Referat Hovedstyremøte 25.09.2016 Referent: Ingrid Kake: Ingrid Info fra leder Linjeledermøte på tirsdag Bindeleddet og LS kommer Skal prøve å sette inn siste støt i den saken, slik at dette kan tas videre Sarmilan kommer, dette skal videre tas opp i LS Kontor til kontor etterpå Må søke om drikketillatelse Jobbet med statuttene Ikke så mange endringer, men skal se mer gjennom over neste uke Diskusjonskveld nærmer seg. Må sette dato. Midten av oktober, siden det ikke er UKA i år Må finne tema, i fjor var det inkludering, må bli noe annet i år En diskusjonskveld hvert semester Runde rundt bordet Nestleder Svart på mail og diverse Arrkom Har begynt å booke steder til de fleste arrangementer Vært på aktivitetshuset på Moholt og fått vite reglene der Gjør oss klare for I/O og GoKart Webkom Holdt kurs for de nye i react Hatt hyttetur Skal ha en workshop med LEGO og jubileums siden neste fredag, skal få litt bedre oversikt over hva som haster litt for å få ting ferdig
Fagkom Hatt Interkom hyttetur Kurs med Norkart Valg av diverse stillinger denne uken Økonomiansvarlig Betalt regninger Godkjent fagkom søknad Godkjent søknad fra Interkom for en overgang Kommet nye regler for føring Vært i kontakt med Visma Fått litt klager på dømming under Kickstart readme Hatt møte på tirsdag Valgt ansvarsområder og nestleder Arbeidsdag om 1 time Bedkom Vant Kickstart Hadde bedkom games søndag Hyttetur med Interkom Hatt bedpres og miniseminar, gikk veldig bra Startet planlegging av bookingrunde Nestledervalg imorgen Backup Hatt to ledertreninger Hyttetur På mandag skal vi planlegge hvilke personer som kommer på hvilke komitemøte Valg av Baksida kontakter Q: Leder i komité kan ikke være Baksida kontakt? Både leder og en til er, er viktig at det er en person man tør å gå å snakke til hvis man har et problem. Blir også kurs for de kontaktene. Bedkom hadde anonym avstemming men alle var nominert, slik at man kunne stemme på den man ville. Backup valgte en som meldte seg. Hatt interessegruppe ledermøte
PR LaBamba Koskom Ris og ros Jobber mye med de for tiden og oppfordrer de til å arrangere ting slik at det er mye aktivitet, får mye søknader. Organisert CV bilder Q: Problemer i kalenderen med hvordan CV foto er lagt inn, endre det. Fått noen spørsmål på mail. Nærmere 50 skal ha, mangler noen. Tone ikke fått mail og hun har meldt seg på. Lært de nye å sette opp kamerarigg og hvordan det skal tas bilder. Hatt hyttetur Laget header til Koskom Filmet AbaGo Laget et album til ordenen Jobbes med å installere programmer til folk, men er noe problemer der Vært på Kickstart, de nye var veldig flinke Vært på hyttetur, var gøy men ble litt ødeleggelser dessverre Booket lokale til 7 oktober og 21 oktober, 7. er med Nabla Skal snakke om stillinger imorgen Hatt perledag, veldig gøy, ca 80 kom innom, Mariocart flyttes pga Labamba fikk aktivitetshuset den datoen. Vi har vært på kino, hadde sleepover fredag, hyttetur på tirsdag Fylt på Snack Overflow Ros til backup for Kickstart og ledertrening Ros til Folkestad for ledertrening Ros til BEKK for bra arrangement Ros til Bedkom for BEKK miniseminar Ris til Gaute for å sitte hjemme i går Ris til Morten for å ikke dra på immball Ros til Morten for å betale begge billettene Ros til de som rigget ned fra miniseminaret Ris for å ha ødelagt en kaffekanne Ros til Koskom for perledag Ros til PR for morsomt gensersalg Ros til Camisa som skal fikse alle fettflekkene på genserne Ros til Mats for ledertrening Ros til aktive interessegruppene
Ros til Ababand og BEKK band for bra konsert på BEKK miniseminar Ros til Cowsea for bra opplegg Dagsorden Redaksjonelle endringer i statutter Sak: Fikk en mail fra Stein Otto for to uker siden, om frist for redaksjonelle endringer 1 oktober. Gått gjennom alle statuttene for å hovedsakelig finne feil og dårlige formuleringer. Er ikke så mye å rette på i statuttene til Abakus, og Gaute fant ikke noe han vil ta opp der, men i Fondets statutter er det et par ting. Foreslår at vi endrer abakus medlem 1 og 2, til De to abakus medlemene. Valg av fondstyret, står mye abakus medlem 1 og 2, men at vi bytter med et abakus medlem hvert sted, og legger til et punkt nederst om at det er abakus medlemmet som har vært i Fondstyret i to år. Ellers litt småting, skal stå med tall og bokstaver, lagt inn det de stedene det mangler. Diskusjon: Vær konsekvent med bindestrekene og mellomrom, slik at det blir likt Når det er snakk om prosent, skal det ikke være med, Gaute skal sjekke opp dette med statuttene. Alt må gjøres før 1. oktober, vi har enda ett møte før den tid. Konklusjon : Alle ser på Statuttene Generelle retningslinjer rundt ødeleggelser på abakus arrangementer Sak: Tenkte å snakke litt rundt ødeleggelser. Vi i backup har snakket om at vi ikke har noen retningslinjer for en slik sak. Hvis man leier en bil og kræsjer, hvem er ansvarlig? Viktig å tenke på dette på forhånd, på flere forskjellige caser. Greit å se på, hvis det blir en lignende sak. Vi må kunne slå ned på ting på et tidspunkt, selv om vi har penger til å kunne betale for oss. Diskusjon: Burde skille mellom å være på jobb/ikke. Jobber man for Abakus, kan vi dekke. Er det et uhell, bør også vi dekke det, men er det noen som er uansvarlig, bør vi slå ned på det. Er likevel veldig vanskelig å finne den skyldige, så alltid greit med en buffer. Enig at alt som går under jobb bør vi sponse, om Koskom låner bil og har en ulykke for eksempel. Men om noen slår ned en vask, er det ikke noe vi bør dekke. Skal Abakus dekke om noe skjer på hyttetur? Vi bør ikke dekke ting som skjer på hyttetur, det er en sosial setting.
Apps Vi dekker ikke noe i den settingen, da bør man være oppgående nok til å skjønne at man må dekke det selv. Vi får allerede dekke av Abakus, og skal være fornøyd med at vi får det, hadde dratt på hyttetur uansett. Arrkom fikk en smell i Åre, men forventet ikke at Abakus skulle dekke det, de arrangerte en fest, men ikke som en komité. Folk har ikke kontroll på hva de gjør, vet vi hvem det er skal de betale for det selv. Hvis noen snubler og ødelegger noe er det et uhell og vi bør kunne dekke det, selv om det har skjedd på f.eks en fest. Dekke døveforeningen og døren, men ikke nødvendigvis f. eks. brannslukkingsapparat på hyttetur. Enig om at det bør være noen retningslinjer, vanskelig å sette noe svart hvitt. Må ha litt skjønn i ulike situasjoner, det er greit med generelle retningslinjer, men kan alltids ha unntak. Uhell kan skje, men man ødelegger ikke en vask/dør helt tilfeldig. Vanskelig å gi noen skylden uten å ha sett det. Vanskelig å legge rette for at dette ikke skjer Kommer vi til å publisere disse retningslinjene? Nei, ment som et hjelpemiddel for oss Regler for buffer er oversiktlige og bør tas videre Hvis det er et tydelig uhell, slik som med kaffekannen, da vet vi at Abakus betaler. Men at Abakus ikke betaler for noe du ødelegger med vilje og setter tydelige regler for hvordan det er. Konklusjon: Retningslinjer som kan hjelpe oss fremover og det neste styret. Sak: Veldig fint vi har fått apps gratis, men det er også litt problematisk. Laget en hovedbruker for alle komiteene, som hver får tilgang på. Hvis man oppretter en mappe på sin bruker, og deler den med andre sine private Gmail brukere, legger man inn filer bruker man fortsatt av sin egen plass. En måte å løse dette på er at alle i hver komite må ha egen bruker. Kan bli vanskelig å få alt det her til å fungere skikkelig. Litt problematisk med plass, enda man har 30 GB. Også det å generere brukere til alle i Abakom. Vil se an stemningen for hvem trenger det og hvem kan evt. sløyfes. Må bruke et web grensesnitt. Hvem trenger det og hva gjør vi? Diskusjon:
Plassmessig er det vel PR og readme de som trenger det. Kan man logge inn på en bruker og laste opp fra den? Har hatt problemer med at folk har hatt full drive da de ble med i PR, slik at de måtte slette innhold for å benytte komité drive. PR eier driven, men når Morten laster opp laster han opp som Morten og ikke som PR. Ergo PR brukeren bruker ikke noe plass og Morten bruker all plassen sin. Dette skjedde litt i overgangen mellom nye og gamle styret, og var litt skeptisk hele veien. Kan abakus dekke at PR leder får mer plass? Har en erfaring at det blir kronglete å bruke abakus brukerne på google opplegg. Når du har Gmail, har du lettere tilgjengelighet, har lagt inn begge mine mailer på driven. Kan jeg kontrollere like mye med Abakus mailen, like mye rettigheter etc? Det er litt tricky å hoppe mellom brukere på Google. Når du bytter må du skrive passordet til den nye, du må fortsatt hoppe frem og tilbake Hvor ofte legges det inn store filer? Alle som jobber med layout, laster opp etter en arbeidsøkt. Lite elegant å måtte bytte frem og tilbake hele tiden. Men trenger nok ikke bruker til alle, kan få folk til å logge inn på den for å laste opp når de Spørsmålet er om vi skal bruke det i stedet for Drive, eller heller ha det som et arkiv. De fleste har ikke behov for det her. Kan fungere greit som et arkiv, men mens vi jobber er det veldig tungvindt å logge inn og ut hele tiden. Kan evt. ha en annen nettleser hvor du er logget inn hele tiden, dårlig quickfix Selv om drive er digg og vi bruker det mye, kanskje noe annet hadde vært mer praktisk. Litt mer stress slik google apps har tenkt, når du har din egen jobb mail som skal integreres på en plattform. PR har gjort leder ansvarlig på drive, men kan godt sette andre som eiere? Trenger i så fall 1 ekstra bruker som kan brukes. Konklusjon: Tenker vi ikke går noe lenger der, men vi kartlegger hva vi trenger. Er vel PR og readme som trenger det mest, så dere kan sammen se på den beste løsningen. En fordel er å fortsatt ha en lederbruker som hele tiden står som leder, slik at det går videre. Tror ikke Apps er noe godt alternativ for vårt behov ellers.
Eventuelt Tema til diskusjonskveld Det er en stund til, vi tar det til neste torsdag. Da får vi forberedt oss og satt oss mer inn i tidligere diskusjonskvelder. I/O: Diskutert, kommentert, ledere er informert. Påmeldingstider: Sak: Leder og nestleder i Arrkom har snakket endel å få inn faste rutiner for påmelding på arrkomarrangementer. Lurer på deres tanker rundt påmelding når vi har et arrangement på en søndag. Dumt å ha påmelding på en søndag, få som for det med seg. Kan heller ikke ha det på mandager da det kolliderer med påmelding til bedriftspresentasjon. Kan vi pushe påmelding to dager frem, til fredag, så blir det ca. en uke? Diskusjon: Forslag: Kunne hatt påmelding på mandag, men forskjellig tidspunkt. Slik at Interkom kommer kl 1200 og Arrkom kl 1300? Da kolliderer det ikke, og man kan melde seg på begge. Tror det er mer gunstig om det er på en fredag, slik at alle får det med seg. Gokart og paintball fyller seg fort uansett, men blir mer rettferdig om det er fredagen. Forslag: Kan ha at helgearrangementer har påmelding på fredager. Må bare passe på om det er to uker før påmelding, slik at det ikke kræsjer med andre ting. Fredag kl 12.00 og torsdag kl 13.00 er ledig Håpet på å få det litt konsekvent, slik at folk vet når de kan melde seg på. Interkom har faste påmeldingstider, det kan være lurt om Arrkom sine arrangementer også har det. Viktig at påmeldingsstart ikke kolliderer. Konklusjon: Sett påmelding i utgangspunktet fredager kl 12.00. Elektronisk utleggskjema Sak: Snakket med økonomiansvarlig i StartNTNU, de har laget elektronisk utleggskjema. Han kan ta en prat med oss om vi vil gjøre det samme. Veldig positiv, men foreløpig har vi regnskapet i papirform og må uansett skrive de ut. Men det er en interessant approach, møter gjerne med han. Konklusjon : Økonomiansvarlig møter med StartNTNU og ser på muligheten.
Veldedighetsarrangement Sak: Arrkom ønsker å starte et nytt prosjekt. Tanken er å arrangere en fest hvor vi prøver å samle inn så mye penger som mulig til en veldedig sak. HS velger en veldedighet, sponser penger, interessegruppene stiller opp, vi kan ha inngangspris, auksjoner, konkurranser, Abakus matcher beløpet påmeldte kjøper øl for etc. Snakket litt om at saken kan være utdanningsrelatert. Støtte en skole/få fadderbarn der vi. Ting bør være billig, vi er studenter, alle skal kunne bidra uten å svi av hele studielånet. Diskusjon: Positiv til at vi støtter utdanningen etc. Dette må ses mer på. Må passe på hvordan vi fremstiller arrangementet Fest og fyll med god samvittighet, for å sette det på spissen. Dette må frontes på en veldig god måte. Tanken er å ikke bare ha øl, men å ha masse opplegg rundt det. Blir et slags Sirkus arrangement. Q: Er tanken at det skal være et labamba utsalg av øl? Hvis vi finner passende lokalet så ønsker vi dette. Q: Litt skeptisk til pilsing og veldedighet i samme navn? Må ta med mer enn kun alkohol. Vurdere å endre navn? Enig i at det er et dårlig navn, men det er tenkt som en fest så kan ikke legge helt skjult. Mulig å relatere navnet til det de støtter, slik som Klovneløpet støtter sykehusklovnene. Hvis vi gir penger til skoler i fattige land, kan vi spille på det. Ikke sponse for hver øl man kjøper, men satse på inngangspenger og andre morsomme ting. Abakus er generelt negative til å sponse alkohol, interessegrupper får ikke penger til slikt. Spørsmålet er om vi heller skal satse på tingene rundt. Det skal være moro, det skal være en fest, tror ikke det er negativt å dra på fest og ha det moro. Endrer gjerne navnet, det var tilfeldig, men synes ikke vi skal være for strenge. Det er viktig å legge frem imaget riktig, men vi er ikke en gruppe som ikke har lov til å drikke. Vi skal ikke selge dette som noe useriøst, men vi en linjeforening og har lov til å arrangere en fest. Bare positivt at vi ønkser å støtte en god sak.
Man kjøper øl uansett, det at vi matcher dette beløpet til en god sak gir studenten mulighet til å bidra uten å bruke altfor mye penger på ting han/hun ikke ville kjøpt vanligvis. Kan ha en fotoboks der det koster 5 kr for å ta et bilde, bildene kan vises på skjerm direkte. Klovneløpet arrangerer mye gøy, pai kastingen for eksempel. Viktig med småting, og ikke at det blir 500kr++ for noe. Vi er tross alt studenter. Q: Hva om vi evt. matcher litt på alt som skjer, ikke bare øl? Kan være tydelige på at vi matcher ølen uten å oppfordre til å drikke så fort som mulig Viktig at vi har en måling av hvor mye vi faktisk klarer å støtte. Vise effekten vi har fått av det, at det er gjennomtenkt og at vi ikke ender opp med å ikke støtte noe. Tenker å ha skjermer under arrangementet, hvor mye har vi støttet til nå etc. Gøy for alle å se hvor mye vi klarer å samle inn Tenkte mer at det er viktig dette får en effekt, at pengene gir en forskjell. Vi kan støtte spesifikke personer og følge disse opp gjennom tid? Forslag: Arrangere festen i jubileumsuken! Der har du gamlingene som også kan støtte. Konklusjon: Arrkom jobber videre med arrangementet. Penger blir diskutert på budsjettkvelden i november. Bookingrunden Sak: Starter bookingrunden av bedrifter i oktober, så vi trenger datoer som må settes av. Senest 28. oktober, helst innen 15 oktober. En heads up for de som må reservere datoer. Diskusjon: Q: Skal vi sende mail eller legge inn på driven? Legg inn på driven, men send mail for ekstra oversikt. Konklusjon: Husk å reservere datoer innen fristen AbelLan transport Sak: Snakket med ny leder i AbelLan, de har ikke lenger medlem med bil. De sliter med transport til diverse arrangementer, så de trenger en løsning på det. Arrkom må legge inn i budsjettet at de får transport til arrangementer de hjelper med, slik at de kan forsette å stille med LAN. Diskusjon:
Q: Er det noen kontrakt mellom oss og AbelLan om hvem som stiller med bil? Nåværende avtale nevner ikke transport Syns vi burde legge inn at de får støtte for slikt. Ser på muligheten, som regel får man lånt/leid noe, vil ordne seg som regel Greit å budsjettere noe, slik at hvis det skjer noe har vi satt av penger til det Konklusjon: Legge inn en linje i kontrakten at AbelLan skal etter beste evne lete etter egen transport, om det ikke går støtter Abakus. Formatertdaljer: Sak: Forrige uke hadde PR en søknad som måtte videre til Fondet. Dette er for daljer, hvor formatertdaljene er den største utgiften. Spørsmålet er om vi skal begynne å betale for disse, så førsteklassinger får det gratis, eller om de skal fortsette å kjøpe det selv. Diskusjon: Q: Det var noen som nevnte at de nye skulle få formatertdaljer, mens vi gamle måtte kjøpe? Syns det er helt rettferdig at man kjøper sin egen dalje for 40kr. Omega sin koster 85kr, syns det er rettferdig at de kjøper sin egen og at det går i null. Dette er litt som med genserene, lite penger for de som kjøper og mye for oss Viktig å huske på at når man blir med i komité får man dalje gratis. Burde dermed også alle de nye førsteklassingene få denne gratis? Q: Hvor mange har kjøpt formateringsdaljen etter listingløpet i år? Mange har kjøpt, ikke alle, men kommer flere og flere. Q: Hvordan gjør man det når noen mister daljen sin hvis vi støtter dem? Du får første dalje gratis, mister du den må du betale for neste. Konklusjon: Syns vi skal la den marinere litt også tar vi avgjørelsen på dette neste gang, hvor vi også har mer tid. Datakameratene: Sak: Datakameratene hadde fest på fredag, brukte 1200 kr der, og 230 kr ble brukt til grilling på kampen lørdag. Forslag om å bruke de 230kr fra bufferen? Leder er inhabil så derfor ønsker vi å ta det opp med hele HS. Diskusjon: Tenker først og fremst at det er litt for lettvint fordi vi sitter i Hovedstyret, og kjenner noen. Hadde vi ikke kjent disse, hvordan hadde vi reagert da? Syns de skal komme med en ny søknad.
Dette er et annet arrangement, syns ikke vi skal overføre fra Datakam festen. Vi var veldig nøye om at de skulle redegjøre hvor den bufferen gikk, vi må opprettholde det. Vi må ikke være inhabile, det var veldig bra initiativ og er for at vi skal bleste for Datakameratene. Men man skal i utgangspunktet spørre om lov og deretter gjennomføre det. Hvis det er noe man vil ha penger til, så kan man heller sende inn en god søknad, og ta det der i fra. Vi er så strenge på alle andre søknader, må være det her også. Skal vi støtte pølser, må vi gjøre det til en større sak. Konklusjon: Send evt en egen søknad for grillingen til HS. Til neste gang søk om penger i god tid og sørg for god blest. Hyttetur: Hovedstyret skal ha hyttetur med Online, Hybrida og Login (Gjøvik). Her skal vi knytte nærmere bånd med de andre IT linjeforeningene. Snakke med Online og høre med dem om hva som skjer der.