Organisasjon Navn Dato Signatur

Forprosjekt Pasientbehandling og Samhandling Dato: 2. mai 2014 Versjonsnr: 1.1 Godkjenning Organisasjon Navn Dato Signatur Helse Midt-Norge Per Olav Skjesol 02.05.14

Innhold 1 INNLEDNING... 3 1.1 ENDRINGSHISTORIKK... 3 1.2 FORMÅLET MED DOKUMENTET... 3 1.3 DOKUMENTETS OMFANG OG AVGRENSNING... 3 1.4 VEDLIKEHOLD OG GODKJENNELSE AV DOKUMENTET... 3 2 STRATEGISK FORANKRING... 4 3 PROSJEKTETS MÅL... 5 3.1 OVERORDNET MÅL... 5 3.2 EFFEKTMÅL... 5 3.3 RESULTATMÅL... 5 3.4 AVGRENSNINGER OG FORUTSETNINGER... 6 4 ORGANISERING OG ANSVAR... 7 4.1 ORGANISASJONSSTRUKTUR... 7 4.2 ROLLER OG ANSVAR I PROSJEKTORGANISASJONEN... 7 4.3 KONTAKTINFORMASJON... 8 5 ØKONOMI... 9 5.1 PROSJEKTBUDSJETT... 9 5.2 FORUTSETNINGER... 9 5.3 LØNNSOMHETSVURDERING... 10 6 FREMDRIFTSPLAN... 11 6.1 MILEPÆLER... 11 7 AVVIKS- OG ENDRINGSHÅNDTERING... 12 7.1 DEFINISJONER... 12 7.2 PROSEDYRE FOR AVVIKSHÅNDTERING... 12 7.3 PROSEDYRE FOR ENDRINGSHÅNDTERING... 12 8 KOMMUNIKASJON... 13 8.1 MØTEAKTIVITETER... 13 8.2 RAPPORTERING... 13 8.3 INFORMASJON FRA PROSJEKTET... 13 2

1 Innledning 1.1 Endringshistorikk Versjon Endring Dato Forfatter 0.1 Første versjon 10.01.2014 POS 0.7 Versjon for internt gjennomgang i teknologi og ehelse - Oppdatert samtlige kapittel fra versjon 0.1 0.9 Versjon fremlagt Styringsgruppe ehelse for godkjenning 1.0 Endelig versjon godkjent av Styringsgruppe ehelse 1.1 Revidert versjon etter forskjøvet oppstart 1.2 Mindre justeringer etter godkjenning i programstyret 29 april 31.01.2014 LHH 12.02.2014 LHH 12.02.2014 LHH 24.04.14 POS 02.05.14 POS 1.2 Formålet med dokumentet Dokumentet beskriver prosjektplanen for et forprosjekt som skal definere rammene for arbeid innen ehelseprogrammet Pasientbehandling og Samhandling, ut fra tiltak definert i Helse Midt- Norges IKT Handlingsplan. Den største aktiviteten i programmet vil være knyttet til skifte av PAS/EPJ. Dokumentet beskriver målsetningen med forprosjektet, samt ansvarsområde og avgrensninger mot andre prosjekter og aktiviteter. Det beskriver prosjektorganisering, samt overordnede rammer for framdrift og økonomi. Dokumentet beskriver også prosjektets kvalitetsplan. Dokumentet er et styringsverktøy for hele prosjektorganisasjonen, kfr. kap. 4. Målgruppen for dokumentet er styringsgruppe ehelse, programstyret Pasientbehandling og samhandling, deltakere i forprosjektet og andre interessenter som ønsker informasjon om forprosjektet. 1.3 Dokumentets omfang og avgrensning Dokumentet beskriver planer og rammer for prosjektet.. 1.4 Vedlikehold og godkjennelse av dokumentet en utarbeides av prosjektleder for forprosjektet. Planen skal godkjennes av og følges opp av programstyret for Pasientbehandling og samhandling. Viktigheten av tiltaksområdet krever imidlertid også at prosjektplanen behandles i styringsgruppe ehelse. 3

2 Strategisk forankring Prosjektet er forankret i IKT strategi Helse Midt-Norge Del I Målsetninger (sak 82-12), IKT strategi Helse Midt-Norge Del II Handlingsplan 2013-2018 (sak 53-13) og sak 65-13 «Forslag til innhold og konkretisering av regional utprøving av En innbygger En journal» Styret i Helse Midt-Norge fattet følgende vedtak i sak 82-12: 1. Styret i Helse Midt-Norge RHF vedtar IKT-Strategi Helse Midt-Norge Del I, Målsetninger, og ber om at denne legges til grunn for Del II, arbeid med tiltak og handlingsplaner. 2. Styret ber administrerende direktør legge vekt på samhandling med kommunehelsetjenesten og fastlegene, samt andre offentlige og private aktører i det videre arbeidet. 3. Styret ber administrerende direktør sluttføre reorganisering av IKT-området regionalt og gjennom dette tydeliggjøre ansvarsforhold mellom HF og RHF 4. Styret fremhever betydningen av utvikling og forbedring av organisasjonen for innføring av IKT, herunder planlegging og gjennomføring av gevinstrealisering Styret i Helse Midt-Norge fattet følgende vedtak i sak 53-13: 1. Styret i Helse Midt-Norge RHF vedtar IKT-strategi Helse Midt-Norge Del II, Handlingsplan 2013-2018, og ber om at denne legges til grunn for videre arbeid med IKT i foretaksgruppen. 2. Styret ber administrerende direktør videreføre det forberedende arbeidet for utskifting av nåværende pasientadministrative system og journalsystem i foretaksgruppen. Styret i Helse Midt-Norge fattet følgende vedtak i sak 65-13: 1. Styret i Helse Midt-Norge ønsker å gå videre med regionalt prosjekt og regionale samarbeidsparter for å etablere nye felles dokumentasjonssystemer i tråd med vår IKT strategi og handlingsplan og det felles målbilde som framkommer i Meld. St. 9 (2012-2013) Én innbygger én journal. 2. Helse Midt-Norge ønsker å være en arena for erfaring og læring fra prosess, organisasjonsendring og samarbeid som helse-norge kan nytte godt av i framtiden. 3. Adm. dir. bes videreføre arbeidet med prosjektet i samarbeid med aktuelle aktører som kommuner, fastleger og andre. 4. Styret ønsker saken til ny behandling når rammebetingelser, økonomi og prosjektbeskrivelse er ytterligere klarlagt. 5. Vedlagte rapport oversendes Helse- og omsorgsdepartementet som forslag og svar på oppdraget i foretaksmøtet 30. januar 2013. 4

3 Prosjektets mål 3.1 Overordnet mål Definere visjon og mål for ehelse-program pasientbehandling og samhandling, definere aktiviteter og prosjekter i programmet og planlegge hovedprosjekt for anskaffelse av nytt PAS/EPJ. 3.2 Effektmål Synliggjøring av felles mål og behov for kommune- og spesialisthelsetjenesten (kommuner fastleger, innbyggere) Sørge for en tydelig avgrensing av mål og omfang for program pasientbehandling og samhandling, herunder avklaringer av programmets ansvar for virksomhets- og prosessutvikling i helseforetakene. Utarbeide et veikart for programmet som synliggjør sammenhengen mellom prosjekter og aktiviteter i programmet Legge til rette for en effektiv anskaffelse av nytt PAS/EPJ gjennom planlegging av anskaffelsesprosjektet, herunder å avklare anskaffelsesstrategi. 3.3 Resultatmål Følgende leveranser Overordnet prosjektrapport Visjons og måldokument Business Case Anskaffelsesstrategi Programdirektiv for Pasientbehandling og samhandling for anskaffelse av nytt PAS/EPJ Interessentanalyse Kommunikasjonsstrategi Plan for risikostyring Teststrategi Opplæringsstrategi Prosjekthåndbok Erfaringsrapport Sluttrapport Under følger en oversikt over de dokumenter som vil bli levert i forprosjektet. 5

3.4 Avgrensninger og forutsetninger Programmet skal forholde seg til følgende målområder i IKT strategi del I med tilhørende målsetninger og ambisjoner. Pasientbehandling og pasientsikkerhet Forskning og innovasjon Utdanning Samhandling Kommunikasjon med pasienter og pårørende Brukervennlighet og opplæring Forprosjektet skal avklare gjennomføring av følgende tiltaksområder fra IKT handlingsplan Del II Pasientbehandling og samhandling Forskning, innovasjon og utdanning 6

4 Organisering og ansvar 4.1 Organisasjonsstruktur Figuren nedenfor viser hvordan prosjektet er organisert. Prosjektet deles inn i arbeidsstrømmer som vist i de blå boksene. Ressursgruppen vil i hovedsak bestå av kliniskpersonalet, personell fra kommuner og fastleger. I tillegg etableres det en klinisk referansegruppe samt at det vil gjennomføres referansemøter med forskjellige grupperinger. 4.2 Roller og ansvar i prosjektorganisasjonen Rolle Programstyret Prosjektleder Ass. prosjektleder Ansvar Øverste ansvarlige for forprosjektets gjennomføring og resultat. Ansvarlig for gjennomføring av forprosjektet, herunder planlegging, organisering og ressursallokering. Prosjektleder har ansvaret for at forprosjektet utføres innenfor rammene mht. tid, ressurser, omfang og kvalitet av leveransen. Prosjektleder er ansvarlig for å følge opp forprosjektets fremdrift, vurdere risiko og iverksette tiltak ved behov. Prosjektleder rapporterer til programstyret. Skal bistå prosjektleder i planlegging og styring av forprosjektet. Ass. prosjektleder har ansvar for oppfølging av prosjektkontoret.. 7

Prosjektkontor Leveranseansvarlig Prosjektdeltakere Referansegruppe Ass. prosjektleder rapporterer til prosjektleder Ansvarlig for å støtte prosjektleder med gjennomføring av forprosjektet. Sentrale oppgaver vil være: Ansvar for administrative funksjoner i forhold til drift av prosjektlokaler. Ansvar for å ivareta arkivering i samsvar med lovkrav og Helse Midt-Norges retningslinjer. Ansvar for oppfølging av timeføring og økonomi Ansvar for oppfølging av utvalgte leveransestrømmer Bistå med planlegging og gjennomføring av Kick-off, arbeidsmøter og workshops Prosjektkontoret består av ass. prosjektleder og prosjektsekretær. I tillegg kan prosjektkontoret trekke på prosjektdeltakere ved behov. Prosjektkontoret rapporterer til prosjektleder. Ansvarlig for gjennomføring av den leveransen som de er tildelt. Ansvarlig fordele og delegere oppgaver og ansvar til prosjektgruppedeltakerne slik at leveransene blir gjennomført. Skal sikre ivaretakelse avhengigheter til andre leveranser. Skal bidra i gjennomføring av de ulike leveransene. Dette innebærer ansvar for å ivareta og utføre tildelte oppgaver. Eksempelvis: Aktiv deltakelse i workshops Forberede og presentere ulike tema både i prosjektgruppen og i referansegruppe Gjennomføre diverse research Rapportskriving Lede arbeidsgrupper Prosjektdeltakerne skal være en bindeledd tilbake til virksomheten Ansvarlig for å gi råd og veiledning i faglige spørsmål For å legge til rette for en mest mulig effektiv gjennomføring av ehelseprogrammet Pasientbehandling og samhandling er det ønskelig med kontinuitet i bemanningen av de beskrevne roller. Dette er kommunisert i ressursforespørselen som er utsendt ifm. bemanning av dette forprosjektet. 4.3 Kontaktinformasjon Rolle Navn Telefon E-post adresse Leder av programstyret Stein Kaasa Stein.Kaasa@stolav.no Prosjektleder Per Olav Skjesol 901 33 290 pos@hemit.no Ass. Prosjektleder Lars Henrik Hegrenæs 950 38 502 lahehe@hemit.no 8

5 Økonomi 5.1 Prosjektbudsjett Tabellen nedenfor viser oversikt over akkumulert prosjektbudsjett, hentet fra prosjektoppdraget. Budsjettposter Forprosjekt Personellkostnader - Hemit 3 690 000 Personellkostnader - RHF/HF 3 490 909 Personellkostnader - Kommune/fastleger 247 040 Personellkostnader - Konsulenter 3 114 844 Juridisketjenester 250 000 Øvrige kostnader (reise, adm, utsyr etc) 1 000 000 Usikkerhetspot 1 179 279 Sum 12 972 072 5.2 Forutsetninger Følgende forutsetninger er lagt til grunn i budsjettforslaget: Varighet forprosjekt 4 måneder Timekostnader Hemit: kr. 750 Timekostnader konsulent: kr 1 400 Årsverkskostnader ansatte i HF/RHF: kr 1.200.000 inkludert sosiale kostander Dagsverkkostander fastlegene: kr. 7000 Usikkerhetspot: 10% Grad av deltakelse iht tabell nedenfor. Rolle Grad av deltakelse FP Prosjektleder 100 % Ass. Prosjektleder 100 % Virksomhetsarkitekt 50 % Virksomhetsarkitekt 50 % Virksomhetsarkitekt 80 % Virksomhetsarkitekt 20 % Prosjektsekretær 80 % Kommunikasjon 25 % Endringsledelse 25 % Risiko 50 % Test 50 % Prosjektleder kommune 40 % Anskaffelse og kontrakt 20 % Helsefaglig representant 20 % 9

Helsefaglig representant 40 % Helsefaglig representant 50 % Helsefaglig representant 50 % Helsefaglig representant 50 % Helsefaglig representant 20 % Helsefaglig representant 40 % Helsefaglig representant 20 % Helsefaglig representant 50 % Helsefaglig representant 50 % Representant Farmasi 50 % Pasientforløp/pasientlogistikk 20 % Helsefaglig representant - 20 % Pasientforløp/pasientlogistikk 60 % Pasientforløp/pasientlogistikk 80 % Planlegger 100 % Anskaffelsesansvarlig 80 % Kvalitetsansvarlig / Risiko 80 % Opplæringsansvarlig 40 % Prosjektstøtte/coaching 20 % Helsefaglig representant - Fastlege 20 % Helsefaglig representant - Fastlege 20 % Kommunerepresentant 20 % Kommunerepresentant - Helsefaglig 20 % Kommunerepresentant 20 % Brukerrepresentant 20 % Deltakelse i referansegruppe forutsettes dekket av foretaket hvor vedkommende er ansatt. Prosjektet ønsker deltakelse fra kommunehelsetjenesten og fastleger. Budsjettet som er lagt til grunn inneholder finansering av fastlegene. Kommunene dekker kostnadene for kommunerepresentantene. 5.3 Lønnsomhetsvurdering Ikke aktuelt for forprosjekt. 10

6 Fremdriftsplan 6.1 Milepæler I milepælsplanen nedenfor er de viktigste milepælene for prosjektet definert. Dato Milepæl 18.03.14 Når prosjektplan for prosjektet godkjent av styringsgruppe ehelse og Kickoff er gjennomført 15.05.14 Når interessentanalyse er gjennomført og kvalitetssikret 14.06.14 Når kommunikasjonsstrategi er utarbeidet og godkjent av programstyret 14.06.14 Når Business Case er utarbeidet og godkjent av programstyret 14.06.14 Når Visjons og måldokumentet er utarbeidet og godkjent av programstyret 14.06.14 Når anskaffelsesstrategi er utarbeidet og godkjent av programstyret 20.08.14 Når programdirektiv for Pasientbehandling og Samhandling er utarbeidet og ekstern kvalitetssikring er gjennomført 20.08.14 Når programdirektiv for Pasientbehandling og Samhandling er utarbeidet og ekstern kvalitetssikring er gjennomført 30.08.14 Når programdirektiv for Pasientbehandling og Samhandling er godkjent av programstyret 30.08.14 Når prosjektplan for anskaffelse av nytt EPJ/PAS er godkjent av programstyret 30.08.14 Når forprosjektet er formelt avsluttet og sluttrapport er godkjent av programstyret 11

7 Avviks- og endringshåndtering 7.1 Definisjoner Avvik betegner at det har oppstått en situasjon som gjør at prosjektet ikke kan gjennomføres innenfor avtalt fremdriftsplan, økonomiske rammer og/eller kvalitet. Endringer defineres som avtalte endringer i prosjektets rammer mht. fremdriftsplan, økonomi og/eller kvalitet. 7.2 Prosedyre for avvikshåndtering Prosjektdeltakere kan melde mulige avvik (pr. e-post eller lignende) til prosjektleder, som har ansvaret for å dokumentere avviket i eget skjema og håndtere disse. Alle meldte avvik skal loggføres av prosjektleder. Se EQS for nærmere beskrivelse av rutiner og maler for avvikshåndtering. 7.3 Prosedyre for endringshåndtering Forslag om endringer gjøres på tilsvarende måte som for avviksmeldinger, ved å fylle ut endringsskjema som prosjektleder har ansvaret for å håndtere. Alle endringsønsker skal loggføres av prosjektleder. Endringer som går utover prosjektets rammer skal behandles i styringsgruppen. Se EQS for nærmere beskrivelse av rutiner og maler for avvikshåndtering. 12

8 Kommunikasjon 8.1 Møteaktiviteter Innkalling til møter skal fortrinnsvis skje pr. e-post ved bruk av møteinnkallingsfunksjon. Agenda skal framgå av innkallingen. Møteoversikt: Møtetype Frekvens Referent Programstyret Månedlig Prosjektansvarlig Prosjektgruppemøter Ukentlig Prosjektleder Samarbeidsforum Arbeidsmøter etter behov Etter avtale 8.2 Rapportering Type rapportering, rapporteringsveier og frekvenser for rapportering er beskrevet i tabellen nedenfor: Rapporttype Frekvens Ansvarlig Mottaker Statusrapport Månedlig Prosjektleder Programstyret Sluttrapport Ved prosjektslutt Prosjektleder Programstyret 8.3 Informasjon fra prosjektet Prosjektet er ansvarlig for å identifisere interessenter utenfor prosjektet og sørge for informasjon fra prosjektet til disse. Dette gjøres gjennom aktiviteten knyttet til interessentanalyse. Prosjektet skal utarbeide en informasjonspakke ved oppstart og en ved avslutning. Se EQS for mal til informasjonsplan. 13