WEB FUNKSJONER FOR SAKSBEHANDLERE Pålogging Du logger deg på Unique FAKTURABEHANDLING (web applikasjonen) ved å skrive initialer eller fullt navn i feltet Brukernavn. Initialer vil fungere dersom dette er definert som initialer i sikkerhetssystemet (Unique SECURITY). Passord er generert av systemansvarlig. Hver bruker må ha sitt eget brukernavn. MERK: for brukere som benytter integrert login med operativsystemet vil ikke denne siden komme opp. Du kommer da direkt inn i saksbehandler bildet. Saksbehandlingskø Hver bruker har en saksbehandlingskø hvor oversikt over alle fakturaer til behandling ligger. 22
1: Trykk her for å se detaljer for faktura Dersom en faktura er forfalt vil dette lyse med rødt i oversikten. Du klikker på forstørrelsesglasset til venstre i bildet for å se næ rmere på fakturadetaljer. Se fakturadetaljer Saksbehandler i kontering er første status etter mottak vil tradisjonelt væ re ansvarlig for å sjekke at informasjon øverst i bildet er korrekt (periode, datoer, beløp, osv). 23
Ved første gangs visning av faktura vil normalt verken konti eller saksbehandlingsrekke væ re fylt ut, med mindre denne informasjonen er lagt på i mottaket av den som har mottaksbehandlet en faktura. Eksemplet viser en faktura som står i status Kontering. Se bilde av faktura Ved å scrolle ned i nedre del av bildet kommer bilde av faktura til syne. Dette bildet viser hvor mange sider som er skannet inn. Du kan bla til neste side ved å trykke på knappen som viser side 1 av 1. For brukere som har en såkalt TIFF-plugin installert vil det også væ re mulig å se bildet i TIFF-format, som har noe høyere kvalitet. 24
Klikk med venstre museknapp i bildet for å forstørre bildet eller ved å bruke SHIFT+venstre museknapp for å redusere størrelse. Saksbehandle faktura konti og saksbehandlere I dette bildet kan initialene til saksbehandler skrives direkte inn i bildet. Eventuelt søkes initialene til saksbehandler opp. Det samme gjelder for konto, ansvar, tjeneste osv. Dersom disse er kjent kan de skrives direkte inn i bildet. Benevnelse på konto vil da fremkomme under kontostrengen. 25
2: Definere saksbehandlingsrekke 2: Legge på konteringsstreng Fakturabehandlingssystemet holder informasjon om lovlige kombinasjoner som er tilgjengelige, inkludert lovlige MVA-konti. Du blir stoppet dersom du legger inn kombinasjoner som ikke er korrekte. Men det forutsetter at lovlige kombinasjoner er definert. Søk velge saksbehandler/kontostreng For alle knapper i saksbehandlingsrekke og kontorekke finnes det knapper for å søke opp bakenforliggende informasjon i systemet. Eksemplet viser søk av tjeneste. 26
Skriv inn navn eller nummer og trykk på Søk knapp. For å velge konto trykk Tilbake til høyre i bildet. Påføre notat For å legge ved et notat til fakturaen, trykk på den knappen som vist i bildet: 27
Dersom det allerede ligger et notat på en faktura, vil dette vises ved at ikonet er merket med en sol i øvre venstre hjørne. Følgende skjermbilde vises når du tykker på notatknappen: Skriv inn notat og trykk på knappen Lagre. Eksemplet viser en faktura som allerede har ett notat påført. Splitte faktura til flere linjer 28
Dette bildet kommer opp når du trykker på den blå splitteren. Bildet viser opprinnlig fakturalinje, min fakturalinje til behandling, og Restbeløp til videre behandling. Kr. 200 er lagt inn i eksempelet. Min faktura linje blir da oppdatert med beløp. De 200.- kan splittes videre. Trykk godta når splittingen er ferdig. Skjermbildet blir nå seende slik ut; 29
Profiler Ved siden av knappen for avvise faktura kan du velge en profil. Profilene må lages i Windows-løsningen av fakturabehandling. Sende videre til neste saksbehandler Trykk på den grønne pilen til høyre i bildet. Faktura sendes da videre til neste saksbehandler i rekken. 30
MERK: dersom SRB i eksemplet ønsket å sende til en annen saksbehandler på denne status (skifte saksbehandler), gjøres dette ved å endre initialer og trykke på grønn pil. Fakturalinjen blir da sendt vertikalt til ny saksbehandler. Flere fakturalinjer på samme faktura kan godkjennes ved å trykke Godkjenn alle. 31
Bildet viser faktura etter at faktura er videresendt ved at ingen av saksbehandlerne er uthevet. Du kan nå gå videre til neste faktura ved å trykke på knappen Neste oppe til høyre i bildet. Rapporter Mine behandlede fakturaer Du har tilgang til en rekke rapporter i Unique FAKTURABEHANDLING. Alle brukere har tilgang til funksjonen Mine behandlede fakturaer rapporter under fanen med samme navn. Her kan du søke på status, leverandør, fakturanummer, fra-til beløp og eventuelt perioder. Trykk på Start knappen for å se resultat. 32
Eksemplet viser en saksbehandler som har hatt en faktura til behandling. Trykk på Vis knappen til venstre i bildet for å se fakturadetaljer. Her kan du søke alle faktura som er behandlet av deg, uavhengig om faktura er overført til økonomisystem eller ikke. Fakturarapporter Under fanen Fakturarrapporter kan du søke på konto, leverandører, fakturanummer, status og saksbehandler. Rapporten kan lagres til senere bruk. 33
Tast inn verdiene du ønsker å søke på og trykk på det valget du ønsker å sortere på. Merk at det her sjekkes mot lovlige verdier i adgangskontrollen til systemet. Mine parametre Dette er en feriefunksjon der en setter inn dato og stedfortreder. Faktura som blir sendt til vedkommende blir automatisk overført til stedfortreder. 34
35