Bilag 1: Kundens kravspesifikasjon Kravspesifikasjon til utlånssystem for e-medier i bibliotek Innholdsfortegnelse: 1. Generelt/innledning 2. Begrepsavklaringer 3. Overordnede krav til brukermedvirkning 4. Plattformuavhengighet 5. Integrering mot tredjepartssystemer, primært Lokalt biblioteksystem 6. Krav til autentisering av Låner / innlogging 7. Systemets håndtering av innhold 8. Krav til håndtering av kopisperre 9. Statistikk 10. Parameterstyring for utlånsvariabler /administrasjon 11. Brukervennlighet og universell utforming 1. Generelt Vi ønsker et Utlånssystem for E-medier i bibliotek. Via dette systemet skal lånerne kunne søke opp og låne E-medier. Det er ønskelig at basisfunksjonaliteten skal kunne tas i bruk så raskt som mulig. Påbygging av videre funksjonalitet foregår etter at basissystemet er tatt i bruk. I det følgende vil begrepene fase 1 og fase 2 benyttes. Med fase 1 menes perioden fra avtaleinngåelse fram til godkjent installasjon av basissystemet. Med fase 2 menes perioden fra installasjon av basissystem fram til godkjent installasjon av et tilpasset og skreddersydd utlånssystem. Fase oppgis for hvert punkt i kravspesifikasjonen. 2. Begrepsavklaringer Utlånssystem(et) eller System(et) brukes om systemet for utlån av E-medier i bibliotek. E-medier brukes om alle typer e-medier (e-bøker, e-lydbøker osv.). Leverandør(en) brukes om tilbyder av Utlånssystemet. Kunde(n) tilsvarer begrepet Oppdragsgiver slik det brukes i konkurransegrunnlaget 2.1. Låner(en) brukes om sluttbrukeren av Utlånssystemet. Portal(en) brukes som frittstående nett-tjeneste levert av Leverandør, tilpasset Kunden. Tredjeparts-system(et) brukes om system(er) som tredje part leverer til Kunden. F.eks. Lokalt biblioteksystem, publiseringsverktøy eller lignende. Lokalt biblioteksystem brukes om bibliotekets katalog- og utlånssystemer, gjelder grensesnitt både for Kunde og Låner. Lokalt lånerregister brukes om et biblioteks register over alle lokale Lånere, i motsetning til Nasjonalt lånerregister som gjelder for hele landet. Lånernummer(et) brukes om Lånerens id-nummer som er registret i et Lokalt eller nasjonalt lånerregister. Sammen med pinkode brukes dette blant annet til innlogging. Metadata brukes om data som beskriver E-mediet. F.eks. forfatter, tittel, språk, sjanger og forlag. Tilleggsdata brukes om data som supplerer Metadata. F.eks. bokomslag, anmeldelser og brukerskapte data. Avspiller brukes om programvare som spiller av ulike filformat for tekst, lyd og bilde. Innholdsleverandør brukes om leverandør av E-medier. Ikke omfattet av dette anbudet. 1
3. Overordnede krav til brukermedvirkning Krav nr. Beskrivelse av krav Fase Skal/bør Aksept og henvisninger 3.1 Kunden skal ha påvirkningskraft på utviklingsprosessen i fase 2 da systemet skal skreddersys kundens behov. 2 Skal Kravet er lest, 3.2 Kunden skal delta i statusmøter og i samarbeid med Leverandør definere hva som skal prioriteres av utvikling. Tilbakemelding fra utviklingsløpet skal gis i statusmøtene. Ref. bilag 6 i kjøpsavtalen 2 Skal Kravet er lest, 3.3 Plan for fremdrift skal legges i samarbeid med Leverandør umiddelbart etter kontraktinngåelse. 4. Plattformuavhengighet Krav nr. Beskrivelse av krav Fase Skal/bør Aksept og henvisninger 4.1 Systemet må kunne brukes på mobile enheter som smarttelefoner og nettbrett. Beskriv hvilke enheter og operativsystem som støttes. 4.2 Systemet må kunne brukes på PC og Mac. Beskriv hvilke enheter og operativsystem som støttes. 2 Bør Kravet er lest og forstått: _ 2
5. Integrering mot tredjepartssystemer, primært Lokalt biblioteksystem Krav nr. Beskrivelse av krav Fase Skal/bør Aksept og henvisninger 5.1 Leverandøren skal sikre integrasjon mot Lokalt biblioteksystem. E-medier bør i størst mulig grad framstå for bruker som andre, fysiske medietyper. Definer hvilke Lokale biblioteksystem som støttes og beskriv integrasjon mot disse. 5.2 Søkbarhet E-medier skal være søkbare i Lokalt biblioteksystem. Gjenfinning skal baseres på Metadata lagret i Lokalt biblioteksystem. 5.3 Utlån Det skal være mulig å se om et E- medium er tilgjengelig for lån fra Lokalt biblioteksystem. Det skal være mulig å låne og reservere E-medier fra Lokalt biblioteksystem. 5.4 Utlån Det bør være mulig å fornye E-medier fra Lokalt biblioteksystem. 1 Bør Kravet er lest, Eller Kravet er lest og forstått, men leverandøren tilbyr alternativ løsning: _ 3
5.5 Mine sider Låneren skal tilbys en samlet oversikt over sine lån og reserveringer i Lokalt biblioteksystem. 2 Bør Kravet er lest, Eller Kravet er lest og forstått, men leverandøren tilbyr alternativ løsning: _ 5.6 Statistikk Systemet skal gi Lokalt biblioteksystem tilgang til nødvendig statistikk (ref pkt 9) slik at denne kan hentes ut derfra. 2 Bør Kravet er lest, Eller Kravet er lest og forstått, men leverandøren tilbyr alternativ løsning: _ 6. Krav til autentisering av Låner / innlogging Krav nr. Beskrivelse av krav Fase Skal/bør Aksept og henvisninger 6.1 Alle brukerne av /lånere i bibliotekene i Akershus skal ha tilgang til å låne e- medier. 4
6.2 Innlogging skal skje ved bruk av lånernummer og pinkode hentet fra Lokalt lånerregister eller Nasjonalt lånerregister (NL)" Beskriv løsning. 6.3 Søk og smaksprøver skal kunne gjennomføres uten innlogging. Det skal først være krav om innlogging når lån/reservering utføres. 7. Systemets håndtering av innhold Krav nr. Beskrivelse av krav Fase Skal/bør Aksept og henvisninger 7.1 Systemet skal kunne håndtere bøker 7.2 Systemet skal kunne håndtere lydbøker. 2 Skal Kravet er lest, 5
7.3 Systemet skal kunne håndtere film og musikk. Beskriv løsning og framdriftsplan 2 Bør Kravet er lest, Eller Kravet er lest og forstått, men leverandøren tilbyr alternativ løsning: _ 7.4 Alle typer medier skal kunne lastes ned. Beskriv løsning Se pkt. 7.1 7.2 7.3 Skal Kravet er lest, 7.5 Aktuelle typer medier bør kunne streames. Beskriv løsning 2 Bør Kravet er lest, 7.6 Systemet skal håndtere E-medier fra flere leverandører inkl. materiale uten kopisperre (falt i det fri, materiale med annen tillatelse). Gjelder også E-medier fra Norsk kulturråds innkjøpsordninger. Beskriv løsning. 7.7 Systemet skal håndtere ulike lisensieringsmetoder og prismodeller for innhold. Beskriv løsning. 6
7.8 Det skal være mulig å få en smaksprøve på E-mediet før Låneren eventuelt velger å låne. 2 Skal Kravet er lest, 7.9 Systemet bør kunne håndtere innlevering av Lån før forfallsdato. 2 Bør Kravet er lest, Eller Kravet er lest og forstått, men leverandøren tilbyr alternativ løsning: _. 7.10 Låner bør selv kunne velge blant de mest vanlige e-bok-lesere og Avspillere for lyd/bilde. Beskriv løsning. 2 Bør Kravet er lest, Eller Kravet er lest og forstått, men leverandøren tilbyr alternativ løsning: _. 7.11 Innhold, Metadata og Tilleggsdata skal kunne migreres til annen/ny løsning ved evt. systembytte. 7
8. Krav til håndtering av kopisperre Krav nr. Beskrivelse av krav Fase Skal/bør Aksept og henvisninger 8.1 1 Systemet skal tilfredsstille standard bransjekrav til kopisperre. Se NBFs prinsipper for innkjøp og utlån av e-bøker i folkebibliotek: http://www.norskbibliotekforening.no/article. php?id=2719 8.2 Autentisering i forbindelse med kopisperre for Lån og bruk av E-medier bør kunne skje uten ytterligere autentisering utover innlogging med Lånernummer/pinkode. Eksempel: Dersom Adobe Content Server benyttes bør autentisering av Låner og lese-enhet gjøres på tjenersiden og ikke på klientsiden. Dette for å forenkle prosedyren med autentisering i forhold til kopisperre. 1 Bør Kravet er lest, Eller Kravet er lest og forstått, men leverandøren tilbyr alternativ løsning: _ 8.3 E-mediet skal kunne benyttes av samme Låner på flere enheter/plattformer. 2 Skal Kravet er lest, 9. Statistikk 8
Krav nr. Beskrivelse av krav Fase Skal/bør Aksept og henvisninger 9.1 Det skal kunne tas ut detaljert statistikk og rapporter, minimum i henhold til krav fra nasjonale myndigheter, herunder krav fra Kulturrådet. http://www.nb.no/bibliotekstatistikk Forskrift om bibliotekstatistikk: http://www.lovdata.no/cgiwift/wiftldles?doc=/app/gratis/www/docroot/f or/sf/ku/ku-19870105-0002.html Beskriv løsning. 9.2 All statistikk skal være i henhold til gjeldende regelverk fra datatilsynet. Beskriv løsning 9.3 Når flere Kunder samarbeider må all statistikk kunne knyttes til hjemmebibliotek. 10. Parameterstyring for utlånsvariabler /administrasjon Krav nr. Beskrivelse av krav Fase Skal/bør Aksept og henvisninger 10.1 Systemet skal tilby et administrasjonsgrensesnitt der Kunden styrer innstillinger for ulike utlånstransaksjoner: ulike tillatelser knyttet til lånerkategorier 9
utlånstid på tittel- og lisensnivå. antall tillatte fornyinger, samtidige lån og reserveringer per låner Ulike medietyper skal kunne ha ulike begrensninger i antall samtidige lån og i antall reserveringer. Beskriv løsning 10.2 Kunde skal ha tilgang til å redigere utformingen av evt. portalforside og gjøre lokale tilpasninger. Beskriv løsning. 2 Skal Kravet er lest, 11. Krav til universell utforming Krav nr. Beskrivelse av krav Fase Skal/bør Aksept og henvisninger 11.1 Brukergrensesnittet skal være enkelt og intuitivt. Som et minimum skal det tilfredsstille Web Content Accessability Guidelines (WCAG, se http://www.w3.org/tr/wcag20/). Beskriv løsning. Gi eksempler på skjermbilder. 11.2 All tekst som brukes i Utlånssystemet og i administrasjonsmodulen for Kunde skal være tilgjengelig på norsk. 11.3 Låner skal kunne velge mellom norsk og engelsk 2 Skal Kravet er lest, 10
11
Bilag 2: Leverandørens løsningsspesifikasjon Leverandøren skal beskrive sin løsning (Leverandørens løsningsspesifikasjon) i forhold til Kundens kravspesifikasjon i bilaget. Dette gjøres ved å ta utgangspunkt i den overordnede kravtabellen i bilag 1 som Kunden har fylt ut. I tillegg må de relevante punkter nedenfor fylles ut. Avtalen punkt 1.1: Avtalens omfang Behov for oppgradering av Kundens tekniske plattform: (Fylles ut dersom oppgradering er nødvendig) Åpenbare feil, mangler eller uklarheter i Kundens kravspesifikasjon: (Fylles ut dersom dette finnes) Sannsynlige konsekvenser som følge av Leverandørens tilpasninger: (Kompleksitet og pris på fremtidig vedlikehold av standardsystem og tilpasning) Avtalen punkt 2.3.2: Samvirke med utstyr og annen programvare Oppgradering av den tekniske plattformen: (Fyll ut eventuelle oppgraderinger som må gjøres) Avtalen punkt 2.3.3: Utviklingsverktøy - utviklingsmetode Beskrivelse av utviklingsmetoder, utviklingsverktøy og utviklingsmiljø: Avtalen punkt 6.1: Kundens ansvar og medvirkning Ansvarlig for oppgradering av teknisk plattform: (Fylles inn dersom den tekniske plattformen må oppgraderes, og Kunden ikke skal være ansvarlig for oppgraderingen av denne) Avtalen punkt 10.7.1: Generelt om fri programvare Fri programvare som benyttes i leveransen: Navn på fri programvare Fri programvarelisens Kopi av lisensbetingelser som gjelder for den aktuelle frie programvare (vedlegges). Avtalen punkt 10.7.4: Virkninger av videredistribusjon av fri programvare Andre deler av leveransen som vil bli omfattet av vilkårene i en fri programvarelisens: 12
Avtalen punkt 10.7.5: Leverandørens ansvar for rettsmangler ved fri programvare Leverandørens vurdering av den frie programvaren som er benyttet: Avtalen punkt 10.7.6: Kundens ansvar ved krav om bruk av fri programvare Fri programvare som Kunden krever benyttet som er uegnet til å oppfylle Kundens krav: Fri programvare som Kunden krever benyttet som krenker eller av noen hevdes å krenke tredjeparts opphavsrett: 13
Bilag 3: Kundens tekniske plattform Folkebibliotekene i Akershus bruker de klient/tjener-baserte biblioteksystemene Mikromarc 3 (Windows-basert) eller Bibliofil (Linux-basert) som blir kjørt på sentrale eller lokale tjenere i profesjonelt beskyttet miljø. Begge systemene har godt utbygde webtjenester med "Mine sider" og fjernlånsfunksjoner. Det er disse systemene som det nye e-medie-utlånssystemet skal integreres mot (se kravspesifikasjonen). 14
Bilag 4: Prosjekt- og fremdriftsplan Her inntas prosjekt- og fremdriftsplanen for leveransen. Nedenfor følger bestemmelser som henviser til frister eller endringer til dette bilaget. Avtalen punkt 2.1.1: Prosjekt- og fremdriftsplan Overordnet prosjekt- og fremdriftsplan: Avtalen punkt 2.2.1: Utarbeidelse av detaljspesifikasjon Rutiner og retningslinjer for utarbeidelse av detaljspesifikasjon: Avtalen punkt 2.2.2: Levering og godkjenning av detaljspesifikasjon Frist for godkjenning av detaljspesifikasjon og en fullstendig prosjektplan: Frist for fremleggelse av endelig versjon av overordnet og funksjonell spesifikasjon samt de delene av detaljert teknisk spesifikasjon som gjelder skjermbilde-layout og rapport-layout, og beskrivelse av grensesnitt mot annen programvare: Andre frister: Avtalen punkt 2.3.5: Dokumentasjon Frister for levering av dokumentasjon: Avtalen punkt 2.3.6: Opplæring Tidsplan for opplæring: Opplæringen skal gjennomføres (sted): (Fylles inn dersom man ønsker å fravike avtalens utgangspunkt om at opplæring skal gjennomføres i Kundens lokaler) Avtalen punkt 2.3.7: Installasjonsforberedelse Frist for Kunden til å tilfredsstille kravene til teknisk plattform: (Fylles ut dersom utstyr og/eller teknisk plattform ikke omfattes av leveransen) Leverandøren skal foreta inspeksjon av Kundens tekniske plattform: (Ja/Nei) Starttidspunkt for installasjon: (Dato) 15
Avtalen punkt 2.3.8: Installasjon og testing av tilpasningen Installasjonsdag Tilpasningsinstallasjon: Ansvarlig Sted Tidspunkt Avtalen punkt 2.3.9: Konvertering Frister for godkjenning av konvertering: Avtalen punkt 2.4.1: Plan for Kundens akseptansetest Frist for å utarbeide grunnlagsmateriale til akseptansetestplanen: Andre frister for akseptansetestplanen: (Fylles ut dersom partene avtaler andre frister enn det som følger av avtalen) Avtalen punkt 2.4.2: Definisjon av feilnivåer Følgende definisjoner av feil skal legges til grunn: (Fylles ut dersom partene avtaler andre definisjoner enn det som følger av avtalen) Avtalen punkt 2.4.4: Gjennomføring av Kundens akseptansetest Dato for påbegynnelse av Kundens akseptansetest: Dato for avslutning av Kundens akseptansetest: Avtalen punkt 2.4.6: Idriftsettelse Frist for at systemet med tilpasninger settes i ordinær drift: Avtalen punkt 6.1: Kundens ansvar og medvirkning Frister for Kundens medvirkning til leveransens gjennomføring: Avtalen punkt 11.5.2: Dagbot ved forsinkelse Andre frister enn de som følger av avtalen som det er knyttet dagbøter til: Andre dagbotsatser: (Fylles ut dersom partene avtaler annet enn det som følger av avtalen) 16
Løpetid: (Fylles ut dersom partene avtaler annet enn det som følger av avtalen) Bilag 5: Testing og godkjenning Her beskrives prosedyrer for testing og godkjenning med testkriterier, rutiner osv. Nedenfor følger punkter som avtalen henviser til dette bilaget. Avtalen punkt 2.3.8: Installasjon og testing av tilpasningen - Installasjonsdag Nærmere spesifikasjon av Leverandørens testing: Avtalen punkt 2.3.9: Konvertering Bestemmelser vedrørende godkjenning: Avtalen punkt 2.4.3: Akseptansetestens omfang Kundens akseptansetest skal omfatte følgende tester: (Fylles ut dersom partene avtaler andre tester enn det som følger av avtalen) Avtalen punkt 2.4.4: Gjennomføring av Kundens akseptansetest Gjennomføring av Kundens akseptansetest: Avtalen punkt 2.4.6: Idriftsettelse Partenes plikter i forbindelse med idriftsettelse: Avtalen punkt 2.5.1: Varighet Godkjenningsperiodens varighet: (Fylles ut dersom det er avtalt annen varighet enn det som følger av avtalen) Avtalen punkt 2.5.2: Kundens undersøkelsesplikt Spesifisering av innholdet i godkjenningsperioden med konkret angivelse av de undersøkelsene som Kunden skal gjennomføre: Avtalen punkt 2.5.3: Håndtering av feil Prosedyrer om melding av feil: Frist for utbedring av feil: (Fylles ut dersom partene har avtalt annen frist enn den som følger av avtalen) 17
Bilag 6: Administrative bestemmelser Bilaget brukes til å samle administrative rutiner for avtaleforholdet og samarbeidet mellom partene. Avtalen punkt 1.6: Partenes representanter Bemyndiget representant for partene: For Kunden: Navn: Heidi Hovemoen Stilling: fylkesbiblioteksjef Telefon: 64 84 08 62 E-post: heidi.hovemoen@akershus-fk.no For Leverandøren: Navn: Stilling: Telefon: E-post: Prosedyrer og varslingsfrister for utskiftning av bemyndiget representant: Avtalen punkt 2.1.2: Prosjektorganisering Beskrivelse av prosjektorganisering: Beskrivelse av mandat: Definisjon av roller, ansvar og myndighet: Styringsdokumenter: Rutiner for rapportering: Møter og møtefrekvens: Avtalen punkt 2.1.3: Prosjektdokumentasjon Spesifisering av prosjektdokumentasjon: Rutiner for registrering og oppfølgning av avvik, tillegg og avtalte endringer: Rutiner for oversending av statusrapporter: Avtalen punkt 2.1.4: Kvalitetssikring revisjon Beskrivelse av arbeids- og kvalitetssikringsmetoder: Nærmere prosedyrer og varslingsregler i forbindelse med kvalitetsrevisjon og utviklingsarbeid: 18
(Fylles ut dersom partene ønsker å regulere prosedyrene rundt dette) Avtalen punkt 5.2: Krav til leverandørens ressurser og kompetanse Leverandørens prosjektleder: Leverandørens nøkkelpersonell: Navn: Stilling: Telefon: E-post: Avtalen punkt 5.3: Bruk av underleverandør Leverandørens godkjente underleverandører: Navn: Org.nr.: Leveranseområde Avtalen punkt 5.4: Samarbeid med tredjepart Omfang av bistand: Avtalt vederlag: (Fylles ut dersom det er avtalt særlig vederlag for samarbeid med tredjepart) Avtalen punkt 5.5 Lønns- og arbeidsvilkår Aktuell tariffavtale samt samsvarserklæring: (Her identifiseres allmenngjort tariffavtale eller aktuell landsomfattende tariffavtale, samt inntas egenerklæring evt. tredjepartserklæring om samsvar mellom aktuell tariffavtale og faktiske lønns- og arbeidsvilkår for oppfyllelse av Leverandørens og eventuelle underleverandørers forpliktelser) Avtalen punkt 6.2: Bruk av tredjepart Kundens valgte tredjeparter: Navn: Org.nr.: Arbeidsområde: (Tredjeparter engasjert til å bistå Kunden i forbindelse med sine oppgaver under avtalen) 19
Avtalen punkt 7.1: Møter Frist for innkallelse til møter: (Fylles ut dersom partene avtaler annen frist enn det som følger av avtalen) Rutiner for gjennomføring av møter: (Her kan det f. eks spesifiseres hvem som skal møte, hvor møtene holdes, krav til referat, hyppighet osv.) Avtalen punkt 16.3: Uavhengig ekspert Uavhengig ekspert valgt av partene: Navn: Kompetanseområde: 20
Bilag 7: Samlet pris og prisbestemmelser Pos Beskrivelse Multiplikator Pris 1 Fastpris leveranse av basissystem (fase 1) 1 2 Fastpris leveranse av tilpasset system (fase 2) 1 + 3 Årlig lisens, drift og vedlikehold 4 + 4 Totalpris (Overføres til tilbudsskjema) = Alle priser er eks. mva. Prisene inkluderer alle kostnader knyttet til alle krav tilbyder har akseptert, herunder ekspedisjonsgebyr, fakturagebyr, toll, skatter, avgifter og lignende. Møter, reiseutgifter, parkering, kopiering etc. skal ikke tilleggsfaktureres. Avtalen punkt 8.2: Fakturering Fakturaadresser: Fylkesbiblioteket i Akershus Akershus fylkeskommune Fakturamottak Postboks 1160 Sentrum 0107 Oslo Følgende krav stilles til fakturaer som sendes Kunden: 1. Det skal faktureres ved utført leveranse 2. Navn og adresse til den registrerte næringsdrivende som yter tjenesten. 3. Organisasjonsnummer som er tildelt den næringsdrivende i h.h.t. lov av 3. juni 1994 nr 15 om Enhetsregisteret, etterfulgt av bokstavene MVA. 4. Navn og adresse til den som mottar ytelsen. 5. Ressursnummer 503547. 6. En beskrivelse av hvilken ytelse som er levert. 7. Opplysninger om det er levert ytelser som er tatt med i andre fakturaer. 8. Vederlaget for ytelsen uten avgift. 9. Selve avgiftsbeløpet. 10. Fakturanummer. 11. Fakturadato. 12. Øvrige standardkrav til fakturainformasjon som følger av lov om bokføring (Bokføringsloven). Fakturaer som ikke tilfredsstiller disse minimumskravene vil bli returnert. Avtalen punkt 3.2: Endringsoverslag Priser og betingelser for tilleggsarbeid: Standardpriser for utarbeidelse av endringsoverslag: 21
Bilag 8: Endringer i den generelle avtaleteksten Endringer til den generelle avtaleteksten skal samles i bilag 8, med mindre den generelle avtaleteksten henviser slike endringer til et annet bilag. Det er mulig å gjøre endringer til alle punkter i avtalen, også der hvor det ikke klart henvises til at endringer kan avtales. Endringene til avtaleteksten skal fremkomme her, slik at teksten i den generelle avtaleteksten forblir uendret. Det må fremkomme klart og utvetydig hvilke bestemmelser i avtalen det er gjort endringer til. Leverandøren bør imidlertid være oppmerksom på at forbehold og endringer i avtalen ved tilbudsinnlevering kan medføre at tilbudet blir avvist av Kunden. Punkt 11.1 3. avsnitt 12.1 3. avsnitt Erstattes med Kunden skal reklamere skriftlig innen rimelig tid etter at misligholdet er oppdaget eller burde vært oppdaget. Leverandøren skal gi skriftlig meddelelse innen rimelig tid etter at misligholdet er oppdaget eller burde vært oppdaget. 22
Bilag 9: Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen Endringer av leveransen etter avtaleinngåelsen skal følge prosedyrene i kapittel 3 og gjøres skriftlig. Leverandøren skal føre en fortløpende katalog over endringene som utgjør dette bilaget. Nr Dato Endringen gjelder: 23