Møtebok for Møtedato: 27.06.2013 Møtetid: kl. 15:00 Møtested: Rådhuset 342 Neste møte: 17. oktober kl 1500. Tilstede: Arild Sørum Stana, Finn Haugom, Arild Berg, Gry V. Engli, Per Erik S. Engdal, Daniel Flugstad. Meldt forfall: Terje Olav Gloppen, Leif Jørn Hvidsten, Hans Christian Johnson. Saker Sak 000007 Fellesrådets forvaltningsansvar og rådmannens økonomiplanforslag Rådmannen har presentert forslag til økonomiplan for 2014-2017. Finansiering og rehabilitering av Hamar krematorium er ikke tatt med som investeringstiltak i ny økonomiplanperiode. Det fremkommer forøvrig ingen nye tilskuddsføringer som imøtekommer fellesrådets innsendte økonomiplan og hovedprioritet; kirkegårdsmuren i Vang (tilstandsrapport, ei heller driftsbehov når det gjelder kirkemusikkproduksjon(lovpålagte oppgaver ved kirkene). Sak 000008 Momenter som bør med i Tjenesteytingsavtale med kommune I forberedende møte med kommunen om ny avtale, er innholdsmomenter drøftet ut fra en ambisjon om å redusere detaljnivået sammenlignet med tidligere avtale. Kirkevergen mener avtalen blant annet bør ha utvidet fokus på økonomien av avtalen med tanke på markedstilpasset prissetting av tjenester og leieforhold. Sak 000009 Kirkelig fellesråd invitert til utviklingsprosjekt Saken ble omgjort til vedtakssak og flyttet til eventuelt. Sak 000010 Festekontrakt for Klokkergården og manglende svar fra Hamar kommune Kirkevergen har mottatt svar fra rådmannen om status i behandlingen av fellesrådets forslag til festekontrakt for Klokkergården i Vang. Juridisk avdeling responderer: vi ønsker å avklare historiske forhold rundt eiendommen, f.eks. hvorfor man valgte å overskjøte en eiendom som på den tiden ble brukt som skoletomt. Vi håper at vi innen årets utgang skal kunne komme i mål med denne saken.
Sak 014/13 Økonomirapport pr 15. juni Orientiering om god budsjettkontroll på den økonomiske situasjonen i drift og investering. Normal forbruksprosent på lønnsutgifter pr 1. halvår. Ved hensyntagen av sykerefusjon på ca 0,42 mill. forsterkes et positivt regnskap for perioden. Forbruket på varer og tjenester er noe over gjennomsnittet (54% pr 1. juni). Tilskuddet fra Hamar kommune er mottat og regnskapsført. Utgifter til elektrisk kraft er noe lavere enn sammenlignet med 2012 som var et tilnærmet normalår. tar informasjonen til orientering. Sak 015/13 Justering av investeringsbudsjett - bruk av lån Fellesrådet ønsker å signalisere nødvendigheten av å prioritere tiltaket på kirkegårdsmuren ved Vang kirke og ved ytterligere å styrke innsatsen i tiltaket. Til fordel for dette reduseres andre budsjettposter. Det ble diskutert ulike løsninger ut fra hvilke tiltak som er mest prekære og hvem som kan utsettes. Forslaget om å benytte ubrukte lånemidler ble enstemmig vedtatt. 1. vedtar å finansiere investeringen av vanntåkeanlegg i Øvre Vang kirke med memoria ubrukte lån, balansekonto 29100001 med kr 640 000. 2. Kirkelig fellesråd vedtar å justere investeringsbudsjettet for 2013 med konsekvenser for følgende prosjekttiltak: a. kjøp av ny kistevogn kr 100 000 (nytt tiltak) b. styrke tiltak Storhamar kirke kr 250 000 (just. budsj kr 0,95 mill) c. Styrke tiltak Øvre Vang kirke kr 290 000 (just. budsj kr 0,64 mill) d. Redusere / utsette tiltak kontor i domkirken kr 150 000 (just. budsj kr 0) e. Styrke oppmåling av kirkegårdene kr 80 000 (just. budsj kr 0,23 mill) f. Styrke tiltak forstøtningsmur, vaskeplass, kr 50 000 (just budsj kr 0,05 mill) Sak 016/13 Avtale om overdragelse av eiendommer hjemmelsoverføring Fellesrådet beklager at det ikke har vært mulig å gjennomføre et møte med administrativ og politisk ledelse i kommunen for å opprette dialog på saken om overføring av eiendommer. Kirkevergen orienterte fellesrådet om manglende samsvar mellom kirkeloven jfr. Rundskriv V- 7/2002 B og rådmannens formål i hjemmelsoverføringen ved å vise til saksframstillingen til kommunestyret: For øvrig har formålet med kartforretningen vært å bringe eiendomsgrensen i samsvar med reguleringsgrensen i reguleringsplanen. I saksframstillingen står også følgende: Det har vært avholdt kartforretninger for å fastsette/justere eiendomsgrensene til de enkelte eiendommene. I rundskrivet som er vist til ovenfor omtales betydningen av å holde kartforretninger mellom partene!
Kirkevergen påklaget til Hamar kommune, Bygg og oppmålingsavd. den 22.6.2012 manglende innkalling til kartforretninger vedrørende fastsetting av eiendomsgrensene. Fra svarbrevet datert den 26.6.2012 siteres følgende: Oppmålingsmyndigheten i Hamar kommune anser ikke Hamar kirkelige fellesråd som part i saken, og tar derfor ikke stilling til klagen. vedtar å utsette saken inntil det er gjennomført møte med ledelsen i Hamar kommune. Sak 017/13 Høringsuttalelse "Det livssynsåpne samfunn" Fellesrådet er positiv til statens initiativ om å få en helhetlig vurdering av tros- og livssynspolitikken i Norge. Stålsetutvalget har i utredningen fremmet forslag som de mener bidra til et mer livssynsåpent samfunn. En rekke områder er berørt av endringsforslag; tilskudd til tros- og livssynssamfunn, lovgivning på tros- og livssynsfeltet, vigsel og gravferd, tros- og livssynsbetjening i offentlige institusjoner, barns rettigheter, dialog samt religiøse plagg og symboler. Fellesrådet diskuterte ulike momenter fra utredningen som var trukket fram i saksframstillingen med tilhørende forslag til høringsuttalelse. Konkret synspunkter ble diskutert ig felleseådet og det ble votert over forslag til standpunkter som under diskusjonen avdekket ulike syn. ber kirkevergen sammenfatte momentene som er forberedt til saken i ett felles dokument i samsvar med endringer som ble uttrykt i møtet. Kirkelig fellesrådet ber arbeidsutvalget kvalitetssikre og godkjenne den endelige uttalelsen på vegne av fellesrådet. Sak 018/13 Bevaring og montering av minnesmerke på Flagstad graven Fellesrådet ser at denne saken har tatt for lang tid, men samtidig synes det nå at saken er godt belyst. Fellesrådet ønsker en konstruktiv samhandling med ulike kulturinstitusjoner. Det har vært viktig for kirkevergen å få klarhet i at prosjektet ikke skulle komme i strid med eventuelle dokumenter knyttet til saken. Fellesrådet ser det som lite ønskelig å reprodusere og montere et gravminne som er identisk med det opprinelige. vedtar at graven etter Kirsten Flagstads foreldre og familie skal få et minnesmerke som på en god måte representerer de verdier som er gjengitt i Flagstadmuseets brev; historisk, politisk, håndverksmessig, kulturelt og kunstnerisk. Kirkelig fellesråd ber kirkevergen invitere til samhandling med kulturinstitusjoner som var involvert i utarbeidelsen av bevaringsplanen inkludert Flagstadmuseet og iverksette produksjon og montering.
Sak 019/13 Vilkår for gravlegging uten kiste nye forskrifter til gravferdsloven Møtebehandling Ny forskrift til gravferdslov trådte i kraft pr 1.januar 2013. Følgende formuleringer tatt inn i forskriftens 28: Når særlige grunner tilser det, skal kirkelig fellesråd gi tillatelse til gravlegging uten kiste. Fellesrådet kan sette vilkår for tillatelsen. Fellesrådet vedtak kan ikke påklages. vedtar med hjemmel i forskrift til gravferdsloven 28 framlagte forslag til vilkår for gravlegging uten kiste. 1. Kirkevergen skal så raskt som mulig etter dødsfallet forespørres om gravlegging uten kiste og senest 24 timer før gravferden. Forespørsel skal være bekreftet av trossamfunnets leder / Imam som representerer trossamfunnet på stedet. 2. Den døde skal fraktes i lukket kiste helt fram til graven. (Det skal ikke være prosesjon hvor avdøde bæres i åpen kiste eller uten kiste.) 3. Den døde skal være svøpt i heldekkende svøp før man kommer til gravplassen og når den døde skal løftes ut av kisten. 4. Det er den ansvarlige for gravferden som også har ansvar for å håndtere den døde ved graven. 5. Gravsjakten kan være stemplet (forstøtning som hindrer gjenrasing) av kirkegårdspersonalet. De framskaffer stige og annet nødvendig utstyr for pårørende/ansvarlig for gravferden som skal legge den døde på plass i graven. 6. Ansvarlig for gravferden har ansvar for å fjerne kisten og eventuelt annet utstyr fra gravplassen (gravlund/kirkegård). 7. Gravlegging uten kiste skal normalt skje uten at det benyttes annet utstyr i graven. Det kan imidlertid gis tillatelse til nedsetting av en bordramme omkring den døde i graven samt at det legges en bordlokk over den døde. Det er samme krav til omdanning av dette utstyret som til kiste. (Det skal benyttes vanlige ubehandlete bord av gran eller furu.) Det kan tillates alternativt at kisten legges opp ned over den døde. 8. Ansvarlig for gravferden skal sørge for gjenfylling av graven opp til nivået for forstøtning. Fjerning av forstøtning og fullstendig gjenfylling skal foretas av kirkegårdspersonalet. Dette gjøres etter vanlige arbeidsprosedyrer. 9. Kirkevergen kan avvise muligheten for gravlegging uten kiste dersom de fysiske forholdene, for eksempel høy grunnvannstand, ved gravstedet gjør slik gravlegging særskilt problematisk.
Sak 020/13 Kirkelig fellesråd invitert til utviklingsprosjekt OVF skal gjøre en mulighetsanalyse av bispegården og inviterer med i prosessen. Prosjektet skal blant annet se på en mulig oppføring av nybygg i tilknytning til bispegården. Styret til Clemens Eiendom KS (heleid selskap av OVF) drøftet saken i styremøte 13. juni 2013 og fattet følgende vedtak: Styret i Ovf Eiendom AS ser med stor interesse på initiativet fra kirkevergen i Hamar om etablering av noe som kan bli et Kirkens Hus i Hamar. Dette har spennende perspektiv, og styret ber administrasjonen å etablere en god dialog med berørte parter og med Hamar kommune om saken. Det heter videre i brevet: Det forutsettes utleie på markedsmessige vilkår og med inngåelse av en langsiktig leieavtale (ca. 20 år). OVF tilbyr seg å utrede muligheter for lokaler også for menighetene Hamar og Vang. Kirkelig fellesråd drøftet saken ser svært positivt på å delta i en mulighetsanalyse for eiendommen. Kirkelig fellesråd ber kirkevergen melde positivt tilbake om vår interesse i å bli involvert i en mulighetsanalyse for en framtidig lokalisering i nærhet til domkirken og tett på sentrum av det kulturelle miljøet i byen.. Arild Stana, leder Finn Haugom, nestleder Arild Berg, medlem Gry V. Engli (Komm. repr.) Per Erik Stave Engdal (Biskopens vararepr.)