Hoff jente- og guttekorps v/aslak Stensrud Kapphøgda 150 2850 Lena Telefon: 41 04 59 57 E- post: aslakstensrud@gmail.com Saksdokumenter Årsmøtet 2016 Sak 1 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling ble sendt ut med nyhetsbrev for februar. Saksdokumentene ble presentert på hjemmeside og facebook 22. februar. Saksliste: 1. Godkjenning av innkalling og saksliste 2. Årsmelding og regnskap 3. Budsjett og økonomiplan 4. Behandling av innmeldte saker 5. Valg 6. Avslutning a. Minikonsert b. Merkeutdeling mm
Sak 2 Årsmelding og regnskap for Hoff jente og guttekorps Årsmelding Hoff jente og guttekorps har den første februar 2016 37 utøvende musikanter. Det er en økning på elleve siden forrige årsmøte. Korpset har i årsmøteperioden avholdt 38 fellesøvelser, tre seminarer, og ni styremøter. Facebooksida vår har 221 følgere. Korpset holdt i samarbeid med Hans Esben Gihle og elever ved musikklinja på Gjøvik videregående skole showkonsert i Kulturhuset 8. mars. Konserten fikk navnet Royals og bestod av en kombinasjon av moderne popmusikk, gamle slagere og korpsmusikk. Aspirantkorpset spilte en egen avdeling. Vi hadde ca 70 publikummere og musikalsk var det en stor suksess. Dessverre var publikumsoppmøtet for svakt til å dekke korpsets utgifter ved arrangementet. Videre gikk våren med til loppemarked og forberedelser av marsjsesongen. Loppemarkedet gikk med rekordoverskudd. Marsjseminaret vi avholdt i mai var veldig vellykket. Vi hadde med oss Bernt Håkon Danielsson, Jon Inge Næss og Vegard Bakkeli som instruktører. Vårsesongen ble avsluttet med deltakelse i NM i marsjering for skolekorps. Der fikk vi tredjeplass og hederlig omtale med 87,5 poeng av 100 mulige totalt. Høsthalvåret ble innledet med å ønske vår nye dirigent, Thomas Petersen velkommen. Han kommer fra Jaren, jobber ved Gran kulturskole og har lang fartstid i ulike korps som dirigent og trompetist. Det første vi gjorde med ny dirigent på plass var å planlegge rekrutteringsopplegg på Hoffsvangen og Vilberg skole. Vi holdt konsert på begge skolene og vi har i år fått 13 nye aspiranter! Så arrangerte vi samarbeidskonserten Et korpsmareritt med de andre skolekorpsene. Dette har ført til et mye nærmere samarbeid også etter konserten, med jevnlige møter med de andre styrene. Konserten var en publikumssuksess med to nesten fulle hus og mye flott medieomtale av korpsene. På grunn av det omfattende arbeidet med Korpsmarerittet ble det travelt å forberede juleprogrammet. Vi holdt i desember en lang rekker konserter: Julegateåpning på Skreia, julegateåpning på Lena, lysfest med Hoffsvangen skole og julegudstjeneste i Hoff kirke. Korpset viste en flott innsats, og samarbeidspartnerne våre kommenterer stadig at vi utvikler oss fra år til år. Nå forberedes vårkonsert i Kulturhuset i mars. I løpet av årsmøteperioden har foreldrene og styret gjennomført følgende inntektsbringende tiltak: April: Loppemarked Mai: Støttekontingent August: Basar Korpsets økonomiske situasjon er ved årsskiftet presset. Korpsets aktiviteter er ressurskrevende og årsresultatet er på - 48.000,- Foreløpig har vi økonomiske reserver, men det vil ikke være mulig å drive videre på nåværende aktivitetsnivå uten å styrke inntektene. Det er svært viktig at foreldrene deltar aktivt i det inntektsbringende arbeidet for å bedre situasjonen for neste år. Det har vært god oppslutning om de musikalske arrangementene våre. Styret vil rette en takk til alle foreldre, bekjente og familiemedlemmer som er med på å bidra til at aktivitetene i korpset blir gode, trivelige og utviklende for musikantene. Lena 1. februar 2016 For styret: Aslak Stensrud, leder
Regnskap 2015 og budsjett 2016 Inntekter Budsjett 2015 Regnskap 2015 Budsjett 2016 Medlemskontingent 45000,00 37200,00 65000,00 ØT Kommune 30000,00 28360,00 35000,00 NMF 20000,00 40935,00 22500,00 Sponsorer Div. innt. 35000,00 71580,00 70000,00 Støttekontingent 25000,00 18109,00 25000,00 Basar 30000,00 15652,00 35000,00 Norsk tipping 6500,00 7483,80 7500,00 Loppemarked 70000,00 79442,00 80000,00 Julegateåpning 25000,00 52500,00 25000,00 Sum driftsinntekter 286500,00 351261,80 365000,00 Utgifter Dirigenter 108000,00 100369,50 140000,00 Div. instruktører 10000,00 22475,00 15000,00 Musikkskolen 30000,00 42325,00 55000,00 Sommermusikkskolen 10000,00 21400,00 10000,00 Husleie 2500,00 14062,00 7500,00 Kjøp og rep instrumenter, Rekvisita 50000,00 71848,00 50000,00 Noter 10000,00 6124,00 10000,00 Div. utgifter 25000,00 45340,74 25000,00 NMF 28000,00 16670,00 20000,00 Turinntekter/utgifter 40000,00 56998,00 40000,00 Forsikringer 2000,00 1735,00 2000,00 Finanskostnad Sum utgifter 313000,00 399347,24 374500,00 Driftsresultat -26500,00-48085,44-9500,00 Renter sparekonto 2194,47 2000 Resultat -26500,00-45890,97-7500,00 Status 31.12 2015 Inngående balanse Utgående balanse Kasse 1,00 1,00 Brukskonto 94 522,68 46 727,81 Sparekonto 202 757,46 204 951,68
Plasseringskonto 50 070,31 50 070,31 Sum kasse og bank 347 351,45 301 749,80 Hoff Jente og guttekorps. Kommentar til regnskapet 2015. Driftsresultatet i 2015 ble et underskudd på NOK 45891,-. Dette er NOK 19 391,- svakere enn budsjett (NOK- 26 500,- ), årsaken er høyere kostnader (ca. NOK 86 000,- ). Inntektene er også høyere (ca. NOK 65 000,- ) men ikke nok til å holde budsjettet. Imidlertid er det ca. NOK 16 000,- utestående i forbindelse med høstkonserten og ca. NOK 19 000,- i ikke betalte kontingenter. Utgiftene er jevnt høyere på de fleste postene. Diverse utgifter har største avvik som i hovedsak skyldes utgifter i forbindelse med vårkonserten som gikk med et underskudd på omlag NOK 22 000,-. Instrumentparken er fornyet med NOK 70 000,- hvorav NOK 20 000,- er støttet av NMF. Underskuddet reduserer beholdningen på Totenkontoen. Innestående per 01.01.16 er NOK 46 727,-. På sparekontoen er det NOK 204 952,- og på plasseringskontoen er det NOK 50 070,- Snipstad 13.februar 2016 Kari Broberg Kasserer.
3 Budsjett og økonomiplan For budsjett se forrige sak Korpset er avhengig av en robust og forutsigbar økonomi for å kunne drifte aktiviteten på en hensiktsmessig måte. God planlegging er nøkkelen til å få bidrag og sponsorer til arrangementer og utstyr. De oppsparte midlene bør ikke anvendes til drift og uttak bør om mulig begrenses til renteinntektene per år. 1. Retningslinjene gjennomgås av styret etter årsmøtet hvert år for å gjøre nødvendige justeringer og følge opp årsmøtevedtak. 2. Årsmøtet vedtar budsjett, økonomiplan og regnskap. Styret skal handle i tråd med årsmøtets vedtak. Ved større investeringer og prosjekter kreves særskilte årsmøtevedtak. 3. Korpset skal ikke plassere midler i aksjer, fond eller andre spareformer som innebærer risiko. Dette medfører erfaringsvis tap og krever svært tett oppfølging, noe korpset ikke har kompetanse til. 4. Korpsets midler fordeles mellom ulike konti som gir fleksibel bruk av driftsmidler og best mulig rentebetingelser for oppsparte midler. 5. Målsetningen er å bygge opp kapital som gir avkastning i form av renter som kan gå til kjøp av materiell som instrumenter og uniformer samt større arrangementer og turer. 7 Midlene (også oppsparte) kan etter årsmøtevedtak kunne brukes til bidrag til gjennomføring av større prosjekter. Økonomiplan for 2016 2019 investeringer og prosjekter 2016 Fane Kroner 50.000,- inntil kr. 15.000,- fra oppsparte midler 2016 Uniformer Kroner 75.000,- inntil kr.20.000,- fra oppsparte midler 2017 Jubileumsprosjekt Kroner 50.000,- inntil kr.35.000,- fra oppsparte midler. 2018 Ingen investeringer Investering i nye instrumenter ut over driftsbudsjett bør 2019 Ingen investeringer vurderes av årsmøtet 2017-2018 ved god rekruttering. Det vil arbeides for å skaffe eksterne midler til alle prosjekter og investeringer slik at bidragene fra egne midler blir minst mulig. Oppsparte midler oktober 2014 kr 250.000,- Forbruk, oppsparte midler 2014 2017 inntil kr 90.000,- Renteinntekter 2014 2017 kr 20 000,- Oppsparte midler desember 2017 kr 180.000,-
4 Innmeldte saker Ingen saker er kommet inn 5 Valg Sammensetning av styret og komitéene, med valgkomitéens. Verv Navn Per. Valgkomitéens Per. Leder Aslak Stensrud 2016 På valg for ett år 2017 Nestleder Terje Sønsterud 2016 På valg 2018 Kasserer Urd Langeland 2016 På valg 2018 Sekretær Annika Bjerkeengen 2016 På valg 2018 Materialforvalter Sigmund Møller 2015 Ikke på valg 2017 Styremedlem Tor Heine Bossum 2016 På valg 2018 Styremedlem Katarzyna Ligeza 2015 Ikke på valg 2017 Varamedlem Ingunn Garnås 2015 Ikke på valg 2017 Arrangementskomité Navn Per. Valgkomitéens Per. Styrets representant Terje Sønsterud Utpekes av styret etter årsmøtet 2018 Medlem Hanne Østvold 2016 På valg 2018 Medlem Øyvind Kolloen 2016 På valg 2018 Medlem Per Anton Aaseth 2016 På valg 2018 Medlem Kjetil Johansen 2015 Ikke på valg 2017 Medlem Tone Larsbakken 2015 Ikke på valg 2017 Uniformskomité Navn Per. Valgkomitéens Per. Leder Siri Stensrud 2015 Ikke på valg 2017 Medlem Anette Frydenberg 2016 På valg 2018 Revisorer Per. Valgkomitéens Per. Arve Skredderbakken 2015 Ikke på valg 2017 Frank Bjerkeengen 2015 Ikke på valg 2017 Godt valg! Morten Kjelsrud Mai- Britt Lidtveit Thor Johannes Rogneby
Styrets forslag til valgkomité Sittende valgomité Per. Styrets forslag til ny valgkomité Per. May Britt Litvedt 2017 Ikke på valg 2017 Thor Johannes Rogneby 2018 Ikke på valg 2018 Morten Kjelsrud 2016 Morten Kjelsrud 2019 6 Avslutning Minikonsert. Hoff jente og guttekorps takker musikanter og foreldre for et flott år! Vi vil benytte anledningen til å dele ut årsmedaljer og stjerner. Bevertning.