Trøgstad kommune Møtedato: 03.02.2015 Møtested: Møterom Havnås Møtetid: 14:30 Møteinnkalling for Arbeidsmiljøutvalget Forfall meldes til telefon 69681616. Varamedlemmer møter bare etter nærmere innkalling. Saksnr Tittel Saksliste 01/15 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 02/15 Valg av leder AMU 2015 03/15 Årsrapport AMU 2014 04/15 HMS - Årskontroll og avvik 2014 05/15 Sykefravær Trøgstad kommune 2014 06/15 Årsrapport bedriftshelsetjenesten Stamina Helse - 2014 07/15 Referatsaker
Saksframlegg Inger-Lise Kåen Haugen FE - 033 15/83 Godkjenning av protokoll fra forrige møte 01/15 Arbeidsmiljøutvalget PS 03.02.2015 Rådmannens innstilling: Protokoll fra forrige møte godkjennes. Vedlegg: Møteprotokoll - Arbeidsmiljøutvalget - 09.12.2014 2
Saksframlegg Ingrid Simonson FE - 033, HIST - ESA 14/40 15/78 Valg av leder AMU 2015 02/15 Arbeidsmiljøutvalget PS 03.02.2015 Rådmannens innstilling: AMU velger følgende leder for perioden: 01.01.15 31.12.15 Leder: Nestleder: Saksopplysninger: Bakgrunn I sak 1/14 ble nytt AMU konstituert for perioden 01.01.14 31.12.15. Det ble videre i sak 2/14 foretatt valg på leder og nestleder for perioden 01.01.14 31.12.14. Leder og nestleder velges for ett år ad gangen og vervene for perioden 01.01.15 31.12.15 er derfor nå på valg. Saksutredning: Arbeidsmiljøutvalg (AMU) er lovefestet i Arbeidsmiljøloven kapittel 7. Valg av leder Når det gjelder valg av leder heter det: Utvalgets leder velges for ett år. Leder velges blant medlemmer i AMU, og annen hver gang fra arbeidsgiver- og arbeidstakersiden. Dersom partene ikke blir enige om leder skal være fra arbeidsgiver eller fra arbeidstakersiden det første året, skal dette avgjøres ved loddtrekning. Ettersom det er en del administrativt arbeid i tilknytning til AMU, for eksempel referater, saksframlegg og lignende, kan det være praktisk å velge en sekretær. Ved valg av utvalgsleder for 2014 ble representant for arbeidsgiver valgt. Jf. aml 7-1, (4) skal leder for utvalget velges vekselvis av arbeidsgiverens og arbeidstakerens representanter. Utvalgsleder for 3
2015 vil derfor måtte velges blant arbeidstakerens representanter. Utvalgssekretær er ikke på valg og holdes uforandret. Saksframlegg Ingrid Simonson FE - 004, HIST - ESA 12/68 15/80 Årsrapport AMU 2014 03/15 Arbeidsmiljøutvalget PS 03.02.2015 Rådmannens innstilling: AMU s årsrapport for 2014 tas til orientering. Saksopplysninger: Bakgrunn Arbeidsmiljøutvalget skal hvert år avgi en rapport om sitt arbeid til virksomhetens styrende organer og arbeidstakernes organisasjoner. Rapporten legges fram i første AMU det påfølgende år. Saksutredning Årsrapport fra Arbeidsmiljøutvalgets arbeid 2014 følger nedenfor: ÅRSRAPPORT AMU 2014 TRØGSTAD KOMMUNE Arbeidsmiljøutvalget i Trøgstad kommune for 2014 ble konstituert i AMU-møtet av 04.02.14, og er 1. år av en 2-års periode. Utvalget har bestått av 10 stemmeberettigede medlemmer: 4
Representanter fra arbeidsgiver: Medlemmer Varamedlemmer Rådmann Tor-Anders Olsen Kommunalsjef Betty Hvalsengen Stabssjef Else Berit Baccouche Økonomisjef Anne Teig Virksomhetsleder helse og barnevern Hege Virksomhetsleder BODAF Berit A. Enger Bakke Virksomhetsleder Havnås oppvekstsenter Virksomhetsleder Båstad skole og SFO Ragnar Buer Bjørn Brustugun Virksomhetsleder Skjønhaug barnehage Virksomhetsleder Båstad barnehage Anne H. Hanne-Sofie Hafstad Skofsrud Representanter fra arbeidstakerne: Medlemmer Hovedverneombud Ragnhild Strengen HTV Fagforbundet Nina Melleby TV Fagforbundet Kjersti Skofsrud HTV Delta Rita Eriksen HTV UDF Helle Mygland Eilertsen Varamedlemmer Verneombud Benedicte Minge TV Fagforbundet Espen Johansen TV Fagforbundet Maria Wiig TV Delta Inger Daleng TV UDF Marit Berger Bedriftshelsetjenesten er ikke fast medlem av AMU, men deltar i møter hvor dette vurderes som hensiktsmessig. Bedriftshelsetjenesten deltok ikke på møter i 2014. Ledervervet i AMU veksles mellom arbeidsgiver- og arbeidstakersiden for ett år om gangen. I 2014 har arbeidsgiversiden hatt ledervervet og leder i denne perioden har vært rådmann Tor Anders Olsen. Det har blitt avholdt 6 møter i løpet av året. Arbeidsmiljøutvalget har hatt 39 saker til behandling og/eller orientering i 2014. Dette er følgende saker/type saker: Årsrapporter og handlingsplaner for BHT og IA HMS Årsrapporter Sykefravær Tertialrapporter Tilstandsrapport skolene i Trøgstad Den digitale trøgstadskolen Skjønhaugskolene, kultur og idrett Omsorgsboliger og lokaler for dagsenter og hjemmetjenester Medarbeiderundersøkelse 2013. Kartlegging av uønsket deltid. Bofellesskap Åssiden 2, effektivisering av drift og vurdering av nedtrapping Felles brannvesen i Indre Østfold - trygghetsavtale Regnskap, budsjett og årsmelding 5
Saksframlegg Ingrid Simonson FE - 440, HIST - ESA 14/42 15/91 HMS - Årskontroll og avvik 2014 04/15 Arbeidsmiljøutvalget PS 03.02.2015 Rådmannens innstilling: AMU tar avvikene 2014 til orientering. AMU tar årsrapportene 2014 til etterretning. Saksopplysninger: Bakgrunn: Vernerunder er en viktig del av det systematiske Helse, Miljø og Sikkerhetsarbeidet i kommunen, og har som hensikt å sikre et godt og sikkert arbeidsmiljø. Vernerunder gjennomføres av ansvarlig leder i samarbeid med verneombud, minst en gang pr. år. BHT og vaktmester kan også være deltagere på vernerunde. Kartleggingen skal avdekke svakheter eller problem-/risikoområder i arbeidsmiljøet. Jf. Trøgstad kommunes rutiner skal vernerunde i virksomheten gjennomføres innen utgangen av september hvert år. Avvik rapporteres i Kvalitetslosen og følge prosedyre for behandling der. I vårt kvalitetssikringssystem inngår årsrapport, eller virksomhetens selvangivelse. Årsrapport er en årlig melding til AMU hvor forhold innenfor helse, miljø og sikkerhet etterspørres. Dette for å sikre at det systematiske HMS-arbeidet ivaretas fortløpende. Hver virksomhet/hvert verneområde skal sende inn årskontroll-skjema til AMU innen utgangen av november hvert år. Saksutredning: Virksomhetene i Trøgstad kommune har gjennomført vernerunder i 2014. Fra sommeren 2014 har Trøgstad kommune innført Kvalitetslosen som sitt elektroniske HMS system. Avvik fra vernerunde høsten 2014 har blitt meldt inn her og prosedyre fulgt for behandling av avvik. Statistikk fra Kvalitetslosen viser at vi har 44 innmeldte avvik totalt i kommunen i 2014. Disse fordeler 6
seg i kategorien HMS, Organisasjon/internt og Tjeneste/bruker slik: Kategori avvik Avvik Lukket i 2014 Gj.snitlig dager behandlingstid HMS 13 12 10 dager Organisasjon/internt 8 7 20 dager Tjeneste/bruker 23 23 3 dager Totalt 44 42 8 dager I vedlegg til saken følger skjematisk oversikt over totalt meldte avvik og fordeling av avvikene for de forskjellige kategoriene. Virksomhetene har sendt inn HMS selvangivelse/årskontroll til AMU. Disse følger i eget vedlegg. Vurdering Virksomheten har i stor grad tatt i bruk Kvalitetslosen som system for rapportering av avvik. Det foregår fortsatt et arbeid med å implementere bruken av dette verktøyet som en naturlig rapporteringskanal for avvik ved virksomhetene. Gjennomsnittlig behandlingstid for alle avvik meldt i Kvalitetslosen i 2014 er 8 dager. Det vil si fra avviket er meldt til saken er lukket. Avvik i kategorien tjeneste/bruker har en gjennomsnittlig behandlingstid på kun 3 dager, noe som må sies å være en svært rask behandlingstid. Å løse slike saker blir prioritert høyt hos virksomhetene. Det er Bo- og dagtilbud for funksjonshemmede som har de aller fleste avvikene i denne kategorien. Avvikene er delt inn i 3 kategorier alvorlighetsgrad. Av meldte avvik ligger 2/3 av disse i kategorien lav og 1/3 i middels. Ingen avvik er meldt i kategorien alvorlig hendelse. Årsrapportene fra virksomhetene/verneområdene viser at man i stor grad har kontroll på HMSarbeidet. Forpliktelsene i det systematiske HMS-arbeidet er i stor grad ivaretatt. For både Trøgstad ungdomsskole og Skjønhaug barnehage meldes det om at de har nye verneombud som ikke har gjennomgått 40-timers grunnkurs i arbeidsmiljø. Disse vil bli meldt opp til kurs i vår i regi av Indre Østfold kurs-samarbeidet. Videre etterspørres det fra noen av virksomhetene om mer informasjon vedrørende bedriftshelsetjenesten. Personalavdelingen vil undersøke behovet og sørge for at informasjon blir gitt. Trøgstad kommune ser fordelen av å ha innført et elektronisk rapporteringssystem for HMS. Her har både ledelse og vernetjenesten en god oversikt over avvik i virksomheten og kan lett følge sakene der. Den som melder avviket har også en god mulighet for til enhver tid å vite hva som skjer med eget meldt avvik. Vedlegg: Vedlegg til sak HMS_1_ Årskontroller 2014 Vedlegg til sak HMS_2_ Statistikk Kvalitetslosen 2014 7
Saksframlegg Ingrid Simonson 15/99 Sykefravær i Trøgstad kommune 2014 05/15 Arbeidsmiljøutvalget PS 03.02.2015 Rådmannen innstilling: Rapport om sykefraværet i Trøgstad kommune for 2014 tas til orientering. Saksopplysninger: Bakgrunn Trøgstad kommune jobber kontinuerlig og systematisk for å øke nærværet på arbeidsplassene. Utarbeidelse av sykefraværsstatistikk er et hjelpemiddel for å følge utviklingen i nærværsarbeidet. Sykefraværet vil naturlig variere gjennom året med topp i vinterhalvåret hvor det er høysesong for influensa, forkjølelse og lignende. En gjennomsnittsberegning gjennom året som sammenlignes med foregående år, evt sammenligning av samme kvartal/halvår de ulike år, vil derfor være den beste indikator på utviklingen. Utarbeidelse av oversikt og rapportering av sykefravær er dessuten lovpålagt for kommunen som arbeidsgiver gjennom bestemmelsene i folketrygdloven. I følgende rapport framlegges gjennomsnittlig sykefraværet for hele 2014. Saksutredning Trøgstad kommune har et mål om at sykefravær ikke skal være høyere enn 6%. Etter et lavt sykefravær i 2011, så vi en økning av fraværet utover måltallet med en gjennomsnittlig fraværsprosent på 8,11% i 2012. I 2013 har sykefraværet gått noe ned til gjennomsnittlig 7,9%, og i 2014 ser vi en ytterligere nedgang til 7%. I tabellen under vises utviklingen fra 2011 til 2014 for hver virksomhet og Trøgstad kommune som helhet. På grunn av endringer i organisasjonen vises statistikk for Administrasjon/økonomi og stabsenheten Service, personal og samfunn bare for 2013 og videre. Total Total Total Total 8
2011 2012 2013 2014 TRØGSTAD KOMMUNE 5,87% 8,11 % 7,90 % 7,00 % Helse og barnevern 6,88% 8,40 % 10,70 % 7,50 % NAV 3,09% 2,22 % 6,10 % 8,10 % BODAF 6,61% 7,80 % 10,00 % 6,30 % Pleie og omsorg 6,06 % 10,95 % 9,90 % 10,10 % Adm og økonomi 0,40 % 3,00 % Service Personal Samfunn 5,90 % 3,90 % Båstad barnehage 2,21% 5,81 % 8,90 % 9,40 % Båstad skole og SFO 4,92% 6,82 % 7,00 % 7,70 % Havnås oppvekstsenter 10,85% 3,12 % 4,80 % 4,20 % Skjønhaug barnehage 4,05% 14,34 % 8,90 % 11,70 % Skjønhaug skole og SFO 6,76% 5,99 % 5,90 % 4,00 % Trøgstad U-skole 2,26% 2,60 % 5,10 % 2,00 % Teknikk og næring 8,72% 8,30 % 6,40 % 7,00 % Fig 1. Tabell: Sykefravær 2011, 2012, 2013 og 2014 - totaltall Sykefraværsprosenten for hver virksomhet kan variere stort fra år til år. Prosenten for hver virksomhet gjenspeiler antall ansatte i virksomheten. Det vil si at en liten virksomhet med få ansatte vil raskt få en høy fraværsprosent om 1 eller 2 personer er sykmeldt over tid. Det er derfor viktig å merke seg at en høy prosent i seg selv ikke gir hele bildet av fraværet i virksomheten. Et gjennomsnitt over året på 7% sykefravær er en gledelig utvikling sett i forhold til de 2 foregående år, en nedgang på 0,9% fra 2013 og 1,11% fra 2012. 7% fravær er lavt sett i forholdt til kommunal virksomhet for øvrig. Se oversikt i vedlegg. Den nedadgående tendensen vises ikke som en jevn nedgang i alle virksomheter. Selv om gjennomsnittlig sykefravær er lavere enn fjoråret, har 7 av 13 virksomheter økt sitt fravær i forhold til året før. Økningen er ikke vesentlig stor, da de 6 virksomhetene med lavere fravær sørger for et lavere totalgjennomsnitt. Vi kan imidlertid merke oss at barnehagene har et noe høyt fravær, Skjønhaug barnehage med 11,7% og Båstad barnehage med 9,4%. Skolene har gjennomgående, og også tradisjonelt, et lavt sykefravær. Båstad skole og SFO har imidlertid i 2014 et noe høyre sykefravær enn snittet med 7,7%. Havnås oppvekstsenter har i de 3 siste årene hatt et lavt samlet sykefravær, nå på 4,2%. Pleie og omsorg ligger på omtrentlig samme nivå som de tradisjonelt har vært med 10,1%, mens BODAF har redusert sykefraværet fra 10% i 2013 til 6,3% i 2014. En stor forbedring. Trøgstad kommune har fremmet egenmelding som førstevalg ved sykefravær gjennom kampanjen Tillit i Trøgstad, hvor vi samtidig økte antall mulige egenmeldingsdager til 16. 9
Grafen nedenfor viser egenmeldt fravær sammenlignet med foregående år og mot legemeldt fravær. Det egenmeldte fraværet holder seg forholdsvis stabilt på 1% eller i underkant av dette. 9,00% 8,00% 7,00% 6,00% 5,00% 4,00% 3,00% 2,00% 0,95% 4,92% 1,01% 0,80% 7,10% 7,10% 0,90% 6,10% Egenmelding Legemeldt 1,00% 0,00 2011 2012 2013 2014 Fig. 2. Legemeldt/egemeldt fravær 2011, 2012, 2013 og 2014 Grafen under viser utviklingen av fraværets lengde. Den viser hvor stor prosentandel av fraværet som ligger innenfor de angitte periodene. I 2012 ser vi at vi hadde en stor andel av langtidssykmeldte, dvs. utover 76 dager. For 2013 så vi en økning i kort og mellomlagt fravær. Dette er fravær som ser ut til å forårsake høyre langtidsfravær i 2014. Statistikken tyder på at sykmeldinger som har startet i 2013 har vart såpass lenge at de har blitt til langtidsfravær i 2014. Samtidig ser vi at fravær av varighet 1-75 dager har en lav andel i 2014. Dette gjør sitt til at totalfraværet blir lavt. 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 Fig. 3. Fraværslengde FRAVÆRSLENGDE 1-16 dgr 17-40 dgr 41-75 dgr >=76 dgr FRAVÆRSLENGDE 2012 1,1 1,1 2,1 3,8 2013 2,4 2,5 1,2 1,9 2014 1,5 0,7 1,2 3,6 10
Vurdering: Sykefraværsstatistikken viser at Trøgstad kommune har en gjennomsnittlig sykefraværsprosent for 2014 på 7%. Vi har i statistikken sammenlignet oss med årene 2011, 2012 og 2013. Mens fraværet var på et lavt nivå i 2011, ser vi en klar økning i 2012, med en nedgang i 2013 og ytterligere nedgang i 2014. Det er viktig å merke seg når det gjelder sykefraværsstatistikken at jo færre personer det er i en virksomhet, jo større blir fraværsprosenten om en eller flere har sykefravær. Man kan derfor ikke direkte sammenligne virksomhetene mot hverandre mht. fraværsprosent. Hver virksomhet må måles for seg og etter hvert sammenlignes mot neste års statistikk. Trøgstad kommune har som målsetting at fraværet skal ligge på 6% eller lavere som årsgjennomsnitt. Resultatet pr i dag viser et økt sykefravær utover dette i de 3 foregående år. Trøgstad kommune har gjennom flere år ligget lavere enn kommune-norge for øvrig med gjennomsnittlig en til to prosent. (Jf. NAV s statistikk over legemeldt sykefravær.) Denne trenden snudde for 2. halvår 2012 og 1. halvår 2013, hvor vi lå over kommunal forvaltning for øvrig. Fra og med 3. kvartal 2013 er vi igjen «bedre» en sammenlignbar virksomhet. Det egenmeldte fraværet i 2014 er på 0,9% (fig. 2). Fravær ved egenmelding utgjør ca 13% av totalfraværet. Korttidsfravær (fravær innenfor 16 dager) utgjør til sammen 22%. Det er derfor fortsatt et potensiale for ytterligere økt bruk av egenmelding som dokumentasjon ved fravær. Det jobbes allerede godt med oppfølging av sykmeldte i Trøgstad kommune. Det er viktig å opprettholde det gode nærværsarbeidet som allerede foregår. Bedriftshelsetjenesten har vært inne i enkeltvirksomheter og i individuelle saker for å bidra i nærværsarbeidet.> Vedlegg: Vedlegg til sak Sykefravær 2014 11
Saksframlegg Ingrid Simonson FE - 441, TI - &14 15/105 Årsrapport bedriftshelsetjenesten Stamina Helse - 2014 06/15 Arbeidsmiljøutvalget PS 03.02.2015 Rådmannens innstilling: Årsrapport for 2014 fra bedriftshelsetjenesten Stamina Helse tas til orientering. Saksopplysninger: Bakgrunn: Arbeidsmiljøloven 3-3 pålegger kommunen som virksomhet å knytte seg til en bedriftshelsetjeneste. Bedriftshelsetjenesten skal bistå arbeidsgiver, arbeidstakerne, arbeidsmiljøutvalget og verneombud med å skape sunne og trygge arbeidsforhold. Trøgstad kommune benytter Stamina Helse som sin leverandør av bedriftshelsetjeneste. Saksutredning: Stamina Helse har levert en oversikt over aktiviteter som er gjennomført for Trøgstad kommune i 2014. Oversikten, Årsrapporten 2014, ligger som vedlegg i saken. Vurdering: Bedriftshelsetjenesten har i 2014 blitt benyttet både til lovpålagte oppgaver som arbeidshelseoppfølging av branntjenestemenn og i oppfølging av sykefravær på arbeidsplassene. Videre har de vært inne i enkelte virksomheter både når det gjelder ergonomi og psykososialt arbeidsmiljø. Bedriftshelsetjenesten Stamina Helse er en bidragsyter i det inkluderende arbeidet som utføres i Trøgstad kommune og skal samtidig fungere som en støttespiller i helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet. Et godt samarbeid med bedriftshelsetjenesten vil bidra til en bedre måloppnåelse for HMS arbeidet. Trøgstad kommune vil sammen med bedriftshelsetjenesten legger planer for det videre samarbeidet i 2015, med fokus på helsefremmende arbeid og et godt arbeidsmiljø. Vedlegg: Vedlegg til sak BHT årsrapport Trøgstad kommune 2014 12
Saksframlegg Inger-Lise Kåen Haugen FE - 033 15/83 Referatsaker 07/15 Arbeidsmiljøutvalget PS 03.02.2015 Rådmannens innstilling: Referatsakene tas til orientering. 13