HARSTAD KOMMUNE Møteinnkalling Utvalg: Fellesnemnd Bjarkøy Harstad Møtedato: 28.02.2012 Møtested: Rådhus IA, Formannskapssalen Tidspunkt: 09:00 Det serveres lunch i Kantina kl 11.15 Eventuelle forfall meldes til tlf. 77 02 60 00. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Saksnr PS 12/5 PS 12/6 PS 12/7 Tittel Kommunevåpen for nye Harstad kommune Søknad til KRD om dekning av engangskostnader - delegering av fullmakt til rådmennene Prosessplan anbud pensjon Dokumentene vedrørende ovenstående saker er lagt ut til ettersyn på ordførerens kontor Fellesnemnda Bjarkøy Harstad, 23.02.2012 Marianne Bremnes leder Orienteringssak: - Status i prosjektet v/sturla Bangstad Side 1
Side 2
Saksdokument Saksmappenr: 2012/610 Saksbehandler: Hugo Thode Hansen Arkivkode: 033 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Fellesnemnd Bjarkøy Harstad 28.02.2012 12/5 KOMMUNEVÅPEN FOR NYE HARSTAD KOMMUNE Med bakgrunn i drøftelser på møtet i fellesnemnda 30. januar 2012 legges det fram sak om valg av kommunevåpen. I det etterfølgende utdypes faktorer som påvirker valget av kommunevåpen. Bakgrunnsinformasjonen fra forrige møte er fortsatt gjeldende, men repeteres ikke her. Regjeringens retningslinjer. En kommune som ønsker å få godkjent eller endret kommunevåpenet, anbefales å ta kontakt med Riksarkivet for veiledning i prosess og heraldiske prinsipper. Riksarkivet er rådgivende instans både for kommunene og for departementet i slike saker. Etter at kommunen har kommet fram til motiv, har fått utarbeidet originaltegninger av våpenet og dette har blitt kommunestyrebehandlet, sendes søknad om godkjenning av kommunevåpen og flagg til Kommunal- og regionaldepartementet via fylkesmannen. Utskrift av kommunestyrevedtaket og to sett signerte og daterte originaltegninger skal følge med søknaden. Kommunal- og regionaldepartementet innhenter deretter uttalelse fra Riksarkivet for å få en tilrådning i saken. Dersom Riksarkivet godkjenner originaltegningene, vil Kommunal- og regionaldepartementet utarbeide forslag til en kongelig resolusjon som så behandles av Kongen i statsråd. Så snart kommunevåpenet er godkjent av Kongen i statsråd, vil departementet sende svarbrev til kommunen via fylkesmannen. Det ene settet med originaltegninger returneres til kommunen, mens det andre settet sendes til Riksarkivet for oppbevaring. Godkjenning av kommuneflagg skjer samtidig med at kommunen får godkjent kommunevåpenet. Når kommunevåpenet er godkjent ved kongelig resolusjon, tilhører kommunevåpenet, og bruksretten til dette, kommunen alene. Drøfting Dersom Harstads kommunevåpen blir valgt, behøves ikke K.res. Dersom Bjarkøys kommunevåpen blir valgt, behøves K.res på grunn av navneendring. Uansett valg, er saksbehandling med utgangspunktet i ett av disse våpen en lite omfattende prosess. Side 3
Kombinasjoner av begge våpen er mulig, men bruk av Harstads krone i kombinasjon med Bjarkøys griff kan ikke nyttes. 1 Den kombinasjonsløsningen som synes mest aktuell er å endre fargen på griffen fra gull til sølv. Dette ivaretar bølgefargen i Harstads våpen. Saksbehandlingen av denne løsningen er vurdert som lite omfattende, men krever nye tegninger, som enten kan utføres av originaltegner eller ved riksarkivets forsorg. Den nye kommunen kan også velge å skape et helt nytt kommunevåpen, men skal da være klar over at dette er en omfattende og tidkrevende prosess. Det anmerkes her at mange gode symboler allerede er oppbrukt i de allerede ca. 450 godkjente norske kommunevåpen. Basert på diskusjonen fra siste møte i Fellesnemnda synes det lite aktuelt å lage et helt nytt kommunevåpen for nye Harstad kommune. Nytt kommunevåpen vil, uansett løsning, være en kostnadsdriver. Det rimeligste og minst omfattende alternativet er å benytte Harstads kommunevåpen. Dersom Harstads kommunevåpen blir byttet ut, vil utskiftingen av logo og kommunevåpen på bilparken koste ca. 300.000 kr. Øvrige utgifter er først og fremst knyttet til merarbeid. Økonomifaktoren synes imidlertid ikke å være en styrende faktor, da en eventuell endring av kommunevåpen sannsynligvis vil kunne bli dekket som en engangskostnad. Konklusjon. Begge kommuners nåværende våpen kan nyttes. Dersom Bjarkøys våpen velges, kreves en K.res. pga. navneendringen. Dersom Harstads våpen velges, kreves ingen K.res. Nåværende Harstads krone kan ikke nyttes i samband med Griffen. Sølvfargen i Harstads bølger kan nyttes, for eksempel ved å endre griffens farge fra gull til sølv. Dette krever nytegning, enten gjennom originaltegner eller via Riksarkivet. Saksbehandling er vurdert som lite omfattende. Kostnader bør ikke være en styrende faktor, da disse mest sannsynlig blir dekket som en engangskostnad. De tre alternativene som reelt sett foreligger er som vist nedenfor. Saken legges fram for drøftelse uten innstilling. Hugo Thode Hansen Rådmann i Harstad kommune Gudmund Nygård Rådmann Bjarkøy kommune 1 Kronen over våpenet er en såkalt murkrone, til forskjell fra for eksempel kongekrone. Motivet ble opprinnelig skapt i Sentraleuropa på napoleonstiden. Fra slutten av 1800-tallet til omkring 1950 var det vanlig å utstyre nye byvåpen i Norge med murkrone. Men kronen har aldri vært med i beskrivelsen av våpenet, og det er ingen nødvendig bestanddel av våpenet. Harstad har muligens det yngste våpenet med krone. Bodø fra 1959 har det ikke, heller ikke Sarpsborg og Fredrikstad fra henholdsvis 1966 og 1967. Kronen står nå som uttrykk for våpentegninger som stammer fra et bestemt tidsrom, og kan ikke overføres på andre og nyere våpentegninger. Side 4
Saksdokument Saksmappenr: 2010/3301 Saksbehandler: Sturla Bangstad Arkivkode: 002 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Fellesnemnd Bjarkøy Harstad 28.02.2012 12/6 SØKNAD TIL KRD OM DEKNING AV ENGANGSKOSTNADER - DELEGERING AV FULLMAKT TIL RÅDMENNENE Sammenslåingen av Harstad og Bjarkøy krever omlegging til ett administrativt system. Dette vil medføre merkostnader til prosjektledelse, prosjektarbeid (overtid), møtevirksomhet, leie av lokaler, reise, forpleining, harmonisering av IKT-systemer, ekstern og intern informasjon, kulturell markering, utskifting av kommunale profiler, kirkeråd m.v. I lov om fastsetjing og endring av kommune- og fylkesgrenser (inndelingslova) er det lovfestet at kommuner som slår seg sammen skal få delvis statlig kompensasjon for engangskostnader som er direkte knyttet til sammenslutningsprosessen. Ved de siste kommunesammenslåingene har praksis vært at kommunene, basert på en skjønnsmessig vurdering, har fått kompensert 40-60 prosent av nødvendige engangskostnader som følger av sammenslåingsprosessen. I Soria-Moria-2 erklæringen slo regjeringen fast at endringer i kommunestrukturen skal være basert på frivillighet, og der det er lokal tilslutning til endring dekkes de faktiske kostnadene knyttet til sammenslåingsprosessen av staten. Dette gjelder også for endringer i fylkeskommunestrukturen. I perioden etter at kommunene har vedtatt en kommunesammenslåing og til iverksettingen av vedtaket, vil derfor departementet dekke 100 pst. av engangskostnader som departementet vurderer som nødvendige for å få etablert den nye kommunen. De mest aktuelle engangskostnadene kommunene kan få dekket i fasen mellom vedtak og iverksetting er: lønn og drift av en felles folkevalgt nemnd, lønn til prosjektleder, eventuelt prosjektmedlemmer og hovedtillitsvalgt. Videre kan harmonisering av IKT-utstyr, mindre tilpasninger og tilrettelegging av servicekontor og intern og ekstern informasjon dekkes. Departementet vil foreta en skjønnsmessig vurdering av hva som vil bli dekket i hvert enkelt tilfelle. I følge Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) må søknaden om dekning av engangskostnader fremmes innen utgangen av juni måned 2012, slik at departementet rekker å saksbehandle søknaden og tildele midler før utgangen av 2012. Dette fordrer et grundig og hurtig arbeid fra prosjektets side, som må være avsluttet innen medio juni måned 2012. Side 5
Forslag til vedtak: Fellesnemnda godkjenner at rådmennene i Harstad og Bjarkøy delegeres fullmakt til å ferdigstille søknad om dekning av engangskostnader til KRD. Søknaden må være KRD i hende innen utgangen av juni måned 2012. Søknaden skal godkjennes av fellesnemndas AU og underskrives av de to ordførerne i tillegg til rådmennene. Hugo Thode Hansen Rådmann i Harstad kommune Gudmund Nygård Rådmann Bjarkøy kommune Side 6
Saksdokument Saksmappenr: 2012/610 Saksbehandler: Hugo Thode Hansen Arkivkode: 033 Behandles av: Utvalg Møtedato Utvalgssaksnr. Fellesnemnd Bjarkøy Harstad 28.02.2012 12/7 PROSESSPLAN ANBUD PENSJON Vedlegg: Utgangspunkt Bjarkøy og Harstad kommuner slås sammen til en kommune fra 01.01. 2013. Kommunene har i dag ulik pensjonsleverandør for fellesordningen. Etablert praksis ved kommunesammenslåing er at der kommunene har ulik pensjonsleverandør gjennomføres anbudskonkurranse. Alternativet er å etablere en egen pensjonskasse. Valg av pensjonsleverandør er avgrenset til fellesordningen. I tillegg har kommunene sykepleierne forsikret i egen ordning i Klp (lovbestemt), lærerne i Statens Pensjonskasse (avtalefestet) og en ordning for folkevalgte. Sistnevnte følger vanligvis med fellesordningen ved skifte av leverandør. Status i Bjarkøy og Harstad kommuner Harstad kommune har i dag Storebrand som pensjonsleverandør. Bjarkøy kommune har Kommunal Landspensjonskasse (KLP). I dag er reglene slik at alle kommuner som ikke har egen pensjonskasse inngår i et utjevningsfellesskap med de andre kommunene i samme selskap. Harstad kommune er en av få kommuner som utgjør et eget risikofellesskap uten å ha egen pensjonskasse. Det har sammenheng med at kommunen skiftet fra KLP til Storebrand før denne regelen ble etablert. Økonomi/størrelse på innkjøpet Pensjon er nest etter lønn den største utgiften til kommunen, og således det største innkjøpet kommunen gjør. Harstad kommune har en oppspart premiereserve (pensjonsfond) på kr 890.719.565 pr. 31.12. 2011. Pensjonsgrunnlaget (lønnsmassen det betales premie for) var på samme tidspunkt 513 mill kr. I 2011 betalte Harstad kommune 96.252 mill kr. i premie. Tilsvarende tall for Bjarkøy er: Premiereserve 56.878 mill. kr, pensjonsgrunnlag 15.483 mill kr og betalt premie i 2011 kr. 2.947 mill kr. Dette gjør at vi snakker om forvaltning av et pensjonsfond som sannsynligvis vil være på om lag 1 milliard kroner pr. 01.01. 2013, et pensjonsgrunnlag på over 600 mill kr og årlige premieinnbetalinger i størrelsesorden 90-100 mill kr. Med andre ord en betydelig kontrakt. Reglene for skifte av pensjonsleverandør Rettstilstanden for innkjøp av pensjonsordning har utviklet seg i perioden fra slutten av 1990- tallet og fram til i dag. I dag er det klart at prosesser med innkjøp av pensjon skal følge reglene for offentlige anskaffelser med noen tilpasninger og unntak. Tariffpartene opprettet i 2004 et eget Pensjonskontor, som en felles nøytral kompetanse- og rådgivningsressurs. Pensjonskontoret forvalter, informerer og overvåker praktiseringen av reglene for AFP og TPO innen KS-området. Side 7
Følgende er viktig å vite om pensjon: Før kommunen går ut på anbud med pensjon bør den skaffe seg et realistisk bilde av hvilke rammebetingelser som gjelder for kommunal tjenestepensjon. Flere forhold gjør at pensjon ikke direkte kan sammenlignes med andre innkjøp: For det første er produktet fult ut bestemt gjennom HTA. Pensjonsleverandørene tilbyr derfor identiske produkter. HTA sier at premien skal gjennomsnittsberegnes i hvert leverandørfelleskap. Det betyr at et selskap må ta samme premie for alle kommuner som er i fellesskapet. Offentlig tjenestepensjon er i all hovedsak sparing. Størrelsen på sparingen skal være uavhengig av hvilken leverandør som forvalter pensjonsmidlene. I sum kan en derfor si at det selskap som over tid oppnår høyest avkastning og har de laveste administrasjons- og kapitalforvaltningskostnadene leverer det mest økonomiske fordelaktige produktet. Prosessplan Basert på bestemmelsene i HTA, Pensjonskontorets anbefalinger samt erfaringer fra rådgivere, livselskapene og andre kommuner anbefales at vi legger opp prosessen som følger: 1. Planleggingsfasen (februar- april) Beslutning om å sette i gang en prosess politisk beslutning Vurdering av kommunenes pensjonsforhold, inklusive oversikt over flytteprosess med tilhørende kostnader Oppnevne en intern prosjektleder Sette ned et internt pensjonsutvalg. Dette bør bestå av nøkkelansatte i forhold til pensjon og tillitsvalgte (en fra hver kommune). Det er naturlig at leder og nestleder i fellesnemnda får kopi av innkalling til møtene i gruppen, med mulighet til å delta når de finner det naturlig. Dette for å sikre politisk forankring av prosessen. Anbudskonkurranse på rådgiver for bistand i prosessen Informasjon til og drøftinger med tillitsvalgte Kartlegge 2. Vurdere egen kasse (april-mai) Rådgiveren lager en utredning om egen kasse 3. Anbudsfasen (mai-september) Fastsetting og vekting av anbudskriteriene politisk beslutning Med bakgrunn i anbudskriteriene utforme konkurransegrunnlaget Kunngjøring i Doffin og TED-databasen som åpen anbudskonkurranse (fastslått av KOFA). Tilbudsfrist minimum 45 dager. Oppsigelse av eksisterende avtale. Må gjøres med 3. måneders varsel, det vil si senest 30. september. 4. Vurderingsfasen (september-oktober) Utvelgelse av de leverandører som er kvalifisert til å bli vurdert, det vil si de som ansees egnet til å oppfylle kontraktsforpliktelsene. Tilbudene vurderes med utgangspunkt i de forhåndsdefinerte tildelingskriteriene og vektingen av disse. 5. Beslutning (oktober-november) Side 8
Basert på vurderingene av leverandørene foretas endelig valg av leverandør politisk beslutning. Beslutning må tas innen 1. desember. Før kontrakt inngås skal det sendes skriftlig meddelelse til alle tilbyderne om hvem som kommunen vil inngå kontrakt med. Valget av leverandør må begrunnes, og det skal opplyses om frist for å klage på beslutningen. 6. Kontraktinngåelse (desember) Den kontrakt som inngås består av konkurransegrunnlaget, tilbudet og selve kontraktsdokumentet. 7. Protokollering (løpende) Det skal føres protokoll fra konkurransen som dokumenterer alle viktige forhold og beslutninger gjennom prosessen. Den finnes egen mal for slike protokoller i pensjonsprosesser. Prosesskostnadene, inklusive honorar til rådgiver, anslås til kr. 200.000 350.000. Disse vil bli innarbeidet i søknaden om utgiftsdekning av sammenslåingsutgiftene til KRD. Innstilling til vedtak: 1. Fellesnemnda vedtar å starte prosessen med vurdering av pensjonsordningen (fellesordningen) for Harstad kommunen fra 01.01. 2013. 2. Rådmannen i Harstad kommune oppnevnes som prosjektleder for dette arbeidet. Det forutsettes at det etableres en intern prosjektgruppe med representasjon fra tillitsvalgte. Rådmannen gis fullmakt til å engasjere rådgiver i prosessen etter anbudskonkurranse. 3. Prosessen forutsettes gjennomført i tråd med ovennevnte prosessplan. Hugo Thode Hansen Rådmann i Harstad kommune Gudmund Nygård Rådmann i Bjarkøy kommune Side 9