Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Arkivsak: 12/159 Møtedato/tid: 05.12.2012, kl. 11:00 Møtested: Deltagere: Forfall: Kopi: Melhus rådhus, Møterom Bergljot, 3. etg. NB! Merk sted Siri Holm Lønseth (leder) Eivind Stende Sigrid Angen Hans Bøe Gunnar Hynne Fylkesordfører Fylkesrådmann Revisjon Midt-Norge Sakliste 058/12 Referatsaker 059/12 Godkjenning av protokoll fra møte 16.10.2012 060/12 Orientering fra fylkestannlegen 061/12 Rapport fra forvaltningsrevisjon - Forvaltnings-, drifts- og vedlikeholdskostnader i skolebruksplan 3 062/12 Rapport fra forvaltningsrevisjon - kulturminnevern 063/12 Avtaler om gjennomføring av forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon 2013 064/12 Eventuelt Møtet innledes med lunsj kl 11:00. Ca. kl 11:30 vil det bli gitt en orientering fra fylkestannlegen med påfølgende omvisning ved Melhus tannklinikk. Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/sverre B. Midthjell på telefon 90830248, eller e-post: sverre.midthjell@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 28.11.2012 Siri Holm Lønseth (sign.) Leder av kontrollutvalget Sverre B. Midthjell Rådgiver, KonSek Side 1 av1
Referatsaker Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune 05.12.2012 058/12 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 12/159-1 Referatsakene tas til orientering Vedlegg Invitasjon til NKRFs kontrollutvalgskonferanse Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Invitasjon til NKRFs kontrollutvalgskonferanse 6.-7. februar 2012
P R O G R A M NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 1-2 februar 2012 Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen Hovedtemaer Kontrollutvalget oppgaver og utfordringer Selskapskontroll Samhandlingsreformen Etikk og korrupsjon Kommunerevisor den gode støttespilleren Målgruppe Ledere/medlemmer av kontrollutvalg, kontrollutvalgssekretærer, revisorer og andre som er interessert i tilsyn og kontroll i kommunesektoren Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier
u Møteleder: Ole Kristian Rogndokken Daglig leder i Norges Kommunerevisorforbund Onsdag 1. februar 09.00 Registrering og kaffe / Utstilling 10.00 Velkommen u Daglig leder Ole Kristian Rogndokken, Norges Kommunerevisorforbund 10.10 10.30 Åpning u Statssekretær Dag Henrik Sandbakken (Sp), Kommunal- og regionaldepartementet Hjelp, jeg er ny i kontrollutvalget! Oppgaver, roller og muligheter. Erfaringsoverføring u Magnhild Holmberg (Frp), Skien kommune, kontrollutvalget u En innleder annonseres senere 11.30 Kaffe / Utstilling 12.45 Etikk i kommunesektoren u Ordfører Nils Røhne (Ap), Stange kommune - leder av Kommunesektorens Etikkutvalg 13.30 13.45 15.45 16.00 17.00 19.30 Lunsj / Utstilling Styringsutfordring i kommunesektoren. Hvordan holde styr på selskapsjungelen? Case Briskeby stadion Innledere: u Tidl. ordfører Einar Busterud (BBL), Hamar kommune u Kjetil Solbrækken, sekretær for kontrollutvalget i Hamar kommune u Advokat Vibeke Resch-Knudsen, egen praksis Utspørrer: u Redaktør Ole Petter Pedersen, Kommunal Rapport Kaffe / Utstilling Kontrollutvalg i medieblest u Øystein H. S. Moen, partner og fagansvarlig PR, Agendum AS Middag på vakt for fellesskapets verdier
Torsdag 2. februar 09.00 10.00 10.30 11.30 12.45 13.30 13.45 14.45 15.15 15.20 Samhandlingsreformen styrings- og tilsynsutfordringer u Kommunerevisor Annette Gohn-Hellum, Oslo kommune, Kommunerevisjonen Pause / Utsjekking / Utstilling Antikorrupsjonsarbeid i kommunene analyser og verktøy u Generalsekretær Guro Slettemark, Transparency International Norge Lunsj / Utstilling Utfordringer for velferds-norge u Professor og forsker Gudmund Hernes, Fafo Pause / Utstilling Kommunerevisor den gode støttespilleren u Ass. revisjonssjef Berit M. Dalvik, Telemark kommunerevisjon IKS u Teamleder Kirsti Torbjørnson, Telemark kommunerevisjon IKS Kåseri Annonseres senere Avslutning u Styreleder Per Olav Nilsen, Norges Kommunerevisorforbund 09.00 Minikurs A Minikurs B 12.45 15.15 A. Intro kontrollutvalg (Målgruppe: Nye kontrollutvalgsmedlemmer) u Seniorrådgiver Bodhild Laastad, Norges Kommunerevisorforbund Innhold: - Rammeverk for tilsyn og kontroll i kommunal sektor - Kontrollutvalgets formål, rolle og oppgaver B. De sentrale momentene for å forstå kommunalt regnskap (Målgruppe: Kontrollutvalgsmedlemmer) u Registrert revisor og daglig leder Åge Sandsengen, Kommunerevisjon IKS Medlem av NKRFs regnskapskomite og fagkomiteen i Foreningen for god kommunal regnskapsskikk Innhold: - Det kommunale økonomisystemet - Regnskapets oppbygging - Grunnleggende prinsipper og de unike økonomiske sammenhengene spesielt i balansen - Anordningsprinsippet - Resultatbegrepet på vakt for fellesskapets verdier
GENERELL INFO NKRFs Kontrollutvalgskonferanse 1-2 februar 2012 Påmelding Påmeldingsfrist: 16. desember 2011. Bindende påmelding skal skje via NKRFs nettsider Faktura vil bli tilsendt etter påmeldingsfristens utløp. Det tas forbehold om endringer i programmet. Avbestillingsbetingelser Avbestilling må skje skriftlig. Det vil ved avbestillinger etter påmeldingsfristens utløp kreves et gebyr på kr 500 til dekning av administrasjonsutgifter. Ved avbestilling senere enn en uke før konferansestart belastes 50 % av konferanseavgiften. Konferansematerialet vil da bli ettersendt. Avbestilling ved legitimert sykdom behandles særskilt. Avmelding på konferansedagen, eller ev. uteblivelse, med fører full konferanseavgift. Ved hotellreservasjon kommer i tillegg ev. ansvaret overfor hotellet. Deltakelse kan ved behov overføres til en annen kollega. Konferansepriser* Deltakelse m/overnatting og middag: Kr 5 800 (ikke-medlemmer: Kr 6 200) Deltakelse u/overnatting og middag: Kr 4 700 (ikke-medlemmer: Kr 5 100) Prisene inkluderer dokumentasjon, lunsj, drikke til måltidene og servering i pausene. Ekstra overnatting m/frokost fra 31. januar 1. februar 2012: Kr 1 300. *) Deltakere fra kontrollutvalg i kommuner/fylkeskommuner hvor sekretærtjenesten ivaretas av virksomheter som er bedriftsmedlem i NKRF, oppnår medlemspris. Konferansehotellet Clarion Hotel Oslo Airport, Gardermoen Ved behov vil også Comfort Hotel RunWay, som ligger vegg i vegg med konferansehotellet Forhåndsgodkjenning 13 timer i forhold til NKRFs regler for obligatorisk etter- og videreutdanning. Norges Kommunerevisorforbund Postboks 1417 Vika, 0115 Oslo Telefon 23 23 97 00, post@nkrf.no, www.nkrf.no Velkommen på konferanse! erling@erlingsdesign.no / 17.11.2012 faglig arena nettverksbygging inspirasjon
Godkjenning av protokoll fra møte 16.10.2012 Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune 05.12.2012 059/12 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 12/159-2 Protokollen godkjennes. Vedlegg Møteprotokoll 16.10.2012 Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere utsendt til utvalget.
Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Møtedato/tid: 16.10.2012 kl. 11:00 14:30 Møtested: Møtende medlemmer: Forfall: Møtende varamedlemmer: Andre møtende: Statens hus (Trondheim), møterom Åfjord Siri Holm Lønseth (møteleder) Eivind Stende Gunnar Hynne Sigrid Angen Hans Bøe Saker til behandling: 049/12-057/12 Arkivsak: 12/136 Sverre B. Midthjell, Konsek (møtesekretær) Jan-Åge Sneve Gundersen, Konsek Espen Agøy Hegge, elevombud (sak 50) Harald Hegle, fylkesdirektør samferdsel (sak 52) Marit Leikvoll, rådgiver samferdselsgruppen (sak 52) NB! Protokollen blir godkjent i kontrollutvalgets neste møte. Saksliste 049/12 Referatsaker 050/12 Årsrapport fra elev- og lærlingombudet 2011-2012 051/12 Rapport fra fylkesmannens tilsyn med gratis videregående opplæring 052/12 Orientering om inngåelse av leveranseavtale med Statens vegvesen 053/12 Selskapskontroll AtB - innretning på prosjekt 054/12 Bestilling av forvaltningsrevisjon - Oppfølging av klima- og energiplan 055/12 Budsjett for kontrollutvalget 2013 og økonomiplan 2014-2016 056/12 Mål for kontrollutvalgets virksomhet og arbeidsform, valgperioden 2011-2015 057/12 Eventuelt Sakene ble behandlet i rekkefølge: 50 52 49 51 53 54 55 56 57
Sak 049/12 - Referatsaker Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune 16.10.2012 Referatsakene tas til orientering Protokoll Følgende saker ble referert: 1. Invitasjon til Konsek-samling 7. november 2012 2. Invitasjon til kurs i kommunal økonomi for ikke-økonomer i regi av NKRF, 5. desember 3. Uttalelse fra fylkesmannen i Telemark vedrørende dokumentinnsyn i FR-rapporter på høring. 4. Artikkel fra kommunal-rapport.no: Røde flagg i budsjettet. 5. Artikkel fra kommunal-rapport.no: Ikke forvirr leseren! 6. Svar fra fylkesordfører angående valg til representantskap i interkommunale selskaper. Vedtak: Referatsakene tas til orientering Sak 050/12 - Årsrapport fra elev- og lærlingombudet 2011-2012 Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune 16.10.2012 Årsrapport fra elev- og lærlingombudet 2011-2012 tas til orientering. Protokoll Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Årsrapport fra elev- og lærlingombudet 2011-2012 tas til orientering. Sak 051/12 - Rapport fra fylkesmannens tilsyn med gratis videregående opplæring Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune 16.10.2012 Kontrollutvalget tar saken til orientering.
Kontrollutvalget ber fylkesrådmannen orientere i neste møte etter at endelig rapport er avlevert, om hvordan punktene som er funnet i Fylkesmannens tilsyn er møtt og hvilket arbeid som er igangsatt for å følge opp presiseringene. Protokoll Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kontrollutvalget ber fylkesrådmannen orientere i neste møte etter at endelig rapport er avlevert, om hvordan punktene som er funnet i Fylkesmannens tilsyn er møtt og hvilket arbeid som er igangsatt for å følge opp presiseringene. Sak 052/12 - Orientering om inngåelse av leveranseavtale med Statens vegvesen Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune 16.10.2012 Fylkesrådmannens redegjørelse tas til orientering. Protokoll Harald Hegle og Marit Leikvoll orienterte på vegne av fylkesrådmannen. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Fylkesrådmannens redegjørelse tas til orientering. Sak 053/12 - Selskapskontroll AtB - innretning på prosjekt Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune 16.10.2012 Kontrollutvalget ber om at prosjektet utvides til også å inkludere en kontroll med gjennomføring av samferdselspolitiske prioriteringer. Utvalget ber om at det utvidete prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på 550 timer, med levering innen 10. mars 2013. Protokoll Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak:
Kontrollutvalget ber om at prosjektet utvides til også å inkludere en kontroll med gjennomføring av samferdselspolitiske prioriteringer. Utvalget ber om at det utvidete prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på 550 timer, med levering innen 10. mars 2013. Sak 054/12 - Bestilling av forvaltningsrevisjon - Oppfølging av klimaog energiplan Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune 16.10.2012 Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på oppfølging av klimaog energiplan. Prosjektet bes gjennomført innenfor en ramme på 400 timer, med levering innen 15. mai 2013 Protokoll Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på oppfølging av klimaog energiplan. Prosjektet bes gjennomført innenfor en ramme på 400 timer, med levering innen 15. mai 2013 Sak 055/12 - Budsjett for kontrollutvalget 2013 og økonomiplan 2014-2016 Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune 16.10.2012 Kontrollutvalget innstiller overfor fylkestinget på at vedlagte økonomiplan for 2014-2016 og budsjett for 2013 med en ramme på kr 6 088 000 vedtas. Protokoll Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget innstiller overfor fylkestinget på at vedlagte økonomiplan for 2014-2016 og budsjett for 2013 med en ramme på kr 6 088 000 vedtas. Sak 056/12 - Mål for kontrollutvalgets virksomhet og arbeidsform, valgperioden 2011-2015 Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune 16.10.2012
Saken legges fram uten innstilling. Protokoll Følgende omforente forslag til vedtak ble fremmet: Kontrollutvalget ønsker å prioritere synlighet for fylkeskommunens organisasjon gjennom å gjennomføre flere møter ved aktuelle enheter og å få orienteringer om fra administrasjonen ved passende anledninger. Det vedtas ikke et eget plandokument for utvalget. Forslaget ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget ønsker å prioritere synlighet for fylkeskommunens organisasjon gjennom å gjennomføre flere møter ved aktuelle enheter og å få orienteringer om fra administrasjonen ved passende anledninger. Det vedtas ikke et eget plandokument for utvalget. Sak 057/12 - Eventuelt Saken behandlet i Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune 16.10.2012 Saken legges fram uten innstilling. Protokoll Sekretariatet orienterte om at det arbeides med å legge neste møte til en tannklinikk, med orientering fra fylkestannlegen. Vedtak: Ingen vedtak fattet.
Orientering fra fylkestannlegen Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune 05.12.2012 060/12 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 12/28-5 Informasjonen fra fylkestannlegen tas til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget har tidligere gitt uttrykk for at det er ønskelig med presentasjoner av ulike deler av fylkeskommunens virksomhet, for å lære denne bedre å kjenne. Tannhelseområdet er et av kjerneområdene i fylkeskommunens virksomhet, og et viktig velferdstilbud til dens innbyggere. Fylkestannlegen er derfor bedt om å gi en orientering om virksomheten generelt, med særlig vekt på gjeldende prosjekter og utfordringer i tjenesten. I etterkant av orienteringen vil det bli en omvisning ved Melhus tannklinikk. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer utvalget om å ta informasjonen fra fylkestannlegen til orientering.
Rapport fra forvaltningsrevisjon - Forvaltnings-, drifts- og vedlikeholdskostnader i skolebruksplan 3 Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune 05.12.2012 061/12 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 216, &58,, Arkivsaknr.: 12/96-7 Kontrollutvalget legger rapporten frem for fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget tar forvaltningsrevisjonsrapporten Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3 til orientering, og konstaterer at det er iverksatt tiltak for å gi reduksjoner i disse kostnadene for Gauldal og Charlottenlund videregående skoler. Fylkestinget ber fylkesrådmannen påse at et tilstrekkelig system for oversikt over FDV-kostnader og måloppnåelse blir en del av fylkeskommunens styringssystem. Vedlegg Rapport fra forvaltningsrevisjon - Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3 Saksutredning Kontrollutvalget gjorde i sak 38/12 følgende vedtak: Kontrollutvalget bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på FDVkostnader for nybyggene i skolebruksplan 3. Prosjektet bes gjennomført innenfor en ramme på 250 timer, med levering 25. november 2012. Med bakgrunn i dette leverte Revisjon Midt-Norge den 23. november rapporten Reduserte FDV-kostnader i skolebruksplan 3. Rapporten tar for seg utvikling i Forvaltnings- drifts- og vedlikeholdskostnader med utgangspunkt i de to ferdigstilte prosjektene Gauldal og Charlottenlund videregående skoler. Om rapporten Reduksjon i kostnader til forvaltning, drift og vedligkehold (FDV-kostnader) er en viktig del av den vedtatte finansieringen av Skolebruksplan 3. Revisor fremhever at det enda er tidlig i gjennomføringen av skolebruksplanen, så det er vanskelig å måle effektene av tiltak i kroner, men det er viktig å dokumentere at det er igangsatt tiltak som kan føre til at FDV-kostandene reduseres. Rapporten tar derfor utgangspunkt i problemstillingen Er det etablert tiltak ved Charlottenlund videregående skole og Gauldal skole- og kultursenter for å redusere FDVkostnader i samsvar med fylkestingets vedtak?. Dette blir undersøkt gjennom analyse av dokumenter og intervju med informanter ved skolene og sentralt i fylkeskommunen. Overordnet revisjonskriterie er kommuneloven 23.2, som pålegger administrasjonssjefen ansvar for at fylkestingets vedtak følges opp. Videre baserer revisor seg på NOU 2004:22 Bedre bygninger til alle hvor arealeffektivisering og system for god oversikt og statistikk over FDV-kostnader vektlegges.
Funn Det påpekes i rapporten at begge skolene fortsatt er i en innkjøringsperiode der effekten av tiltak for innsparing enda ikke kan forventes å ha materialisert seg. Blant annet må ventilasjonsanlegg kjøres på større effekt i oppstarten på grunn av avdamping fra byggematerialer, og personell ha tilstrekkelig opplæring i nye driftssystemer. Det er derfor enda for tidlig å måle konkret effekt av tiltakene. For reduksjon av energikostnader er arealeffektivisering det viktigste tiltaket. Både ved Gauldal og Charlottenlund er skolens samlede areal vesentlig redusert. Budsjetterte energikostnader er redusert som konsekvens av dette. Byggene er også oppført i henhold til en prosjektanvisning som innebærer en overgang fra aktive til passive energitiltak, og strengere krav enn byggtekniske forskrifter krever. Redusert areal og bygningsmasse som er lettere å renholde vil også redusere behovet for renholds- og vedlikeholdstjenester. Å ta ut dette potensialet er imidlertid avhengig av å redusere lønnskostnader gjennom å redusere antall ansatte. I følge revisor ser det ut til at begge skoler har oppnådd dette gjennom naturlig avgang. For Gauldal videregående skole er det Midtre Gauldal kommune som gjennomfører drift og vedlikehold. Fylkesrådmannen kommenterer derfor til rapporten at det ikke er fylkeskommunen vedkommende hvorvidt kommunen får gjennomført bemanningsreduksjoner. Dersom driftskostnadene ved skolen blir høyere enn forutsatt vil imidlertid dette også komme til å gå på bekostning av fylkeskommunen. Revisor har også foretatt en vurdering av styringssystem knyttet til FDV-kostnader. Revisors undersøkelser viser at fylkeskommunen ikke har etablert tilstrekkelige systemer for å ha oversikt over FDV-kostnader på overordnet nivå. Det er imidlertid allerede igangsatt et prosjekt for omorganisering av bygge- og eiendomstjenesten og hele FDV-området, der hensiktsmessige indikatorer og nøkkeltall skal etableres for hele bygningsmassen løpet av høsten 2012. Dette vil ut fra revisors vurdering også bidra til å gi informasjon om måloppnåelsen i Skolebruksplan 3. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Rapporten gir inntrykk av at det er iverksatt tiltak for å oppfylle fylkestingets vedtak om reduksjon av FDV-kostnader. Ut fra informasjonen det refereres til i rapporten ser det også ut til at det er planer om tiltak for tilstrekkelig oversikt over FDV-kostnader på overordnet nivå i fylkeskommunen. Innføring av måltall og indikatorer for FDV-kostnader i styringssystemet vil formodentlig også medføre rapportering på området til politisk nivå og sette fylkestinget i stand til å følge opp måloppnåelsen.
Rapport fra forvaltningsrevisjon - kulturminnevern Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune 05.12.2012 062/12 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 216 Arkivsaknr.: 12/57-7 Kontrollutvalget legger rapporten fram for fylkestinget med følgende innstilling: Fylkestinget ber fylkesrådmannen om å: Ta erfaringer fra handlingsplanen for kulturminnevern 2001-2012 med inn i arbeidet med og oppfølging av ny plan, ved at det legges til rette for: a. mer samsvar mellom forslag til tiltak og ressurser b. mer involvering av politisk og administrativ ledelse i fylkeskommunen c. statusvurdering underveis planperioden Vurdere organiseringen av kulturminnevernet i STFK med tanke på å: d. legge til rette for mer effektive og tydelige informasjons- og beslutningslinjer e. å synliggjøre rollen og oppgavene innen kulturminnevern i overordna strategier, styringskort og kvalitetssystem Vurdere følgende særskilt i planprosessen: f. ta med erfaringer fra prosjektet Husnyckeln, som å etablere faste kommunekontakter i alle kommunene om kulturminnevern g. videreføre positive erfaringer med veiledning og oppfølging av kommuner og eiere, og ha spesiell oppmerksomhet rundt de som mangler kunnskap og interesse for kulturminnevern. Fylkestinget forutsetter at det rapporteres på disse punktene i forbindelse med fremlegging av ny plan for kulturminnevern. Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport - STFK som kulturminnemyndighet Saksutredning Med bakgrunn i Plan for forvaltningsrevisjon 2012-2013 vedtok kontrollutvalget i sak 22/12 å bestille et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på kulturminnevern i Sør-Trøndelag fylkeskommune. I overensstemmelse med revisor ble prosjektet rettet inn mot særlig fokus på nyere tids kulturminner. Revisjon Midt-Norge leverte 12. november 2012 rapporten STFK som kulturminnemyndighet som svar på denne bestillingen. Om rapporten Rapporten tar utgangspunkt i 3 hovedproblemstillinger:
1. Følger STFK opp lovverk og målsettinger innen kulturminnevern? 2. Er kulturminnevernet hensiktsmessig organsiert i STFK? 3. Har STFK gode samarbeidsarenaer med andre aktører i kulturminnevernet? Rapporten er basert på intervjuer med ledere og ansatte innen kulturminnefeltet i STFK, telefonintervju med eiere av fredede bygninger, elektronisk spørreskjema til ledere for planarbeid i kommunene og regnskapsdata fra STFK og andre fylkeskommuner. Oppfølging av regelverk og målsettinger Sentrale revisjonskriterier er kulturminneloven, plan og bygningsloven og fylkeskommunens Handlingsplan for kulturminner 2001-2005(2012) i tillegg til nasjonale mål. Planen ble i utgangspunktet vedtatt for 4 år, men så rullert og videreført til 2012. Planens hovedmål er å sikre et representativt utvalg av kulturminner i fylket. Nasjonale mål for kulturminnevernet et er at det årlige tapet av verneverdige kulturminner ikke skal overstige 0,5 % årlig, at fredede og verneverdige bygnigner skal ha et normalt vedlikeholdsnivå innen 2020 og at et representativt utvalg skal være fredet innen 2020. Revisor påpeker i rapporten at STFK på langt nær har oppnådd målene i handlingsplanen. En av utfordringene som trekkes fram er at store uforutsette ressurskrevende saker har gjort det vanskelig å prioritere å nå målene. Det har heller ikke vært gjort statusgjennomganger i løpet av en forholdsvis lang planperiode, selv når ressurstilgangen ikke har vært som forutsatt ved politisk behandling. Revisor peker på at det har vært et gap mellom ressurser og forventninger i lovverk og plan. Revisor trekker også frem et inntrykk av at måloppnåelse på kulturminnefeltet har vært lite fulgt opp av administrativ ledelse, og at det har vært vanskelig å nå frem med slike saker til politisk behandling. Revisors vurdering er at det også er grunn til å tro at det kan bli vanskelig for Sør-Trøndelag å nå de nasjonale målsettingene på området. Organisering av kulturminnevernet Revisor har vurdert om kulturminnevernet er organisert på en effektiv og god måte, og at kapasiteten er i tråd med de oppgaver som skal utføres, samt kjennskapen og bruken av de administrative styringssystemene i fylkeskommunen, herunder kvalitetssikringssystemet ESK, systemet for balansert målstyring og økonomi- og handlingsplan. Det faglige ansvaret for kulturminnevernet administrativt er i STFK lagt til enhet for regional utvikling (Regut), faggruppe for areal og miljø. Denne faggruppen sorterer under økonomidirektøren. Politisk ligger det faglige ansvaret for kulturminnevern hos komiteen for kultur, velferd og miljø, mens regional utviklingskomite har ansvar for arealsaker, som utgjør en stor del av arbeidet med kulturminner. Revisor påpeker at noen av tilbakemeldingene tyder på at denne organiseringen kan være noe uoversiktlig og at det er en risiko for at dette fører til at saker ikke kommer frem til politisk behandling. Når det gjelder ressurser konkluderer revisor med at ressursinnsatsen på kulturminneområdet er relativt lav i Sør-Trøndelag sammenlignet med andre fylkeskommuner, både når det gjelder egne og statlige midler. Det kan være grunn til å vurdere ressurssituasjonen på området. Kjennskapen til STFKs overordnede styringssystemer er i følge revisor variabel, og de benyttes derfor i liten grad. Det finnes heller ikke mål for kulturminnevernet i systemet for balansert målstyring. Revisor peker på at dette er et sentralt myndighetsområde for fylkeskommunen, og at det ikke er på et slikt detaljnivå at det ville være unaturlig med en rapportering gjennom dette systemet. Fraværet av dette kan i følge revisor innebære en risiko for at området blir usynlig i de strategiske prosessene.
Kompetansen til de ansatte i kulturminnevernet vurderes av revisor til å være god, og med god tilgang på nyrekruttering, selv om kompetanseutviklingen ikke er satt i system. Det er imidlertid en vesentlig utfordring å få tilgang på tilstrekkelig håndverkerkompetanse til vern av bygninger. Samhandling med andre aktører Både forskrift om ansvarsfordeling til kulturminneloven, plan- og bygningsloven og STFKs handlingsplan for kulturminner legger føringer for samarbeid med aktører utenfor fylkeskommunen. Revisor har sett på samarbeid med kommunene, private kulturminneeire og andre aktører i kulturminnevernet. Fylkeskommunen prioriterer bruk av plan- og bygningsloven som virkemiddel i kulturminneforvaltningen, som gir mulighet til å være tidlig ute i prosessene. Revisor registrerer at kompetansen på kulturminnevern generelt er lav, og at det er en tendens til at ansatte i fylkeskommunen prioriterer de kommunene der kunnskap eller interesse for kulturminnevernet er høy. Dette kan medføre en risiko for tap av kulturminner i andre kommuner. Interreg-prosjektet Husnyckeln trekkes av revisor fram som et prosjekt der man har snudd samarbeidet med kommunene mer til det positive. Her peker revisor på at fylkeskommunen utøver sin plikt til samarbeid gjennom å være i forkant. Dette kan bidra til å heve kunnskap og forståelse for kulturminnevern i kommunene. Revisor påpeker at fylkeskommunens politiske ledelse, i motsetning til kommunene, ikke er representert på kulturminneseminarer. Slik deltakelse kunne, i følge revisor, være med på å synliggjøre kulturminneområdet. Spørreundersøkelse gjennomført mot kommunene og private kulturminneeiere tyder på at fylkeskommunen er godt synlig, og viser tydelighet i planprosesser, og at private eiere følges opp på en god måte. Revisor har inntrykk av at tilbakemeldingene er mer positive angående fylkeskommunen enn andre aktører i kulturminnevernet. Revisor viser til at samarbeid med andre aktører først og fremst skjer gjennom tildelingsprosesser, der fylkeskommunen har tilfredsstillende kontakt med Riksrevisjonen. Revisors anbefalinger Revisor anbefaler at erfaringer fra handlingsplanen 2001-2012 tas med inn i arbeidet med og oppfølging av ny plan, ved at det legges til rette for: a. mer samsvar mellom forslag til tiltak og ressurser b. mer involvering av politisk og administrativ ledelse i fylkeskommunen c. statusvurdering underveis planperioden Revisor anbefaler videre en gjennomgang av organiseringen av kulturminnevernet i STFK: d. legge til rette for mer effektive og tydelige informasjons- og beslutningslinjer e. å synliggjøre rollen og oppgavene innen kulturminnevern i overordna strategier, styringskort og kvalitetssystem Revisor anbefaler fylkesrådmannen å: f. ta med erfaringer fra prosjektet Husnyckeln, som å etablere faste kommunekontakter i alle kommunene om kulturminnevern
g. videreføre positive erfaringer med veiledning og oppfølging av kommuner og eiere, og ha spesiell oppmerksomhet rundt de som mangler kunnskap og interesse for kulturminnevern. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet mener at rapporten utgjør en grundig gjennomgang av arbeidet med nyere tids kulturminner i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Den påpeker mange positive sider med arbeidet, men også at det ligger et vesentlig forbedringspotensial på flere områder. Det synes også å være et misforhold mellom vedtak i handlingsplan og de ressurser som disponeres til området. Det er, slik sekretariatet vurderer innholdet i rapporten, også grunn til å stille spørsmål ved om administrativ og politisk ledelse i fylkeskommunen i tilstrekkelig grad er bevisst ansvaret for dette området. Det later til å være behov for bedre synliggjøring i det strategiske arbeidet, bedre oppfølging av planer og vurdering av måloppnåelse. Dette bør, som fylkeskommunens øvrige ansvarsområder, inngå i styrings- og kvalitetssystemer. Med bakgrunn i disse vurderingene vil sekretariatet anbefale at fylkestinget ber rådmannen følge opp revisors anbefalinger.
Avtaler om gjennomføring av forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon 2013 Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune 05.12.2012 063/12 Saksbehandler: Sverre B. Midthjell Arkivkode: 216 Arkivsaknr.: 12/171-2 Kontrollutvalget gir sin tilslutning til avtaler om gjennomføring av forvaltningsrevisjon og finansiell revisjon 2013, og gir utvalgets leder fullmakt til å signere avtalene på vegne av utvalget. Vedlegg Forslag til avtale om gjennomføring av forvaltningsrevisjon 2013 Forslag til avtale om gjennomføring av finansiell revisjon 2013 Saksutredning I 2011 ble det innført en ny praksis der kontrollutvalget inngår årlige avtaler om leveranse av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Avtalene er ment å skulle spesifisere hvilket omfang av revisjonstjenester kontrollutvalget kan forvente i inneværende år, og nærmere regulere samarbeidet mellom kontrollutvalget og revisjonen. Disse avtalene er et supplement til selskapsavtalen for Revisjon Midt-Norge IKS som setter rammene for selskapets virksomhet og styring, og deltakernes bidrag til dette. Avtalene er også en del av oppfølgingen av det ansvaret som ligger på kontrollutvalget for å påse at fylkeskommunen har en forsvarlig revisjonsordning, slik det fremgår av kapittel 4 og 5 i kontrollutvalgsforskriften Vedrørende regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at fylkeskommunens årsregnskap og fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken ss. 122. Vedrørende forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at fylkeskommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av fylkestinget. Fylkestinget kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget initierer de enkelte prosjekt gjennom egne saker i kontrollutvalget. Den videre oppfølging skjer i stor grad via kontrollutvalgets sekretariat. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken ss. 92.