side 1 Fagdag ferie 2013 Dagens agenda Ferie Regelverk Feriefritid Rett til ferie Feriekvoter med mer Lunsj 12:00 til 13:00 Spørretime Feriepenger Med og uten lønn Dagsats Sjekkliste for kvalitetssikring av ferieoppgjør Ferieplanlegging og feriekalender Side 2
side 2 Ferie / feriepenger Ferie Feriefritid Ferieår Feriedager/-uker Forskuddsferie Overføring av ferie Ferie ved deltidsstilling Ferie ved permisjoner Ferie før og etter stillingsendring Feriepenger Opptjeningsår Feriepengegrunnlag Feriepengeoppgjør Dagsats sats ferietrekk Side 3 Feriepenger I staten foretas det en engangsberegning av feriepenger i juni måned Den del av feriepengene som overstiger lønn for vanlig arbeidstid under ferien (ferielønnstillegget), utbetales sammen med junilønn Ordinær lønn utbetales når ferien avvikles Feriepenger opptjenes i opptjeningsåret De fleste statlige virksomheter avsetter ikke feriepenger i regnskapet Kun nettobudsjetterte selskaper avsetter feriepenger Feriedager gis med eller uten lønn avhengig av opptjente feriepenger 4
side 3 DFØ s brukerdokumentasjon Side 5 Regelverk Side 6
side 4 Lover og avtaler Ferieloven (FL) Loven skal sikre at arbeidstakere får sin årlige feriefritid og sine feriepenger Loven omfatter alle arbeidstakere Loven er ufravikelig Definerer hva som er opptjeningsåret og hva som er ferieåret Hovedtariffavtalen pkt. 6 Omhandler avtalefestet ferie Partene i staten er enige om at den avtalefestede ferien behandles likt med lovfestet ferie Side 7 Statens personalhåndbok PM 2009-04 Endringer i bestemmelser om ferie Ferielovens 5 nr 1 Arbeidsgivers plikt til å sørge for at arbeidstaker avvikler ferie er presisert, samt at det er tatt inn i loven at også arbeidstaker har plikt til å avvikle feriefritid hvert år Ferielovens 5 nr 2 Arbeidstakere som fyller 60 år i løpet av ferieåret får rett til ekstraferie Ferielovens 7 nr 3 Forskuddsferie og overføring av feriedager Ferielovens 11 nr 2 Feriepenger for ikke avviklet ferie ( kun sykdom/foreldrepermisjoner) Feriefritid blir overført til neste år, kun «ferie med lønn» Endringer i særavtale for tjenestemenn Forskuddsferie maks 12 dager (skriftlig avtale) Overføring av ferie til neste ferieår maks 14 dager (skriftlig avtale) Feriedager som ikke er avviklet på grunn av sykdom/foreldrepermisjoner skal utbetales sammen med lønn i februar Side 8
side 5 Statens personalhåndbok SPH 9.16 Sentral særavtale om ferie for statstjenestemenn Feriefritid Forskuttering av feriefritid Ferieavvikling under sykdomsfravær Feriepengeberegning Feriepengegrunnlaget.. I tillegg er ferie omtalt i: Folketrygdloven Arbeidsmiljøloven Dekningsloven Forskrift om påleggstrekk Forskrift om føring av statistikk over sykefravær/fravær ved barns sykdom.. 9 Noen viktige begreper i forbindelse med ferie Opptjeningsåret Er året forut for ferieåret (2012) Ferieåret Er det året ferien i utgangspunkt skal avvikles (2013) Både ferieåret og opptjeningsåret Følger kalenderåret Retten til feriepenger Er avhengig av at man har fått utbetalt lønn som er feriepengeberettiget i opptjeningsåret En ferieuke Er 6 virkedager etter loven, dette tilsvarer 5 arbeidsdager Side 10
side 6 Ferierettigheter - full stilling Ferieloven Den alminnelige feriefritid er 25 virkedager Med virkedag menes alle dager som ikke er søndager eller lovbestemte helg- og høytidsdager (dvs 4 uker og 1 dag) Arbeidstaker som fyller 60 år i løpet av ferieåret gis 6 virkedager til (1 uke) Hovedtariffavtalen (HTA) Avtalefestet ferie er 5 virkedager (dvs 4 dager) Lovfestet ferie og avtalefestet ferie i full stilling utgjør totalt 5 uker Arbeidstakere fra og med 60 år får en ekstra ferieuke Hovedferieperioden er i tidsrommet 1. juni 30. september Hovedferie på 3 uker skal gis sammenhengende i denne perioden så langt det lar seg gjøre Side 11 Feriepengesatsene Den alminnelige prosentsats for opptjening av feriepenger er 12 % av feriepengegrunnlaget for statsansatte 10,2 % iht. Ferieloven (25 virkedager) 1,8 % iht. avtalefestet ferie (5 virkedager) I opptjeningsåret, hvor den ansatte fyller 59 år, skal det i tillegg avsettes ytterligere 2,3 % av feriepengegrunnlag for statsansatte (6 virkedager) Inntil 6G 1G er per i dag kr 82.122,- dvs 6G= 492.732,-, justeres hver 1. mai Side 12
side 7 Seniorpolitiske tiltak SPH 7.5.9 Seniordager er ikke ferie, men tjenestefri med lønn Fra og med kalenderåret man fyller 62 år får arbeidstager 8 dager tjenestefri m/lønn ved 100% stilling Deltidstilsatte får rett til fridager forholdsmessig Dagene kan tas ut hele, redusert arbeidstid eller lønn Noen etater har egne ordninger i tillegg, inntil 6 dager Formålet er: Å motivere ansatte til å stå lenger i arbeid Ansatte på lederlønnsregulativet har ikke krav på seniordager Side 13 Retten til feriefritid Retten til feriefritid er: Uavhengig av opptjente feriepenger Er knyttet til arbeidsavtalen som gjelder for ferieåret (arbeidsplanregel) I tillegg har tiltredelsesdato i ferieåret betydning Tiltredelse senest 30.09 - full feriefritid Tiltredelse etter 15. 08 - ikke krav på hovedferie innen 30.09 Tiltredelse etter 30.09 - har rett til feriefritid på 6 virkedager NB: Arbeidstaker kan bare kreve feriefritid i sitt nye arbeidsforhold så lenge ferien ikke allerede er avviklet hos tidligere arbeidsgiver Side 14
side 8 Rett og plikt til å avvikle ferie Hovedregel er at ferie skal avvikles innenfor ferieåret Arbeidsgiver har plikt Arbeidstaker har plikt Til å påse at arbeidstaker avvikler sin ferie Til å avvikle sin ferie Side 15 Opptjente feriepenger Feriepenger opptjenes året før de utbetales Opptjeningsåret Dersom opptjente feriepenger ikke fullt ut dekker lønnsbortfallet, vil man få tildelt feriedager med og feriedager uten lønn Feriefritiden er uforandret Har den ansatte vært ansatt i samme stillingsprosent i 2012 som i 2013 skal normalt de opptjente feriepengene dekke lønnsbortfallet ved utbetaling av juni lønn 16
side 9 Ferie uten lønn Arbeidstaker plikter ikke å ta ut ferie uten lønn Ferie uten lønn kan skyldes: Tiltredelsestidspunkt Permisjoner Varig økning i stillingsprosent Arbeidstakere over 60 år der 6G ikke fullt ut kompenserer lønnsbortfallet for den 6. ferieuken Unntak: Retten til ikke å ta ut ferie gjelder ikke i de tilfeller hvor virksomheten avvikler felles ferie Stenger virksomheten Nyansatte i staten som hadde opparbeidet seg feriepenger i annen ikke statlig virksomhet og som har fått feriepengene utbetalt Side 17 Overføring av ferie Ved utgangen av et kalenderår kan ansatte i staten søke om overføring av inntil14 feriedager Ferieloven gir adgang til inntil 12 virkedager (10 feriedager) Hovedtariffavtalen gir i tillegg 4 feriedager I SAP bli ferie med lønn som ikke er avviklet automatisk overført til neste ferieår Det skal imidlertid alltid inngås en skriftlig avtale mellom arbeidsgiver og arbeidstaker om antall dager som skal overføres Dette skal gjøres innen utgangen av året Ved sykdom og foreldrepermisjon kan det unntaksvis overføres ytterligere 10 feriedager utover 14 feriedager Ferie uten lønn overføres ikke til påfølgende år Side 18
side 10 Utbetaling av ikke avviklet ferie Arbeidstaker kan unntaksvis få utbetalt ikke avviklet ferie ved: Sykdom Permisjon ved fødsel og adopsjon Utbetales etter FL 11 nr. 2 Første vanlige lønningsdag etter ferieårets utløp I praksis betyr dette ved februar lønn Side 19 Forskuddsferie Forskuddsferie kan tas ut året før ferieåret, dvs. i opptjeningsåret Den ansatte må søke skriftlig Maks antall dager er 12 virkedager (10 arbeidsdager) ved full stilling På det tidspunkt forskuddsferien avvikles må den ansatte ha opptjent nok feriepenger (i opptjeningsåret) til å dekke dagene som avvikles Avtalefestede feriedager kan ikke tas ut på forskudd Side 20
side 11 Feriepengeoppgjør i juni Avtale mellom FAD/Hovedsammenslutningene - For å forenkle arbeidet med utbetaling av feriepenger, blir alle feriepengene utbetalt i forbindelse med lønnsberegningen i juni - Samtidig trekkes det lønn for antall feriedager med lønn som den ansatte har krav på - Avhengig av hvor mye den ansatte har avsatt av feriepenger, vil den ansatte få ferie med og uten lønn - Overstiger de avsatte feriepengene ferietrekket (dagsats X antall feriedager), vil dette beløpet (ferielønnstillegget) utbetales sammen med hovedlønn juni - Vanlig lønn skal utbetales når ferien avvikles Side 21 Feriepengeoppgjør i juni For øvrig gjennomføres oppgjør av feriepenger ved: Fratredelse Opphør av arbeidsforhold Overgang til annen statlig stilling regnes ikke som fratredelse Delvis fratredelse Ved varig overgang av delvis uførepensjon, delvis AFP eller liknende, skal en prosentandel av feriepengene tilsvarende den prosentandelen som lønnen reduseres med, utbetales Personalhåndboka under avsnitt 11.2.3 Ferieloven 11.3 Langvarige permisjoner uten lønn 22
side 12 Sikringsbestemmelsen _ FL 11 I noen tilfeller dekker ikke de avsatte feriepengene lønnsbortfallet i juni, selv om den ansatte har vært ansatt i : hele opptjeningsåret og i samme stillingsprosent som i juni i ferieåret Full opptjening betyr nødvendigvis ikke at den ansatte jobber i en 100% stilling, men skal forstås som full opptjening i den dellønnsprosenten arbeidstakeren er ansatt i pr juni i ferieåret Side 23 Når slår sikringsbestemmelsen til? Dette kan skyldes: Ansatte har hatt et «stort» opprykk Ansatte som har i slutten av 2012 fått et stort opprykk, rett før generering av feriekvoter Dagsatsen øker betraktelig og opptjente feriepenger dekker ikke dagsats X antall feriedager i forhold til stillingsprosent Den ansatte må også ha full opptjening av kvoten for ferie Ansatte uten full kvote må rettes manuelt Ny dagsats X antall feriedager dekkes ikke av avsatte feriepenger I de tilfeller når «sikringsbestemmelsen» kommer til anvendelse vil det i stedet bli utbetalt ordinær lønn i juni 24
side 13 Forskuddstrekk i juni Det skal i utgangspunktet ikke foretas forskuddstrekk av: Feriepenger beregnet etter ferieloven som utbetales i ferieåret Avtalefestede feriepenger eller avtalefestet lønn for opptjent feriefritid som utbetales i ferieåret Det skal foretas forskuddstrekk kun når utbetalingen av feriepenger overstiger beregnet beløp etter ferieloven med mer enn 21% Feriepenger som overstiger 21% av de lovbestemte feriepengene vil bli trukket i hht den ansattes tabelltrekk, (Forskrift 14. september 1956 nr 9866 om gjennomføring av forskuddstrekk 17) Kan inntreffe for de med mer enn 25 feriedager (mer enn 12% feriepenger) Side 25 Syke i ferien All sykdom må dokumenteres med sykemelding Krav til 100 % arbeidsuførhet Gjelder også for deltidsansatte Egenmelding kan ikke benyttes I staten kan en arbeidstaker som har vært helt arbeidsufør i minst én dag i ferien kreve at et tilsvarende antall virkedager ferie utsettes og erstattes med ny ferie senere i ferieåret, FL 9 Utenfor staten er det et minstekrav på 6 dager Side 26
side 14 Ferie og sykepenger Sykemeldte kan avvikle ferie i sykemeldingsperioden Den sykemeldte krysser da av på sin sykemeldingsblankett del D Ferien legges manuelt inn i SAP av saksbehandler (ikke av den sykmeldte) Rett til sykepenger opphører midlertidig under ferieavviklingen Side 27 Ferie under foreldrepermisjon Registrering av ferie under permisjonsperioden skal registreres på vanlig måte i IT2001 Ferien «klipper» foreldrepermisjonen automatisk i to deler Vær obs: Når foreldrepermisjonen ble lagt inn skal den totale lengden, permisjon inkludert ferie og andre avbrudd, være inkludert i tildato Den ansatte får sin ordinære lønn under ferien I den stillingsprosenten en er ansatt i 28
side 15 Feriefritid Side 29 Rett til feriefritid Rett til feriefritid er uavhengig av opptjente feriepenger Side 30
side 16 Feriekvoter i SAP (1) Feriekvoter i SAP gir virksomheten styring og kontroll av Den enkelte ansattes rett til feriefritid Forbruk av feriedager Nye feriekvoter opprettes i SAP i forkant av nytt kalenderår iht. kjøreplanen Feriekvotene skal kontrolleres ved årsskifte og i forbindelse med lønn i juni iht. sjekklistene Feriekvotene må korrigeres ved permisjoner og stillingsendringer Side 31 Feriekvoter i SAP (2) Ved tildeling av feriekvoter i desember i SAP vil opptjente feriepenger være grunnlaget for tildeling av feriedager med lønn Dersom feriepengegrunnlaget (dagsats x feriedager) ikke dekker lønnsbortfallet for full ferie vil resten av dagene tildeles som ferie uten lønn Til sammen skal dette utgjøre full feriefritid i henhold til arbeidsavtalen Korrekte feriekvoter forutsetter korrekt arbeidsplanregel Side 32 Side 32
side 17 Infotyper som er knyttet til ferie (1) IT0007 Planlagt arbeidstid Retten til feriefritid tar utgangspunkt i antall dager per uke IT0008 Grunnlønn Årslønn, månedslønn Dagsats se PC_PAYRESULT IT0015 Variable tillegg Ved nyansettelser Overførte feriepenger Overført feriepengegrunnlag Overført Opptjening Ved fratredelse Sluttoppgjør Delvis sluttoppgjør (AFP) Side 33 Side 33 Infotyper som er knyttet til ferie (2) IT2006 Tildeling Forbruk IT2001 Fraværskvoter Fravær Forbruk av feriedager Permisjoner IT0416 Kompensasjon for tidskvote Reduksjon av feriekvoter Utbetaling av feriedager Side 34 Side 34
side 18 Ferieopplysninger Viktig å kontrollere at riktige opplysninger ligger inne i systemet slik at lønnslippen i juni blir riktig Noen rapporter i denne sammenheng er: Simulert lønnslipp PC00_M20_CALC_SIMU Historisk lønnslipp PC00_M20_CEDT Lønnartrapporten PC00_M99_CWTR Lønnsavregningsresultater PC_PAYRESULT Side 35 Lønnslipp Lønnsslipp: PC00_M20_CEDT Side 36
side 19 Lønnslipp Opptjening av feriepenger i mai er høyere enn opptjente feriepenger i juni Forklaring: Ferietrekk i juni (art OF19) Kr 45 423,08 Totalt lønn i juni (art 1001,2016, 2021) Kr 47 286,10 Differanse Kr 1 863,02 Opptjente feriepenger i mai Kr 23 895,91 + 1 863,02 x 12% Kr 223,56 * Avsatte feriepenger i juni Kr 24 119,47 Stemmer avsatte feriepenger med det som står på lønnslippen? 37 Lønnslipp SVAR: Som dere ser så stemmer dette på øre Hadde ferietrekket i juni totalt vært høyere enn lønn i juni ville trekket * (se stjerne forrige side) være et negativt beløp og da blir avsatte feriepenger i juni et lavere beløp enn avsatte feriepenger i mai For ansatte som er eldre enn 60 år og har lønn over 6G vil denne utregningen feile med et lite beløp som skyldes avsetningen til den 6. ferieuken 38
side 20 Lønnartrapporten Lønnartrapport: PC00_M99_CWTR CUS&OPAL68 Overført feriepengegrunnlag Her får du opp nyansatte fra annen statlig etat per måned CUS&OPAL70 Opptjente feriepenger i år Viser opptjente feriepenger (lønnart /327 osv) CUS&POAL81 Feriepengegrunnlag i år Grunnlag feriepenger /111(brutto lønn, b-tillegg, overtid, reisetid ) per måned 39 Lønnartrapporten Eksempel på Cus&opal 68 Overførte feriepenger fra annen statlig etat 40
side 21 Lønnsavregningsresultater Lønnsavregningsresultater: PC_PAYRESULT CRT-tabellen viser akkumulerte verdier bl.a. /111 Grunnlag feriepenger /324 Sum feriep. opptj. f. går /325 Opptj. feriepenger kont. /327 Opptj. feriepenger ord. /329 Opptj. feriep. forr. år RT-tabellen viser resultat i aktuell periode bl.a. /07Z Sats ferietrekk (dagsats) /315 Rest feriedager /327 Opptjente feriepenger ordinært Side 41 Lønnsavregningsresultater Legg inn ansattnr - Enter - Dobbeltklikk på siste kjøring Klikk på RT_ Sats ferietrekk /07Z 42
side 22 Beregning av feriekvoter (1) Et forslag på tildelte kvoter ble lagt ut på Opal-con i desember i henhold til kjøreplan Hovedprinsippet ved beregningen av kvoter i lønnssystemet er at: Heltidsansatt under 60 år i ferieåret får 25 feriedager (5 uker) Heltidsansatte 60 år og eldre får 30 feriedager (6 uker) Deltidsansatte får feriedager i h.t. sin arbeidsplan i IT0007 Side 43 Beregning av feriekvoter (2) Eksempel deltidsansatte under 60 år 80 % stilling, fri hver fredag 4 dager x 5 uker = 20 feriedager 80% stilling, jobber 80% hver dag 5 dager X 5 uker = 25 feriedager Eksempel deltidsansatt som blir 60 år i 2013 eller eldre 80% stilling, fri hver fredag, jobber 7t og 30min pr dag i snitt 4 dager x 5 uker = 20 feriedager 4 dager x 1 uke = 4 feriedager 80% stilling, jobber 80% hver dag, jobber 6 timer pr dag 5 dager X 5 uker = 25 feriedager 5 dager X 1 uke = 5 feriedager Side 44
side 23 Beregning av feriekvoter (3) IT0007 Arbeidsplan 4 dagers uke, 80% stilling Side 45 Beregning av feriekvoter (4) IT0007 Arbeidsplan 5 dagers uke, 80% stilling Side 46
side 24 Beregning av feriekvoter (5) Systemet beregner antall tildelte feriedager med og uten lønn avhengig av arbeidsplan Antall feriedager med lønn avhenger av størrelse på opptjente feriepenger Feriepengene som er opptjent i fjor divideres med dagsats (PC_PAYRESULT) Hvis feriedager med lønn er mindre enn retten på antall feriedager, opprettes en kvote for ferie uten lønn slik at resten av feriedagene kan tas ut som ferie uten lønn Den ansatte har rett, men som regel ikke plikt til å ta ferie uten lønn Side 47 Beregning av feriekvoter (6) Dagsats kan også regnes ut manuelt: Dagsats = Brutto årslønn - OU / 260 dager x Deltidsprosent fra IT0007 Brutto årslønn skal være justert for eventuelle brutto lønnstillegg/trekk f.eks: PC-trekk, B-tillegg m.m. Eksempel: 1. 60 %-stilling (5 dagers uke) = 25 feriedager En ansatt jobber 4,5 timer hver dag / 5 dager pr. uke, brutto årslønn kr 260.300,-, OU kr 300,- pr år Dagsats = 260 000 / 260 (dager) x 60 % = 600 kr 2. 60 %-stilling (3 dagers uke) = 15 feriedager En ansatt jobber 7,5 timer / 3 dager pr. uke, ellers likt som over Dagsats = 260 000 / 260 (dager) x 100 % = 1.000 kr Side 48 Side 48
side 25 Beregning av feriekvoter (7) Ferie uten lønn trekkes etter nettolønnssats (Tabell T-A) Kvotene er registrert i IT2006 De ulike kvotetyper for ferie er: 30 Betalt ferie 31 Betalt ferie o/60 år 32 Ekstraferie beregnet 37 Fjorårets ferie annen etat 40 Ubetalt ferie Side 49 Side 49 Tildeling av feriekvoter (1) IT2006 - Fraværskvoter Tildelt kvotetype 30 og 31 bestemmer ferietrekket i juni Tildelt kvotetype 40 (ferie u/lønn) påvirker ikke ferietrekket i juni Ferie u/lønn blir trukket i den måneden ferien avvikles Kvotetype Antall feriedager Forbruk Ferieåret Periode for uttak av kvote Side 50
side 26 Tildeling av feriekvoter (2) Tildelte feriekvoter (IT2006) vises på lønnsslippen Feriedager til rådighet på lønnslipp viser: Feriedager til rest per juni Dvs de feriedager som leder har godkjent ved lønnskjøringen i juni Side 51 Forbruk av feriekvoter Ferie søkes av den enkelte ansatte via Portal (eventuelt via det tidsystemet ditt firma benytter) og legger seg etter godkjenning direkte i IT2001 med deltype: 210 Ferie med lønn (trekker av kvote 37, 32, 31 og 30) 220 Ferie uten lønn (trekker av kvote 40) Kvotene trekkes i følgende prioritert rekkefølge 37 Fjorårets ferie annen etat (1.-210) 32 Ekstraferie beregnet (2.-210) 31 Betalt ferie o/60 år (3.-210) 30 Betalt ferie (4.-210) 40 Ubetalt ferie (1.-220) Ved behov for justering av kvotetrekk benytt IT0416 med deltype: 0001 Utbetaling av restferiedager Z001 Redusere restferie uten utbetaling Z002 Redusere dager ferie uten lønn Side 52
side 27 Omregning av feriekvoter ved varig endring av stillingsprosent (1) Arbeidsgiver må ha en klar formening om hva som er: En varig endring En midlertidig endring Ved en varig økning av stillingsprosent Skal økningen behandles som en tiltredelse Ved en varig reduksjon av stillingsprosent Skal reduksjonen behandles som et sluttoppgjør Et eksempel: En ansatt starter med AFP (delvis pensjon) Side 53 Side 53 Omregning av feriekvoter ved varig endring av stillingsprosent (2) Varig økning i stillingsprosent Det betyr at arbeidstakeren ikke lengre har full opptjening og mann må foreta en ny beregning for å finne ut hvor mange feriedager med lønn som arbeidstakeren har opptjent Antall ferieuker er uforandret Varig reduksjon i stillingsprosent Det skal fortas et delvis sluttoppgjør, da en reduksjon i stillingsprosent er å regne som at man har fratrådt i deler av sin stilling Antall ferieuker er uforandret Side 54 Side 54
side 28 Omregning av feriekvoter ved varig endring av stillingsprosent (3) Omregning gjelder fra tidspunktet for stillingsendring Nåværende kvoter skal avgrenses og gjøres opp Nye kvoter skal opprettes fra samme tidspunkt Ferieomregning bør alltid kjøres umiddelbart etter at saksgangen er kjørt Benytt YHR_FERIEOMREGNING 55 YHR_FERIEOMREGNING YHR_FERIEOMREGNING Nødvendig omregning av restferie ved stillingsendring for å sikre den enkelte ansattes rett til 5 (6) uker feriefritid Omregningen har ingen økonomisk komponent, dvs det skal ikke foretas noen korreksjon av ferietrekket på junilønn som følge av omregningen av feriekvoter endres seinere på året Ved varig stillingsendring kan det være snakk om økonomisk kompensasjon eller trekk av trukket ferie i juni, men det finnes ikke noe systemstøtte Registreringsdato må ligge i den perioden programmet kjøres for 56
side 29 YHR_FERIEOMREGNING (1) Legg inn: Ansattnummer F.o.m Legg inn dagens dato Dette er korrekt når programmet skal kjøres for en/flere ansatte hvor endringen i IT0007 er foretatt i dag T.o.m Sett inn dagens dato Husk å kryss av for Test ved første gangs kjøring Deretter kjør rapporten en gang til men kryss da av for Direkte oppdatering Side 57 YHR_FERIEOMREGNING (1) Denne rapporten kan også kjøres for å kontrollere at alle personer som skal ha regnet om feriekvoten faktisk har fått kvoten regnet om Legg inn periode F.O.M : settes fra og med den dato DFØ la inn feriekvoter i 2012 T.O.M : dagens dato Listen vil da inneholde alle ansatte i perioden som har endret stillingsprosent 58
side 30 YHR_FERIEOMREGNING (2) Du får nå sjekket alle som har endret stillingsprosent Husk å kryss av for Test ved første gangs kjøring Kjør deretter rapporten en gang til og kryss av for Direkte oppdatering IT2006 blir automatisk oppdatert Side 59 YHR_FERIEOMREGNING (3) Se brukerdokumentasjon under: Fravær Fraværskvoter Omregning av feriedager ved endret arbeidstid Side 60
side 31 Eksempel på stillingsendring før junilønn Omregning fra 4 dagers uke til 5 dagers uke: Etter at YHR_FERIEOMREGNING er kjørt (direkte oppdatering) skal man alltid gå inn å sjekke IT2006 kvoter I IT2006 skal det da ligge to linjer I eksempelet under ble stillingsendringen gjort 01.01.11. I tillegg så hadde den ansatte benyttet 6 dager med ferie før stillingsendringen fant sted Trekk har blitt endret fra 6 dager til 8 dager Side 61 Eksempel på stillingsendring før junilønn Hva skjer om ikke den ansatte hadde nok avsatte feriepenger til å dekke full kvote med feriepenger med lønn? Svar: Ferie med lønn er avhengig av oppspart beløp dividert på dagsats Resterende dager blir lagt inn med ferie uten lønn 62
side 32 Eksempel på stillingsendring etter junilønn Ansatt jobber 3 dager per uke og får totalt 15 feriedager (5 uker) Delvis opptjening gir 12 dg m/lønn (4 uker) og 3 dg u/lønn (1 uke) 6 dager (2 uker) ferie med lønn avvikles mens han fortsatt jobber 3 dager per uke Deltidsprosenten endres og han går opp til full tid etter juni Svar: Ferie totalt med lønn uten lønn Tildelt i januar 15 dg (5 uker) 12 dg (4 uker) 3 dg (1 uke) Brukt før endr. 6 dg (2 uker) 6 dg (2 uker) - Rest før endr. 9 dg (3 uker) 6 dg (2 uker) 3 dg (1 uke) Rest etter endr: 15 dg (3 uker) 10 dg (2 uker) 5 dg (1 uke) Forholdet mellom restferie med lønn og uten lønn er uendret Side 63 Feriekvoter ved delvis permisjon Ved innleggelse av delvis permisjon (alle permisjoner) registreres fraværet i IT2001 Vær nøye med at fraværet blir registrert med riktig permisjonstype og prosent arbeidsfør 435 Oms.p.u/lønn F.best 20 480 Sykdom i familien Det er ingen endringer i IT0007 og IT0008 i forbindelse med permisjoner 64
side 33 Hvordan behandles feriekvoter ved delvis permisjon uten lønn Delvis permisjon uten lønn Kjør saksgang Permisjon uten lønn Angir % arbeidsfør i IT2001 Antall feriedager blir ikke redusert Dagsatsen blir redusert Når ferie skal registreres, skal den registreres fra og med den første dagen den ansatte er borte fra jobben på grunn av ferie og til og med siste dagen før den ansatte er tilbake på jobb, eventuelt siste dag før en lovlig helligdag Den ansatte vil være med på lønnsberegningen i hele permisjonsperioden, vil få tildelt feriekvoter i januar og får ferieoppgjør i juni Side 65 Hvordan behandles feriekvoter ved lange delvis permisjoner uten lønn Lange delvis permisjoner uten lønn som ikke skal innrapporterer til Statens pensjonskasse Det enkleste er da å se på den ansatte som deltidsansatt i en periode Benytt saksgang: Endring av stillingsprosent Pensjonering med delvis lønn Fordelen med denne måten er at den ansatte knyttes til ny arbeidsplan som faktisk gjenspeiler arbeidstiden og oppfølgingen av ferie blir mye enklere 66
side 34 Permisjon uten lønn Den ansatte er aktiv i hele permisjonsperioden Kvoter tildeles som hos de øvrige ansatte Ferieoppgjør i juni Ferie må bygges inn i permisjonsplanen Eventuelt i forkant/etterkant av permisjonen, slik at selve permisjonen uten lønn blir kortere Ved lengre ulønnede permisjoner nullstilles og utbetales feriedagene i IT0416 Side 67 AAP (1) Behandling av feriedata Samme praksis som ved andre permisjoner uten lønn I IT2001 er % arbeidsfør registrert med fraværskodene 166_ AAP m/uførepensjon i SPK 167_ AAP u/uførepensjon i SPK Side 68
side 35 AAP (2) Tidsregistreringer for tilstedetid og fravær må følges opp manuelt ved fiktive arbeidsplaner Samme praksis som ved andre permisjoner uten lønn Eksempel: En tilsatt med kode 166/167 er arbeidsfør i 40% stilling tolkes av SAP som om vedkommende er borte i 60% av arbeidstiden hver dag uavhengig av hvordan vedkommende faktisk arbeider. Dvs. ved annen avtalt arbeidstid vil arbeidsplanen i SAP være fiktiv 69 AFP (1) En person som både har pensjon og jobb Pensjonen utbetales fra SPK Lønn fra SAP Ved varig overgang til AFP skal en prosentandel av feriepengene tilsvarende den prosentandelen, som lønnen reduseres med, utbetales Denne prosentandelen registreres i IT0015 Benytt lønnart OSLP Denne lønnarten medfører utbetaling av feriepenger opptjent inneværende år og eventuelt feriepenger opptjent foregående år dersom vedkommende begynner i redusert stilling før feriepengeoppgjøret i juni 70
side 36 AFP (2) Brukerdokumentasjonen sier: Ubrukte feriedager Hvis en ansatt går over i redusert stilling etter at feriepengeoppgjøret i juni er foretatt, er vedkommende trukket for det antallet feriedager vedkommende har opptjent i sin opprinnelige stillingsprosent. Da skal en prosentdel av feriedagene utbetales ved hjelp av IT0416 Kompensasjon for tidskvote slik som beskrevet i avsnittet Sluttoppgjør foretas etter feriepengeoppgjøret i juni under avsnittet Sluttoppgjør for ansatte som slutter i staten. Det samme gjelder antallet seniordager med mindre det foreligger en lokal avtale om at disse ikke skal reduseres. Resterende antall feriedager Det resterende antallet feriedager skal være slik at antall resterende ferieuker blir det samme som før endringen. 71 Kontroll av feriekvoter ved delvis permisjon Det er nødvendig med korrigering av feriekvoter for ansatte m/delvis permisjon Permisjonen blir lagt inn i IT2001 som redusert arbeidstid pr dag, ikke som faste dager Nedtelling av kvoter må derfor sjekkes Ved hver hovedlønn skal ansatte m/delvis permisjon sjekkes Transaksjonskoden YHR_SJEKK_FERIE Side 72
side 37 Kontroll av feriekvoter ved delvis permisjon Ta opp rapporten og legg inn firmakode, alle ansatte pr firma på delvis permisjon (som har ferie) blir da med i rapporten Forutsetning for at kontrollen virker er at ferie kolliderer med delvis permisjon Etter at ferien er kontrollert vil: Deltype 210 Ferie m/lønn blir omgjort til 210K Deltype 220 Ferie u/lønn blir omgjort til 220K NB: På ansatte med ferie u/lønn legger den i tillegg på tilstedeprosenten på fraværet ved korrigeringen slik at ferie uten lønn blir trukket med riktig sats 73 Fratredelse i staten (1) Ved fratredelse (og langvarig permisjon uten lønn) skal opptjente feriepenger inneværende år og feriepenger for ubenyttede feriedager utbetales Forutsetning: Alt fravær er registrert Alle tillegg er utbetalt Alle trekk er foretatt Side 74
side 38 Fratredelse i staten (2) Oppgjør av rest feriedager til gode: IT0416 Kode 0001, utbetaling av rest feriedager Dato lik siste arbeidsdag Antall komp., summen av rest dager på kvotetype 30, 31, 32 og 37 Kode 0004, utbetaling av etatsspesifikke dager Kode Z002 nullstill dager ferie uten lønn Side 75 Fratredelse i staten (3) Sluttoppgjøret registreres i IT0015 Lønnart: OSLU Beløp: 2 (fratredelse 01.01-30.06) 1 (fratredelse 01.07-31.12) Merk: Dersom en ansatt slutter i juni, men har fått ferieoppgjør i juni som vanlig, må OSLU registreres med beløp lik 1 til julilønn Benytt dato i juli (01.07) ved registrering av OSLU i slike tilfeller Side 76
side 39 Overgang til annen statlig etat (1) Ved overgang mellom statlige arbeidsgivere skal opptjente feriepenger og rest feriedager overføres til ny arbeidsgiver Gjelder både ved fratredelse og permisjon uten lønn Se statens personalhåndbok - pkt. 9.16 Sentral særavtale om ferie for statstjenestemenn Skjema finnes på kundenettet Side 77 Overgang til annen statlig etat (2) Eksempel på utfylt skjema Finnes på kundenettet Lønn Blanketter Side 78
side 40 Overgang til annen statlig etat (3) Følgende kvotetyper skal overføres: IT2006 Fraværskvoter 30 31 32 37 40 Betalt ferie Betalt ferie o/60 år Ekstraferie beregnet Fjorårsferie fra annen etat Ubetalt ferie Tømme feriedager til gode i SAP: IT0416 Kompensasjon for tidskvote Z001 Reduser restferie u/utbetaling Z002 Utlign ferie uten lønn Side 79 Overgang til annen statlig etat (4) Nullstilling av feriepengegrunnlaget for i år og eventuelt feriepenger til gode fra i fjor Benytt IT0015 Lønnart: OSLT Opprinnelsesdato: Siste arbeidsdag Beløp: 1 Side 80
side 41 Overgang til annen statlig etat (5) For å finne feriepengegrunnlaget for i år kan man benytte både: Den ansattes siste lønnsslipp: PC00_M20_CEDT Lønnartrapport: PC00_M99_CW Variant CUS&OPAL81 Lønnsavregningsresultater: PC_PAYRESULT Feriepenger og opptjeningsforhold må innrapporteres før junilønn til ny arbeidsgiver Dette gjelder både for foregående og inneværende år Ved manglende/feil registrering blir ferieberegningen feil Side 81 Overgang fra annen statlig virksomhet Registrering av nyansatte fra annen statlig virksomhet Opptjente feriepenger legges inn i IT0015 Lønnart 9510 (fp. opptjent forrige) Lønnart 9511 (fp. ekstra ferie) Lønnart 9501 (fp. grunnlag inneværende år) Opptjeningsinformasjon forrige arb.giver legges inn i IT0015 Lønnart 9508 (forrige år) Lønnart 9509 (inneværende år) Legg inn fulle kvoter i IT2006 Antall feriedager som er tatt ut hos forrige arbeidsgiver, reduseres i IT0416 Kvotetype Z001 Side 82