Mamut Open Services Mamut Kunnskapsserie Kom i gang med Mamut Online Survey
Kom i gang med Mamut Online Survey Innhold MAMUT ONLINE SURVEY... 1 KOM I GANG MED MAMUT ONLINE SURVEY... 3 MAMUT-BRUKERE: OPPRETT KONTO... 3 ANDRE BRUKERE: OPPRETT KONTO... 3 LAG EN NY SPØRREUNDERSØKELSE... 4 KLARGJØR OG PUBLISER SPØRREUNDERSØKELSEN... 4 ANALYSER RESULTATET... 5 RAPPORTER I MAMUT ONLINE SURVEY... 6 ADMINISTRERE RAPPORTER... 7 MER INFORMASJON... 8 I
Produsent og distributør: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 Oslo Tlf.: 23 20 35 00, Faks: 23 20 35 01 Internett: http://www.mamut.no E-post: mail@mamut.no Mamut Supportsenter: Mamut ASA Boks 5205, Majorstuen 0302 Oslo Åpent: fra kl. 9.00-16.00 alle hverdager Tlf.: 815 55 470, Faks: 23 20 35 71 Tlf. Mamut Lønn: 815 22 045 Internett: www.mamut.no/support E-post: support@mamut.no Salg: Mamut ASA Boks 2505, Majorstuen 0302 Oslo Tlf.: 23 20 35 50, Faks: 23 20 35 51 Internett: http://www.mamut.no E-post: sales@mamut.no 2008 Mamut ASA. Alle rettigheter. Med forbehold om endringer/feil. Mamut og Mamut-logoen er registrerte varemerker av Mamut ASA. Alle andre varemerker er registrerte varemerker av respektive firmaer. II
MAMUT ONLINE SURVEY MAMUT ONLINE SURVEY Introduksjon Mamut Online Survey er programvare som gjør det mulig enkelt å utvikle og publisere spørreundersøkelser via Internett. Dette er et effektivt verktøy for deg som ønsker tilbakemelding på hva kunder eller kontakter mener. Mamut Online Survey inngår i Mamut Open Services. Mamut Open Services er en fellesbetegnelse på komplette produkter fra Mamut, tilgjengelig for alle helt kostnadsfritt. Lag spørreundersøkelser Med Mamut Online Survey kan du enkelt og effektivt utforme spørreundersøkelser. Lag spørsmål i det formatet og med det innholdet du ønsker. Vanlige spørsmålstyper, som "multiple choice", rangering, lister og matriser/tabeller er forhåndsdefinert og klare til å ta i bruk. Du definerer selv design og informasjon som passer ditt behov. 1
Få rask tilbakemelding Gjennom en enkel veiviser i programmet kan du importere kontakter som skal motta spørreundersøkelsen. Invitasjon blir sendt per e-post. Svarene du mottar registreres direkte i programmet. All informasjon er lett tilgjengelig slik at du til en hver tid kan se hva dine kunder mener. Med i programmet får du også funksjonalitet for å sende oppfølging via e- post, definere start- og stoppdato for spørreundersøkelsen, sikre at samme person ikke svarer flere ganger og mulighet til å spore den enkelte respons. Analysèr resultatet Rapporter er umiddelbart tilgjengelig når respondentene legger inn sine svar, slik at du kan følge utviklingen etter hvert som svarene kommer inn. Alle undersøkelser har to forhåndsdefinerte rapporter, summerings- og tekstrapport, som blir opprettet automatisk når en spørreundersøkelse blir publisert. Skalerbarhet og tilgjengelighet En løsning for spørreundersøkelser må være skalerbar for å håndtere store mengder informasjon. Mamut Online Survey er utviklet for å håndtere oppgavene raskt selv under perioder med høy trafikk. Mamut Online Survey håndterer et stort antall respondenter og undersøkelser. Flere versjoner av løsningen Mamut Online Survey finnes i flere versjoner tilpasset dine behov. Se hvilken løsning som passer deg i funksjonalitetsoversikten på våre hjemmesider: www.mamut.com Allerede Mamut Business Software&endash;bruker? Er du Mamut Business Software-bruker har du allerede dette programmet tilgjengelig via Mamut Information Desk i ditt program. 2
KOM I GANG MED MAMUT ONLINE SURVEY Mamut-brukere: Opprett konto Som bruker av et program fra Mamut har du meget enkel tilgang på gratisversjonen Mamut Online Survey Free, og du har også tilgang til flere versjoner med mer funksjonalitet. I veiledningen nedenfor beskrives det hvordan du aktiverer gratisversjonen Mamut Online Survey Free. Dette er et fullt fungerende program, men du kan enkelt oppgradere til en versjon med mer funksjonalitet om du måtte ønske. Programmet er lett tilgjengelig direkte fra ditt Mamut-program gjennom Logg inn menyen i Mamut Information Desk. For å komme i gang må du registrere deg som ny bruker - dette tar bare ett minutt. Slik oppretter du konto for Mamut Online Survey via ditt Mamutprogram 1. Åpne Mamut Information Desk i ditt Mamut-program. 2. Velg fanekortet Survey fra menyen øverst i midten på Mamut Information Desk. 3. Klikk på Opprett konto øverst til høyre. 4. Følg instruksjonene. Du er klar til å bruke Mamut Online Survey! I programmet vil du finne utfyllende dokumentasjon for bruk. Merk! Mamut Online Survey finnes i flere versjoner tilpasset dine behov. Se hvilken løsning som passer deg i funksjonalitetsoversikten på våre hjemmesider: www.mamut.com Andre brukere: Opprett konto Er du Mamut Business Software-bruker har du allerede dette programmet tilgjengelig via Mamut Information Desk i ditt program. Er du ikke Mamut-bruker, kan du opprette konto via våre hjemmesider. Velg Produkter - Mamut Open Services og følg linken til Mamut Online Survey. Herfra velger du linken Klikk her for å bestille Mamut Online Survey Free (gratis!). Fyll inn opplysningene dine, og klikk Opprett konto. Du vil få tilsendt en e-post med ditt brukernavn, passord og link til tjenesten. 3
Lag en ny spørreundersøkelse Med Mamut Online Survey kan du enkelt og effektivt utforme spørreundersøkelser. Lag spørsmål i det formatet og med det innholdet du ønsker. Vanlige spørsmålstyper, som "multiple choice", rangering, lister, matriser/tabeller er forhåndsdefinert og klare til å ta i bruk. Du definerer selv design og informasjon som passer ditt behov. Slik lager du en ny spørreundersøkelse 1. Velg Spørreundersøkelser, og klikk Ny undersøkelse på verktøylinja. 2. Skriv et navn på undersøkelsen. Navnet behøver ikke å være synlig for de som tar undersøkelsen, men brukes til å identifisere undersøkelsen i Mamut Online Survey. Når det blir mange undersøkelser i systemet kan det bli lettere med navn som er beskrivende og unike. Du kan også legge til en tittel som er synlig for respondentene. 3. Klikk Spørsmål for å legge til spørsmål i undersøkelsen. Attributter: Du kan endre innstillinger og egenskaper for undersøkelsen senere. 4. Legg til spørsmålet, og klikk Neste for å legge til flere spørsmål. 5. Klikk Avslutt når du har lagt til alle spørsmålene. Spørreundersøkelsen er nå opprettet. Du vil se den i listen av spørreundersøkelser i mappen du er i. Klikk på spørreundersøkelsen i lista for å gå til hovedsiden av undersøkelsen. Klargjør og publiser spørreundersøkelsen Når du har opprettet spørreundersøkelsen kan du redigere utseende og regler for hvordan undersøkelsen skal benyttes. Deretter kan du invitere brukere til å ta del i denne. Slik redigerer og sender du ut spørreundersøkelsen 1. Finn frem undersøkelsen i listen over Spørreundersøkelser, og klikk på den du vil redigere eller sende ut. 2. Klikk på Attributter for å endre navn, utseende, innledning, knapper og bilder, e- postadresse fra avsender, passordbeskyttelse og annen informasjon om undersøkelsen. Du kan se en fyldig beskrivelse av disse funksjonene i programmets innebygde hjelpefiler. (Kun tilgjengelig på engelsk). Klikk på Lagre for å lagre eventuelle endringer. Du kan også senere endre innstillingene for undersøkelsen her. Vær oppmerksom på at dette vil låse undersøkelsen, slik at den vil være utilgjengelig for brukerne mens du redigerer innstillingene. 3. Sett Startdato og Sluttdato for undersøkelsen ved å klikke på Start/stoppdato. Undersøkelsen har et standardintervall som du kan endre her. 4. Publiser undersøkelsen ved å klikke på Opphev lås under Kontroll. Du finner en lenke til undersøkelsen i feltet Link (url). 4
5. Klikk på Invitasjoner dersom du ønsker å invitere brukere til å delta i undersøkelsen. Klikk på Ny for å legge til en invitasjon. I Beskjed-feltet ligger det en standard tekst som du kan redigere. Vær oppmerksom på at teksten inneholder link til undersøkelsens Internettadresse. Denne bør ikke endres. Språket i beskjeden er avhengig av språkinstillingen til brukeren. Undersøkelsen er nå tilgjengelig på Internett. Analyser resultatet Rapporter er umiddelbart tilgjengelig når respondentene legger inn sine svar, slik at du kan følge utviklingen etter hvert som svarene kommer inn. Alle undersøkelser har to forhåndsdefinerte rapporter; oppsummerings- og kommentarrapport, som blir opprettet automatisk når en spørreundersøkelse blir publisert. Vis individuelle svar Ved å klikke på linken Single svar, får du en liste av svar for spørreundersøkelsen. Fra denne listen er det linker til hvert individuelle svar (klikk på respondent ID-en), en kolonne for å åpne og sende linken til spørreundersøkelsen til flere mottakere, og avmerkingsbokser for å slette svarene. For å gjenåpne og sende linken til spørreundersøkelsen må hver respondent ha en gyldig e-postadresse. Noen e-postfelter er allerede fylt inn. Dette er fordi respondenten har blitt invitert til å ta spørreundersøkensen via en e-postinvitasjon. De to knappene på bunnen av listen vil henholdsvis gjenåpne og resende eller slette de valgte respondentene. Merk! For å bruke gjenåpne/resend funksjonen må den innloggede brukeren være registrert med både brukernavn og e-post. Videre vil språket i e-posten baseres på den innloggede brukerens valgte språk. Rapporter To rapporter er automatisk generert når spørreundersøkelsen er opprettet. Sammendragsrapporten og kommentarrapporten. De kan vises ved å velge Rapporter fra skjermen Administrasjon av spørreundersøkelse. Slette uavsluttet svar For å slette alle ufullførte svar på spørrenundersøkelsen kan du velge Slett uavsluttet svar. Disse slettes fra databasen og kan ikke gjenopprettes. Det vil ikke være mulig for respondenter å ta undersøkelsen mens slettingen pågår fordi spørreundersøkelsen midlertidig låses. 5
Slette svar Alle svar på den gjeldende spørreundersøkelsen kan slettes ved å velge Slett svar. Disse slettes fra databasen og kan ikke gjenopprettes. Det vil ikke være mulig for respondenter å ta undersøkelsen mens slettingen pågår fordi spørreundersøkelsen midlertidig låses. Om du ønsker å endre spørsmålene i spørreundersøkelsen din må du først slette svarene, om det er noen. Et annet alternativ er å lage en kopi av spørreundersøkelsen hvor du kan gjøre endringen. Deretter kan du publisere den i stedet for. Rapporter i Mamut Online Survey Rapporter er sammensatt av en eller flere rapportelementer. Hvert element kan inneholde rapportdata fra ett eller flere spørsmål. Dette gjør at du selv bestemmer hvordan du vil sette opp rapporten din. Standardrapporten for summering inneholder en rapport med ett element, og inkluderer en sammendragsrapport for hvert spørsmål i undersøkelsen. Men om du ønsker kan du opprette en rapport for kun ett spørsmål, eller en rapport med flere visninger og sammendrag for ett spørsmål. Dette gjøres ved å opprette flere elementer og velge det samme spørsmålet for hvert element. Du kan da for eksempel variere mellom forskjellige diagramtyper. Summeringsrapport Denne rapporten viser en oppsummering av alle spørsmålene i undersøkelsen. Tekstsvar og kommentarer er ikke inkludert. Rapporten viser svarene i diagram og tabell. Du kan enkelt legge til eller endre elementer, attributter og filtre for å vise mer detaljert statistikk for hvert spørsmål. Tekstrapport Tekstrapporten viser tekstsvar og kommentarer fra spørreundersøkelsen. Hvert tekstsvar vises med respondent ID-en slik at du har tilgang til individuelle resultater. Du kan enkelt tilpasse rapporten etter dine behov ved å legge til eller endre elementer, attributter og filtre. Ny rapport Ved å lage en ny rapport kan du selv bestemme hva som skal rapporteres og vises i rapporten. Legg til nye elementer for å bestemme hvilke spørsmål som skal rapporteres. Ønsker du å vise resultater for et bestemt spørsmål i forskjellige formater legger du til et nytt element. For å vise mer spesifikk informasjon i en rapport kan du lage et filter til rapporten. Da vil kun variablene du velger vises i rapporten. 6
Administrere rapporter Du kan enkelt opprette nye rapporter eller endre eksisterende rapporter for å tilpasse visningen resulater av spørreundersøkelser du foretar. Slik oppretter du en ny rapport 1. Velg spørreundersøkelsen du ønsker å opprette en rapport for. 2. Klikk på Rapporter i området Publisere/rapportere. 3. For å lage en ny rapport, velg Ny rapport. 4. Legg til navn og innstillinger og klikk Lagre. Rapporten er nå opprettet. Du kan videre redigere og tilpasse den etter dine behov. Slik redigerer du rapporter 1. For å vise en rapport, klikk linken Vis rapport for den rapporttypen du vil vise. Om resultatene ikke beregnes automatisk, og du ønsker å se det nyeste resultatet, klikk Beregn på nytt og vis. 2. Vil du endre elementer, attributter og filtre for en undersøkelse, klikk på rapportnavnet. 3. Funksjonene i området Rapport info lar deg endre navn, utseende, topptekst/bunntekst og annen generell informasjon for rapporten. 4. For å legge til et nytt element, velg Nytt element. Området Elementer lar deg også endre eller slette eksisterende elementer, samt administrere attributter for rapporten. 5. Området Filtre lar deg legge til, endre eller slette filtre i rapporten. 6. Klikk Vis rapport for å vise rapporten med oppdatert informasjon. Du kan vise resultater fra spørreundersøkelsene dine i Mamut Online Survey. 7
MER INFORMASJON Mamut Online Survey finnes i flere versjoner tilpasset dine behov. Se hvilken løsning som passer deg i funksjonalitetsoversikten på våre hjemmesider: www.mamut.com. Dokumentasjonen inneholder informasjon om funksjoner fra hele programserien. Funksjoner som ikke er tilgjengelige i din programversjon kan være omtalt. Du kan bestille oppgradering for å ta funksjonene i bruk. I programmet finner du hjelpefiler med detaljert informasjon om de ulike funksjonene. Hjelpefilene er kun tilgjengelige på engelsk. 8