilgang til support som kan bistå med råd rundt besvarelsen, flere søkemuligheter ved kunngjøringer og en prosjekthåndteringsfunksjon som gjør det enklere å håndtere tilbudene med aktiviteter, påminnelse, masseutsendelser m.m.. Man får dessuten tilgang til avtaler man har inngått med sine kunder. 4

Hvordan logge inn? Klikk på link nederst i kunngjøringen i Doffin og du kommer til bildet nedenfor. Hvis du allerede har en brukerkonto, så logger du deg inn med ditt brukernavn og passord. Har du derimot ikke konto fra før, så klikk på Nye leverandører som vist i bildet under. Du kommer da til et nytt bilde, hvor du kan velge mellom grunnkonto eller plusskonto. Skriv inn informasjon og klikk på blå knapp Registrer nederst i bildet. Du vil da få tilsendt epost med brukernavn og passord. Åpne en nettleser og skriv https://tendsign.no/ i adressefeltet og logg deg inn. I det første bildet du møter blir du bedt om å endre ditt passord, slik at dette blir personlig. Skriv inn ønsket passord samt gjenta og lagre. Ved første pålogging får du opp en hjelpetekst i 17 trinn som du blir guidet gjennom. Denne forklarer hvordan du skal ta deg frem i TendSign. Du kan slå denne av etter å ha lest igjennom alle trinnene, som vist i bildet under, eller i menyen under <Profil/Mine innstillinger>. 5

Meny TendSign er laget med tanke på brukervennlighet og skal være enkelt for leverandør å jobbe i. Menyen øverst i bildet gir en oversikt over aktuelle hendelser, kunngjøringer, tilbud og din profil. Min startside Startbildet i TendSign er Min startside som øverst til venstre viser dine siste tilbud. Hver linje inneholder link for det gitte tilbudet. Klikker du på navnet du har gitt tilbudet, så kommer du inn i tilbudets startside. Du ser også referansenummer som er gitt tilbudet, hvem som er administrator samt fase/trinn tilbudet er inne i. Klikk på denne linken dersom du ønsker å komme rett inn i tilbudsprosessen for det gitte tilbudet. Til høyre i bildet finner du uleste aktuelle kunngjøringer. Dette er kunngjøringer som hentes ut i fra CPV-kodene og landene/landet du har oppgitt i din søkeprofil i menyen under <Kunngjøringer/Søkeprofil>. Klikk på navnet for den gitte kunngjøringen for å se mer detaljer. 6

Hvis du er i et annet bilde i systemet og ønsker deg tilbake til Min startside så kan du enten klikke på fanen Min startside til venstre i bildet eller på hovedmenypunktet <Min startside> øverst til venstre i bildet. Øverst til venstre på startsiden finner du antall aktuelle hendelser i dag og foregående døgn. Dette er hendelser som omhandler ditt arbeid og kan gjelde både spørsmål og svar, eller en melding fra en oppdragsgiver hvor du har meldt din interesse. Til og med svar på spørsmål som ble stilt lenger tilbake i tid vises her. Eksempelvis hvis oppdragsgiver har meddelt konkurransetildeling ved et anbud du/dere har besvart, så vil du finne dette her. Klikk på link for å komme inn i bildet for aktuelle hendelser. I dette bildet kan du endre tidsperioden for dine hendelser, som vist i bildet nedenfor. 7

Klikk på link for selve anskaffelsen for å komme inn på den gitte hendelsen. Du kan også se dine aktuelle hendelser under menypunktet <Min startside/aktuelle hendelser>. Diverse under hovedmenypunktet Min Startside Under hovedmenypunktet finner du også informasjon om TendSign. Klikk på undermenypunktet og du blir sendt til TendSign sin hjemmeside. Her kan du lese mer om systemet og kontakte support om du ønsker det. Man kan dessuten logge seg inn i systemet via denne hjemmesiden. Ønsker du å logge deg ut av systemet, så klikker du på menypunktet <Min startside/logg ut>. Kunngjøringer Som nevnt tidligere vil man se uleste aktuelle kunngjøringer på Min Startside øverst til høyre. Utvalget avhenger av hvilke CPV-koder og land du abonnerer på i din søkeprofil. Startsiden viser kun uleste kunngjøringer, så klikk på menypunktet <Kunngjøringer/aktuelle kunngjøringer> for å se alle kunngjøringene. Øverst i dette bildet kan du hente ut liste ut i fra oppdragsgiverenhet, land, lest/ikke lest eller fritekst søkefelt. Du kan også klikke på de ulike kolonneoverskriftene for å sortere på kolonner. Normalt vil denne listen være på flere sider. Klikk på sidenummer øverst eller nederst til høyre. Hver kunngjøringslinje inneholder: Tittel: Navnet på kunngjøringen, klikk på link for å vise kunngjøringen. Oppdragsgiverenhet: Navn på oppdragsgiver. Kunngjøringsdato: Dato for når kunngjøringen ble publisert. Frist: Frist for innlevering av tilbud. Dokumentnummer: Nummer på kunngjøringen. Samvirke: Med plusskonto kan man inkludere flere brukere som kan bistå ved besvarelsen. Du vil da se navnet på bruker her. Lest/ikke lest: Her ser du leste og uleste kunngjøringer. Flagg: Hvilket land kunngjøringen gjelder for. 8

Søk kunngjøringer Under menypunktet <Kunngjøringer/søk kunngjøringer> kan du søke på tittel, oppdragsgiver, land eller CPV-koder. For å legge til kode, klikk på blå knapp Legg til kode og for å fjerne en kode, marker koden med musepeker og klikk på knappen Fjern merket kode. Når du har lagt inn alle kriterier du ønsker å søke på, så klikker du på Start søk nederst til venstre. Søkeprofil Øverst i dette bildet legger du inn CPV-koder som du ønsker å se kunngjøringer på. Du legger til koder ved å klikke på knapp for dette. Du kommer da inn i et nytt bilde som vist under. Klikk på markert symbol for å legge til koden. Øverst i nytt bilde kan du søke på koder enten med navn eller kodenummer. Vil du derimot slette en kode, så markerer du denne og klikker på knappen Fjern merket kode for å slette. Velg land nederst i bildet ved å hente det frem i listen Velg land. For å fjerne et land, markerer du dette og klikker på Fjern merket land. For å lagre din søkeprofil klikk til slutt på Lagre søkeprofil nederst i bildet. 9

Tilbud På Min startside vises dine siste tilbud, men du kan også finne dine tilbud under menypunktet <Tilbud/Mine tilbud> øverst i bildet. I dette bildet kan du søke på tilbud du har jobbet med ved å legge inn fra og til dato, administrator (i plusskonto har man også tilgang til å se tilbud levert av andre i egen organisasjon), fase tilbudet er i samt status. Du kan også sortere på kolonner ved å klikke på kolonneoverskriftene. Nederst til venstre kan du klikke på knappen Søk anskaffelse via kunngjøring. Du blir da sendt til menypunktet <Kunngjøringer/Søk kunngjøringer> som er beskrevet ovenfor i dokumentet. Hver tilbudslinje inneholder: Navn: Navnet du har gitt tilbudet, klikk på link og du kommer til tilbudets startside. Referansenummer: Referansenummer du har gitt tilbudet for internt bruk. Oppdragsgiverenhet: Navn på oppdragsgiver. Administrator: Vedkommende som har levert tilbudet Fase/Trinn: Dato for når kunngjøringen ble publisert, klikk på link og du kommer til den fasen i tilbudsprosessen for det gitte tilbudet. Status: Om tilbudet er sendt eller pågår. Rettigheter: Hvilke rettigheter du har i tilbudet (aktuelt ved Pluss leverandørkonto, blyant=skrive- og leserettigheter, tegnet øye=leserettigheter). Fjern: Klikk på søppelkasse-ikonet for å slette. Dette er ikke mulig om tilbudet allerede er sendt inn. 10

I menyen under <Tilbud/alle tilbud> får du oversikt over alle tilbud som er levert i din organisasjon som du har lese- og/eller skriverettigheter til. Dette er kun aktuelt hvis man har Pluss leverandørkonto. Har du Grunnkonto for leverandører, ser du kun dine egne tilbud i dette bildet. Profil Under dette hovedmenypunktet har du mulighet til å endre din brukerprofil, legge til linker som er nyttige i forbindelse med anbudsbesvarelser, endre passord samt se logg for alle dine aktiviteter. Nyheter som publiseres fra TendSign får du tilgang til via under <Profil/Nyheter> og du kan også klassifisere din bedrifts sortiment under <Profil/Klassifisering>. Min profil Her kan man endre personlige opplysninger som navn, telefon, epost, endre passord, endre standard språk samt tillate support tilgang til din brukerkonto for bistand. Mine innstillinger Her kan du tilpasse din profil ytterligere, blant annet kan du velge bort introduksjons-hjelpeteksten ved innlogging eller fjerne den daglige varslingen om nye meldinger i tilbudsprosessen. Funksjon for hjelpetekst er planlagt for senere versjon av TendSign. 11

Linker Her kan du legge til linker som er nyttige i forbindelse med besvarelse av anbud. Eksempelvis link mot Visma Anbudsvarsel, Doffin, lovdata som omfatter LOA og FOA, Difi m.m. Man har også mulighet til å kategorisere de ulike linkene. Se de respektive knappene i bildet nedenfor. Klikk på knappen visning nederst til venstre for å se oppsett av kategorier og linker du har opprettet. Endre passord Her endrer du passord for din bruker. Logg Under logg finner du en oversikt over alle dine aktiviteter (hendelser) vist i lister. Normalt vil denne listen være på flere sider. Klikk på sidenummer øverst eller nederst til høyre for å navigere deg til andre sider. Du kan hente ut en liste med fra og til dato, sortere ut i fra aktiviteter (hendelser), tilbud eller fritekstfelt. Disse feltene finner du øverst i logg-bildet. Det er også mulig å sortere på de ulike kolonnene ved å klikke på kolonneoverskriften. Nyheter Her publiserer Visma TendSign nyheter, blant annet informasjon om nye versjoner. 12

Klassifisering Her kan man klassifisere bedriftens utvalg av varer, tjenester etc. ved å bruke UNSPSC-koder (produktkoder). Klassifiseringen er bygd opp i en hierarkisk struktur og du kan søke i kodegruppen for å finne de kodene som passer for deres organisasjon. For å legge til koder, klikk på knapp for dette. Husk å lagre klassifiseringen etter at alle koder er lagt inn. Denne informasjonen blir tilgjengelig for alle kundene du leverer tilbud til. Ønsker du å lese mer mot UNSPSC-koder, gå inn på følgende nettside: http://anskaffelser.no/ehandel/ehandelsplatform/tjenester-og-verktoy/unspsc Hjelp Under hovedmenypunktet <Hjelp> finner du forklaring om symboler som benyttes i Visma TendSign, introduksjons-hjelpeteksten på 17 trinn, vanlige spørsmål, informasjon om Pluss-konto, hjemmesiden til Visma TendSign og tilgang til support. Hvordan besvare et tilbud? Det første du må gjøre er å melde din interesse. Klikk på kunngjøringens navn til høyre på Min startside hvis du ser den aktuelle kunngjøringen der (her ser du kun uleste kunngjøringer). Alternativt kan du gå inn under <Kunngjøringer/aktuelle kunngjøringer> hvor du ser alle kunngjøringer. I dette bildet kan du som tidligere nevnt også søke på kunngjøringer. Når du har valgt kunngjøringen kommer du til siden som opplyser om kunngjøringen i sin helhet, en prosess som består av : For å komme videre i prosessen, så klikker du på ønsket del som vist i sin helhet ovenfor. Kunngjøring/Invitasjon Her kommer kunngjøringens tekst frem i sin helhet om hva anskaffelsen gjelder, kunden, tilbudsfrist, referansenummer, kontaktperson, status og annonseteksten. 13

Grunnlag Her ser du kun lesbare dokumenter som du kun kan ta ut i PDF format. Du har ikke mulighet til å laste ned vedlegg før du har meldt din interesse for å besvare tilbudet. Spørsmål og svar Under denne delen har man mulighet til å stille spørsmål til oppdragsgiver før man melder sin interesse for å besvare anbudet. Det er derfor viktig å lese godt over dokumentene du lastet ned under grunnlag og stille spørsmål til oppdragsgiver. Det anbefales ikke å skrive hilsen med navn og firmanavn m.m i fritekstfeltet, siden oppdragsgiver kan velge å publisere både spørsmål og svar for alle som har åpnet kunngjøringen. 14

Klikk på knapp nederst til venstre for å stille oppdragsgiver et spørsmål. Du ser status på spørsmålet og vil få beskjed per epost ved svar fra oppdragsgiver. Nederst til høyre kan du ta ut dialog i pdfformat om ønskelig. Melde interesse Din interesse blir automatisk aktiviert da du åpner grunnlaget eller stiller spørsmål rundt anskaffelsen. Dersom du på bakgrunn av opplysninger som har kommet frem tidligere i prosessen ikke ønsker å besvare anbudet, så tar du bort haken nederst til venstre i dette bildet. Du vil da ikke lengre få informasjon om dette anbudet. Ønsker du å levere tilbud, så lar du haken forbli og klikker på prosessdelen Opprett tilbud. Opprett tilbud Når du klikker på denne prosessdelen, så kommer du til et nytt bilde hvor Visma TendSign tar deg gjennom besvarelsen steg for steg. Prosessen består av 5 hoveddeler: planlegg, tilbud, kompletter, tildeling, avslutt samt underdeler for de ulike hoveddelene. Det er ikke mulig å hoppe videre i prosessen uten å fylle ut nødvendig informasjon innenfor de ulike delene. Nedenfor ser du prosessen beskrevet med hoveddeler i fet skrift og underdeler i normal skrifttype. 1)Planlegg Registrer tilbud 2)Tilbud Konkurransegrunnlag Legge ved dokumenter Send tilbud 3)Kompletter Spørsmål og svar Kompletterende dokumenter 4)Tildeling Undersøk tildeling 5)Avslutt Planlegg/Registrer tilbud Her legger du opp et nytt tilbud. Skriv inn tilbudets navn i felt for dette og referansenummer om dere har preferanser her, hvis ikke genereres dette automatisk. Klikk på blå knapp nederst til venstre for å ta deg videre i prosessen. 15

Tilbud/Konkurransegrunnlag I denne delen av besvarelsen henter du ned konkurransegrunnlaget og besvarer alle spørsmål direkte i det strukturerte dokumentet. Du kan filtrere på obligatoriske krav og ubesvarte spørsmål. Hvis oppdragsgiver har lagt ved dokumenter i Word- eller Excel-format der spørsmål skal besvares, så laster du ned dokumentene og lagre de lokalt. Besvar rett i vedleggene og legg dokumentene ved i tilbudet under delprosessen legg ved dokumenter. I det strukturerte dokumentet, går du gjennom avsnitt for avsnitt. Start fra toppen og jobb deg nedover i dokumentet. Klikk på tilbake knappen øverst til venstre, når du ønsker å gå tilbake i prosessen under <Tilbud/Konkurransegrunnlag>. Etter at du har svart på obligatoriske krav og spørsmål, kan du før du sender inn tilbudet, ta ut besvarelsen i pdf samt drøfte besvarelsen med andre i din organisasjon. Har du Pluss-konto, kan du invitere andre inn direkte i Visma TendSign. Når tilbudet er ferdig redigert, klikker du på blå knapp nederst til venstre Neste trinn. 16

Tilbud/Legg ved dokument Her kan du legge ved vedlegg i Word- eller Excel-format. Eksempelvis om man har henvist til vedlegg i den strukturerte dokumentdelen, legges dokumenter inn her. Dette gjelder også dersom konkurransegrunnlaget var lagt ved som vedlegg fra oppdragsgivers side, da legger du ved det besvarte dokumentet her. Dokumentene vises ikke for oppdragsgiver før tilbudsfristen er passert. Klikk på knappen Neste trinn, når du er klar for å sende inn tilbudet som vist under. Send tilbud I dette bildet får du oversikt over besvarelsen før du sender inn tilbudet. Dersom man har ubesvarte spørsmål vil dette vises med svarte tall, klikk på tallet og du kommer rett til det ubesvarte spørsmålet, slik at du kan besvare dette. Det er mulig å tvinge gjennom tilbudet uten å besvare ubesvarte spørsmål, men det er ikke mulig å sende inn et tilbud hvor de obligatoriske kravene ikke er oppfylt. Disse markeres røde og må besvares for å kunne sende tilbud. I bildet får du også oversikt over vedlegg som er knyttet til tilbudet. Etter du har klikket på knappen Send tilbud øverst til venstre i bildet, mottar du følgende beskjed. Klikk OK for å sende inn tilbudet. 17

Du vil da få du beskjed om at tilbudet er sendt til oppdragsgiver. Du kan kalle tilbake tilbudet helt frem til tilbudsfristen går ut, for eksempel om du har glemt å legge til et dokument, har behov for å redigere svar eller ønsker å trekke tilbake tilbudet. Trykk på markert knapp, som vist i bildet under, for å trekke tilbudet tilbake. Trykk på knapp til høyre Neste trinn for å gå videre i prosessen. Kompletter/Spørsmål og svar Her kan du legge til spørsmål etter at tilbudet er sendt inn samt se tidligere dialog. Du vil også kunne se spørsmål fra oppdragsgiver som er sendt etter at du har levert tilbudet. Har du ikke noe å tilføye av spørsmål, så klikk på Neste trinn nederst til høyre for å gå videre. 18

Kompletter/Kompletterende dokumenter Her legger man inn tilleggsdokumenter som vedlegg i etterkant av at tilbud er levert, men dette forutsetter at oppdragsgiver tillater at det ettersendes vedlegg. Eksempelvis hvis oppdragsgiver spør deg som leverandør om noe og tillater at du legger ved dokumenter, har du mulighet til dette her. I eksemplet nedenfor er ikke dette mulig. Se rød tekst! Tildeling/Undersøk tildeling Her mottar du informasjon om tildeling og hvilken leverandør oppdragsgiver har valgt for det gitte anbudet. Du finner også vedlagte dokumenter, i eksempelet vises anskaffelsesprotokoll, opprinnelig tilbud, resultatrapport og tilbudsåpningsprotokoll. Hent ned disse for å se begrunnelse for tildelingen. Nederst i bildet kan du velge å gå til Spørsmål og svar for å stille spørsmål rundt tildelingen, eventuelt klikker du på knappen Neste trinn for å gå videre i prosessen. Avslutt/Prosess ferdig Dette er det siste trinnet i tilbudsprosessen og den er nå gjennomført av deg som leverandør. Klikk på knapp nederst til venstre for å komme til tilbudets startside. 19

Tilbudets startside Dette er startsiden for det gitte tilbudet du sist jobbet med. Øverst til venstre ser du hvilket anbud det gjelder, status, fase og trinn. Øverst til høyre ser du hva du har navngitt anskaffelsen, status, kunde, kontaktperson og tilbudsfrist. Nederst til høyre finner du oversikt over spørsmål og svar rundt tilbudet. Klikk på knapp Vis spørsmål og svar for å komme direkte inn på denne delen av prosessen. Arkfanene helt til venstre viser hvor du er. Fremhevet og lyseblå fane viser at du står i tilbudets startside. Klikker du på prosessen lengre ned til venstre, kommer du til den fasen i tilbudsprosessen dette tilbudet er i. Klikker du på fanen min startside, kommer du til din startside i Visma TendSign. Verktøylinje for tilbudets startside Øverst i bildet finner du fire ulike hovedmenypunkter markert i bildet under. Tilbudets startside: Under dette menypunktet finner du snarveier til tilbudets startside, min startside, hjemmesiden til Visma TendSign samt at du kan logge ut av løsningen. 20

Anskaffelser: Her finner du snarvei direkte til konkurransegrunnlaget, tildeling, spørsmål og svar samt mulighet til å avslå og legge inn tilbud for det gitte tilbudet du er inne i. Dokumenter: Inneholder offentlige tilbudsdokumenter, altså vedlagte dokumenter for det gitte tilbudet du er inne i. Hjelp: Under dette menypunktet finner du forklaring om symboler som benyttes i Visma TendSign, introduksjons-hjelpeteksten på 17 trinn, vanlige spørsmål, informasjon om Pluss-konto, hjemmesiden til Visma TendSign og tilgang til support. 21