Saksframlegg Arkivsak: 15/1804-1 Sakstittel: VEDLIKEHOLDSPLAN KOMMUNALE BYGG K-kode: 614 Saken skal behandles av: Hovedutvalg for nærmiljø og kultur Formannskapet Kommunestyret Rådmannens tilråding til vedtak: Vedlikeholdsplan for kommunale bygg tas til orientering. Planen legges til grunn for budsjett og økonomiplan. Prioritering av vedlikeholdsoppgaver skjer hvert år i budsjettarbeidet, og vedlikeholdsplanen revideres hvert 4. år. Grunnlagsdokumenter: VEDLIKEHOLDSPLAN KOMMUNALE BYGG SJEKKLISTE FOR TILSTANDSVURDERING TILSTANDSRAPPORT EKSEMPEL HO-4/2011 GOD KOMMUNAL EIENDOMSFORVALTNING Bakgrunnen for saken: I sak 79/14 Budsjett 2015 og økonomiplan 205-2018 ble det gjort følgende vedtak: «Kommunen utarbeider et estimat på vedlikeholdskostnader for kommunale bygg i et tiårsperspektiv som grunnlag for en ny vedlikeholdsplan.» Saksopplysninger: Avdeling bygg & eiendom i tekniske tjenester har ansvar for forvaltning, drift og vedlikehold av de kommunale byggene. Det er selvfølgelig et samspill med brukerne av byggene. Høsten 2014 ble det startet opp utarbeidelse av vedlikeholdsplan for de kommunale byggene, tilstandsvurderinger ble gjort med et fire-årsperspektiv. Etter kommunestyrets vedtak ble planen utvidet til å omfatte ti år. Befaring og vurdering av de bygningstekniske delene er utført av kommunens eget personell.
Det er hentet inn eksterne for å vurdere tilstand på tekniske anlegg som elektro og varme, ventilasjon og sanitær (VVS). Vedlagt er sjekkliste som er benyttet til bygningsvurderingene, og eksempel som viser hvordan tilstandsrapport (ikke utfylt) ser ut. Det er utarbeidet en tilstandsrapport for hvert bygg som er vurdert. Rapportene for hvert enkelt bygg er ikke lagt ved saken, men resultatet fra egne og de eksterne sine vurderinger er oppsummert i vedlikeholdsplanen. Byggene er gruppert ut fra hvilke tjenester de benyttes til. Alle summer er inklusive merverdiavgift (mva). For formålsbygg blir mva refundert, men for boliger vil ikke mva refunderes. Planen omfatter kun vedlikehold, ikke drift- eller forvaltningskostnader, de kommer i tillegg. Det er noen bygg som ikke er tatt med i planen, hovedsakelig fordi det planlegges/ foreligger planer som tilsier at byggene ikke trenger større vedlikehold. Det gjelder: Sentrum barnehage Grødem barnehage Teknisk lager Dalveien bofellesskap Harestad skole, ungdomsskoledelen Avdeling sentrum Sykehjemmet Heller ikke Tungenes fyr og Vistnestunet er inkludert, det er spesielle bygg som vanskelig kan vurderes ved «vanlige» bygningskalkyler. Vedlikeholdsplaner for disse byggene er under utarbeiding i samarbeid med Jærmuseet. For Grødem og Goa skoler er vedlikehold av svømmebassengene inkludert i planen, kostnader er basert på vurderinger som er gjort av disse i forbindelse med «Hovedplan bassenger». Gjennomføring av vedlikeholdsplanen er avhengig av hvilket vedtak som gjøres ved behandling av hovedplanen. Vurderingene som er gjort er visuelle, etter nivå 1 i NS 3424 Tilstandsanalyse av byggverk. Ingen byggdeler er åpnet opp for å se på innvendige konstruksjoner. Renhold er også en veldig viktig vedlikeholdsoppgave, det tyder på at godt renhold medfører mindre slitasje og hærverk på byggene. Det utarbeides egne renholdsplaner for byggene, og det er ikke inkludert i denne planen. Randaberg kommune benytter verktøyet Facilit for forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling av de kommunale byggene. I programmet registreres byggenes tilstand, løpende vedlikeholds-oppgaver og større vedlikehold. Ved bestilling av arbeid lages det ordrer som sendes ut til utførende, og utførte oppgaver kvitteres ut når de er utført. Det gir en god oversikt over bygningsmassen, vedlikeholdsoppgaver, bestilte oppdrag og utført oppdrag. Brukere av bygget har en egen lisens, og skal melde feil og mangler kun via programmet. Meldingene blir vurdert og prioritert av avdeling Bygg & Eiendom. Ved nye byggeprosjekter settes det krav til at FDVU-dokumenter for nye bygg skal leveres i, på forhånd bestemt, format og struktur slik at de enkelt kan implementeres i programmet.
FDVU-produktet inneholder følgende moduler (hentet fra leverandørens nettside), vi har ikke tatt i bruk alle modulene: I 2012 gjennomførte Rogaland Revisjon IKS forvaltningsrevisjon av Randaberg kommune sin eiendomsforvaltning. Anbefalinger i rapporten var som følger: «Kommunen arbeider med en vedlikeholdsstrategi, slik at man styrker politisk forankring, kommunikasjon og felles forståelser for vedlikeholdsbehov og vedlikeholdsarbeid. Kommunen utarbeider en statusoversikt for alle sine bygg og derigjennom får oversikter over vedlikeholdsbehovene, som et bedre grunnlag for å utarbeide planer og vedta prioriteringer.» Rådmannens vurdering:
Randaberg kommune har en bygningsmasse utgjør en betydelig verdi, og det er viktig å forvalte, drifte og vedlikeholde bygningene slik at bygningene kan benyttes uten for stort verditapet. Som for mange andre kommuner, er det også etterslep på vedlikeholdet for kommunale bygg i Randaberg. Rådmannen har i etterkant av forvaltningsrevisjonen hatt fokus på å utarbeide en oversikt og vedlikeholdsplan for de kommunale byggene. Som et hjelpemiddel i arbeidet ble det besluttet å benytte dataverktøyet Facilit. Det er webbasert og kan enkelt nås av de som bruker det. Implementeringen av programmet er gjort gradvis, og det startet med at ansatte ved bygg og eiendom registrerte bygnings-opplysninger og dokumentasjon. Deretter er det registrert utstyr og enheter i byggene, og lagt til drift- og vedlikeholdsoppgaver. Noen av oppgavene tildeles vaktmestrene, de kan lett hente opp sine oppgaver på pc, nettbrett eller mobiltelefon. Utførte oppgaver kvitteres ut når de er utført. Oppgaver som eksterne skal utføre bestilles via ordrer som opprettes i programmet, og de sendes ut digitalt. Også brukerne av bygget skal benytte programmet. Alle meldinger som tidligere har gått via e-post, telefon, gule lapper eller blitt nevnt i forbifarten skal registreres inn. De vil da kunne følge behandlingen av meldinger, og den som behandler trenger bare forholde seg til programmet. Brukeren vil også ha tilgang til alle opplysninger om «sitt bygg». Det er nå utarbeidet en vedlikeholdsplan for de kommunale byggene, oppsummert viser den følgende kostnadsbehov: Formål Sum Adm. / Haller / Kontor 21 939 356 Helse / BOF 7 688 000 Barnehager 3 541 000 Bolig 8 323 000 Skole 37 456 397 Kulturbygg 1 210 000 Sum 80 157 753 Det er kun for vedlikehold, forvaltnings- og driftskostnader kommer i tillegg. Dette er betydelige summer, og i vedlikeholdsplanen er det sagt at vedlikeholdsarbeid for ca. 60 millioner (75 %) bør utføres de neste fem årene. Det tilsvarer kr. 12 millioner hvert år og deretter rundt kr. 4 millioner hvert år. Rådmannen mener at planen vanskelig kan vedtas på nåværende tidspunkt og dermed binde opp så mye driftsmidler til vedlikehold de neste ti årene. Men det er viktig at planen legges til grunn ved budsjettarbeidet. Vedlikeholdsoppgavene skal prioriteres hvert år i forbindelse med budsjett og økonomiplan, og vedlikeholdsplanen revideres hvert 4. år.
Saksbehandler: Bjørn Inge Hetland/ Owe Kjær/ Jorunn Bogevik Tjenesteområdesjef: Jorunn Bogevik Hvilke planer har dette konsekvenser for: Budsjett- og økonomiplan Særutskrift: