Flere endringer i bokføringsreglene I juni kom en ny forskrift som medfører omfattende endringer i bokføringsforskriften. Endringene angår alle bokføringspliktige. Rådgiver regnskap Ingjerd Moen, Revisorforeningen Krav til spesifisering av merverdiavgift Det er nå presisert at inngående og utgående merverdiavgift skal kunne spesifiseres pr. transaksjon i kontospesifikasjonen. Kravene til spesifikasjon av merverdiavgift er endret slik at det nå er tilstrekkelig at den kun viser grunnlaget for inngående og utgående avgift. Dette skal vises pr. termin og spesifikasjonen skal vise beløp pr. konto og totalt. Eventuelle forskjeller mellom beregnet grunnlag i henhold til kontospesifikasjonen og innberettet avgiftsgrunnlag skal vises i spesifikasjonen, spesifisert pr. transaksjon for hver avgiftssats. Angivelse av motpart i kundeog leverandørspesifikasjon Fra før foreligger et krav om å spesifisere motpart i den bokføringspliktiges kunde- og leverandørspesifikasjon ved kontante salg og kjøp når vederlaget utgjør mer enn kr 40 000 inklusive mva. Det er nå presisert at dette gjelder kun når det betales med kontanter, dvs. i motsetning til betaling med betalingskort. Det gjelder også når varen eller tjenesten er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse, med unntak for de tilfellene hvor det ikke er krav om å angi kjøper i salgsdokumentet. Se omtale av unntaket i neste punkt. Bokføringspliktige som i hovedsak selger kontant, har, som et alternativ til å utarbeide kundespesifikasjon, anledning til å spesifisere kontantsalg ved å fremlegge kopier av salgsdokumentasjonen ordnet pr. kunde. Av praktiske hensyn har denne gruppen fått anledning til å spesifisere unntaksvise kredittsalg på samme måte. Tilfeldige kjøp og salg kan spesifiseres på henholdsvis felles leverandørkonto og felles kundekonto med relevante identifikasjonskoder slik at opplysningsplikten kan ivaretas. For bokføringspliktige med mange og tilfeldige kunder kan det være upraktisk og til dels arbeidskrevende med egen spesifikasjon for hver kunde. Det samme antas å gjelde når den bokføringspliktige har kjøp fra mange tilfeldige eller sporadiske leverandører. Unntaksbestemmelsen tar sikte på tilfeller med betydelig omfang, dvs. når utarbeidelse av særskilte spesifikasjoner er særlig arbeidskrevende, og den kun er ment å gjelde for bokføringspliktige som har etablert systemer og gode kontrollrutiner for oppfølging av fordringer og gjeld som føres på felles konto. Angivelse av kjøper i salgsog kjøpsdokument Selger trenger ikke å angi kjøper ved kontantsalg fra detaljist. Dette gjelder likevel ikke når kjøper er bokføringspliktig, herunder når en ansatt kjøper BETALINGSKORT: Kravet til angivelse av kjøper gjelder bare når det ikke er betalt med den bokføringspliktiges betalingskort. på vegne av sin bokføringspliktige arbeidsgiver, og varen eller tjenesten er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse, og vederlaget er over kr 1000 inklusive merverdiavgift eller hvor kjøpet gjelder drivstoff til bruk i person- eller varetransport. Det som her er nytt, er grensen på kr 1000 og presiseringen om ansattes kjøp på vegne av sin bokføringspliktige arbeidsgiver. Dersom man ikke blir pliktig til å påføre kjøpers navn på Side 22 > 03:2013
DATERING: Salgsdokument som utstedes innen de femten første virkedager i måneden, kan angi siste dato i foregående måned som dokumentasjonsdato, forutsatt at varen eller tjenesten er levert på dette tidspunktet. salgsdokumentet, plikter man heller ikke å påføre dette i kundereskontro, jf. over. For en bokføringspliktig kjøper skal kjøpsdokumentasjonen i tillegg inneholde angivelse av kjøper når vederlaget overstiger kr 1000 inklusive merverdiavgift. Tilleggskravet har betydning for den bokføringspliktiges kontantkjøp til andre formål enn der varen eller tjenesten er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse. Kravet til angivelse av kjøper er lempet her ved at det kun gjelder når det ikke er betalt med den bokføringspliktiges betalingskort. Når kjøper ikke er angitt etter gitte unntak, skal formålet med eller bruksområdet for varene og tjenestene klart fremgå av dokumentasjonen. Bokføringsstandardstyret presiserer at dersom dokumentasjonen på forhånd inneholder tilstrekkelig informasjon til at formålet/bruksområdet må forstås, trenger den bokføringspliktige ikke å påføre ytterligere opplysninger, etter deres mening. De nevner som eksempel: En kvittering på kjøp av kopipapir trenger ingen forklaring. Det gjør derimot en regning som spesifiserer kjøp av mat. Dokumentasjonen skal dateres og signeres. Dokumentasjon av kjøp som er lagt ut av en ansatt i den bokføringspliktige virksomheten, skal inneholde angivelse av kjøper (arbeidsgiver) når vederlaget overstiger kr 1000 inklusive merverdiavgift. Når kjøper ikke er angitt, skal den ansatte utarbeide og signere en datert oppstilling som viser hvilke kjøp som er foretatt. Formålet med eller bruksområdet for varene og tjenestene skal fremgå av dokumentasjonen. Også her gjelder kravet om å påføre formålet selv kun hvis det ikke er forklarende ut fra kjøpsdokumentet. Dokumentasjonen skal forøvrig være i samsvar med skattebetalingsforskriften. Formidler Det har kommet utfyllende regler ved formidling. Når en formidler utsteder salgsdokument til kjøper på vegne av selger, skal en gjenpart av salgsdokumentet oversendes til selger. Formidler kan likevel utstede avregning til selger for dennes del av salget. Slik avregning skal for den enkelte selger inneholde de opplysningene som er angitt i salgsdokumentet til kjøper. Oversendelse av salgsdokument eller avregning til selger kan unnlates dersom selger utsteder et særskilt salgsdokument til formidler, på grunnlag av en skriftlig undertegnet avtale om dette. Det skal fremgå av avtalen at dette gjelder formidling, og avtalen skal oppbevares av både selger og formidler. Selgers salgsdokument skal tydelig merkes «FORMIDLING IKKE KJØPSDOKUMENTASJON» og ha en henvisning til avtalen. Dette for å motvirke risikoen for bruttoføring hos formidler. Bokføringspliktige med få transaksjoner Grensen for at selskaper skal anses å være bokføringspliktige med få transaksjoner, er økt fra 300 til 600 bilag pr. år. Denne gruppen skal ajourføre regnskapet senest innen fristene for pliktig regnskapsrapportering, men de er unntatt fra regelen om ajourføring minst hver fjerde måned. Datering og utstedelse av salgsdokument Det har kommet en lemping i reglene om datering av salgsdokument. Salgsdokument som utstedes innen de femten første virkedager i måneden, kan angi siste dato i foregående måned som dokumentasjonsdato, forutsatt at varen eller tjenesten er levert på dette tidspunktet. Bestemmelsen gjelder tilsvarende ved utstedelse av dokumentasjon for uttak. Det er en kjent problemstilling for de næringsdrivende at når det for eksempel ble fakturert 5. januar for varer og tjenester levert i desember foregående år, medførte det at salgsdokumentet skulle dateres 5. januar og bokføres med dato 5. januar hos både selger og 03:2013 > Side 23
kjøper, med virkning for innrapportering av merverdiavgift. Regnskapsmessig og skattemessig hører imidlertid transaksjonen hjemme i en annen periode. Dette førte igjen til at det måtte foretas en rekke regnskapsmessige periodiseringer for å få regnskapet i samsvar med regnskapsloven og skatteloven. Forskriftsendringen løser dette problemet, forutsatt at varen eller tjenesten er levert. Det er tatt inn en forklaring til hva som menes med dokumentasjonsdato; dokumentasjonsdato er dato for utstedelse av dokumentet med mindre annet følger av denne forskrift. Det har også kommet en lempning for utstedelse av salgsdokument vedrørende utleie av fast eiendom. Ved utleie av fast eiendom hvor det utstedes salgsdokumenter på papir for flere perioder på samme tidspunkt, kan dokumentasjonsdato settes lik forfallsdato. I dag er det vanlig praksis for denne bransjen å utstede salgsdokumenter for flere perioder samtidig. I stedet for eksempelvis å utstede ett salgsdokument pr. utleieenhet for hver måned, finner mange det hensiktsmessig å utstede salgsdokumenter for hele året under ett, med forskjellig forfallsdato. Dato for utstedelse skal fremgå av dokumentasjonen, noe som medførte at utsteder i slike tilfeller måtte benytte samme dato på samtlige salgsdokumenter, uavhengig av hvilken periode de gjelder. Dette innebar samtidig at både selger og kjøper måtte bokføre alle dokumentene på samme dato, og at eventuell avgifts behandling dermed ville skje på én avgiftstermin. For selger medførte dette et likviditetstap, siden avgiften måtte innbetales på et langt tidligere tidspunkt enn forfallstidspunktet. I praksis har man sett eksempler på at selger i slike tilfeller feilaktig har bokført salgsdokumentene med utgangspunkt i forfallsdato. Løpende ytelser Salg av ikke-avgiftspliktige tjenester som leveres løpende til fast beløp pr. periode, i henhold til skriftlig inngått avtale, kan nå dokumenteres med betalingsdokumentasjon og avtale. Betalingsdokumentasjon skal i slike tilfeller angi en referanse til avtalen. Avtalen skal inneholde opplysninger som kreves av et salgsdokument. Dette kan for eksempel gjelde utleie av fast eiendom til privatpersoner hvor innbetaling og inntektsføring skjer med bakgrunn i leieavtale. Medlemskontingenter Problematikken rundt utfakturering av ikke-avgiftspliktige medlemskontingenter i ideelle organisasjoner har mange sett på som komplisert. Dette vil typisk gjelde årskontingenter, hvor medlemmet står fritt til å velge om medlemskapet skal fornyes og hvor medlemskapet ses på som en støtte, hvor motytelsen ofte bare er et informasjonsblad om organisasjonens aktiviteter mv. Dersom ikke alle kontingentene blir betalt, hvilket trolig vil være det normale, blir ikke alle betalingsanmodningene bokført som inntekt. Da vil det heller ikke være mulig å kontrollere om bokføringen av medlemskontingent er fullstendig ut fra nummereringen av salgsdokumentet. I disse tilfellene opptjenes inntekten først på betalingstidspunktet, og bokføringen av medlemskontingentene kan skje på dette tidspunktet. Som følge av dette har det kommet en ny regel. Ikke avgiftspliktig medlemskontingent som regnskapsmessig anses opptjent på betalingstidspunktet, kan dokumenteres med betalingsdokumentasjon. Regelen er begrenset til ideelle organisasjoner. Det stilles gitte krav til betalingsdokumentasjonen. Bygg og anlegg I den nye forskriften har det kommet flere endringer for denne bransjen. Det er nå presisert at prosjektregnskapet skal inneholde prosjektkode. Det skal foreligge et toveis kontrollspor mellom prosjektregnskap og dokumentasjon av bokførte opplysninger som inngår i prosjektregnskapet. Fra før foreligger et krav om oppbevaring av opprinnelige timelister. Denne oppbevaringsplikten gjelder ikke dersom følgende vilkår er oppfylt: 1. en bokføringspliktig har revisjonsplikt, 2. det ikke er tatt forbehold i revisjonsberetning for foregående regnskapsår med hensyn til om ledelsen har sørget for en ordentlig og oversiktlig registrering og dokumentasjon av regnskapsopplysninger, og 3. den bokføringspliktige har ikke mottatt bokføringspålegg de siste 18 mnd. Salgsdokument skal utstedes i samsvar med bygge- og anleggsarbeidets fremdrift, senest innen en måned etter utløpet av den alminnelige oppgaveterminen. En ny bestemmelse sier at tilbakeholdt beløp (innestående) kan tas med i det salgsdokumentet som utstedes i forbindelse med avslutningen av bygge- eller anleggsarbeidet. Ved bygge- og anleggskontrakter hvor det ikke mottas delbetalinger, kan salgsdokument utstedes senest en måned etter at arbeidet er fullført. Videre er det kommet en ny bestemmelse som sier at reglene vedrørende lukking av regnskapsperioder gjelder tilsvarende for bokførte opplysninger som er nødvendige for utarbeidelse av prosjektregnskap. Det er ikke nødvendig å utarbeide prosjektregnskap dersom opplysninger som er nødvendige for å kunne utarbeide slike prosjektregnskap, oppbevares. Sikkerhetskopiering og fortegnelse Reglene om sikkerhetskopi er utvidet. Sikkerhetskopiering skal skje så ofte som virksomhetens og transaksjonenes art og omfang tilsier og innen ajourholdsfristene. Sikkerhetskopien skal oppbevares adskilt fra originalen. Testing av sikkerhetskopien skal skje minimum én gang i året. Det skal også foreligge en fortegnelse over regnskapsmateriale som er sikkerhetskopiert, hvor ofte sikkerhetskopiering gjennomføres og hvor originalen og sikkerhetskopien opp- Side 24 > 03:2013
Nå tilbyr Visma webløsninger der kunden administrerer fakturering, lønnskostnader og utgiftsrefusjoner selv. Hvor konkurransedyktig er ditt byrå? Ta testen på: visma.no/byra
bevares. Fortegnelsen skal oppbevares i ti år etter regnskapsårets slutt. Reglene om oppbevaringspliktig regnskapsmateriale, oppbevaringssted, oppbevaringstid, sikring og elektronisk tilgjengelighet gjelder tilsvarende for sikkerhetskopien som for originalen. Personalliste Loven og forskriften er utvidet med nye bestemmelser om krav til personalliste for bransjene frisørvirksomhet og skjønnhetspleie, serveringssteder og bilverksteder og bilpleie. For serveringssteder gjelder kravet uavhengig av om serveringsstedet har alkoholservering. Kravet gjelder også cateringvirksomhet, gatekjøkken eller annen virksomhet hvor tilberedt mat mv. bringes ut til kunden eller hentes på forretningsstedet. Personallisten skal gi en oversikt over personer som arbeider i virksomheten, herunder også ulønnet og innleid personale. Personallisten skal angi den enkeltes navn og fødselsnummer eller D-nummer. Personallisten skal for hver arbeidsdag angi tidspunktet for arbeidsdagens begynnelse og slutt, og skal føres i umiddelbar tilknytning til at arbeidet påbegynnes og avsluttes. Personalliste kan føres manuelt eller elektronisk. Regelen gjelder ikke for bokføringspliktige der personalet kun består av innehaveren, dennes ektefelle/samboer og barn under 16 år. Regelen gjelder heller ikke bokføringspliktige der personalet kun består av daglig leder som også er deltaker eller aksjonær i foretaket, dennes ektefelle/ samboer og barn under 16 år. Kravet om personalliste gjelder ikke dersom den bokføringspliktige i hovedsak driver virksomhet som ikke omfattes av kravet til personalliste. Skattedirektoratet vil om kort tid komme med en melding som utdyper hva som ligger i dette. Hensikten med denne regelen er å få bukt med stadig økende omfang av svart arbeid. I Sverige har de sett en betydelig positiv effekt av slike lister. Opplæring av personell kontantsalg Bokføringspliktige skal fra før av registrere kontantsalg fortløpende på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system og dokumentere kontantsalget ved summeringsstrimler eller tilsvarende rapport. Ikke sjelden avdekkes det at kassaapparatet brukes i «opplæringsmodus» ved ordinært salg til kundene, og at dette salget holdes utenfor kassaoppgjørene. Nå har det kommet krav om at all registrering som har skjedd i forbindelse med opplæring, skal dokumenteres. Fra før foreligger også krav om daglig utarbeidelse av daterte, nummererte summeringsstrimler («z-rapporter») eller tilsvarende rapporter over opplysninger som er registrert på kassaapparat, terminal eller likeverdig system. Rapportene skal angi korreksjonsposter med årsak, beløp og antall poster, samt at det har kommet et tilleggskrav om at disse rapportene også skal vise registreringer i forbindelse med opplæring. Dette kan skje enten ved at opplysningene lagres i systemet, slik at rapportene til enhver tid kan skrives ut, eller ved at rapportene skrives ut ved daglig opptelling av kassabeholdning. Som med endringene gjort i 2012, er også disse gjort etter forslag fra Bokføringsstandardstyret. Delrapportene som forklarer endringene, er publisert på www.regnskapsstiftelsen.no. Her finnes også et lov- og forskriftsspeil som viser alle endringene og henvisning til omtale i delrapportene. Endringene trer i kraft 1. januar 2014 med virkning for regnskapsår påbegynt etter 31. desember 2013. Agro Økonomi for AS - Regnskap, årsoppgjør, ligningsskjema og Brønnøysundrapport i ett og samme program Markedets rimeligste løsning fra leverandør med 5000 kunder og 25 års erfaring. TIBE 13020 Side 26 > 03:2013