VEDLEGG 1 KRAVSPESIFIKASJON FOR MULTIFUNKSJONSMASKINER (MFP)
Innhold 1 Driftsmiljø... 4 1.1 PC-park... 4 1.2 Katalogtjeneste... 4 1.3 Kontorstøtteapplikasjoner... 4 2 Generelle definisjoner... 4 2.1 Multifunksjonsmaskin... 4 2.2 Tilleggsutstyr... 4 2.3 Kjøp... 4 2.4 Leie... 5 2.5 Operasjonell leasing... 5 2.6 Finansiell leasing... 5 2.7 Opsjon... 5 3 Krav til tjenesten... 5 3.1 Kjøp og leie... 5 3.2 Kompetanseheving, behovsanalyser og rådgivning... 5 3.3 Miljø rådgivning... 5 3.4 Nye modeller... 6 3.5 Levering... 6 3.6 Leveringstid... 6 3.7 Akutt behov forbruksdeler... 6 3.8 Oppgraderinger... 6 3.9 Installasjon... 6 3.10 Opplæring... 7 3.11 Responstid... 7 3.12 Back-upløsninger... 7 3.13 Oppetid... 7 3.14 Mandagsmaskin... 7 3.15 Serviceavtale... 7 3.16 Returordning... 7 3.17 Statistikk... 8 3.18 Statusmøter... 8 4 Krav til maskinene... 8 4.1 Minimumskrav til alle maskinene:... 9 4.1.1 Generelle tekniske krav... 9 4.1.2 Sikkerhet... 9 4.1.3 Telleverk... 9 4.1.4 Duplex... 9 4.1.5 Standard utskriftsfarge... 9 4.1.6 Brukermanualer... 9 4.1.7 Datablad... 9 4.1.8 Skanner... 10 4.1.9 Oppstarttid... 10 2
4.1.10 Drivere... 10 4.1.11 Sikring med pinkode... 10 4.1.12 Follow me/sikker print... 10 4.1.13 Universell utforming... 10 4.1.14 Overvåking/statusinformasjon... 10 4.1.15 Kjemikalieinnhold... 11 4.1.16 Energiforbruk... 11 4.1.17 Nettverk... 11 3
1 Driftsmiljø 1.1 PC-park Kommunens PC-park teller ca. 1000 pc er på administrative nett, hvorav ca. 400 er tynnklienter (wyse), og ca. 3000 pc er på elev-lærernett. Operativsystemene på pc-parken varier fra windows xp til windows 7. Alle nye maskiner som settes i datanettet, eller som reinstalleres, settes nå opp med Windows 7. Alle nye applikasjoner må støtte ovenfor nevnte OS. 1.2 Katalogtjeneste Skedsmo kommune har pr i dag Microsoft Active Directory som katalogtjenester i både administrativt og undervisningsnettverket, 2 separate AD er med trust. AD inneholder alle ansatte i Skedsmo kommune og håndterer all pålogging mot nettet. 1.3 Kontorstøtteapplikasjoner Skedsmo kommune benytter Office 2007, Internet explorer 8, Exchange 2010/2007 med outlook klient og web-klienten owa. 2 Generelle definisjoner Tilbyder skal tilby multifunksjonsmaskiner i henhold til nedenstående kravspesifikasjon. Tilbyder svarer i angitte felt. 2.1 Multifunksjonsmaskin En maskin som er satt i et nettverk, slik at den i tillegg til kopiering kan fungere som printer, skanner, sende e- post og faks. 2.2 Tilleggsutstyr Tilhørende utstyr til maskinen som ikke er inkludert i standard konfigurert maskin. 2.3 Kjøp Eierforholdet overføres til oppdragsgiver. 4
2.4 Leie Ved leie menes det at oppdragsgiver betaler en månedlig avgift for å benytte en gitt maskin. Ved leieavtalens utløp er leverandør eier av maskinen. Leverandør bærer risikoen for maskinens restverdi. 2.5 Operasjonell leasing Betraktes som en leieavtale. 2.6 Finansiell leasing Regnes som låneopptak og finansiering av ordinær drift, og er ikke tillatt. 2.7 Opsjon I opsjonsperioden skal prisen være faste med påslag av 3 måneders Niborrente. Rentepåslaget settes sist i dette dokumentet. 3 Krav til tjenesten Under listes minimumskravene som gjelder til tjenesten: 3.1 Kjøp og leie Leverandør skal kunne tilby kjøp eller leie etter oppdragsgivers bestilling. Leverandøren skal kunne tilby leie med en varighet på 36 måneder. 3.2 Kompetanseheving, behovsanalyser og rådgivning Leverandør skal oppdatere oppdragsgiver på nye modeller, ny teknologi og miljøforbedringer. Ved nyanskaffelser skal leverandørene medvirke til behovsanalyser og medvirke til at den beste maskinen blir valgt til brukssituasjonen spesielt skal det søkes etter løsninger som reduserer det totale antall maskinenheter pr brukersted. Etter anskaffelser skal leverandøren systematisk lete etter forbedringsmuligheter basert på kontakt med brukerne og ført statistikk. 3.3 Miljø rådgivning Leverandør skal bistå oppdragsgiver med å velge modeller som utmerker seg med spesielt gode miljøprestasjoner, som for eksempel oppfyllelse av Svanekrav/Blaue Engel-krav/Eco Mark-krav 1, lavt energiforbruk, lavt forbruk av slitedeler, lavt innhold av farlige kjemikalier, bruk av kvalitetskomponenter, høy driftssikkerhet og enkelt vedlikehold. Modeller som oppfyller Blaue Engels krav, Eco Marks krav eller Svanens krav til kopimaskiner, skrivere, telefakser og multifunksjonsmaskiner skal om mulig anbefales. 1 Eco Mark er den japanske miljømerkeordningen som organiseres av Japan Environmental Association. For kopimaskiner/mf-maskiner er kravene for Svanen, Blaue Engel og Eco Mark rimelig godt harmonisert, og i denne konkurransen anses derfor disse ordningene for likeverdige. 5
3.4 Nye modeller Leverandørens forslag til nye modeller som skal erstatte eldre modeller skal som et minimum oppfylle de kravene som er stilt i 3 (Krav til maskinene). Oppdragsgiver skal godkjenne nye modeller og klikkpris/priser på disse. 3.5 Levering Alle maskiner skal leveres i driftsklar stand og inkludere alle forbruksdeler av ikke teknisk art, slik som toner, stifter og developer. Maskinene anses driftsklare når de fungerer tilfredsstillende i eksisterende nettverk hos den enkelte oppdragsgiver. Leverandør bærer risikoen for at maskinene fungerer tilfredsstillende i eksisterende nettverkssystem. 3.6 Leveringstid Maksimum 2 uker fra bestilling 3.7 Akutt behov forbruksdeler Ved akutt behov for toner og stift er leverandøren ansvarlig for å kunne skaffe dette innen en 1 virkedag (behovet skal meldes inn til leverandør før kl. 14.00 dagen før). 3.8 Oppgraderinger Leverandøren skal kostnadsfritt oppgradere maskinene dersom ny software forbedrer eller korrigerer maskinens driftsevne. Oppgradering av nettverkskort skal også skje vederlagsfritt. For maskiner som kjøpes gjelder dette for 5 år fra kjøpsdato. 3.9 Installasjon Leverandøren skal gjøre avtale med IT-ansvarlig hos den enkelte virksomhet vedrørende installering av maskiner, endring av drivere, fjernstyring av maskiner eller oppgradering av programvare/software. Før levering av ny maskin skal følgende være planlagt og klart: Leveringsadresse Navn på kontaktperson og hovedoperatør Maskinens plassering Tidspunkt for levering avtales med kundens kontaktperson Avklaring om tilstrekkelig strømforsyning Informasjon om brukerstedets nettverkssystemer Etter installering skal all emballasje tas med tilbake av leverandør. Den enkelte maskin skal tydelig merkes med et telefonnummer som bruker kan benytte for å tilkalle service. 6
3.10 Opplæring Leverandøren har ansvar for opplæring av 2 hovedbrukere og aktuelle brukere av maskinen. Opplæringen skal sikre riktig, kostnadseffektiv og sikker bruk av maskinen. Operatøropplæring skjer samtidig med installasjon av maskinen. Eventuelt delt opplæring avtales med den enkelte virksomhet. Eventuell etteropplæring av hovedbruker avtales med den enkelte virksomhet. Denne opplæringen skal skje vederlagsfritt. 3.11 Responstid Det kreves at tilbyder kan dokumentere responstid på 4 timer innenfor normal arbeidstid. 08 16. Med responstid mener vi den tid som medgår fra servicemelding er gitt, til tilbyder er fysisk til stede og påbegynner service på den gjeldende maskin. Oppdragsgiver har krav til kompensasjon for brudd på responsgarantien. Timebøter beregnes med kr. 1 000,- per time etter 4 timer inntil oppmøte finner sted. Dersom maskinen ikke kan repareres på stedet skal leverandøren gi beskjed om når maskinen kan forventes å være i operativ drift igjen. 3.12 Back-upløsninger Oppstår det feil som ikke er rettet innen fire 4 timer, skal leverandøren tilby backupløsninger på de brukersteder hvor den aktuelle maskin er virksomhetskritisk (der det kun er en kopi/printermaskin tilgjengelig). Back-up-løsningen skal dekke kundens behov inntil eksisterende maskin er reparert. Tilrettelegging av slike backupløsninger avtales direkte med den enkelte virksomhet. På de brukersteder hvor maskinen ikke er virksomhetskritisk, skal backupløsning tilbys hvis maskinen ikke er reparert innen to 2 virkedager. 3.13 Oppetid Oppetid er den perioden maskinen er i operativ stand innen normal virketid (08.00 16.00, mandag til fredag). Oppetiden skal være minimum 90 % i gjennomsnitt over en halvtårsperiode. 3.14 Mandagsmaskin Ved gjentatte klager og servicebesøk på en maskin skal diagnose stilles av leverandøren, og vurdering av maskinbytte skal skje i samarbeid med det enkelte brukersted. Ved uenighet tar oppdragsgiver endelige avgjørelse i statusmøte med leverandøren. 3.15 Serviceavtale For hver maskin skal det inngås en egen serviceavtale. Serviceavtale skal kunne fornyes. Oppdragsgiver skal kunne si opp serviceavtaler med 1 måneds varsel. 3.16 Returordning Leverandør skal vederlagsfritt ta tilbake tromler og andre slitedeler. Hvis det ved bruk av maskinen oppstår avfall (tonerkassetter, tonerrester eller andre ting) som er klassifisert som farlig avfall, jf Forskrift om gjenvinning og 7
behandling av avfall (avfallsforskriften) 11, skal leverandøren vederlagsfritt etablere et retursystem og ta dette tilbake. For eksisterende maskiner som oppdragsgiver eier (uansett fabrikat) skal leverandør ta disse vederlagsfritt tilbake og behandle dem forskriftsmessig som EE-avfall, jf. Forskrift om gjenvinning og behandling av avfall (avfallsforskriften) 1. Ved nykjøp: Leverandør skal vederlagsfritt ta tilbake hele maskinen (hvis kunden ønsker det) når maskinen er utrangert/skal skiftes og behandle den forskriftsmessig som EE-avfall. 3.17 Statistikk Det skal utarbeides en halvårlig rapport for alle maskiner som viser: Oversikt for alle kommunene og for hver enkelt kommune, samt brutt ned på brukersted Merke/modell Installasjonstidspunkt Eie/leie Siste avleste tellerstand Tidspunkt for siste avleste tellerstand Antall servicer utført Snitt responstid (fra melding mottatt til ferdig fullført jobb) danner grunnlag for beregning av oppetid Leverandør skal med utgangspunkt i statistikken søke å identifisere brukersteder med uhensiktsmessig bruksmønster/høye kostnader og komme med anbefalinger til løsninger. 3.18 Statusmøter Det skal gjennomføres statusmøter med oppdragsgiver 2 ganger i året. Hensikten med møtene er å gjennomgå status for avtalen, om kravspesifikasjonen over følges, informere oppdragsgiver om ny teknologi og nye modeller, samt se etter forbedringsmuligheter på det enkelte brukersted (basert på statistikken). Møtene kan legges til et hvilket som helst brukersted. Møtene finner sted etter at halvårsrapport er utarbeidet. Leverandør tar initiativ til å innkalle til oppfølgingsmøter. Hyppigere oppfølgingsmøter kan avtales etter behov. Spørsmål Ja Nei Kan de overstående minimumskravene til tjenesten oppfylles? 4 Krav til maskinene CPV-kode: 30100000 Minimumskrav til de ulike maskinsegmentene 8
Segment Antall kopier Sort/hvitt For og etterbehandling Papirformat Fargeskanner svart/hvitt pr minutt eller farge 1 Inntil 19 Minimum Minimum toppmater Minimum A4 Ja sort/hvitt 2 20-29 Begge Minimum toppmater, Minimum A4 Ja sidemater og sorterer og A3 3 30-49 Begge Minimum toppmater, Minimum A4 Ja sidemater, stifting og sorterer og A3 4 50-79 Begge Minimum toppmater, sidemater, stifting og sorterer Minimum A4 og A3 Ja 4.1 Minimumskrav til alle maskinene: 4.1.1 Generelle tekniske krav Maskinene skal oppfylle kravene i matrisen over. 4.1.2 Sikkerhet Alle maskiner skal oppfylle sikkerhetskrav/krav til EMC (elektromagnetisk kompatibilitet) som følger av lov/forskrift. Alle maskinene skal være CE-merket. 4.1.3 Telleverk På alle fargemaskiner skal det være egne telleverk for hhv sort/hvitt og farge. 4.1.4 Duplex Alle maskiner skal ha 2-sidig utskrift som standard, bortsatt fra i segment 1. 4.1.5 Standard utskriftsfarge Alle maskiner skal ha sort/hvitt som standard utskriftsfarge. 4.1.6 Brukermanualer Brukermanualer, maskindisplay og drivere skal foreligge på norsk for alle maskiner. Det kan gjøres unntak for dette etter særskilt avtale med den enkelte virksomhet. 4.1.7 Datablad Med hver maskin skal det følge med produktdatablad på norsk, som også redegjør for utslipp av støy og ozon. 9
4.1.8 Skanner Maskiner med fargeskanner skal minimum kunne skanne til filformatene PDF/A og TIFF. Maskinene skal støtte LDAP for skanning til e-post og skanning til nettverksområde. Det er i tillegg en fordel om skannede dokumenter blir ocr-behandlet. 4.1.9 Oppstarttid Maskinene skal ikke bruke mer enn maksimalt 90 sekunder på oppstart fra avslått modus. (gjelder ikke for produksjonsmaskiner, som heller ikke er etterspurt. Maskiner raskere enn 96spm). 4.1.10 Drivere Drivere skal være godkjente for Microsoft operativsystemer og for Citrix presentation/xenapp server. Det ønskes 1 felles driver for hver produsent som skal gi full funksjonalitet under Windows terminalservere med og uten Citrix påbygning. Hvis leverandør ved tilbudsfristens utløp ikke har godkjente drivere, skal godkjente drivere foreligge ved levering av varen. 4.1.11 Sikring med pinkode Maskinene skal ha mulighet for pin-koder/passord (mao. dette trenger ikke være standardutstyr). 4.1.12 Follow me/sikker print Oppdragsgivers har en målsetting om å hente ut miljøgevinsten, kostnadsreduksjonen og spart administrasjonstid ved at maskinene har mulighet for en Follow me/ sikker print eller tilsvarende løsninger. 4.1.13 Universell utforming Leverandøren skal kunne tilby maskiner med universell utforming. Dette kan være at display og skannerenhet kan justeres/flyttes for å lette tilkomst, display som er tilpasset bruk for svaksynte eller annet. 4.1.14 Overvåking/statusinformasjon Maskinene skal ha mulighet for overvåking over nettverk. Maskinene skal ha mulighet for følgende automatisk sending av statusinformasjon: behov for bestilling av rekvisita behov for teknisk assistanse telleverksinformasjon behov for fylling av rekvisita (toner, papir, stifter etc.) 10
4.1.15 Kjemikalieinnhold Alle maskiner skal oppfylle RoHS-direktivet. 4.1.16 Energiforbruk Alle maskiner skal oppfylle Energy Star-kravene til energiforbruk for IKT-utstyr som trådte i kraft pr april 2007. 4.1.17 Nettverk Alle maskiner skal ha Ethernet med TCP/IP. Spørsmål Ja Nei Kan de overstående minimumskravene til maskinene oppfylles? Dokumentasjon av minimumskravene Universell utforming. Leverandøren bes redegjøre for hvilke/n løsning som kan tilbys. Vedlegg 3 måneders Nibor rente Påslag i % Her oppgis påslaget av 3 måneders Niborrente 11