VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON RAMMEAVTALE HOTELL- OG KONFERANSETJENESTER 1. Oppdragsgivers behov Rammeavtalen for hotell- og konferansetjenester skal sikre oppdragsgiver nødvendig kapasitet og god kvalitet for overnattinger i forbindelse med de ansattes tjenestereiser, og i forbindelse med gjennomføringen av konferanser, kurs og dagsmøter. Gjennom avtalen skal leverandøren bidra til en kontinuerlig utvikling av rasjonelle, miljøvennlige og kosteffektive hotell- og konferansetjenester, slik at ressursbruk, pris og kvalitet til enhver tid gir det beste totalresultat. Oppdragsgiver ønsker å inngå avtaler som sikrer god kvalitet og kapasitet. 2. Oppdraget omfatter Del I) Hotellovernatting m/frokost Overnattingen skal beregnes for en person i standard dobbelt rom av alminnelig god størrelse med standard komfort og kvalitet med vekt på funksjonelle praktiske og tidsriktige løsninger. Bad av alminnelig god størrelse skal være utstyrt med dusj eller badekar og toalett. Videre skal det være utstyrt med såpe, håndklær og hårføner. Rommene skal være utstyrt med TV, trådløst internett, skrivebord og en lenestol til avslapping. Standardrommene skal være utstyrt med en seng på minimum 150 cm. Oppdragsgiver skal alltid ha standard rom dersom dette er tilgjengelig. Ved ledig kapasitet skal rommet oppgraderes til høyere standard, uten tillegg i prisen. Del II) Dagpakke konferansepakke Dagpakke skal bestå av følgende: Leie av konferanserom med standard teknisk utstyr. Med standard teknisk utstyr menes AV utstyr, prosjektor, internettilgang, lyd/mikrofonanlegg og teleslynge. Vann, kaffe og te tilgjengelig under hele konferansen 2 kaffepauser, hvorav en med frukt, og den andre med kake. 2 retters lunsj eller lunsjbuffet med mineralvann og kaffe. Del III) Konferansepakke med overnatting Konferanse med overnatting skal bestå av overnatting i standard dobbelt rom, jfr. kravene i del 1 over. Et slikt arrangement skal inneholde følgende: Dag 1) To kaffepauser, hvorav en med frukt, og den andre med kake, lunsj(som beskrevet i Del II over), 3 retters middag med mineralvann og kaffe, overnatting Dag 2) Frokost, lunsj som beskrevet i del II
Leie av møterom med standard teknisk utstyr, som beskrevet i del II, begge dager Vann, kaffe og te tilgjengelig under hele konferansen For konferanser/dagsmøter forventer oppdragsgiver profesjonell oppfølging fra hotellet i forbindelse med den praktiske gjennomføringen av de ulike arrangementer. Sjøfarsdirektoratet krever at vi får en kontaktperson som vi kan rette alle henvendelser til vedrørende et arrangement, herunder blant annet bistand til teknisk utstyr, koordinering av lunsj, middag og kaffepauser og eventuelle utflukter. 3. Krav til lokasjoner 3.1 Krav til beliggenhet Det kreves at sentrumshotellene som tilbys har en beliggenhet innen en radius på 1,5 km fra Sjøfartsdirektoratets ulike kontorsteder på de enkelte lokasjoner/byer. Flyplasshotellene skal ligge i gangavstand fra den aktuelle flyplassens terminalbyggning, eller det skal være etablert fast transportordning mellom terminalbygget og hotellet. Avstanden mellom terminalbygget og hotellet skal uansett ikke utgjøre mer en 6 km. 3.2 Ønskede lokasjoner for hotellovernatting Det skal tilbys hotellovernatting på følgende lokasjoner: Haugesund, sentrumshotell Oslo, sentrumshotell Gardermoen,flyplasshotell Trondheim, sentrumshotell Trondheim, Værnes flyplasshotell Bodø, sentrumshotell Tromsø, sentrumshotell Kristiansand, sentrumshotell Hammerfest, sentrumshotell Ålesund, sentrumshotell Bergen, sentrumshotell Stavanger, sentrumshotell
3.3 Konferanser 3.3.1 Krav til kapasitet og ønskede lokasjoner for konferanser De fleste konferanser gjennomføres som en 2 dagers konferanse med overnatting, men dagpakke-konferanser blir også benyttet. Minimumskrav til kapasitet for konferansehotellene på de ulike lokasjonene er angitt i tabellen nedenfor. Av samme tabell fremgår også hvilke lokasjoner direktoratet ønsker tilbud på konferansehotell. Lokasjon Minimumskrav til kapasitet (antall deltakere) Konferanserom Grupperom Haugesund, sentrumshotell Oslo, sentrumshotell Gardermoen,flyplasshotell Trondheim, sentrumshotell Trondheim, Værnes flyplasshotell Bergen, sentrumshotell Stavanger, sentrumshotell 400 i ing 50 i 50 i 3.4 Universell utforming: Tilgjengelighet til bygninger og uteområder, samt tilrettelegging i bygningene, er avgjørende for at personer med funksjonsnedsettelser kan delta i samfunnet på lik linje med andre. Oppdragsgiver legger her vekt på hotellenes tilrettelegging for kunder med ulike funksjonshemninger både i fellesarealene og i konferanse- og overnattingsrom. Det er et krav at hotellene kan tilby rom som er tilpasset henholdsvis allergikere og
funksjonshemmede. Disse rommene må oppfylle Norges Handikapforbunds kvalitetskrav til hotellrom. Norges Handikapforbunds kvalitetskrav til hotellrom Trinnfri adkomst rom, bad og terrasse Passasjebredde dør 0,86 m (10 M-dør) Gang minimum 1,6 m bred for å kunne svinge inn på badet med rullestol Snuplass på rommet 1,6 x 1,6 m ved seng og vindu Fast underlag, f eks parkett Sengehøyde og WC-høyde 0,5 m Seng og nattbord som kan flyttes Telefon og lysbrytere ved sengen. Stikkontakter og brytere 0,9 1,1 m over gulv Vindu som kan åpnes fra rullestol, vridere 0,9 1,1 m over gulv
4. Priser 4.1 Generelt om priser Oppdragsgiver ønsker å oppnå en avtale om faste priser for de tjenester som er spesifisert i denne kravspesifikasjonen. Prisene skal være inklusive alle kostnader og avgifter, herunder merverdiavgift. Det godtas ingen form for gebyrer. Dersom Leverandøren i perioder har gunstigere tilbud enn de avtalte prisene, skal de gunstigere prisene også gjelde for Kunden. Sjøfartsdirektoratet skal ha 30 dagers betalingsfrist inkludert i prisene. Kvalifiserte leverandører som kan tilby flere kvalifiserte hotell på samme lokasjon står fritt til å gjøre dette så lenge prisen på den enkelte lokasjon er lik for samtlige hoteller som tilbys. Det er således kun adgang til å tilby flere kvalifiserte hoteller på samme lokasjon til samme pris. Det er ikke adgang til å tilby flere kvalifiserte hoteller til ulike priser på samme lokasjon. 4.2 Hotellovernatting Prisene for de hotellene som tilbys skal oppgis i pris- og kapasitetsskjemaet, jfr. Vedlegg 2.til konkurransegrunnlaget. Prisene skal oppgis for en person i dobbeltrom. pr døgn i NOK inkl. mva, og frokost skal være inkludert. 4.3 Dagpakke konferanse Prisene for de hotellene som tilbys skal oppgis i pris- og kapasitetsskjemaet, jfr. Vedlegg 2 til konkurransegrunnlaget. Prisene skal oppgis pr. person i NOK inkl. mva. 4.4 Konferansepakke med overnatting Prisene for de hotellene som tilbys skal oppgis i pris- og kapasitetsskjemaet, jfr. Vedlegg 2 til konkurransegrunnlaget. Prisene skal oppgis pr. person i NOK inkl. mva.
5. Leverandørens løsning for bestilling Leverandøren må kunne tilby bestilling via e-post, pr tlf og bedriftsinnloggingsmulighet via hotellets nettside. 6. Fakturering Leverandøren må kunne tilfredsstille de krav som blir stilt til e-handel og må kunne levere elektronisk faktura til DFØs fakturamottak på Elektronisk handelsformat (EHF), fastsatt av Fornyings-, administrasjons- og kirkedepartementet. Se http://www.anskaffelser.no/e-handel og DFØs krav til elektronisk faktura og kommunikasjonsmetode, på http://www.dfo.no/no/tjenester/elektroniskfakturabehandling/. Faktura skal minimum inneholde oppdragsgivers navn og adresse, navn på de besøkende, samt hvilket hotell og periode oppholdet gjelder for. Servering og eventuelle andre uttak av tjenester skal også spesifiseres. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avvise og returnere faktura uten tilstrekkelige opplysninger. Elektronisk faktura sendes til fakturamottak@sjofartsdir.no.