Referat fra årsmøte i Grenland krets av Norges speiderforbund Speidergruppene i Porsgrunn Kantinen Herøya Næringspark 4.juni 2012 kl. 18:30 4.juni 2012 REFERAT EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE side 1 av 5
Sak 1: Konstituering av årsmøtet 2012 1.1 Opprop, ordstyrer(e) m.m. 1.1.1 Opprop I henhold til revisorgodkjente tall fra NSF per 31.12.2011: Gruppenavn Antall medlemmer Maks. antall repr. Antall møtte representanter - over 25 år Antall møtte representanter - under 25 år Grenland krets, direkte 7 1 0 0 1. Langesund sjøspeidergruppe 54 7 1 1 Kragerø speidergruppe 22 4 0 0 1. Brevik speidergruppe 27 4 0 0 8. Skien speidergruppe 47 6 2 0 1. Herre speidergruppe 7 2 1 0 3. Skien speidergruppe 66 8 4 0 1. Gulseth speidergruppe 48 6 1 0 1. Solum speidergruppe 61 8 2 0 1. Stathelle speidergruppe 3 2 0 0 2. Gjerpen speidergruppe 23 4 2 0 Vold og Kilebygda speidergruppe 1 2 0 0 1. Borgestad speidergruppe 23 4 3 0 1. Skotfoss speidergruppe 10 3 0 0 1. Helle speidergruppe 4 2 0 0 1. Herøya speidergruppe 27 4 1 0 1. Heistad speidergruppe 47 6 0 0 Sundby speidergruppe 1 2 0 0 1. Sannidal speidergruppe 60 8 1 0 1. Bamble speidergruppe 46 6 0 0 2. Solum TLB speidergruppe 1 2 0 0 10. Skien Baptistspeidergruppe 6 2 0 0 Skien FA speidergruppe 34 5 0 0 Porsgrunn FA speidergruppe 85 10 0 0 Porsgrunn FSK speidergruppe 67 8 0 0 5. Skien MS speidergruppe 25 4 1 1 Siljan MSK speidergruppe 12 3 1 0 11. Skien MSK speidergruppe 16 3 0 0 Gjerpen MSK speidergruppe 59 7 0 0 889 133 20 2 Antall delegater møtt totalt: 22 St. Georgsgildene 0 0 1.1.2 Valg av ordstyrer Reidulf Tangen, 3. Skien speidergruppe, ble enstemmig valgt. 1.1.3 Valg av stemmekorps Ingse Wathne, 1. Helle speidergruppe og Cato Knudsen, 3. Skien speidergruppe ble enstemmig valgt. 4.juni 2012 REFERAT EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE side 2 av 5
1.1.4 Valg av referent Siv Helene Bjørnstad, 5. Skien speidergruppe, ble enstemmig valgt.. 1.1.5 Valg av to personer til å undertegne protokollen Petter Gulbrandsen, 1.Herøya speidergruppe, og Petter Borgestad, 1. Borgestad speidergruppe, ble enstemmig valgt. 1.2 Godkjenning av innkalling Innkallingen ble enstemmig godkjent. 1.3 Godkjenning av sakliste Saklista ble enstemmig godkjent. 1.4 Godkjenning av forretningsorden Forretningsorden ble enstemmig godkjent. Sak 2: Saker 2.1 Regnskap og revisjonsberetning. Følgende hadde ordet i saken: Petter Borgestad, 1. Borgestad Hanne Birte, Kretssleder Ragnhild Hellstrøm, 8. Skien Magne Pedersen, 1. Solum Grete Vidme Steinbakken, 2. Gjerpen Nils Helge Rørå, 1. Gulseth Oppsummering: Kretsleder la fram regnskapet for 2011. Resultatet viser et samlet overskudd på 130.468,45 kr. Regnskapet var spesifisert i ulike avdelingsregnskap. Kretsleiren hadde et overskudd på 66.167 kr. Reidulf Tangen redegjorde for kretsleirens regnskap. Stornes hadde et overskudd på 67.243, hvorav forsikringsoppgjør for naturskade utgjorde ca. 43.000. Reelt overskudd for Stornes blir dermed ca. 24.000 kr. Egenkapitalen til kretsen var 321.885,16 kr pr. 31/12-11. Det ble poengtert at regnskapet manglet noter med utfyllende tekst. Det var bl.a. ikke mulig å skille de ulike avdelingsregnskapene fra hverandre siden de kun var merket med nummer. Revisorberetningen hadde noen kommentarer til regnskapet som kretsen tar til etterretning. 1 stemmeberettiget forlot salen. Vedtak: Overskuddet fra kretsleiren 2011 skal tillegges kretsens drift. Regnskap og revisjonsberetning for 2011 godkjennes. Kretsstyrets forslag ble enstemmig vedtatt. 4.juni 2012 REFERAT EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE side 3 av 5
Sak 3: Budsjett for 2012 Følgende hadde ordet i saken: Petter Borgestad, 1. Borgestad Petter Gulbrandsen, 1. Herøya Hanne Birte Hulløen, Kretsleder Nils Helge Rørå, 1. Gulseth Oppsummering: For 2011 budsjetterte kretsen med underskudd på 50.650 kr. For 2012 budsjetteres det med overskudd på 26.100 kr. Personalkostnader (lønn, feriepenger og arbeidsgiveravgift) til sekretær utgjør den største differansen fra 164.500 kr i 2011, til 64.250 kr i 2012. Kretssekretærens stillingsprosent er redusert fra 40 % i 2011 til 20 % i 2012. Vedtak: Budsjett for 2012 godkjennes. Forslag til budsjett ble enstemmig vedtatt. Sak 5: Åpen post 5-1: Grenland Krets står for tiden uten kretssekretær. Kretsstyret arbeider med å finne en egnet kandidat. Petter Borgestad foreslo at styret lyser ut stillingen internt i gruppene før den lyses ut eksternt. Det kan være mange egnede kandidater blant eksisterende speiderledere i kretsen. 5-2: Petter Borgestad foreslo å engasjere Grete Vidme Steinbakken som ny regnskapsfører siden dagens regnskapsfører ikke ønsker å føre regnskapet videre. Steinbakken jobber i dag som regnskapsfører og har god kunnskap om generell regnskapsføring. Det ble også poengtert at det er en fordel at regnskapsfører kan legge fram regnskapet på årsmøter. 5-3: Det ble ytret ønske om det skal komme referat fra gruppeledermøte på hjemmesiden, etter at møtene er gjennomførte. Kretsstyret vil se på dette. 5-4: Det ble informert om hvordan kretsstyret har fordelt arbeidsoppgavene etter avtroppende kretssekretær: Siv: Web-ansvarlig og sekretær Eva: Regnskap Silje og Ruben: Kontakt opp mot Prosjektgrupper som TRØKK, PEFFkurs, kretsbannerkonk. og lignende Hanne Birte: andre administrasjonelle oppgaver og kontakt med Mimes. 5-5: Den planlagte leiren på Stornes i sommer blir det dessverre ikke noe av, da vi ikke har fått tilbakemelding fra Kragerø kommune ang midler. 4.juni 2012 REFERAT EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE side 4 av 5
5-7: Rekruttering av nye speidere ble nevnt som et satsingsområde. Det ble informert om gruppeledermøte med vekst som tema. Hvordan vi kan rekruttere speidere på kommunenivå. Kretsstyret har delt opp kretsen med følgende kontaktpersoner: Hanne Birte Skien og Siljan, Eva Kragerø, Silje Bamble og Siv Porsgrunn. Det ble foreslått at kretsen kanskje bør sette av noen kroner til rekruttering av nye speidere på budsjett for 2013. 5-8: Det ble foreslått å opprette et speiderombud som skal ha som primæroppgave å overføre erfaringer og kunnskap fra kretsarrangementer til de som arrangerer året etter oss. Gjerne at det er med en fra hver kommune selv om at det ikke er deres kommune som arrangerer. 5-9: Petter Gulbranden informerte om justeringene i grunntreningen. Info om dette vil komme på hjemmesidene når alt er klart og datoer er satt. Den største forskjellen er at man er godkjent som leder etter Lederstart. Årsmøtet ble avsluttet med å synge speiderbønnen. Med speiderhilsen Referent Siv Helene Bjørnstad 5. Skien speidergruppe Ordstyrer Reidulf Tangen 3. Skien speidergruppe... Petter Borgestad 1. Borgestad speidergruppe. Petter Gulbrandsen 1. Herøya speidergruppe 4.juni 2012 REFERAT EKSTRAORDINÆRT ÅRSMØTE side 5 av 5