Til tilbydere Deres referanse Deres dato Vår referanse Vår dato 11/3886 03.12.2012 Kjøp av konsulentbistand i forbindelse med overføring av lønn- og regnskapsoppgaver til Direktoratet for økonomistyring og overgang til nytt lønnssystem Konkurransegrunnlag Åpen anbudskonkurranse (FOA Del III) Sak 11/8339 Postadresse Kontoradresse Telefon Internet Saksbehandler Postboks 8005 Dep Gullhaug torg 4A 22 24 90 90 www.jd.dep.no Anders Andgard 0030 OSLO Telefaks E-post Telefon: 22 24 00 93 postmottak@jd.dep.no 22 24 55 99
Innholdsfortegnelse Kjøp av konsulentbistand i forbindelse med overføring av lønn- og regnskapsoppgaver til Direktoratet for økonomistyring og overgang til nytt lønnssystem... 1 Konkurransegrunnlag... 3 1 Innledning... 3 1.1 Om oppdragsgiver... 3 1.2 Generelt om avtalen... 3 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 4 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon... 4 2.1 Innledning... 4 2.2 Omfang... 4 2.3 Hvem skal avtalen gjelde for... 4 2.4 Annet... 5 2.5 Krav til arbeids- og lønnsvilkår... 5 3 Administrative vilkår og bestemmelser... 5 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon... 5 3.2 Språk... 5 3.3 Tidsfrister... 5 3.4 Tentativ fremdriftsplan... 6 3.5 Kostnader... 6 3.6 Retur av tilbud... 6 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag... 6 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget... 6 3.9 Aksept av vilkår... 6 3.10 Vedståelsesfrist... 6 3.11 Tilbudets utforming... 6 3.12 Innlevering av tilbud... 7 3.13 Åpning... 7 4 Kvalifikasjonskrav... 8 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav... 8 4.2 Juridisk stilling... 8 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet... 8 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 8 5 Tildelingskriterier... 9 6 Vedleggsoversikt...10 2 av 10
Konkurransegrunnlag 1 Innledning 1.1 Om oppdragsgiver Kriminalomsorgen skal gjennomføre varetektsfengsling og straffereaksjoner på en måte som er betryggende for samfunnet og som motvirker straffbare handlinger. Kriminalomsorgen er organisert i tre nivåer: Kriminalomsorgens sentrale forvaltning (KSF) er den faglige og administrative ledelse av kriminalomsorgen. KSF er i dag integrert i Kriminalomsorgsavdelingen i Justis- og beredskapsdepartementet, men vil opprettes som eget direktorat fra 1.7.2013. Videre har kriminalomsorgen fem regionadministrasjoner, fengslene og friomsorgskontorene. I tillegg kommer kriminalomsorgens utdanningssenter (KRUS) og kriminalomsorgens IT-tjeneste (KITT innlemmes i KSF fra 1.7.2013). Driftsutgifter er i 2013 budsjettert til om lag 3,8 mrd. kroner. 1.2 Generelt om avtalen Det er besluttet å overføre regnskap og lønn i kriminalomsorgen til Direktoratet for økonomistyring (DFØ) med virkning fra 1.1.2014. Vi søker i den forbindelse etter konsulentbistand til å lede et implementeringsprosjekt som skal legge til rette for overføringen. KSF inviterer til å gi tilbud på konsulentbistand til gjennomføring av et implementeringsprosjekt for overføring av lønn- og regnskapsoppgaver til Direktoratet for økonomistyring (DFØ) og overgang til nytt lønnssystem. Prosjektet skal gjennomføres i 2013. Anskaffelsen gjøres i henhold til gjeldende lov 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser (LoA) og forskrift om offentlige anskaffelser fastsatt ved kgl.res. 7. april 2006 nr. 402 (FOA), Del III 14-1 (1). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse. Anskaffelsen er kunngjort på Doffin og TED Alle tilbydere som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. Etter evaluering av tilbudene vil kontrakt bli tildelt. Det gjøres oppmerksom på at forhandlinger ikke er tillatt i denne prosedyren. Tilbud som inneholder forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter forskrift om offentlige anskaffelser 20-13(1). Vi oppfordrer derfor på det sterkeste til å levere tilbud basert på de anvisninger og føringer som fremgår av dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter i konkurransegrunnlaget. 3 av 10
Det er ikke anledning til å inngi alternative tilbud. Alle referanser til leverandør i dette konkurransegrunnlag skal i det følgende forstås som referanse til leverandør i henhold til denne konkurransen og til den senere avtale som konkurransen resulterer i. 1.3 Konkurransegrunnlagets oppbygning Konkurransegrunnlaget omfatter følgende dokumenter: Del 1 Administrative bestemmelser (dette dokumentet) med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier Del 2 Utkast til kontrakt m/bilag. Kontraktsgrunnlag er statens standardavtale for konsulent (SSA-B) med følgende bilag: o Bilag 1 Beskrivelse av Bistanden o Bilag 2 Leverandørens beskrivelse o Bilag 3 Administrative bestemmelser o Bilag 4 Pris og prisbestemmelser o Bilag 5 Endringer i den generelle avtaleteksten o Bilag 6 Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Leverandør bes fylle ut bilag 2, 3, og 4 2 Beskrivelse av leveransen / kravspesifikasjon 2.1 Innledning KSF inviterer til å gi tilbud på konsulentbistand til gjennomføring av et implementeringsprosjekt for overføring av lønn- og regnskapsoppgaver til Direktoratet for økonomistyring (DFØ) og overgang til nytt lønnssystem. Krav til ytelsen er spesifisert i avtalens bilag 1. 2.2 Omfang Leveransens omfang er anslått til om lag ett årsverk. Dette er et uforpliktende anslag gjort etter oppdragsgivers beste skjønn og forutsatt nødvendige bevilgninger. Kostnadsrammen kan tenkes høyere eller lavere, avhengig av det totale behovet gjennom kontraktsperioden Oppstart av kontrakt vil være umiddelbart etter kontraktsignering. Det er en forutsetning at leveransen gjennomføres slik at en overføring av lønn og regnskap til DFØ kan skje med virkning fra 1.1.2014. 2.3 Hvem skal avtalen gjelde for Avtalen gjelder for KSF med underliggende virksomheter 4 av 10
2.4 Annet Leverandøren vil rapportere til KSF. Det vil underveis være behov for å drøfte problemstillinger med prosjektets styringsgruppe, som består av KSF, representanter fra regionene og representanter fra tjenestemannsorganisasjonene og vernetjenesten. Det forutsettes et tett samarbeid mellom leverandør og motsvarende prosjektorganisasjon hos DFØ. 2.5 Krav til arbeids- og lønnsvilkår Kontrakten vil inneholde krav om lønns- og arbeidsvilkår, dokumentasjon og sanksjoner i samsvar med forskrift om lønns- og arbeidsvilkår av 8. februar 2008 nr. 112. 3 Administrative vilkår og bestemmelser 3.1 Oppdragsgiverens adresse og kontaktinformasjon Oppdragsgiver og adresse for denne anskaffelsen er: Kriminalomsorgens sentrale forvaltning Postboks 8005 Dep 0030 Oslo Kontaktperson: Anders Andgard E-post: anders.andgard@jd.dep.no Telefon: 22 24 55 99 All kommunikasjon vedrørende anskaffelsen, skal rettes skriftlig pr. e-post til oppdragsgiver ved angitt kontaktperson innen de angitte tidsfrister. 3.2 Språk Alle dokumenter/kommunikasjon som omhandler denne anskaffelsen, skal være/foregå på norsk. Det gis likevel adgang til å benytte vedlegg på engelsk hvor norsk dokumentasjon ikke finnes. 3.3 Tidsfrister Spørsmål vedrørende denne saken må rettes skriftlig pr e-post til oppdragsgiver innen 07.01.2013. Tilbudsfrist er 14.01.2013 kl.10.00. Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende innen denne tidsfristen. Oppdragsgiver vil avvise for sent mottatte tilbud. 5 av 10
3.4 Tentativ fremdriftsplan Milepæl Dato Kunngjøring konkurranse 03.12.2012 Frist for å stille spørsmål 07.01.2013 Tilbudsfrist 14.01.2013 kl 10.00 Evaluering Uke 3/4 Innstilling Uke 3/4 Meddelelse om tildeling 22.01.2013 Klagefrist 01.02.2013 Kontraktssignering Etter utløpt klagefrist Leveranse Umiddelbart etter kontraktsignering Implementering/test/godkjenning 2013 3.5 Kostnader Kostnader som leverandøren pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering og oppfølging av tilbudet vil ikke bli refundert av oppdragsgiver. 3.6 Retur av tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere mottatte tilbud. 3.7 Oppdatering av konkurransegrunnlag Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører registrert på kunngjøringen i Doffin. 3.8 Feil i konkurransegrunnlaget Dersom en tilbyder oppdager feil, mangler, utelatelser eller uklarheter i konkurranse - grunnlaget plikter tilbyder umiddelbart å varsle oppdragsgiver om dette. Leverandør plikter å gjennomgå konkurransegrunnlaget med vedlegg på en forsvarlig måte, og er ansvarlig for å gjøre seg kjent med alle forhold som kan påvirke leveransen. 3.9 Aksept av vilkår Leverandøren må erklære at samtlige vilkår som oppstilles i dette konkurransegrunnlaget er akseptert. 3.10 Vedståelsesfrist Vedståelsesfrist er 30.03.2013 3.11 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlag med et underskrevet brev foran. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. 6 av 10
Tilbudet utformes med denne disposisjonen: 1. Aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold plasseres under dette punkt. Forbehold må begrunnes, og alternativ formulering skal fremgå. 2. Utfylt kontrakt med bilag (svar på kravspesifikasjon og priser) 3. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. 4. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 5. HMS-egenerklæring. 6. Firmaattest. 7. Årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap og oversikt over omsetningen de siste årene. 8. Referanseliste over leverandørens leveranser de siste årene med relevans for dette oppdraget / leveransen. 9. Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og/eller kapasitet, og den faglige kompetanse og/eller kapasitet til eventuelle underleverandører. 3.12 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres til Kriminalomsorgens sentrale forvaltning, Postboks 8005 Dep, 0030 Oslo. Tilbud kan også leveres ved oppmøte hos Kriminalomsorgens sentrale forvaltning, Gullhaug Torg 4A, Oslo. Tilbudene skal påføres tidspunkt for mottakelse etter hvert som de kommer inn. Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr. 11/8339 v/anders Andgard Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i 2 to eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting (løsark), i plastlomme eller lignende. I tillegg leveres tilbudet på minnepinne. Ved motstrid går papirversjonen foran. Leverandør har risikoen for at tilbudet er oppdragsgiver i hende innen fristen. 3.13 Åpning Det vil ikke bli foretatt offentlig åpning av tilbudene. 7 av 10
4 Kvalifikasjonskrav 4.1 Obligatoriske kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav: Betalt skatter og avgifter Oppfyllelse av lovbestemte krav til helse, miljø og sikkerhet Dokumentasjonskrav: Skatteattest og MVA-attest, ikke eldre enn 6 måneder, utstedt av den kompetente myndighet, som bekrefter at tilbyder har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter, trygdeavgifter og MVA. Skatteattestene skrives ut av skatteoppkreverkontoret i den kommunen hvor leverandøren har sitt hovedkontor og av skattefogden i tilsvarende fylke HMS egenerklæring Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene vil kunne bli avvist. 4.2 Juridisk stilling Kvalifikasjonskrav: Lovlig etablert foretak. Dokumentasjonskrav: Firmaattest. 4.3 Økonomisk og finansiell kapasitet Kvalifikasjonskrav: Økonomisk og finansiell kapasitet til å gjennomføre leveransen Dokumentasjonskrav: Årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap og oversikt over omsetningen de siste årene. 4.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav: Relevante leveranser siste 3 år innenfor overføring av lønn/regnskap til annen virksomhet (tjenesteutsetting) eller overgang til nye systemer Faglig kompetanse og/eller kapasitet innenfor regnskap og lønn, herunder kjennskap til Direktoratet for økonomistyrig Dokumentasjonskrav: Referanseliste over leverandørens leveranser de siste 3 år med relevans for dette oppdraget med oppdragsgivers navn, verdi på oppdraget og referanse. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen Beskrivelse av leverandørens faglige kompetanse og/eller kapasitet. Referanseliste over leverandørens leveranser de siste 3 år med relevans for dette 8 av 10
oppdraget med oppdragsgivers navn, verdi på oppdraget og referanse. Det må fremkomme hva som er levert og hvilken rolle leverandøren har hatt i leveransen For det tilfelle at leverandør støtter seg på andre foretaks tekniske og faglige kvalifikasjoner, skal leverandør dokumentere overfor oppdragsgiver at den vil ha rådighet over de nødvendige ressurser hos den/de angitte underleverandør(er) i kontraktsfasen. En bekreftelse på at leverandør innehar slik rådighet må komme fra underleverandør selv og være signert. Denne skal være vedlagt tilbudet 5 Tildelingskriterier Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Det økonomisk mest fordelaktige tilbud velges etter en total vurdering i henhold til følgende tildelingskriterier: TILDELINGSKRITERIUM VEKT TILBUDETS SCORE TK 1 Kompetanse hos tilbudte konsulent 40 % (score 0-10) TK 2 Løsningsskisse 30 % (score 0-10) TK 3 Pris 30 % (score 0-10) TOTALSUM 100 % (sum vektede scoringer) Økonomisk mest fordelaktig er tilbudet som oppnår størst total scoringssum (summen av tilbudets vektede scoringer). Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). Manglende egenskap scorer 0. Summen av vekttall er 100. Beste tilbuds verdi/egenskap for hvert TK scorer 10. De øvrige tilbudenes verdi/egenskaper scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud for hvert TK. Laveste tilbuds pris/kostnad scorer 10. De øvrige tilbudenes pris/kostnad scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud iht (laveste tilbud / øvrige tilbud x 10). Nærmere om tildelingskriteriene: Det skal tilbys 1 fast prosjektleder og det er i hovedsak denne som skal benyttes i bistanden. Det skal i tillegg tilbys en back-up ressurs. Det er videre kun de tilbudte 9 av 10
konsulenter det skal fremlegges dokumentasjon på og som vil være gjenstand for tildeling. Det skal legges ved CV og annen relevant dokumentasjon på de tilbudte konsulenter. Innhold i tidligere oppdrag bør beskrives utførlig slik at oppdragsgiver faktisk kan ta stilling til innhold, omfang og konsulentens rolle i prosjektene. TK1 Kompetanse hos tilbudt(e) konsulent(er) (40%): På dette punkt vil kompetanse hos tilbudt prosjektleder og back- up ressurs bli sammenlignet, og følgende elementer vil særlig bli tillagt vekt: - Grad av kjennskap til større implementeringsprosjekter. Prosjekter knyttet til overgang til nye lønns- og/eller regnskapssystemer eller overføring av lønnsog regnskapsoppgaver vil bli tillagt vekt. - Grad av erfaring og kjennskap til DFØs innføringsmetodikk knyttet til innføring av lønn og regnskapssystemer. - Prosjektleder må kunne dokumentere gjennomføringsevne og kapasitet til å lede implementeringsprosjekteter på en god måte. TK2 Løsningsskisse (30 %): Det skal i bilag 2 til kontrakt utarbeides en skisse til metodisk tilnæring til oppdraget. Denne vil bli sammenlignet spesielt med henblikk på begrunnelse og beskrivelse av metode og prosess, hvor fleksibilitet vil bli tillagt vekt. TK3 Pris (30%): På dette punkt vil tilbudt timespris bli sammenlignet. - Det skal oppgis timepris for tilbudt(e) konsulent(er). Timespris skal oppgis eks. mva og fylles inn i bilag 4 til kontrakten. 6 Vedleggsoversikt Disse vedleggene følger med konkurransegrunnlaget: 1. Vedlegg 1 - Utkast til kontrakt med bilag 2. Vedlegg 2 Skjema for HMS erklæring 10 av 10