INNKALLING TIL GENERALFORSAMLING I SKARSDALEN VEL TIRSDAG 12. MARS 2013 KL 1830. NB! NYTT MØTESTED: Korsvollhuset, Langåsveien18, Oslo SAKSLISTE: 1. GODKJENNING AV INNKALLING 2. KONSTITUERING: Valg av møteleder og referent. 3. STYRETS ÅRSBERETNING FOR PERIODEN 7.3.2012 TIL 12.03.2013 4. REGNSKAP FOR 2012 5. KONTINGENT FOR 2014 OG BUDSJETT FOR 2013 6. INNKOMNE FORSLAG 6.1. Forslag fra medlemmer 6.2. Forslag fra styret 6.2.1. Damtjernhallin renseanlegg 6.2.2. Veiavtale 6.2.3. Forholdet til veiloven 54 og 55 7. VALG I HENHOLD TIL VEDTEKTENE Viktig melding: Styrets leder er på valg og stiller til gjenvalg. 3 styremedlemmer er på valg, ingen av dem tar gjenvalg. To velmedlemmer har meldt seg til valget, så det trengs ytterligere et styremedlem for å få et fulltallig styre. Vi trenger også medlemmer til løype- og stigruppe, Harehopp, fiskegruppe og annet som er til nytte og glede for hyttefolket i Skarsdalen. Interesserte kan kontakte valgkomitéen ved Lars Bjørnstad, tlf 915 48 340. NB! Dette dokumentet ligger i sin helhet på velets nettside www.skarsdalenvel.net. Til velets medlemmer med kjent e-postadresse sendes hele dokumentet. Medlemmer som styret ikke har e-postadresse til får bare denne forsiden med brevpost (Kopiering og porto er kostbart). ----------------------------------------------- KLIPP HER ------------------------------------------------------- Slippen leveres til styret ved fremmøte. Det forenkler registreringen av fremmøtte og opptelling ved valg. Stemmerett på generalforsamlingen forutsetter at det er betalt medlemskontingent til Skarsdalen vel for 2013. Det er en stemme pr hytte, enten ved fremmøte på GF eller ved fullmakt. Gnr: Bnr.: Fnr: Navn på hytteeier: e-postadresse på hytteeier: Navn på den som møter på GF: 1 av 13
Sak 3 Styrets årsberetning for perioden 7.03.2012 til 12.03.2013 Velmedlemmer Pr 31.12.2012 hadde styret oversikt over 254 hytter i Skarsdalen. Herav: 168 hytteeiere har betalt medlemskontingent for 2013, og er derved bekreftete medlemmer. 2 hytteeiere meldte seg ut av velet i 2012. 1 hytteeier har meldt seg ut av velet tidligere. 4 hytteeiere er fra tidligere registrert som ikke medlem, pga manglende betaling i årevis. 79 hytteeiere sto til rest med betalingen for 2013, og oppfattes derved som potensielle medlemmer. Pr 10.2.2013 hadde ytterligere 14, dvs. i alt 182 hytteeiere betalt kontingent for 2013. De gjenværende 65 hytteeierne har så langt ikke betalt medlemskontingent for 2013. Nytt eller fornyet medlemskap blir registrert når kontingent for 2013 blir betalt. Styret (valgperiode 2 år): Leder og kasserer Ketil Omberg Kolsås På valg Sekretær Hans Jørgen Mikkelsen Asker På valg Styremedlem Fridtjof Tjemsland Oslo På valg Styremedlem Viggo Henriksen Jar På valg Styremedlem, webredaktør Annemor Falla Oslo Ikke på valg Andre på valg: (valgperiode 1 år): Valgkomité Lars Bjørnstad Oslo På valg Ove Steinar Soltvedt Kolsås På valg Kjetil Gamre Oslo På valg Revisor Ulf Terje Olsen Drøbak På valg Grupper og komitéer mv: Styret oppfordrer alle som har interesse av å bidra i en eller flere av velets grupper og komitéer om til å ta kontakt med styret. Skirennkomité Fam. Berg Oslo Fam. Blikken / Halfdansen Asker Løype- og turstikomité Viggo Henriksen Høvik Harehoppkomité Bjørn Axel Gran (leder) Halden Steinar Schou Haslum Horst Vogel Rykkinn Ketil Omberg Kolsås 2 av 13
Aktivitetskalender Aktivitetskalender for Skarsdalen Vel Forslag til behandling på GF sendes styret innen 31.12. Styremøte 6: Arbeidsplan mot GF i mars Styremøte 1: Årsmeldinger, komitéer og budsjettskisse Innbetaling av Kontingent og veiavgift Okt Sep Nov Aug Des Jan Skarsdalen Vel Aktivitetskalender Juli Juni Mai Feb Mar Apr Styremøte 2: Innkalling til GF Generalforsamling Styremøte 3 GF referat på webside Påskeskirenn Styremøte 5 Styremøte 4 Eventuell sommeraktivitet Møte med veilaget 3.1 Møter Det har i perioden vært holdt 6 styremøter, 1 generalforsamling, 1 møte mellom styret og Veien Gulsvik Skaret BA (veilaget) samt 4 møter med grunneierne og Sørvestre Vassfaret vel (SVV) om løypekjøring. I tillegg har det vært mye kontakt via e-post og telefon, både i styret og med andre. 3.2 Løyper og stier Det har vært holdt 4 møter med grunneierne (J.E. Ve, K. Ekeren, O.B. Hilde) og Sørvestre Vassfaret Vel (SVV) om løypekjøring og etablering av løypelag. I tillegg har grunneiere / utbygger på Solheimseter deltatt. Vassfarfjellet Løypelag er opprettet med deltakere fra grunneierne og SVV og Solheimseter Vel. Olaf Elling Strømsodd fra SVV fungerer som leder. Interessen for et løypelag for bedre løypekvalitet, løypenett og forutsigbarhet i løypeprepareringen er undersøkt. Konklusjonen er at interessen er til stede, men den er ikke like god som tidligere antatt. Trolig vil flere melde seg når virkningene av løypelaget kan observeres. Det er nå mulig å tegne medlemskap i løypelaget. Det er søkt støtte hos ulike fond, og det er tildelt støtte fra Sparebank 1 Hallingdal på kr 50.000. Første fase i arbeidet har vært å forbedre kvaliteten på løypene i den nordlige delen av området der kun kjøring med snøscooter er aktuelt. Her er det etablert ny trasé i området Styrmannstjern. I neste sesong vil fokus være å forbedre kvalitet og forutsigbarhet på løypekjøringen i den sørlige delen, inkludert Solheimseter. 3 av 13
Videre er det bestilt utstyr for å forbedre løypekvaliteten i forhold til dagens snøscooterkvalitet. Det omfatter en komprimeringsmaskin og en sporsetter. Utstyret vil bli levert i februar 2013. Videre vil man forsøke å få støtte fra andre fond slik at løypetråkker kan bestilles. Her har løypelaget tilgang til en tråkkemaskin som Solheimseter har bestilt, men for å åpne for denne muligheten må trasébredden i Skarsdalen utbedres. Her må man først få på plass avtaler med samtlige grunneiere. Det vil trolig bli nødvendig med noe dugnadsvirksomhet i 2013 for å legge forholdene bedre til rette for tråkkemaskin. Nordpolstien fra Bjørnestien til Skarsetra, er ryddet og merket takk til dugnadsgjeng. 3.3 Fiske Styret har ikke registrert aktivitet i fiskegruppen i 2012, og oppfordrer ivrige fiskere til å melde seg. 3.4 Påskeskirenn Beretning for påskeskirennet 2012 står i vedlegg 3.4. Styret retter stor takk til skirennkomitéen og alle hjelpere, som gjennomførte et flott arrangement på vår faste skiarena på myra syd for Damtjern. Bra med deltakere og høy stemning. Neste påskeskirenn blir påskeaften, 30.3.2013. Det er plass til flere i skirennkomitéen. Styret håper derfor at flere kan melde seg til innsats for påskeskirennet. Det kreves litt innsats i påsken og påskeaften, ellers er det en relativ rolig gruppe. 3.5 Harehopp Avtalen med Karsten Ekeren om bruk av Harehopp for velets medlemmer fortsettes. På grunn av vannskade vinteren 2010-2011ble det gjort omfattende reparasjonsarbeider sommeren 2011 og 2012. Karsten Ekeren skaffet materialer, og familien Schmitt Gran sto for mye av arbeidet. Stor takk til dem for å ha satt koia i stand. Årsberetning fra Harehoppkomitéen i vedlegg 3.5 gir ytterligere omtale. 3.6 WEB-sidene Det har ikke vært noen større endringer på hjemmesiden i 2012. Etter at websiden ble revidert og modernisert i 2010 er tilbakemeldingene fra medlemmene positive og besøkstallet godt. Websiden støtter de nyeste nettleserne og er enkel å vedlikeholde. Styret arbeider løpende med forbedring av innholdet på websiden, og ser gjerne at medlemmene bidrar med innspill til innholdet. Bilder, tekst eller annet som passer å legge ut på websiden kan sendes til post@skarsdalenvel.net. 3.7 Turkart for Skarsdalen Det ble solgt 18 turkart i 2012, mot budsjettert 12. Så langt viser totalt kartsalg + inntekter fra annonser på kartet et overskudd på kr 26 450, dvs 36,5 % av produksjonsutgiftene. (Utgifter til porto og konvolutter for å sende kart til kjøperne er ikke med i dette overslaget). Styret har 130 kart på lager for salg, herav ca 80 brettet og ca 50 ubrettet. Kartsalget ligger i snitt på 10 20 i året. Lageret går derfor mot slutten i løpet av få år. Produksjon av nytt kart tar tid. Styret bør derfor undersøke mulighetene for nytt opplag eller ny produksjon til forslag for GF 2014. 4 av 13
3.8 Damtjernhallin renseanlegg Saken har vært en gjenganger i årevis, og har vært behandlet på GF flere ganger. GF 7.3.2012 drøftet saken, men fattet ikke noe vedtak. VA-komitéen for H11 og H12 har nedlagt et betydelig og prisverdig arbeid for å få utbygger til å utbedre og fullføre anlegget i samsvar med gitte utslippstillatelser. Et medlem av VA-komitéen orienterte om saken på styremøte 23.8.2012. Flå kommune startet tilsyn med anlegget i 2012, og ga 1.10.2012 ut en omfattende tilsynsrapport med vedlegg. Vedlegg 3.8 gjengir konklusjonene i rapporten. Rapporten med vedlegg ligger på velets nettside. I tillegg har styret på eget initiativ tatt 2 vannprøver, en ved det gamle anlegget ved 1000-meteren og en ved pumpestasjonen nedenfor. Prøvene viser at det gamle anlegget har et potensielt utslipp, tilsvarende tidligere registreringer. Styret har også registrert temmelig mye lukt fra anlegget og pumpestasjonen. Under sak 6.2.1 foreslår styret hvordan GF kan behandle saken. 3.9 Veier 3.9.1 Veiavtale Hovedveien fra Gulsvik og opp til Skarsdalen er viktigste sak for hyttefolket i dalen vår. Vedlikeholdet av og betalingen for veien var grunnen til at Skarsdalen i sin tid ble stiftet. Veiavtalen for perioden 2011 2012 bygger på tidligere opplegg med hovedvei og 3 sideveier. Alle andre veier i Skarsdalen er utenfor avtalen. Veiavtalen gjelder mellom Skarsdalen vel og Veien Gulsvik Skaret BA (veilaget). Styret fremmet til GF 2010 og GF 2012 flere forslag til retningslinjer for en ny og mer omfattende veiavtale. Forslagene ble heftig debattert, men ingen av dem ble vedtatt. Det innebærer at veiavtalen som i utgangspunktet gjaldt ut 2012 gjelder videre til den blir reforhandlet eller sagt opp. Styret deltok på årsmøte i veilaget 20. mars 2012. Her gjorde styret det helt klart for veilaget at det må oppfylle sin del av veiavtalen, blant annet ved å sende inn regnskap og å innbetale både tømmeravgift for utkjøring av tømmer og transportavgift ved salg av hyttetomter. Det er ikke aktuelt for styret å gå inn i reforhandling av veiavtalen før veilaget har etterkommet disse kravene. Styret nevnte også at det er stigende interesse på generalforsamlingen i velet for å opprette et veilag etter veilovens 55, spesielt dersom veilaget ikke oppfyller sin del av veiavtalen. I e-post 18.4.2012 opplyste veilaget at det ikke klarer å innfri sine forpliktelser i forbindelse med utgifter til veien. Veilaget ba derfor om at fastavgiften økes fra kr 1500 til kr 1800 pr år innenfor gjeldende veiavtale og gjeldende fra neste sesong. Til dette svarte styret med e-post 22. mai 2012: Vi må holde oss til gjeldende veiavtale. Årsavgiften er fastlagt i veiavtalen. Avgiftsøkning innebærer derfor reforhandling av avtalen. Før slik forhandling kan komme i gang må veilaget følge opp sin del av avtalen med innsending av detaljert regnskap og innbetaling av tømmeravgifter og transportavgifter. Dessuten må behovet for avgiftsøkning dokumenteres med tall fra regnskap 2011 og så langt det er mulig fra 2012. Når dette er gjort, kan velstyret gå løs på saken. Vedlegg til e-posten gjorde mer utførlig rede for styrets krav. Etter dette har styret bare fått en kort melding om at veilaget skal se på saken, så langt uten merkbar oppfølging fra veilaget. Under sak 6.2.2 foreslår styret hvordan GF kan behandle saken. Veiavtalen kan hentes her: http://www.skarsdalenvel.net/files/news32/veiavtale2011_2012.pdf. 5 av 13
3.9.2 Plikt til å betale veiavgift To tidligere velmedlemmer meldte seg ut i 2012. De nekter å betale veiavgiften på kr 1 500, og viser til at den er forankret i veiavtalen som gjelder mellom velet og grunneiernes veilag. De mener derfor at avgiften ikke gjelder hytteeiere som ikke er medlem av velet. Veilaget har bedt om velstyrets synspunkter. Styret er enstemmig på at alle som bruker veien skal betale for bruken. Styret har også forelagt spørsmålet for Hytteforbundets jurist. Han er enig i at den inngåtte veiavtalen ikke binder de hytteeierne som velger å stå utenfor velforeningen. De plikter likevel å delta i utgiftene til veivedlikehold dersom de ikke har en uttrykkelig avtale om noe annet. Styret konkluderer ut fra dette med at avgift for bruken av veien skal betales av alle brukere. Veiavtalen mellom velet og veilaget innebærer at velmedlemmer får kr 500 i rabatt på årsavgiften. De betaler p.t. kr 1 500 pr år, mens ikke-medlemmer betaler kr 500 i tillegg. Ingen hytteeier kan derfor komme unna å betale årsavgiften, selv ikke ved å melde seg ut av velet. 3.9.3 Forholdet til veiloven 54 og 55 De senere års generalforsamlinger, senest 2012, har i forbindelse med veiavtale drøftet forholdet til veilovens bestemmelser om veilag. Det er blant annet blitt påstått at disse bestemmelsene er obligatoriske, og at også hyttefolket i Skarsdalen må følge disse. Blant annet ved at grunneiernes veilag må utvides til også å omfatte hytteeierne. Til dette har styret svart at Vegdirektoratet på forespørsel tidligere har opplyst at veilovens bestemmelser i 54 og 55 er frivillig løsning som kan brukes hvis partene ikke har avtalt en annen ordning. Den ordningen vi har i Skarsdalen med veiavtale mellom grunneierne og hytteeierne var ansett som god nok. På bakgrunn av heftigheten i engasjementet på GF 7.3.2012 har styret nok en gang fått klarlagt formalitetene i spørsmålet, denne gang fra Hytteforbundets jurist. Han opplyser: Både veiloven 54 om fordeling av utgifter (og eventuelt dugnad) til vedlikehold av privat vei, og veiloven 55 er fravikelige, hvilket betyr at man kan inngå andre avtaler. Dette fremgår uttrykkelig av de to lovparagrafene. I 54 heter det i i første ledd: "Det blir med dette ikkje gjort endring i rettar som måtte vere vunne, eller i føresegner som elles måtte vere gitt for vedlikehald av vegen." I 55 heter det i siste ledd: "Det som er bestemt i paragrafen her om den einskilde sine rettar og pliktar, gjeld og om ansvaret for drifta av vegen ligg i eit sameige, andelslag eller er skipa på annan måte" Av dette følger det at loven er basert på at driften av vegen kan være ordnet på en annen måte enn et slikt veglag som loven gir anvisning på. Som det heter i kommentarutgaven til loven: Denne organisasjonsform (veglag som bestemt i 55) passer for de aller fleste vegfellesskap hvor vegen drives i samvirke mellom brukerne. Annen organisasjonsform forrykker f. eks. ikke brukernes plikt til å betale veiavgift. Under sak 6.2.3 foreslår styret hvordan GF kan behandle saken. Sak 4 Regnskap for 2012 Regnskapet for 2012 viser et overskudd på kr 24 183,57, mot budsjettert underskudd på kr 5 900. Inntektene ble litt lavere enn budsjettert, men utgiftene ble bare på litt over halvparten av budsjettert. Lavere inntekter skyldes blant annet lavere kontingentinnbetaling enn budsjettert. Det ble delvis kompensert med høyere kartsalg. Lavere utgifter skyldes for det meste at velets utbetalte bidrag til løypekjøring var kr 15 000 mindre enn budsjettert, og at det ikke ble betalt noe tilskudd til gruppene, samt at skirennkomitéen ikke har bedt om refusjon av utgifter (Det kommer på 2013-regnskapet). Det har ellers vært lavere utgifter enn budsjettert på alle utgiftspostene. Regnskapet står i vedlegg 4.1. Betalingsvarsel sendes som en fakturaside på e-post. Medlemmer som styret ikke har registrert e- postadresse på får fakturaen i brevpost. Det er derfor viktig at alle ser over alle sidene i informasjonen 6 av 13
styret sender ut. Betalingsrestansene gir styret mye ekstra arbeid og påfører velet ekstra utgifter. Det innkreves derfor purregebyr på kr 50 for betaling etter tidsfristen. Manglende kontingentbetaling fører til at medlemskapet i velet opphører. Forslag til vedtak: GF vedtar regnskapet som velets regnskap for 2012. Sak 5 Kontingent for 2014 og budsjett for 2013 Budsjettforslaget for 2013 viser et underskudd på kr 19 000, mot et overskudd på kr 24 183 på regnskapet for 2012. Den store utgiftsposten er løypekjøring med kr 40 000. Dette har vært en maksramme i flere år, men utbetalingen har vært mindre. Grunnen er at velet ikke har oppnådd å få til en løypeavtale med grunneierne. Siden Vassfarfjellet løypelag nå er opprettet foreslår styret at velets bidrag til løypekjøring går dit, på ny konto 231. Konto 230 Løypekjøring uten avtale settes etter dette til 0. Styret bør sikte mot å få til en løypeavtale med Vassfarfjellet løypelag i 2013. Selv om kontingenten ble øket fra kr 200 til 300 går budsjettforslaget med underskudd. Budsjettforslaget står i vedlegg 5.1. Forslag til vedtak: GF vedtar styrets forslag til budsjett for 2013 og uforandret medlemskontingent for 2014 på kr 300, med tillegg av purregebyr på kr 50 for betaling etter forfall. Sak 6 Innkomne forslag 6.1 Innkomne forslag fra medlemmer Styret har ikke mottatt noen forslag fra medlemmer innen fristen 31.12.2012. 6.2 Forslag fra styret 6.2.1 Damtjernhallin renseanlegg Styret viser til omtalen av saken i pkt 3.8 og vedlegg 3.8. Styret tar tilsynsrapporten med vedlegg til etterretning, og forutsetter at den gir tilstrekkelig grunnlag for at utbygger Vassfarfjellet Hytteutvikling AS skal utbedre og fullføre renseanlegget i samsvar med utslippstillatelsene fra 15.8.1991 og 29.6.2006. Det nye styret bør følge med på utviklingen ut fra de gitte tidsfristene for arbeidene, i første omgang ved å drøfte saken på møte med kommunen i løpet av første halvår 2013. Styret foreslår at generalforsamlingen tar dette til etterretning. 6.2.2 Veiavtale Styret viser til omtale av saken under pkt 3.9.1. Veiavtale. Ut fra dette finner styret at det ikke er grunnlag for å fremme noe forslag om ny veiavtale. Uansett må veilaget oppfylle sin del av veiavtalen før eventuell reforhandling kan komme i gang. Veiavtalen for perioden 2011-2012 gjelder videre til den blir reforhandlet eller sagt opp. Eventuelle forslag om å ta saken opp igjen på GF 2014 må fremmes til styret innen 31.12.2013, jf vedtektene 5. Styret foreslår at generalforsamlingen tar dette til etterretning. 6.2.3 Forholdet til veiloven 54 og 55 Styret viser til omtale av saken under pkt 3.9.3. Styret ser at Hytteforbundets redegjørelse av de formelle sidene ved saken bekrefter de opplysningene Vegdirektoratet tidligere har gitt til styret. Ut fra dette ser styret ingen grunn til å forfølge saken videre. Styret foreslår at generalforsamlingen tar dette til etterretning. 7 av 13
Sak 7 Valg i henhold til vedtektene Vedtektene 3: Foreningen ledes av et styre på 5 medlemmer. Foreningen velger leder og 4 styremedlemmer for 2 år, samt revisor for 1 år. Styret konstituerer seg selv. Vedtektene 7: Generalforsamlingen velger valgkomité, som har som oppgave å innstille til neste års generalforsamling, leder og styremedlemmer som er på valg. Medlemmer på valg (forslag meldes til valgkomitéen ved Lars Bjørnstad, tlf 915 48 340): Til styret: Styrets leder Ketil Omberg er på valg og stiller til gjenvalg. Styremedlemmene Hans Jørgen Mikkelsen, Viggo Henriksen og Fridtjov Tjemsland er på valg og stiller ikke til gjenvalg. May Helen Reppe og Daniel Berg stiller til valg som nye styremedlemmer. Revisor: Ulf Terje Olsen stiller til gjenvalg som revisor. Til valgkomitéen: 1) Hans Jørgen Mikkelsen (ny) 2) Viggo Henriksen (ny) 3) Fridtjov Tjemsland (ny) ØNSKET TILBAKEMELDING OM EIERSKIFTE: Det er nødvendig at medlemslisten til velet er løpende oppdatert. Styret bruker gårdsnummer (Gnr), bruksnummer (Bnr) og festenummer (Fnr) som entydig identifikasjon av den enkelte eiendom. Styret bør få bedre informasjon ved eier- og adresseskifte, herunder e-postadresse, og oppfordrer alle hytteeiere til å melde fra til både velstyret og veilaget om både gammel og ny eier ved slikt skifte. Medlemsopplysninger kan gis med skjemaet nedenfor: Skjema for å melde inn medlemsopplysninger til styret Eiendom Gnr: Bnr: Fnr: Eier Gammel eier Ny eier Etternavn Fornavn Gateadresse Postnr. Poststed E-postadresse Telefon Skjemaet sendes til post@skarsdalenvel.net 8 av 13
VEDLEGG 3.4 BERETNING FRA SKIRENNKOMITÉEN Påskeskirennet i Skarsdalen 2012 Påsken i år kunne vi igjen arrangere Skarsdalensrennet nede ved Damtjern. Etter mye mildvær var vi spent da vi dro på befaring men til vår glede var det mye mer snø enn fryktet. Forholdene var veldig gode for å arrangere nede på myra igjen etter fjorårets vandring i fjellene. Været var igjen på vår side med lett snøvær dagene før rennet og glitrende sol påskeaften. Når så Karsten Ekeren fikk kjørt opp spor dagene før og om morgenen påskeaften lå alt til rette for en flott skifest for store og små. Antall deltagere var i år 43, og det anslås at det var i overkant av 100 personer til stede. Stemningen var som vanlig svært god med solid heiagjeng, pølsegrilling, fanfare og, til alles begeistring, et uvanlig stort Skarsdalen Snerk og Rust som i år telte 14 musikanter. Aldersfordelingen var litt annerledes i år enn tidligere med 14 deltagere i klassen 0-5 år, kun 3 i klassen 6-8 år, 15 i klassen 9-15 år og så mange som 11 i klassen 16+. Etter rennet fikk som vanlig alle saft og sjokolade samt gullmedalje til slutt. Nytt for i år var et flott hopprenn etter avslutningen av skirennet. Deltagelsen var bra og innsatsen helt topp. Vi fikk sett mange flotte og uvanlige hopp, deriblant forsøk på hel og halv rotasjon, hopp uten ski, snikangrep på juryen og dramatiske fall. Den flotte dagen ble avsluttet med sjokoladefest til stor glede for de mest utholdende. Arrangementskomiteen kunne til slutt sette seg noen timer i solveggen og fornøyd oppsummere dagen samt konstatere at en god rødfarge var opparbeidet. Daniel Berg VEDLEGG 3.5 ÅRSBERETNING FRA HAREHOPPGRUPPEN Harehopp eies av Karsten Ekeren og står ulåst og er åpen for alle turgåere. Hytteboka viser at koia er godt besøkt når den er åpen (ikke nødvendigvis åpen i perioder om vinteren når snø og is sperrer inngangen). Den dekker et viktig behov for et enkelt utfartssted inne på vidda. I 2008 ble Harehoppgruppen opprettet, som står for driften av Harehopp sammen med Karsten Ekeren. Siden 2008 har gruppen bestått av Bjørn Axel Gran (koiesjef), Horst Vogel, Steinar Schou og Ketil Omberg (Styrets kontakt i gruppen). I tillegg har informasjon blitt formidlet til Steinar Steinarsson (grunneierlag) ved behov. Vinteren 2011-12 var Harehopp åpen, men et kaldt krypinn. Dette på grunn av vannskadene i vindplater og isolasjon siden vinteren 2010-11, samt det faktum at dør var vanskelig å lukke og steinmuren åpen. Sommeren 2012 ble det utført større reparasjonsarbeid. Mens det fortsatt lå snø sørget Karsten for at nye vindplater, isolasjon og materialer ble kjørt opp. Så fort det ble bart ute ble alt vått fjernet og gulvet tatt opp og lagt til tørk. Deretter ble gulvet bygd opp på nytt, isolert og gulvbordene skrudd tilbake på plass. Utvendig ble muren under hytta igjen tettet og låsen i døra justert slik at den igjen kunne lukkes. Arbeidet ble i hovedsak utført av Harehoppgruppa, men en spesiell honnør skal gis til Olav Schmitt Gran som stilte opp flere lørdager. I 2012 har det ikke vært noen felles dugnad ut over dette. Gjenstående arbeid er å ferdigstille gulvet i boden. Resultatet er at Harehopp igjen er i god stand og mye brukt selv om ikke alle skriver i hytteboka. Dette har også satt sine spor på lageret av ved og enkelte turgåere har sågar etterlyst at det blir fylt opp og at de savner utstyr. I utgangspunktet oppfordres alle til både å ta med opptenningsved og fyrstikker selv, men Karsten har også etterfylt med ved. I jula og over nyttår 2013 sørget han også for at det ble kjørt skiløyper forbi Harehopp. På nyttårsaften var snøfonna foran døra på vel 2 meter, men ved hjelp av spade var det fortsatt mulig å komme seg inn i koia. Således er Harehopp igjen til bruk som nødbu og krypinn for turgåere. Bjørn Axel Gran 9 av 13
VEDLEGG 3.8 DAMTJERNHALLIN RENSEANLEGG Saken har vært en gjenganger i årevis, og har blitt behandlet på GF flere ganger, senest på GF 7.3.2012. Bakgrunnen er lokal forurensning med både lukt og sigevann fra anlegget. På bakgrunn av en bekymringsmelding fra en hytteeier i området kom kommunen i gang med tilsyn med anlegget i 2012. Kommunens tilsynsrapport av 1.10 2012 med en rekke vedlegg konkluderer slik: Eier og driver av anlegget har vært positiv til dette tilsynet og har medvirket på en bra måte. Anlegget har blitt driftet på en grei måte selv om det i dette tilsynet er avdekket en del mangler og forbedringsområder. Selv om det er tegn på at det har vært noe utslag fra filteret og overløp fra pumpestasjoner har det ikke skjedd hendelser som har medført store forurensninger. Det er gitt utslippstillatelser som dekker opp det som til nå er bygget av hytter i området (med god margin). Det er imidlertid for mange hytter tilkoblet anlegget i forhold til det som er bygget. Filteret Il er godkjent for 45 hytter, mens det nå er tilkoblet 52 hytter. Det er dermed noe for høy belastning på det eksisterende anlegget som igjen kan ha ført til uheldige utslipp til terreng. Filteranlegget som skulle vært etablert før hytter fra H22 ble tilkoblet er ikke fullført. Videre er ikke filtermediet i filterflaten for H11 og H12 byttet slik utslippstillatelsen satte som vilkår. Avskjærende grøft for overvann fra terrenget oppstrøms filterflatene syns å være for liten (for grunn) slik at overvann mest sannsynlig påvirker filteret og dermed reduserer renseeffekten. Etter at filteranleggene er utbygget i tråd med utslippstillatelser bør disse tilsåes slik at de ikke fremstår som store sår i terrenget. Noen av pumpestasjonene må kompletteres med tilfredsstillende alarm og anlegg for nødoverløp (tett tank med alarm og/eller infiltrasjonsanlegg). Det må etableres et prøvetakingsprogram både for nærområdet (filteranlegget) og for resipienten. Det må etableres et enkelt internkontrollsystem med rutiner tilpasset anlegget. Det bør i dette systemet legges opp til noe hyppigere tilsyn med enkelte deler av anlegget. Driftsjournalen må kompletteres slik at den blir i tråd med vilkår gitt i utslippstillatelsen. Det må i samråd med kommunen etableres et system for regelmessig (årlig) rapportering fra anlegget. Det foreslås følgende tidsfrister for utbedringer: Område Utbedringer Tidsfrist Filter 12 Filteret I 2 må etableres i tråd med utslippstillatelsen for hytter 01.07.2013 fra H22. Belastning på filter I 1 må føres over til dette filteret. Filter I 1 Filter I 1 må utbedres i tråd med vilkår 2 i 01.07.2013 utslippstillatelsen. Avskjærende grøft Utbedres slik at overflatevann drenes vekk fra 01.11.2012 anlegget og at det ikke påvirker filteret. Oppussing Området dekkes med matjord og tilsåes 01.10.2013 Pumpestasjoner Alle pumpestasjoner må utstyres med alarm samt system for å 01.10.2013 ta imot nødoverløp (tett tank med alarm eller infiltrasjonsanlegg). Prøvetakingsprogram Utarbeides i samråd med kommunen. 01.12.2012 for anlegget Godkjennes av kommunen. Prøvetakingsprogram Utarbeides i samråd med grunneier for det andre renseanlegget 01.12.2012 for resipienten i området og kommunen. Godkjennes av kommunen. Internkontroll og Det utarbeides et enkelt internkontrollsystem for drift av anlegget. 01.12.2012 driftsjournal Driftsjournal kompletteres. Mal for årlig rapportering Utarbeides i samråd med kommunen. 01.12.2012 10 av 13
VEDLEGG 4.1 REGNSKAP FOR 2012 11 av 13
VEDLEGG 4.2 REVISJONSBERETNING 12 av 13
VEDLEGG 5.1 BUDSJETTFORSLAG FOR 2013 Budsjett 2013 Regnskap 2012 Konto Post Antall Stk. pris Beløp Antall Stk. pris Beløp B 2012 RESULTAT -19 000 24 183,57-5 900 100 INNTEKTER 64 500 60 341,07 63 100 110 Kontingent for i år (Restanser fra i fjor) 30 310 9 300 27 202 5 450,00 8 000 111 Kontingent for neste år (Betales om høsten) 170 300 51 000 168 300 50 250,00 51 000 112 Medlemskontingent for senere år 0 300 0 0 300 0,00 900 120 Salg turkart 16 250 4 000 18 250 4 500,00 3 000 130 Renteinntekter 200 141,07 200 150 Sponsorinntekter 0 0,00 0 200 UTGIFTER 83 500 36 157,50 69 000 201 Porto for utsending til medlemmene 1 500 1 140,00 1 500 202 Kopiering for utsending til medl. 0 0,00 0 203 Kontorutgifter (Konvolutter mv.) 400 0,00 400 204 Finansutgifter (Kontogebyr mv.) 100 0,00 100 205 Utgifter til generalforsamling og styremøter 4 000 0,00 2 500 206 Reiseutgifter 10 000 0,00 1 500 221 Abonnement og medlemsskap 4 500 3 855,00 4 000 225 Nettside 6 000 3 287,50 4 000 230 Løypekjøring uten avtale årets sesong 0 25 000,00 40 000 231 Tilskudd til Vassfarfjellet løypelag 40 000 232 Skilting av stier og løyper 5 000 0,00 5 000 235 Påskeskirenn 6 000 0,00 4 000 260 Bidrag til komitéene (inkl. drift Harehopp) 5 000 1 875,00 5 000 261 Harehopp: Årsavgift etter avtale med eier 1 000 1 000,00 1 000 300 DNB konto 0530 58 36143 310 Saldo pr 1.1.2013 114 490,11 90 306,54 320 Resultat 2013-19 000,00 24 183,57 330 Saldo pr 31.12.2013 95 490,11 114 490,11 Postmerknader 110 Restanser fra fjoråret. Stykkprisen reflekterer at mange ikke betaler det vedtektsvestete purregebyret på kr 50. 111 Kontingent for kommende regnskapsår, dvs ordinær innbetaling om høsten. 112 Kontingent som er betalt mer enn 1 gang pr år, og som derved er på forskudd. Sporadiske tilfeller av dette. 130 Renteinntekten er lav på foreningskonto. Høyere rente krever personlig konto, noe som ikke er aktuelt for velet. 150 Det budsjetteres ikke med sponsorinntekt i år. Inntekten på kr 5 000 i 2010 antas som engangstilfelle foreløpig. 201 Dekker noe utsending med papirpost. Tilsvarende for post 203. Styret savner e-postadresse til ca 60 hytteeiere. 205 Tar høyde for eventuelle utgifter i år. Tilsvarende for post 206 206 Reiseutgifter til møter med kommunen, veilaget, løypelaget mv. Øket for å fange opp reiser som tidligere ikke har blitt fakturert. 221 Hallingdølen og Norges hytteforbund. Fanger opp en viss økning i abonnementsprisene. 225 Dekker faste utgifter til programleverandør samt nødvendig teknisk bistand. 230 Satt til 0, velets bidrag til løypekjøring kanaliseres til det nye Vassfarfjellet løypelag, konto 231. 231 Ny konto for velets bidrag til det nye Vassfarfjellet løypelag. Maks ramme. 232 Dekker eventuell supplering av skiltingen og reparasjon av skadete skilt. 235 Premier mv. Tar høyde for flere deltakere og tilhørende kostnadsøkning, samt at 2012-utgiftene faktureres i år. 260 Fiskegruppen, løype- og turstigruppen og Harehopp-gruppen (drift og vedlikehold). 261 Årsavgift kr 1000 etter bruks- og vedlikeholdsavtale mellom velet og eieren av Harehopp. 13 av 13